外贸函电礼仪
摘要：随着信息技术和网络技术的发展，相互间的商务信息交流也随之广泛，而互通信息的的工具也越来越多，主要是传真、信函、互联网，电子邮件。其中，外贸电函是商务交际的重要手段之一。在商务交际中礼仪是很重要的，它是外贸电函文体特征之一。好的礼仪是成功的一半，是不可忽视的。因此，我们在填写商务电函时，我们务必要了解商务电函礼仪原则、理论和礼貌的策略等,它涉及到包括业务关系，询价，报价，接受，订单的执行情况，航运，保险，付款，索赔等机构营业。
关键词：外贸电函 语篇构成 礼貌策略原则 礼貌策略分析
Abstract As information technology and network technology, human society into the information society, largely fax, internet, e-mail more quickly, convenient, economical means of communication instead of the traditional means of communication letter Busine English is the foreign trade exchange of correspondence one of the main.As the carrier is carried out in English letters and telegrams between the main application of the telegraph, telex, letter, fax, e-mail communication It is a tool for companies to contact customers in the foreign trade plays a role in communication between buyers and sellers of media; it relates to the busine including the establishment of busine relations, inquire, offer, offer, acceptance, implementation of orders, shipping, insurance, payments, claims, etc.Key words: correspond; construction; politene principle; politene analysis 前言：英语外贸函电作为商务交际中最常见的的一种应用文，具有突出的格式化特征、语篇结构特征和语言特征。外贸函电按照其所传递信息的性质不同。语篇所体现的概念功能、人际功能和语篇功能也有所不同，所以语篇的结构和语言特征也具有不同的表现形式。消极信息外贸电函的交际目的是传递不利于对方的消息，写信者不但要尽力说服对方接受函电所传递的信息，而且要传递愿意继续保持业务来往的信息。本文分析消极电函的语篇构建过程中所体现的合作原则和礼貌原则，选择和使用科学的语篇构成策略。
一、外贸语篇函电体现的语篇策略和原则
1.合作原则
美国哲学家Grice(1975)认为，回话是受到一定条件制约的，人们进行交际之所以不说出一连串互不连贯的话，是因为会话者互相合作，同遵循一个目的后一组目的。为了达到某一幕的你，会话双方都必须共同遵循一些基本原则，他特别强调“合作原则”。Grice指出，人们在谈话中遵守的原则包括四个范畴，而每个原则中又包括一条准则和一条次准则；（1）量的准则（Quantity Maxim）:第一，所说的话应该包括当前所包括的所需的信息；第二，所所的话不应该超出所需要的信息；（2）质的准则（Quality Maxim）:第一，不要说自己不知道的话；第二不要说自己缺乏足够证据的话；（3）关联准则（Relation Maxim）:第一，所说的话要贴切、要相关；（4）方式准则（Manner Maxim）:第一，说话简练；第二，说话要有条理。
如果说话者要直截了当的表示出自己的意思，就必须遵循上述这些规则。但在现实实际生活中人们会在不同程度上有意不遵循上述的规则，而是间接地表达自己的意思。英国语言学家Leech认为，“合作原则”的主要作用体现在解释语言系统意义（sense）和话语意义（force）之间关系的转换上。但是合作原则有个明显的缺陷，它无法解释人们为什么经常要违反合作原则，间接地表达自己的意见。 2.礼貌原则
商务英语电函的写作主要遵循七个C，即；Clear（清楚），Concise(简明)，Correct(正确)，Courteous(礼貌)，Conve-rsational(对话) ， Ｃonvincing (可信)和 Complete(完整)。其中礼貌是其中的重要原则之一。 礼貌通常被理解为说话人为了达到某一目的而采取的措施，如增加或维护交际双方的和睦关系。语言学界对于礼貌的各种原则可用于说明语言使用中的许多现象，也具有较强的描述能力。Leech在《语用学原则》中（1983）把“礼貌原则”（politene principle）作为“合作原则”的“援助”原则提出来，完善了“会话含义”学说。Leech把“礼貌原则”划分为六类，每一类包括一条准则和两条此准则：（1）宽宏准则（Generosity Maxim）:第一，使他人受损最小；第二，使他人受惠最大；（2）策略准则（Tact Maxim）:第一种原则，使自身受惠最小，第二，使自身受损最小；（3）赞扬准则（Approbation Maxim）：第一，尽力缩小对他人的贬损；第二，尽力夸大对他人的赞扬；（4）谦虚准则（Modesty Maxim）：第一你，尽力缩小对自身的赞扬；第二，尽力夸大对自身的贬损；(5)赞同准则（Agreement）:尽力减少对他人的厌恶；第二，尽力夸大对他人的同情。
