书信的格式一般要注意地位、抬头、分行、称谓、结尾。
1.地位，即收信人姓名称谓写于起首顶头第一行。发信人的署名在全张信笺的二分之一以下。 2.抬头是指旧式书信，对年长的受信人空一格或另起一行，以示尊敬。目前已不太用了。但和一些老先生的来往书信还是十分讲究的。
3.分行是在信中为避免杂乱无章而采用的分段陈述。每段开始前空一到二个字，述及不同内容时，分几段书写。
4.称谓，不同身份有不同的用语。如对于父母用膝下、膝前；对于长辈用尊前、尊右、前鉴、钧鉴、侍右；对于平辈用台启、大鉴、惠鉴、台右；对于妇女用懿鉴、慈鉴；对于老师要用函丈、坛席等等。现时多以先生、小姐等作为尊称，如加上惠鉴、台鉴、赐鉴，也都末尝不可。
5.结尾，俗称「关门」，如「即问近好」、「敬颂钧安」、「敬祝健康」，以及较古朴形式的春安、冬安、日祺……在社交上用「专颂台安」。另有匆促草率语「匆匆不一」、「草草不尽」、「不尽欲言」、「恕不多写」等。用于祝福问安的有：「顺颂大安」、「专此祝好」、「即问近祺」、「此请召绥」等。请教用语有「乞覆候教」、「伫候明教」、「盼中赐教」、「尚希裁答」、「敬祈示知」等。结尾语要根据书信内容，运用自如。
文言信件常用语近屡奉笺，至感厚谊深情。
昨得手书，反复读之，拳拳盛意，感莫能言。 久未闻消息，唯愿一切康适。
思念
别后月余，殊深驰系。
久疏通问，谒望殊深。
岁月不居，时节如流。回顾……之时，又已……年矣。 鸿雁传书，千里咫尺。海天在望，不尽依依。 相距尚远，不能聚首。转托文墨，时通消息。
一别遂已如许年，南北奔孔，彼此头白，顷接惠书，慰甚喜甚。 长怀盛德，聊吐愚衷，谨凭鸿雁之传，望白云之信。 何时获得晤叙机会，不胜企望之至。
时令问候
春寒料峭，善自珍重。
春雨霏霏，思绪绵绵，近況若何，念念。 时欲入夏，万请珍重。
炎暑之后，继以炎秋，务望珍摄为盼。 入秋顿涼，幸自摄卫。 秋色宜人，望养志和神。近日天寒，谅已早自卫摄。 渐入严寒，伏维珍重自爱。 日来寒威愈烈，伏维福躬无恙。 气候多变，希自珍卫。 强饭加衣，顺时珍摄。
问病
闻君欠安，甚为悬念。
闻病甚念，各请安心静养。
闻您抱恙，不胜悬念，特函问候，祝早日痊愈。
1 尊恙已大愈否？望珍摄自重。衣餐增适，动定成真。 贵体新痊，诸唯珍重。
前遇来函，知尊恙已痊愈。函望加意调护，切莫掉以轻心。 重病新愈，望多休息，并诸节劳为盼。 欣闻贵体康复，至为慰藉。
自述
贱驱如常，眷属安健，聊可告慰。
合家老小安好如常，请勿念为要。
本地近日时冷时暖，惟寓中俱安，可请勿念。
祝贺
欣闻……，谨寄数语，聊表祝贺与希望之心。
喜闻……，由衷快慰，匆致此函，遥祝前程似锦，万事如意。 顷闻喜讯，再祝鸿猷大展，万里明程。
贺新婚
忽鸣燕贺，且祝新禧。
喜闻足下燕尔新婚，特申祝賀。
顷悉你不日有合巹之喜，谨祝新人幸福，白头偕老。
贺生育
闻尊夫妇喜获麟儿（掌珠），热忱致贺。 贺寿 喜贺福寿双全，恭祝合家安好，寿星高照。
庆祝毕业、升学
顷闻考取深造，敬祝学业进步，并颂健康。
庆祝紀念、典礼、闭幕
新厦落成典礼，特此致贺。
祝贺xxxx隆重开幕，预祝圆滿成功。
祝贺xxxx成功闭幕，并祝取得丰硕之果。 敬贺新张之喜，谨祝业务发达
致谢
费神之处，泥首以谢。
感荷高情，非只语片言所能鸣谢。 备荷关照，铭载五内。
前承馈赠……，高怀雅谊，倾感不胜。
致歉
惠书已悉，因为琐务，未即奉答为歉。
托付之事，只因精力有限，一时无以奉闻，尚请多多包涵。 杂务缠身，故托付之事延误至今方作复，歉甚。 前事有逆尊意，十分抱歉，万望海涵。
致哀
惊悉xxx不幸逝世，不胜哀悼。
尊x逝世，深致哀悼，尚望节哀顺变。
xxx逝去，实足哀伤。有志者入泉，思之黯然。 良友云逝，伤感自多，尚望珍重。
惊承讣告，悲悼不已，足下遇此大故，伤感必甚，恳请宽辟哀情，善自珍爱。
2 希高年珍摄，勉抑哀思。谨函驰陈，藉申慰问。 噩耗传來，不胜悲悼，特此吊唁，尚望节哀。 远道闻讣，万分哀痛，特此慰唁，尚请保重。
