公司领导召开会议的七点建议
成功和失败的公司都开会，我们国内的企业每天每个月每个礼拜都花很多时间在开会。其实开会就是一种沟通，我们来研究一下开会的问题。
一般公司开会有哪些通病？一般公司开会的通病就是事先没有讲清楚，也没有准备，进去就随便讲话，然后大家也没有兴趣表决，一举手就都统统起立鼓掌，开完会以后也没有人去管，一大堆人坐在里面不知道在开什么，这些统统都叫做开会的通病。其实我们的会议还有很多可以改善的空间，我们准备了几点，跟大家交流一下。
第一点，要确定哪些人参加会议
我个人的观点是：参加的人应该分成两种，必须参加与随意参加。所以我们公司发会议通知的时候上面写了两行，一行是必须参加的人员名单，另一行是随意参加的人员名单。必须参加的人不到我要追究，随意参加的人我们会把会议记录复印一份给他，他高兴就进去听，他不高兴就可以不进去，这是因为有的人只是想听到会议的其中一个部分，比如说今天会议谈到一个物流问题，仓储的就过来听听，谈完他就走了，因为下面那个是财务的问题，跟他没有关系。所以没有必要叫一大堆人都坐在那里。为了解决这个问题，我设计了一下我们公司的会议桌，坐在我们公司的会议室里面那一圈是必须参加的，后面的一排是随意参加，意思是坐在后排的人来也可以不来也可以。其实我曾经把后面这个设计成两个U字形，后来发现随意参加的人比必须参加的人还多，我就把后面设计成两个直排，不过形状并不重要，重要是在会议里面要区别两种人。所以对随意参加的人我们先把会议议程表发下去，他一看就知道对哪种话题有兴趣，那么他就在那个时间进来，讲完他就出去了。
第二点，谁主持
我发现很多公司的会议都是总经理主持，我觉得作为一个总经理和副总经理这种高级主管应该多听少讲，不要什么会都要自己主持。我把公司开会的时候坐在上面的人分为三种：第一种人是主席，我把这种人定位为副总；第二种人是导言人，我把这种人定位为经理；第三种人是观察员，我把这个定位为总经理。这里指的是大会，如果是小会的话，那么经理是观察员，副总经理是主席，主任和组长是导言人；真正在这里面最重要的人是导言人，后面坐的是主席，你看外国的电影，外国的法院，那个法官的位置稍微高点就是这个意思。公司导言人在前面，主席在后面，主席的桌子故意坐高一点，底下有个脚垫，意思就是主席是维持秩序的人，真正讲话的是导言人。公司的议程如果是四个，就是四个经理有一个负责引言，这个人才是主持话题的人。主席是控制秩序的，至于我自己不是真正的主持人，我叫做观察员，其实我是在旁边观察，我可以在旁边插话，但是大部分的时间我沉默，除非会场发生事情，发生问题大家争执不下，我才讲话。作为一个总经理，我需要冷静地去思考他们所讲的东西，我要尽量地听，必要的时候我插一两句关键的话，这才叫做总经理。第一我不需要那么劳碌，第二个我要训练他们讲话，第三他们在替我工作不是我在替他们工作。
第三点，谁控制
这个会场谁在控制，三种人在上面各有各的功能，来看看我的答案，主席是控制秩序的，导言人是控制时间的。这个要讲清楚，比如说今天下午我们公司开会，从两点半开到四点，也就是九十分钟，那么我就给每一个人四十分钟，四个议程，一共八十分钟，另外十分钟给主席或者给观察员做结论，大致上这样分配。如果你的时间是二十分钟，而且议程排得很清楚，
