一、工程资料编制用表格及程序
1、开工前资料 1）、施工组织设计（方案）报审表
进入施工现场，首先，熟悉施工合同、施工图、施工现场、业主、设计、监理、总包管理及各专业单位。
上报项目部管理人员职务及联系方式，接着，编制施工组织设计（方案）封面、目录；
熟悉施工合同、施工图后编制施工方案工程概况，拟采用的国家现行标准图集及规范，据以往类似工程结合本项目施工特点、难点编制施工方案。
施工方案附件：施工进度计划横道图、特殊工种人员操作证 方案经工程师编制完成后须由项目技术负责人审核，项目经理批准后复印盖章报监理工程师审批。
2）、技术交底
开工前，由技术负责人对施工班组、工人进行技术交底，技术交底人、班组长、工人须在交底记录上签字。存档。
3）、开工报审
在公司行政部复印中标通知书或向业主资料员索取开工通知书，填写工程开工报审表。报监理审批。
工程开工报审表附件：
经监理工程师审批同意的施工方案报审表 劳动力计划表 机械设备表
工程项目部管理人员名册 质量管理、技术管理措施 3）、分包单位资格报审表
填写分包单位资格报审表报总包、监理审批。
附件：公司资质 营业执照，建筑业企业资质证书等
企业简介 法人简历 项目经理简历
历年承包主要工程介绍
4）、图纸会审记录
由业主组织，管理公司、设计、监理、总包、各分包单位参加，提出对图纸的疑问，做好记录经各单位签字盖章。归档保存。
5）、消防分包材料/样品/技术资料审批表
根据施工合同参考品牌（三家）联系生产厂家或供货商，表达欲购买产品签订购货合同的意思索取厂家资质、检验报告、3C认证、彩页画册、产品报价表等，收集到资料后，经项目经理同意报送品牌，整理资料报审。
2、材料、产品、构配件等合格证资料
1）、建筑材料报审表
材料设备进场后，首先自检，不满足国家规范、业主及本公司要求，不予接收并退货。合格后填写自检表。
通知监理工程师、业主、总包对材料设备进行检查验收。对验收过程进行拍照记录。验收合格后，收集随货资料（检验报告、合格证、送货单）填写建筑材料报审表。
附件：产品合格证（为便于装订，合格证需张贴在A4纸上）
检验报告（厂家或供货商盖鲜章） 3C认证、质量证明书（按材料类型）
填写完成后由项目经理签字后，报监理工程师审批。
3、施工过程、试验资料
1）、阀门试验记录
阀门及其附件的现场检验，报警阀应进行渗漏试验。试验压力应为额定工作压力的2倍，保压时间不应小于5min。阀瓣处应无渗漏。
阀门进场后，按国家规范要求对每批阀门进行逐个水压试验。由监理工程师旁站，并拍照记录过程。合格后填写阀门试验记录，报监理审批。
2）、管道工程隐蔽验收记录
隐蔽前必须进行水压试验，由监理进行旁站，并拍照记录。填写管道水压试验记录，报监理工程师签字。隐蔽前24小时通知监理工程师检查，拍照记录。填写管道工程隐蔽验收记录，报监理工程师签字。
3）、电气工程隐蔽验收记录
电线钢导管敷设完成后，隐蔽前通知监理工程师检查验收。拍照记录。填写电气工程隐蔽验收记录，报监理工程师签字。
4、质量验收资料
1）、给水管道及配件安装工程质量检验批验收记录
管道安装完成，进行水压试验后，由监理工程师对管道进行质量检查，调直管道、加支架、补刷油漆等工作完成后，填写给水管道及配件安装工程质量检验批验收记录。报监理签字。
室内消火栓安装完成，通知监理工程师检查验收，合格后，填写室内消火栓安装检验批验收记录报监理签字。
室外消防管道安装，还需填写室外给水管道工程安装质量检验批验收记录，消防水泵接合器及室外栓安装检验批等。
2）、给水设备安装检验批验收记录
消火栓水泵、喷淋水泵、稳压泵、稳压罐等设备安装完成后，通知监理工程师检查验收，合格后，填写给水设备安装工程检验批质量验收记录表格。报监理签字。
3）、电线导管敷设安装工程检验批质量验收记录
电线钢导管敷设安装完成后，通知监理工程师检查验收，合格后，填写电线导管敷设安装工程检验批质量验收记录，报监理签字。
4）、电线、线槽敷线安装工程质量检验批验收记录 电线、电缆穿管敷设完成后通知监理工程师进行绝缘电阻测试旁站，并拍照记录。填写绝缘电阻测试记录，报监理签字。绝缘电阻测试合格后，填写电线、电缆穿管、线槽敷线质量检验批验收记录，报监理签字。