惊闻xxx病逝，不胜悲痛，特此致哀，并向家屬慰问。 惊悉XXX盛年谢世，不胜悲痛，特此吊唁，尚請节哀。 惊闻令尊（堂）去世，无比痛悼，尚祈节哀。
令尊（堂）安葬之间，道达未能前往哀悼为歉，谨此申奠。 痛悉嚴父（慈母）仙逝，不胜悲悼，望母（父）节哀保重量。 惊悉令子（令爱）辞世，万分悲悼，务请节哀。
请托
拜托之处，乞费神代办，不胜感荷。 为书请之，望你能大解善意，尽力相助。
承谨
有何要求，请尽早示知，切勿客气。
凡有可效劳之处，自当尽力而为。
承嘱各事，皆一一照办，决不有误，尽请放心。 所言之事，当为设法，请释念。 托付之事，时刻不敢忘怀。 有蒙见托，敢不尽心尽力。
些微小事，何足挂齿。寸草春晖，难报鸿恩。 承蒙不弃，委以重任，怎能不全力以赴！ 为君效力，由衷所愿，岂有二话。
婉辞
足下所命，理当效劳，但因……，难以为之，尚祈原谅。
所托之事，实非绵力所能及，有妨大命，抱歉之至。尚希鉴谅。
请教
倘蒙见教，没齿无忘。
上述种种，尊意以为可否，请告。 所言之事，尚希拨冗见示为幸。
商讨
愚直之见，尚祈嘉纳。 肺俯之语，请恕直言。
赠物
兹奉上薄物若干，尚望笑纳为幸。
邀约
若蒙光临寒舍，当不胜荣幸之至。
催促
余不尽言，唯乞速复是盼。
尊意如何，请即示知，若再迟延，诸多不便，还请谅之。
结束
书不尽意，余言后续。 情长纸短，不尽依依。 日来事冗，恕不多谈。 纸完信罢，就此顿笔。
3 言不尽思，再祈珍重。
附言
xxx附笔致意。不另。
（1）书信祝颂问安语
1.给绪尊长的书信祝颂问安语有：敬叩金安（「金」，贵也）、敬请福安（父母）、谨祝荣寿、恭祝健康长寿（亦可祝寿）、敬祝安好、敬祝健康、敬请康安、恭请示安、顺叩崇祺（「祺」，吉祥之意）、虔请崇安、敬请钧安（「钧」，重，古制三十斤为钧）、恭请颐安（「颐」，保养）、恭请福绥、（以下对女长辈）恭叩慈安、恭请懿安、敬请坤安、敬请淑安。 2.给平辈的书信祝颂问安语有：祝你进步、祝你健康、祝你愉快、祝你成功、祝你安好、祝工作顺利；敬颂大安、顺颂时绥、即颂时祉、此颂近祺、敬候佳祉、即候日祉、顺候起居；顺祝曼福不尽、顺询起居健吉、顺询兴居安吉、此询康健精进、顺贺行止佳胜、此祝晨祺百益、此问鹏程万里、顺祝万事如意；敬候坤祺、并颂妆安（女辈）；顺颂侍安、并颂侍福（为兄、友父母寿致兄、友用）。 3.给晚辈的书信祝颂问候语有：祝幸福、祝愉快、祝进步、祝健康、祝工作好、望努力学习、顺询近祉、此询近佳、即问近好、即问日佳。
4.给知识界的书信祝颂问安语有：敬请道安、并询文安；对教师常用即颂教安、恭请教祺；对写作者，常用顺候着安、敬请着福、敬颂撰安、敬请撰祺、即颂着祺、敬请文安、敬请文祺；对编辑，常用肃请编安、即颂编祺；对学生，常用并询学安、敬问学祺。
5.给军商界的书信祝颂问安语有：谨请勋祺、即颂勋祉。（「祉」，意为幸福）、敬问戎安、即颂戎绥；顺颂筹安、敬候筹绥、并颂财安、顺询筹祉。
6.给旅行旅居者的书信祝颂问安语有：敬请旅安、顺请客安、并颂旅祺、顺候旅祉、此祝行安、谨问游安；此贺旅居多福、此问鹏程万望。
7.贺婚的书信祝颂语有：祝俪安、敬候俪安、即颂俪祉、恭贺燕喜、顺贺大喜、祝新婚幸福快乐。
8.贺年的书信祝颂语有：恭贺新禧、敬贺岁祺、敬贺年禧、顺贺新祺、并颂春禧、祝新年快乐。
9.有关唁丧问病的书信问候语有：敬请礼安、即请卫安、顺候痊安、祝早日康复。 10.对全家的书信祝颂问安语有：恭请阖府康福、祝全家安好。
11.四季适用的书信祝颂问安语有：敬颂春祺、敬颂春安；肃请夏祺、即请夏安、敬候暑安、顺候夏祉；谨颂秋安、顺问秋祺；敬请冬安、敬颂冬绥。
12.对上级的书信祝颂问安语有：请复示、请指正、请指示、请教正、妥否请批复。 （2）书信末的启禀语
1.对尊长：叩、叩上、叩禀、谨上、敬禀、拜上、百拜、再拜。
2.对平辈：谨启、手肃、上言、上书、鞠躬、鞠启、脱帽、敬上、顿首、谨肃、谨复、敬启、亲笔、谨献（礼信用）。 3.对晚辈：示、字、白、谕、手白、手谕、手泐。
4.庆贺类：叩贺、拜贺、敬贺、恭贺、谨贺、同贺（多人）、序贺。
