浅谈秘书的事务性工作
秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。秘书部门是综合部门，要害部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密。这些机密一旦泄露出去将会造成重大损失。但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。因为是综合性的工作，它要求秘书具有全局观念，站在领导的角度去观察和处理问题，知识面要宽，成为本系统的专家和通才。同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。要做合格的秘书并非易事，要进行专业培训，取得专业证书。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识，涉外秘书要熟悉外交知识等。综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。如文电的校对，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件发出去，就可能造成重大的政治影响。主席台排座次，如果排错了，录相放出去，就可能引起各方面猜测。所以事务性工作渗透着思想性。不能因为事务性工作就可疏忽大意。秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书总是围着领导的屁股转，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，又要改做另一件事，总是显得很被动。当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性，消极被动，满足于领导叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那样是干不好工作的。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，领导没想到的你想到了，领导没叫做的事，但又必须做的事，你提前做了，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。
秘书工作作为秘书工作的一个重要方面，其重要性不言而喻；特别是随着改革开放的发展和深化，我国政治、经济、文化等社会个方面日益融入世界的这一大背景下，各国之间的对外开放和经济技术交流日益扩大，彼此间的经济贸易关系更加密切，企业的国际化、市场的全球化，使得现代秘书工作中的涉外因素越来越多，如国际间的商务旅行、商务谈判，各类国际经贸合作等事务成为现代企业秘书的常规性工作。秘书的重要性也就日渐突出。秘书作为涉外部门和单位的行政管理人员, 或者涉外企业的工作人员，在辅助领导搜集、调查、
分析资料, 掌管收发、处理公文, 拟定文稿, 处理日常事务方面成为主要操作者, 是领导者的参谋和助手，涉外秘书在企业经营管理方面也发挥的重要作用。微软的创始人比尔·盖茨就曾经说过：我和微软的成功就因为有露宝。上任时已经42岁的露宝就是盖茨的第二任秘书，是公司内务的保姆，比尔·盖茨与露宝之间的相互依赖和尊重，或是微软成功的奥秘之一。我们也知道，秘书人员的一个小小的动作不仅仅只影响组织形象，而细致谨慎的秘书工作，甚至会起到历史性的作用：有一件事是说，当年毛泽东主席准备出席开国大典的时候，秘书叶子龙突然发现主席胸前没有代表证，他十万火急的做了一个。假如不是叶秘书的机敏和果断，历史会留下怎样的遗憾呢，这难道不是说明在任何企事业单位里，决策的作出，成功的获得，事业的发展等等，都离不开细致谨慎的秘书工作。
所以说秘书人员要具备具有扎实的的各种基本功，也具备丰富的科学文化知识，涉外文化知识；具有较高的理论、政策水平；具有较强的运筹谋划能力，能富有成效地为上司出谋献策；同时具有良好的心理素养和完美的角色人格，能出色地完成秘书各项工作，才能成为一名合格而优秀的秘书工作人员。
