外贸业务员工作细则 办理客户业务前的准备工作 营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完 成应速办妥.(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价,样品,印盒, 纸套,标纸,标头,陈列箱,说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决, 应即向主管经理请示如何处理.(二) 营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需 要.(三)营业助理应客户所需,代订饭店房间,并于前一天应再与饭店联络,不可有 误.(四)营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥 OOL.(五)如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应 预到公司日期.□客户接待工作 (一) 如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前 2 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间.必须提前 5 分钟抵达机场 或饭店将客人接来公司.(二)如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程.(三)如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程.□客户来访接待 (一)赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料,档案,样品等置于业务 洽谈室.(二)如客户需要饮料,食品等,营业助理应通知样品室准备.(三)如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命.□客户接洽业务 (一)营业部经理及助理陪客户挑选样品.(二)经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号,规格, 包装明细,材数,最近工厂价格.如有必要,得与有关科长协调报价.如客户是以 C&F 或 CIF 条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购 买者,则应记录前次厂价与卖价.(三)与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格,形态,大孝尺寸,厚度, 结构材料,颜色,包装,品质,订购数量等,营业助理均应详细列入记录,必要 时画上该产品草图.(四) 如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出 来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内.以免下次洽谈时重复挑 眩(保留期限不得超过一星期) .(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处.(六) 客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并 告以何时答复.(七)与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成.□整理报价单 (一) 应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理 报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户.(二)客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价 及全部总
价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份.如是 C&F 或 CIF 时,报价单上的材数不予打出.(三) 营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误, 然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押 助理.(四) 所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上 经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结 并前自行核对单价数量,必须在当日内完成.□开国内订单 营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国 内订单,并在存档报价单及资料卡或 PRICE LIST 上注明承制工厂,厂价,国内订 单号码及日期. (一)订单上唛头可采用下列方式: 1.刻章.2.打字.3.由营业助理书写清楚.(二)如国内订单上数量,价格,包装,规格,唛头有变更时,即发出\"订单更 改通知\",并与原国内订单留底联装订一起.(三)如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联,验货联,装运联 上注明,\"本订单是原订单号重开,原订单作废\"并于存档报价单联及资料卡或 PRICE LIST 上更改国内订单号码,日期,承制厂名称价格,但在工厂联及签回联 上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理.(四)原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:KR-1021(此为 改开订单号码)K-1021(此为原订单号码) (五)需动退的货,外箱上要打记号, 应于订单上特别注明,告知工厂.(六)如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办 GUOTA 才可出口.(七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款.(八)订单一个 ITEM 在￥5,000 以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如 科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定.此订单进否要由科长签字才寄 出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责.(九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切的责任由营业助理负责,但装押 助理协助催货.□开妥国内订单 (一)国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装,数量是否相符.(二)开妥国内订单送主管经理核阅签名后: 1.留底联存查.2.工厂联及签回联及验货联交管制中心.3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用.4.签回联逾 10 天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美 金 2000 元或人民币 8 万元以上者,通知有关副(助)理或外务员负责签回,(如 金额未超过以上金额者不必硬性签回) ,如超过美金 5,000 元者,务必由各有关科 长签回.5.管制中心收到签回联时,核对单价,数量后,如签回联上有更改部分,应由管制 中心通知各承办助理,再
再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格.(三) 营业助理收到出货样品时,须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求, 如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管,否则即刻请示旅客经理如何处理, 验货平面由主管经理核阅后收回再保留.1.北部地区助理取回出货样品,仍交由管制中心销案后,自行保管.2.送他仓库的出货样品亦需取回,但贵重及体积太大的,助理可自行决定是否取 回.(四)工厂收到订单要求承办助理改价,须由经理决定不可自作主张.□索取样品 (一)客户未订购,但要求样品的项目应请示主管经理会同采购部有关科长向何 家工厂索取样品,并填妥样品索取函,以三联交收发中心以一承留底.(二)客户已订购者,应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品.(三)索取样品如急迫时,以电话与有关工厂及外务员联络.(四)重要样品如在限期内仍未收到回音时,应即填写\"重要样品逾期追问单\", 交有关采购科长采取紧急措施.(五) 对外务人员交办的事项,应随时督促如期完成,如有任何困难时请示主管经 理处理.(六)收到工厂样品后应即详细检查是否完好无缺,如有规格不符或损坏应速通 知工厂重寄,并嘱咐注意改善及小心包装.(七)向工厂索取样品时,要注明该工厂产品的编号,如无工厂编号,须附上草图 或相片.(八)向工厂索取样品时,请勿写客户及地区名称.(九)外借样品申请单上一律附上\"2×3\"相片留底.(十)内借(暂借)样品应于资料中心登记. (十一)凡一个 ITEM 拍成一张的相片均以 2\"×3\"为主.附件:索取样品职责的划分: 1.旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取, 若无法取得,请科长提供资料, 由助理继续索取,到完成为止.2.新样品一律要科长负责索取,所谓新样品包括:(1)客户送来的样品(图片) .(2)旧样品但有部分更改者.①外务员编制隶属采购部,但其工作直接对营业部负责.②有订单的新样品由科长负责索取样品到底.③无订单的新样品索取期限已届,科长无法完成,应呈所属经理,说明理由.