成功商务信函要符合完整（completene），简洁（concise），清处（clarity）和礼貌（courtesy）等原则。前三条符合合作原则，最后一条则符合礼貌原则和合作原则互为益补。可以这么说，外贸函电中合作原则和礼貌原则的准确把握是信函交际功能能否实现的关键所在，在很大程度上决定着与客户业务的长远发展。因此，要使信息接受者心平气和的接受消极信息，实现函电的交际的目的，使双方能够继续保持有好的业务关系，采用合适的礼貌策略是必不可少的。
二、积极的外贸电函语篇结构中礼貌策略分析
积极面子是指希望得到别人的肯定和赞美。为保住对方的积极面子不受损害，说话人有必要使用积极的语言来给对方积极的影向，让对方感觉到说话人的承认和赞美。在商务信函中积极的礼貌表现主要体现为三种策略：赞美、避免不和与声称关系亲近。
1、赞美
赞美策略是一种“社交催化剂”它是利用夸奖、恭维话来满足对方的求荣心里。以引起对方的注意和兴趣的方式。在不同的场合使用恰当的赞美语言可以给人们的生活带来愉快的满足感。促使人际关系变得和谐融洽，起到润滑油的作用。例如：
We find both quality and prices satisfactory and are pleased to place an order with you for the following; „
(经检查，贵方的质量和价格都使我方很满意。因此，决定向贵方订货，具体的款项如下；„)
2、避免不和
避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿意满足对方的要求或请求时，为了不造成对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信的时候写信人要避免直接陈述不同的意见。例如; We appreciate the good quality of your products.But your prices are much higher than those we have previously paid for strawboards of the same quality.Regretfully, we have decided to place the order elsewhere.(我们赞美你们的良好的产品，但是，贵方的报价大大高于此前所购同等优质产品的价格。很遗憾，我们不得不决定从他出订货。) 这种写作方式产用在拒绝对方发盘。其中像Regretfully 这些词的含有否定的意思。但语气很委婉。我们可以列举一些类似的句子
Perhaps you might like to have a look at the actual goods.We might be of some service to you in a similar case.以上的也可以用will , shall , may 等词，但是用past subjunctive from 则表示等客气和委婉些。
3、缓和用法（Mitigation）
为了缓和过分的强调或刺激对方。常用：we are afraid, we would say, we might say , we (would) think, it seems(or would seem) To us, we(would)think/suggest ，as you are (or; may be )aware , as we need hardly point out 等等缓和语气如下所示：
A, you should make neceary amendment to the relative L/c as soon as poible.B, please make neceary amendment to the relative L/C as soon as soon poible.C, would like it be poible for you to make neceary amendment to the relative L/C as soon as poible ？
在函电的写作中，有时我们只要稍加改变就可以突出礼貌性。
1、把命令变成请求的常用形式；
Please, will you„.., will you please„„,如：
A, will you give us more detailed information on your requirement? B, will you compare our sample with the goods of other firms?
2、虚拟式（past subjunctive from）如：
A, would you compare our sample with the goods of other firms? b.we should ask you would let us have your reply soon.C, we with you would let us have your reply soon D, this would seem to confirm our opinion .We should be grateful if you would help us with you suggestion.
