一．样品
①样品管理：样品寄达做归类整理，包装上贴标签，记录样品送达时间，厂家及样品名称。送达样品登记在“样品管理”表格中。 ②寄样：
1.内贸客户：封瓶口，贴中文标签，用韵达快递派送，快件中放质检单和名片（若填写批号，则质检单上批号应与瓶身上标签批号保持一致；实测值适当修改，在指标范围之内）。 2.外贸客户：封瓶口。贴英文标签，武汉锦辰取件，用DHL寄往国外，告知锦辰寄件员地址，并要求拍照，照片连同随质检单（不含包装栏，改实测值后）放入寄样文件夹中。 ③寄样跟踪：所寄样品详细信息登记在“寄样登记表”中，定期通过快件单号查询物流信息，记录样品签收时间，确保客户收到样品。
二．内贸合同
①合同制定：采购合同与销售合同一一对应，连同开票资料放入内贸跟单文件夹中，若无采购合同可制定一份供公司内部参考。
②合同编号及管理：合同编码参考文件夹中说明，合同信息登记在合同编号及管理表格中。 例：1.销售合同：JFX120901S a.JFX为公司中文缩写，12为年份，09为月份，01为订单序号,S为SALE缩写。 b.若合同为对方公司所传过来，合同上已有合同号，我司在接到合同后，依然要按上述规定给这份合同一个合同号，作为内部合同号。
2.采购合同：JFX120901P a.JFX为公司中文缩写，12为年份，09为月份，01为订单序号,P为PURCHASE的缩写，此采购合同要与内贸销售合同一一对应。
b.若一份采购合同项下有多个产品，则采购合同后再续编编号-1，即JFX120901P-1，JFX120901P-2 c.若合同为对方公司所传过来，合同上已有合同号，我司在接到合同后，依然要按上述规定给这份合同一个合同号，作为内部合同号。
③合同上需加盖公司章子传真给对方，且需对方回传。将回传后纸质合同及开票资料保存，并需扫描合同及开票资料将电子档放入相应文件夹中。
三．外贸 ①报价：
例：苯甲醇一个柜到台湾
苯甲醇：一个柜16.8吨，从上海走货,海运费$150,港杂费￥3200（含附加费） 注：报价时，若是东南亚，韩国及台湾客户会有附加费产生，在向货代询价
时应明确。附加费项目：EBS---紧急燃油附加费；CIC----集装箱不平衡附加费；ECRS----个别船公司征收的费用，目前东南亚航线未通知此项。
COST:(￥15400+￥600)/6.3﹡1.083=$2345
↓
↓
出厂价
利润
Freight:（$150+￥3200）/16.8=$40
↓
↓
海运费
港杂费
Insurance:$3/T CIF Keelung:$2390
②发货流程与货物跟踪：各项信息登记在发货流程与货物跟踪表格中 1.订舱：根据业务员合同或形式发票制定订舱委托书。 2.大船：
3.ETA(预期到达时间) 4.货代：
5.进舱通知：货代发给卖方，类似装箱明细和提箱单，需交给工厂相关人员做送货用。 6.进舱时间：实际的，与工厂沟通；让货代准备，进舱时拍照。
质检单找工厂要，按公司格式修改。
7.唛头：若给工厂，在跟工厂下订单时给工厂，不得晚于发货时间；若给货代，订舱时给，不得晚于进舱时间。
8.商检：在工厂办理，所需商检资料在下定单时交给工厂。
9.报关：订舱后交给货代，代理报关委托书需正本。上海港口报关单需正本 10.装箱照片：进舱找货代要，交给我方。
11.装船通知：shipping advice,开船当天或第二天向货代要
12.提，保单：装箱完核对，进舱时找货代要，拿到提单正本扫描件的时间不得晚于开船后三个工作日。
13.货物跟踪：输入船公司名，找到查询网页，跟踪货物，用提单号或箱单号查。
提单核对： 核对标准：
一是客户对某一单的特定指令，
二是客户的订单+业务员整理的单据要求， 三是参照上一单（同一客户，同一地址）
1.shipper(地址写全), 2.consignee（地址写全）, 3.notify party 4.装运港 5.卸货港
6.货物描述（货物名称，件数，包装总类，） 7.唛头：写全/ AS PER INVOICE NO. 8.毛重，尺码
9.费用与运费 保单核对：
被保险人，(如果被保险人是我方，则寄给客户单据是要背书) 保险金额（发票上总金额*1.1）
14.客户单据制作：拿到提单正本扫描件当日完成。注：文件转成为PDF格式，发客户确认，各项单据时间同提单日期。
15.客户确认完毕后，再将正本提单等文件寄往目的国，记录快件单号以便跟踪。
③单据制作：单据有模板，改内容 1.商检：
A.记事本：报检号是出口方单位的
B.Sale contract:卖方名称写BEST TRADE（避免客户信息泄露）
C.发票：含货物名称，规格，数量，单价，总金额等内容。合同号=发票号码，与客户订单保持一致，
D.箱单：含体积，净重，毛重等内容，除去贸易条款一栏。 E.唛头：按客户要求制作 F.唛头说明：记事本
G.与厂家的采购合同：合同号同sale contract中合同号码。
2.报关：
A.正本文件：代理报关委托书（自己有，手填）
填写：委托方，主要货物名称，HS编码，贸易方式（一般贸易） 盖章：中英文圆章+法人章， 上下都盖，一式三联。 B.报关发票2份：条形章+法人章 C.报关箱单2份：条形章+法人章
D.Sale contract.中英文圆章，合同中电话，地址不填 E.报关单Excel，上海港口需正本， 报关专用章 F.非危保函：中英文公章 G.中文产品说明：条形章+法人章
H.MSDS（货物安全说明书）：条形章+法人章,4页边缘加盖圆章和条形章 上海港口：需邮寄文件：报关发票2*
箱单2*
非危保函
中文产品说明
报关单（正本+EXCEL打印）
代理报关委托书（正本）
MSDS
3.客户单据制作：
注：A给客户看，信息写全，不得出现中文字，拿到提单正本扫描件当日完成客户单据制作，且拿到提单正本扫面件时间不得晚于开船后三个工作日。
B发客户确认的电子档文件需转成为PDF格式，单据上日期同提单日期,给南美客户的单据中价格条款需要单列。
Shipping list, Commercial invoice, COA, B/L, MSDS, Insurance COO(按提单做)：
页面登陆→新建：发票号码
出口商
收件人
出运方式
编辑商品：进出口成分P
数量+毛重
HS.code
↓
提交
审核通过后到贸促会打印，地址：金茂大楼15F（江汉北路8号）
④核销单：货代退回后填写，按模板 1.核销单发票：按报关时的报关发票，清单做 2.出口明细单
将核销单发票和出口明细单打印出来，连同核销单上交。
四.表格登记：
1.甲苯原油：原油昨日结算
国际行情：欧美亚甲苯收盘价
分析报告：国内市场评述：华东地区报价及成交价 周一看周评，即定期报告，华东市场，描述周五的价格。 2.发票及付款：
A.用款申请表：打印出来，签字，连同需付款发票一起交给财务。 B.支付明细表 C.采购发票