中间有一个是物料部门，他二十分钟，跟他有关的仓储人员想要来听，结果物料部门在议程里面给我排到第二，几点到几点，可是人家进来听了却还在讲财务问题，财务问题是第二个议程，那么你叫人家随意参加人家怎么随意参加呢？所以我们公司规定，控制时间的是导言人，时间一到就得下去，话没讲完等一下再讲，这个叫做控制时间。这要求导言人对20分钟的议程要掌握得很好，不要讲一些乱七八糟的话，跟你没有关系的事情你不要讲，真的讲不完就等大家都讲完了再补充。但是我们开会不是这样，一个财务讲掉一个钟头，全部的人都在等，结果一个半小时的会一开就是三个钟头，我很少看到有人准时把会开完的。观察员控制会场底下的人，我这个总经理坐在那里，什么东西都跟我有关，什么东西也跟我无关，因为我沉默。但是出了事情只有我能够摆平，这叫做控制全场。谁应该控制时间，当然是经理了，因为他是导言人，谁应该控制秩序，当然是主席了，因为他高高在上，那么我呢，是沉默，但是控制全场，因为我是观察员。
第四点，开会的时候谁先发言
这个很重要。开会的时候为什么总经理和副总经理尽量不要说话呢？我开会的时候会这样说：“各位，今天是我们今年下半年的秋季战略会议，希望大家踊跃发言”，说完以后我就坐下来，就什么声音都没有了，然后主席就站起来说“现在市场部经理发言”，他就马上站上去开始导言，这个就叫做当领导的最后说，底下的话先讲，这叫做由下而上。结果市场部经理讲话的时候，市场部底下又有很多主任还有很多门店，你认为谁应该先发言？外野兵团先发言！看过解放军开会吗？解放军开会是师部旅部先发言，接下来就是军长发言，接下来是军区司令发言，接下是参谋本部发言，最后是参谋首长做结论，这叫做由外而内。因为野战兵团师部和旅部是最接近敌人的，所以最接近敌人的人应该是最了解敌情最了解战场，他们应该先发言。所以解放军开会不是参谋本部讲话以后交给野战师去操作，是野战兵团把问题统统反映给参谋本部，由参谋本部下决策。所以开会是由外而内由下而上。但是很多公司不是这样，是由上而下，由内而外，这样子没有谁会讲话，只有由外而内和由下而上才可以鼓励意见。所以开会的时候要多叫你们外地的门市跟各地分公司的经理先发言，大本营集中的参谋本部后发言，而且主任、副主任、组长、副组长先发言，总经理、副总经理、厂长、副厂长最后发言。不要一讲话就让官大的先发言，这种会议没有意义，就叫做宣布政令好了。 第五点，谁负责、谁追踪开会的时候会有一个好笑的现象，“各位，我们的会议到这里结束”，门一打开，哗，都跑掉了。你知道为什么吗？因为这个会不是我负责的。因此，我开会的时候有个规定，门打开以前要告诉我今天的会议谁负责结果，谁追踪。没有确定负责和追踪的人，今天不准散会，非把这个人找出来不可。为什么？因为我要盯，我是总经理，我该做所有的事情吗？我又不是你们的仆人，所以最重要的是大家都以为总经理就应该要做全部的事情。总经理只负责决策，其他的人才是做事的人。但是好笑的是，每次会议都是总经理召开的，一开完会就都跑掉了，总经理在那里收拾东西。不是这样的，我规定追踪和负责人的名字要写在会议记录上面，我下次就问这个人，不然就不要开。所以我平时很少召集会议，我们公司有个简单的规定，谁召集会议谁负责，除非他把负责人找出来。我从来不愿意把我自己弄得那么惨，我来盯全部的事情，他们在外面唱KTV我在加班。这叫做谁负责谁追踪。这两件事情散会之前如果没有答案，就是召集人的问题。
第六点，谁在浪费时间
难怪我们开会一开就要开二三个钟头，原来是有人在浪费时间。我们都知道很多公司在开会的时候写得很好：今天早上开会，9：30会议室集合。但是从来没有人写几点结束，就是写了也是假的。你知道问题出在哪里吗？就是会议资料不应该在会场阅读，资料应该开会前发放并阅读，一到会场就得直接讨论和表决，开会就是为了马上把结果作出来。结果发