三、消极的外贸函电语篇结构程中礼貌策略分析
外贸函电按其所传递信息的性质可分为消极函电、积极函电和劝服性函电。传递消极信息的函电可大致分为两类：买方拒绝买方的还盘、订单、索赔类函电，买方向卖方申诉、索赔以及催装类电函。语篇的体裁不同，交际的功能不同，不仅导致其语言风格不同，而且导致其组成篇的模式有所不同。本文以拒
绝还盘信函为例分析传递消极信息函电语篇构建过程中的礼貌策略。
Dear Sirs, We learn from your letter of May 28 that our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.在信函的开头部分，写信者放弃方式准则，遵循礼貌原则中的赞同准则，以缓和、中立的语气客气的指出受到对法的来函和有关的价格信息，刻意的回避在信函的最开始部分直接拒绝对法的还盘，以最大限度地放大相互之间的一致之处，避免唐突地传递消极的信息，引起对方的不愉快，为下文的拒绝还盘做好了充分的准备，是对方有了一定的心里准备。另外，写信者遵循关联准则，以“our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.”言简意赅地表明该信函的目的是谈论“Silicon Steel Sheet”的报价事宜。
在外贸函电写作中，无论是传递积极的信息还是消极的信息，交易的一方再回复对方的时候总是要体现商务信函索要求的礼貌原则。在函电的开头部分，写信人总是礼貌地提及对方的来函，以简明明了的语言说明去函电目的。
While we appreciate your cooperation in giving us the information about the Japanese supply in your market ,we regret to say that there is no poibility of cutting the price to the extent you indicate, i.e.8%.For your information, we have received a crowed of inquires from buyers in other directions and expect to close busine at something near our level .At present, we cannot see our way clear to entertain your counter-offer, as our price is quite realistic.本信函的目的虽然是拒绝对方的降价要求，但作者巧妙地运用赞扬的准则和赞同的准则，在第一部分以中立的语气陈述对方认为价格太高，暗示自己一方难以接受的基础上，使用“we appreciate your cooperation”以感谢的口吻提到对方所提供的信息，创造有好的氛围。然后略带歉意地拒绝了对方的降价的要求。对于方式准则的缺失，书信的作者采用了礼貌原则中策略准则进弥补，使用regret来表示作者的对传递消极信息（拒绝还盘）的遗憾之情，为对方接受消极信息设置良好的语言环境，消除对方的不愉快的心情和情绪。
表明看起来，使用”there is no poibility of cutting the price ”拒绝对方的降价要求违背了方式准则，但是写信者运用连量的准则和质的准则，使用“a crowed of inquires ”来强调物质的畅销，清楚地 说明了拒绝对方降价的具体、真实原因。虽然这然的解释方法在一定程度上违背了谦虚准则，安东尼避免了一味的表示礼貌而过分的使用前辈的严策降低了自己的地位，并且是对方感觉到双方的谈判建立在相互 信任、平等的基础上，是拒绝还盘显得更加有礼有节。
If later on you see any chance to do better, please let us know.In the meantime, please keep us posted of developments at your end.在前一段说明拒绝对方原因基础上，写信者运用赞同准则表明对该笔业务非常关注，期望知道对方的任何进展，表达了双方的利益息息相关，尽力缩小自己与对方的差距和分歧，对晓之以理，动之以情，侧重以对方的利益来劝说其接受报盘。另一方面进一步解释拒绝接受还盘的原因，更重要的是达到说服对方收回要求降价的要求。
一般的拒绝还盘信函都会具体的反应对方的考虑，例如适当降价、改变支付的方式，交货时间等等，该信函却礼貌而又完全地拒绝了对方还盘。表明上
看起来双方的谈判告一段落，事实上写信者运用策略准则，通过上部分的“expect to close busine at something near our level” 和本部分的”if later on you see any chance to do better , please let us know”精心地使用语言技巧为以后的谈判留下充分的空间，体现了写信者对市场的把握程度和礼貌原则的熟练使用.We aure you that all your inquiries will receive our prompt attention.在结尾部分，写信者运用谦虚准则和赞扬准则，在自己的利益不受到损害的情况下，从情感上给以对方有好处的安慰，使得话语的旋回余地大大增加，表达保持业务关系的诚意。
对谢外贸电函的建议和忠告：
由于消极信息函电主要传递的是拒绝、指责和威胁等等本质上不礼貌的信息，这些信息会使用贸易双方陷入尴尬的处境之中的，因此，在撰写消极信息函电的过程中，应采用积极的礼貌策略，既要遵守和合作原则又要处于礼貌的需要后其他原因而故意违反合作原则，从而体现语言的语篇功能和交际功能。在构建消极的信息外贸电函的语篇过程当中，为了避免过于直爽对对方造成伤害，写信者在电函的开始部分总是要吃积极的角度着手，采用缓和的语气陈述消极信息，给对方心里结束做好充分的准备，然后在传递消极信息并作出客观的、令人信服的解释，用事实说明不能满足对方要求的确不得已而为之，博得对方传递消极信息的理解，并提出切实可行的补救措施，最后有好的态度和客气的结束语进一步降低消极信息对业务和业务关系的不良影响。
结束语：
随着全球贸易一体化的推进，外贸电函在其中起着重要的作用。同时，礼貌原则在外贸电函中起到十分重要的作用，它能营造一种尊重对方，寻求合作的气氛，从而促进双方的贸易往来。因其，在进行外贸函电的写作的时候要注意原则的应用。使其中为促进贸易服务。
姓名：吴建达 班级：国贸111 学号：11111003