5）、分项工程质量验收记录 按系统分类汇总，以实际份数、验收楼层区域轴线逐份填写在分项工程质量验收记录表格里。报监理签字。
消防水系统资料表格汇总只到分项，子分部及分部由总包单位汇总，故消防分包不填写。
6）、（子）分部工程质量验收记录 火灾自动报警及联动控制系统，按分部、分项、检验批划分为一个子分部，故消防施工单位需填写该验收记录。汇总实际份数、验收分项数（三个分项）填写在表格里，报监理签字。
7）、调试报告、试运行记录
系统安装完成后，按各系统进行调试，最后联动调试。发文件《关于消防联动调试和消防验收准备工作事宜》要求相关单位完成施工工作和系统自调。
编写调试流程及方案，报业主、监理审批。 调试完成后，填写调试报告、试运行记录，报总监理工程师签字。资料归档。
5、竣工资料、竣工图编制
（1）、竣工资料编制的组织管理 1）、内业资料员自己拟定竣工资料编制计划； 2）、掌握和理解城建档案馆、业主对竣工资料编制的要求； 3）、参加监理/总包组织的竣工资料编制专题会议； 4）、配合总包对竣工资料进行审核并对其质量负责； 5）、接受政府相关部门对资料的检查和验收； 6）、竣工资料汇总移交。 （2）.竣工图编制要求 1）、竣工图（纸质蓝图和CAD电子件）由施工单位编制。一般情况下设计单位会先提供包含了所有设计变更的最终版的施工图电子件，施工单位在此基础上补齐工程变更，编制成竣工图。竣工图纸质蓝图和电子件（5套）经监理、设计审核（出具书面意见）签盖后与竣工文字资料一并归档。
2）、总包负责综合竣工图的编制（包括总平面布置图、竖向布置图、室外管网综合图、电气综合图）。
3）、竣工图电子件为与纸质竣工图内容相同的全部CAD电子文件。存盘文件目录表应采用WORD、EXCEL软件编制。 竣工图电子文件采用光盘装载，除图形文件外，需包括汉字字库。
（3）.归档 1）、归档范围：地方城建档案归档范围及业主归档一览表（见建设工程施工质量验收规范填表指南）
2）、归档时间：项目竣工验收后三个月内 3）、归档份数：
竣工后30天内，施工单位提交符合国家及当地政府有关部门要求的本工程竣工蓝图、可晒印的透明图，AUTOCAD电子版竣工图（光盘）。发包人并不会提供底图给承包人编制竣工图，竣工图纸必须全部采用计算机绘制，并应符合国家及北京市有关制图标准及比例要求，此等竣工图纸应包括整个工程进行期间所做过的任何修改。分包单位及供应单位的竣工资料随工程进度逐步提交给承包人，由承包人统一分类整理。承包人须提交5套本工程的全套归档资料给发包人自用，及提交符合国家及当地政府有关部门要求的本工程竣工归档资料，包括各分包单位及供应单位之竣工图及竣工资料之整理及完善。
全部竣工资料（包括全套竣工图）的份数：12套竣工蓝图、可晒印的透明图1套，AUTOCAD电子版竣工图2套（光盘）。提交12套本工程的全套归档资料给发包人自用。
4）、质量要求：见《北京市建设工程文件归档技术管理规定》第二章及业主要求（见工程合同文件34.6） 5）、归档程序：
在计划工期完成前三个月，着手整理工程竣工资料，且每星期至少整理两次查漏补缺。汇总材料产品合格证、检验报告；汇总工程质量资料，按工程资料移交单位再分成五套（签字时监理、总包、业主已留各一套），分别是城建档案馆（原件）、本公司、消防大队、业主（建设单位）、消防检测公司。竣工图由设计深化工程师编制。
消防验收资料
在整理竣工资料的同时，还得主持召开各单位资料会，为消防检测、消防验收收集资料。向各施工单位发文件《消防验收需提供资料表》。
填写《建筑工程消防验收申报表》，督促各单位提交消防验收资料。 竣工资料移交
竣工资料移交城建档案馆的与总包办理移交手续。（城建档案馆备案单位为总包单位）
竣工资料移交业主（建设单位）办理移交手续。包括操作维修手册装订册移交。
二、资料业务管理总体流程
1、文件资料收发流程
2、外部来文处理流程
三、资料归档管理
1、日常整理
分类 排列 装盒
