步步高置业有限责任公司 甲供材料（设备）管理制度
一、说明
1、为了强化甲供材料（设备）的订单管理，使我公司供应的材料（设备）质量、成本得到有效、有序的控制，并明确甲供材料（设备）的计划和申领程序，以保证甲供材料（设备）及时准确到位，确保工程项目顺利进行，特制定本制度。
2、上述甲供材料是指由甲方通过集团集中采购、总部集中采购、招标采购等方式签订了材料（设备）供货合同，直接从合同乙方采买并供应给使用单位的的材料（设备）。
3、使用单位是指在施工过程中实际使用上述甲供材料（设备）的总、分包单位。特殊情况下，由供货方直接施工的材料或直接安装的设备，属于分包单位管辖的，使用单位指该分包单位；属于总承包单位管辖的，使用单位指总承包单位。
二、订单管理程序
1、材料（设备）申请单
1.1 由施工单位（使用单位）根据项目的实际情况及施工组织设计，合理、完整、准确地编制甲供材料（设备）供应计划，根据供应计划填写甲供材料（设备）申请单。
1.2材料（设备）供应计划用量应基于施工图预算用量和施工实际损耗率综合考虑，防止计划过多或计划过少，以避免材料的积压或需要紧急备货耽误工期，增加工程成本。
1.3原则上材料（设备）申请单应在要求到场时间前30日上报至我公司，特殊情况下（如急用），使用单位应提前在5天上报我公司。有排产期的材料（设备），供应计划应在充分考虑排产期的基础上提前30天上报我公司。
1.4材料（设备）申请单的确认顺序如下：监理单位（总监理工程师）、工程部经理、成本部经理。各确认部门均应当在3个工作日内审核完毕并签署确认意见。见表一《甲供材料（设备）申请单》
1.5监理单位、甲方工程部主要审核材料（设备）申请单填报的规格、型号、外观是否符合施工图纸的设计要求，能够满足项目要求。
1.6申请单填写不完善、不正确、报批不及时等原因导致的审核确认滞后、工程进度滞后或质量缺陷，由申请单的填写单位自行承担责任，并承担整改费用。 1.7出现以下情况的，工程部有权不予确认（审核）或退回申请人重报。 1.7.1材料（设备）申请与施工图纸不符且未提交说明原因的正式文件的； 1.7.2材料（设备）申请单中，规格、数量、外观、参数、质量等要求不明确或容易造成误解的；
1.7.3材料（设备）申请单中，要求的订货周期明显低于正常周期， 1.7.4审核部门认为需要补充或改正的其他情况。
1.8成本部收到经工程部确认的甲供材料（设备）申请单后，审核使用单位申请的材料（设备）规格、型号、参数、外观与《材料设备供应合同》是否相一致，并统计累计申请数量，分析与预算数量之间的偏差，尤其关注数量是否超预算数量。
1.9材料（设备）累计申请数量出现超过预算数量的情况，或要求的订货周期明显低于正常周期，成本部有权不予确认（审核）或退回申请人重报或要求说明原因。
1.10材料（设备）申请中，出现规格、型号、外观与材料（设备）供货合同不一致情况的，由成本部核对合同供货清单与图纸是否匹配。如不相匹配，由成本部调查原因，在3个工作日内向总部成本管理中心汇报，并通过明源系统报招标采购中心备案。责任如下：
1.10.1成本部在发现上述问题后未向总部成本管理中心汇报，未向招采管理中心备案的，任何弥补措施，包括：签证、认价、补充协议、谈判等均视为无效，追究成本部责任。
1.10.2根据调查结果，出现合同清单与图纸不匹配，属清单编制失误的，其责任由成本部承担；
1.10.3根据调查结果，出现合同清单与图纸不匹配，属设计变更的，如无设计变更审批，追究设计部责任。
1.11由于监理单位、甲方工程部疏忽未发现上述问题的，甲方除追究工程部、监理单位审核责任外，施工单位同样承担相应责任。
1.12以上流程由施工单位（申请单位）负责发起，并催促各部门按期完成。
2、材料（设备）的订货单
2.1审核调整完成后，成本部与工程部共同确认。确认（审批）完成后，由工程部部签发甲供材料（设备）订货单，作为供货商供货凭证及甲方收货依据，并建立甲供材（设备）供应台账。甲供材料（设备）订货单同时抄送施工单位（申请单位）、甲方工程部，并在3个工作日内通过明源系统报招标采购中心备案。见表二《甲供材料（设备）订货单》。
2.2订货单中，不得任意提高对材料（设备）规格、外观、参数、质量的要求，未征得材料（设备）供应商同意，不得单方面缩短合同中规定的排产期和供货周期。
3、材料（设备）的供应及验收
3.1材料（设备）到达工程现场后，由工程部、监理单位以及该批材料的使用申请单位共同验收，并在验收单上签署意见。见表三《材料（设备）验收单》 3.2验收人必须按照供应合同对材料（设备）数量、品牌、规格、型号、随货资料详细察看，严格把关，检查产品的出厂合格证明书检验、检测报告书是否齐全；检查产品实物与其证明书的内容和各项技术指标是否相符；检查产品的外观形状，包括其包装、标识及相关内容是否合格；检查同一批进场的产品型号、规格是否一致，防止质量不同的产品混杂进场等。
3.3验收人对其验收的材料（设备）质量负直接责任。坚决拒绝质量不合格及不符合合同规定的材料（设备）进场。
3.4现场验收完成后，由供货单位报监理单位（总监理工程师）、建设单位工程部、成本部审批后，作为与甲方结算依据。
3.5材料（设备）的验收流程由供货单位负责组织实施，并催促各部门按期完成。 3.6 成本部应当在收到验收单后3个工作日内将验货单扫描件录入明源系统。
三、材料（设备）的发放和保管
1、对进场验收合格的材料（设备），按照甲供材料（设备）申请单由施工单位（使用单位）签认验收后即进行直接发放，施工单位（使用单位）需安排好卸货位臵并做好安全监护工作。
2、施工单位（使用单位）应对领用的材料（设备）进行合理安排、妥善保管、定期查看，并做好记录。特别注意检查有特殊要求（如：防水、防火、防压）的材料（设备）状况，确保其不因保管不当而造成损坏、丢失或变质。如有损毁，自行承担责任及损失。情节严重的，甲方有权对保管人进行处罚。
3、对暂未使用或节余的材料（设备），使用单位应派专人看管，选择合理的存储地点、采用正确的存储方法以确保材料（设备）安全。
四、其他
1、甲供材料（设备）订单管理过程中发生的纠纷，由项目部依据合同条款与合同方协商解决。协商无法解决的，可通过明源系统提报招采管理中心协助。其提报内容需包含以下内容： （1） 纠纷产生的背景及原因； （2） 主要矛盾点 （3） 双方态度及依据
（4） 项目部曾采取的解决措施及效果
项目部在提报上述材料时，应当基于实事求是态度，不得隐瞒、遮掩、不得扭曲事实。一旦发现上述情况，招采部将提报运营中心及臵业总裁，无论项目部是否在理，均予追究责任。
招采管理中心对订单管理过程中产生的纠纷，提供力所能及范围内的协助和支持，并不干涉订单管理过程，不承担相应责任。
八、表单
附件1：《申请单》 附件2：《订货单》
附件3：《验收单》