生了一个有趣的事情，我把我手上的讲义当作资料：“各位，今天我们开会决定广西桂林这个分公司要不要开。那么，现在大家研究一下，手上是广西桂林的调查报告。”你猜会发生什么事情？每个都在这里看！今天是开会还是阅读资料？他既然没有看，他怎么能讲他的意见呢？我在我们公司规定资料是要先发的，我不准当场发资料。接下来，我就说：“各位，资料都看过了吧?”底下一片沉默。“好，现在就开始第一个议题，我们表决，表决完了之后，第二个议题，我们开始复议，第三个议题，我们现在决定我们做还是不做。”二十分钟我们的会就开完了。
第七点，谁下结论
开会的时候要有第二个要求，回想一下，我刚才讲的第一个要求是什么？没有负责和追踪的人，门不准打开；第二个没有解决的方法门不准打开。所以我们公司有个规定，一个会议如果没有答案，连总经理都没有答案，这个会这个月不准开第二次，这叫做无能，统统都无能，连总经理都无能。其实我有个想法，我开会的时候我怎么可能没有答案呢？但是我永远不会先把我的答案讲出来，我提醒各位一件事情，我们不要低估了我们手下的脑子，其实人和人一样的聪明，问题是你要逼迫他。但是我又不能让这个会开得没有结果，所以我在开会的前一天，我把我的答案就收在了我的口袋里，但开会的时候我不会拿出来，第一个我要激励他们，第二个我要要求他们，第三个我要利用他们。所以我的答案是摆在口袋里面，结果真的没有答案，我就站起来说了：“各位，我们公司的规定是没有答案不准开门，要开会就要有结果，那么刚才好像各位都没有什么答案，在没有答案以前，我的答案就是最好的答案，一直到你们有更好的答案为止，好吧！”还好，这一招我很少用。有时候我的纸还没有掏出来，听他们在讲答案，我就开始流汗了，他们的答案比我的还好，还好我的没有掏出来。所以各位我给你一个建议，你那个馊主意不要一动就掏出来，底下的人在讲，说这个烂点子也讲得出来，人家会笑。我们当总经理就是要去盯着他们，去利用他们，不是我们在这里替他想方法。
现在我给各位最后一句话，开会的时候不要一动就把总经理的名字写上去。我发现很多公司都有个毛病，总认为开会没有总经理就不像会。结果总经理今天没来，因为有一个客人；结果下次总经理又没有来，因为他要到北京去；再下次总经理又没有来，因为他出国；最后那个月底他又没有来，因为他生病在家。这样子你知道会有什么后果吗？你们公司的会议通知单一发下去，上面写着个总经理，人家就会说：“他不会来了。”所以一开会的时候，就抱着汽水、瓜子、花生米。哟，没想到老总今天来了。我给各位一个建议，会议通知单上如果写了你的名字，你就一定要参加。如果不能参加就告诉他们延期，延到今天下午或者延到明天上午。我们公司的会议通知单上面，如果写着一个余总，他们就知道余总一定会到。你知道我为什么这样做吗？就表示余总到了，这个会非常重要。所以有我的名字挂在上头的会都是非常重要的，而且我亲自参加，他们也非常的认真，头一天晚上都把报告和资料全部读完了。还有的总经理，不要上面写着你的名字，进去不到五分钟就又走了：“各位我有事，上面领导要来。”那就不要写你今天当主席嘛！给人家的感觉是你不重视这个会议，所以大家也就不重视。会议开得如何，其实就是领导，就是一个公司的总经理要负起责任，因为以上我所讲的这七点，都跟总经理有关。总经理如果有决心要改善这个会议，是不可能不改善的。 （根据余世维先生《有效沟通》演讲内容整理）