1、收文： 文件编号、统一放入标来文单位 图纸图号、准文件盒 文件主题 表格编号、
2、发文： 时间等 报（送）审、工作联系单、进度计划、技术核定单、日志、周报、月报、安全资料、材料报审、隐蔽资料、测试记录等施工资料。
2、积累
范围/原则 动态过程 重点环节 地方归档范围 与项目建设进施工单位进业主的表格 度同步 场；材料、参与原则 动态跟踪 设备进同步原则
场；隐蔽、否定原则 测试试
编目
文件盒背脊张贴标签、文件编制目录（电子版/纸质）
汇编 定期编写更新各类汇总表 （施工方案；指令；隐蔽工程；变更；材料报审、进场、送检；主要机械设备进出场等）
日常工作 注意事项 内业资料员定暂未收集资料
期核对收需及时跟发文登记踪、不同表查缺补载体文件漏 均应收集
验、检验 批、分项、分部、单位工程验收等环节
齐全
3、保管
1）、总体要求： 标准的盒子 足够的柜子 专门的房子 2）、防护措施： 防火、防盗、防水、防潮、防高温、防鼠、防尘、防光 3）、数据保存： 使用电脑必须设置密码锁，电脑随身携带，数据须多台电脑保存
4）、利用原则： 对内不对外 利用要登记
项目部现场文件控制清单
受控文件
1、《招标文件》
27、设备、设施一览表
2、《中标通知书》
28、设施、设备配置申请单
3、《建设工程施工合同》
29、设施、设备验收单
4、《图纸会审记录》 30、设备安装验收记录
5、《施工图》
31、设备维修保养记录
6、《总承包施工现场管理协议书》
32、采购计划表
7、《产品供货合同》
33、工程材料进场台帐
8、管理手册
34、特殊过程确认记录
9、程序文件
35、顾客财产登记表
10、管理制度
36、顾客财产遗失损坏记录
11、作业文件汇编
37、检测设备台账
12、操作规范汇编
38、监视和测量设备周检表
13、法律法规及其他要求清单
39、应急预案演练记录
14、受控文件清单 40、应急预案演练计划
15、环境因素调查表
41、应急响应设施配备清单
16、环境因素评价表
42、应急预案形式评审表
17、重要环境因素清单
43、综合应急预案要素评审表
18、目标、指标及管理方案（环境）
44、专项应急预案要素评审表
19、危险源因素调查表
45、现场处置方案要素评审表 20、危险源辩识与危险源评价表
46、应急预案附件要素评审表
21、重大危险源因素及其控制计划清单
47、不合格品报告
22、目标、指标和管理方案（职业健康
48、纠正和预防措施表
安全）
23、体系运行情况检查表
49、安全生产整改通知书
24、固体废弃物清单 50、重点施加影响相关方一览表
25、危险废弃物处置记录
51、重点施加影响相关方检查表
26、危险废弃物清单
52、相关方重要环境因素清单
项目部表格文件
1、收发文记录
21、机械设备维修（保养）记录表
2、文件借阅登记表
22、机械设备收发台帐
3、投标书、合同评审会议纪要
23、材料（设备）丢失损坏记录表
4、项目部例会、会议签到、会议记录
24、设备报废单
5、劳动用品需求计划
6、职工三级安全教育记录
7、安全、质量培训记录
8、施工技术、安全、环境措施交底记录
9、劳动用品发放登记表
10、年度培训记录表
11、开工报告
12、停（复）工报告
13、材料、设备需用计划
14、比价询价表
15、供方调查评定表
16、供方业绩调查评定表
17、业绩评估表
18、合格供方名单
19、进场材料、设备、机具清单/台账 20、工程材料、机具调拨单
25、退库清单
26、废旧物资处理申请单
27、施工日报/日志
28、施工作业人员清单
29、安全/环境/质量检查记录 30、安全、环境、质量整改通知单
31、不合格（不符合）通知单
32、改进、纠正和预防措施实施情况一
览表
33、检验、测量和监控设备台帐
34、相关质量记录表格清单
35、自检记录表
36、水压试验记录表
37、绝缘电阻测试记录表
36、施工进度计划表
37、系统调试计划表
38、竣工报告 …… 工程完工后，须提交相关资料，并满足业主、城建档案馆、总包的要求，配合现场行系统验收。附流程图。
