重庆理工大学2014年立卷归档工作
注意事项及有关要求
一、今年的归档工作仍采用北京量子伟业PDE档案信息化系统完成，任何单位不得脱离档案信息化系统自行随意操作。在进行文件材料录入时要注意区分材料的所属年度，要将所属年度相同的文件材料录入对应年度的归档任务，不得混淆，如2013年的文件材料只能录入2013年的归档任务。
二、归档的内容与范围参照《重庆理工大学2014年各二级单位应归档材料目录及保管期限》（附件1）执行；对各二级单位归档学校保存的档案，二级单位档案工作分管领导要认真把关，确保归档内容的完整，其中尤其是要做好学校中心工作及重大活动方面的材料的归档，不要遗漏。（各二级单位过去每年归档学校保管档案的内容可在档案信息系统中查阅）
三、本次归档对象为各二级单位2013年度工作中形成、产生的各种载体材料，包括纸质材料与非纸质材料（电子文件）。
四、归档文件材料内容要齐全、完整，一律要求使用原件。其形式包括红头文件与业务类材料（业务类材料指各二级单位自身工作中产生的但又没有形成文件的材料如各二级单位的报表、具体业务工作过程、结果材料）。另归档文
件材料的用纸要规范、整洁，不得使用废旧纸张，同时党政文件须附上底稿，按文件在前、底稿在后的次序一起归档。校内党政文件由制发单位负责归档,非该文件制发单位不必对其立卷、归档。同时对于会议带回材料应严格按公文处理程序处理，不得私自留存。
五、各二级单位分类立卷时要将涉密材料和非涉密材料严格分开，分别归类、组卷。
六、归档文件材料的分类、组卷不分外来文与校内文，一律按问题进行分类。首先按《中国高等学校档案工作规范》确定的分类标准，将文件分类到二级类，然后再在同一个二级类内按文件内容相同、相近的原则进行分类，从而将该二级类下面的文件细分成几个小问题，此时根据文件材料的数量再决定是否进一步下分，若文件材料数量合适（总页码在100页左右）则不再下分，若文件材料数量不合适则还须对文件材料多的问题再进行进一步细分，直至将该问题内文件材料的细分到数量合适为止。此外，若将同一个二级类的文件细分后，若每个问题的文件材料很少，则可将同一个二级类内文件材料数量少的问题进行合并。
七、卷内文件材料一般按问题---时间的顺序进行排列，但有批复的则批复在前、请示在后。
八、卷内文件材料不论单面还是双面书写，只要有文字内容的页面均要打号，页号的位置同书页号，每卷档案的页
号均从“001”开始。
九、各二级单位在拟写案卷题名、卷内目录等时，要求字迹工整、规范，不得使用简化字；此外，若文件责任者为重庆理工大学或重庆理工大学某二级单位时，其责任者栏一律填写“重理工”，而不应写为“重庆理工大学ⅩⅩ单位”，同时对于“市教委”等政府部门的文件，责任者栏应写为“渝教委”，而不应是“市教委”等。
十、各学院归档的优秀论文要齐全、完整，不得残缺和遗漏。
十一、各档案分室形成的档案资料由其自行管理，不须向档案科移交，但其分室负责人、承办人必须按规定时间完成立卷归档工作，并在完成后及时向档案科移交案卷目录。
十二、其他事宜参照学校档案管理条例和立卷归档制度的有关规定执行。
