自 驾 游 活 动 流 程
一、活动立项工作:
根据计划或会员调查,提前进行活动策划工作(具体提前时间视活动的意义、性质、规模、里程等),活动策划程序如下:
1、选择2—3条路线,从电子地图上进行勾画;
2、活动技术部门根据线路状况进行初期研究排查;
3、根据排查情况选择出一条情况最佳路线依据;
4、联络合作旅行社,落实沿途食宿安排,并进一步核算选
定线路情况;
5、确定活动保障方案后,提供道路情况调查、途径省份城
市交通情况调查。
6、根据所掌握的情况进行汇总,由策划人员进行活动策划
工作;
7、策划完成后,由相关人员进行讨论,并提出修改意见;
8、确认通过活动方案.二、前期准备:
如活动策划获得批准,开始进行前期准备工作,具体程序如下:
1、写活动执行方案,确定工作人员和项目负责人;
2、由工作班子的成员根据已掌握的资料分别撰写注意事
项、行车注意事项等;
3、将各种文件上交确认。
三、前期宣传:
1、根据活动情况安排宣传工作和会员网络的告知工作。
2、编写活动短信,填写活动信息发布申请表。
四、报名工作:
由该会员管理中心、财务部合作,接受会员的各种咨询、报
名、收费的受理工作,并发放活动相关材料。
五、出发前的准备工作:
出发前一天对参与活动车辆进行全面检测,安装车载电台,
并进行安全教育、团队精神教育和活动相关情况的详细介绍,具体程序如下:
1、对参与活动的车辆进行转向系统、发动机系统、制动系
统、传动系统、灯光系统等汽车主要系统和轮胎、传动
皮带、仪表、变速箱、雨刷器及各种管路进行全面检测;
2、安装车载电台,告知使用方法及注意事项;
3、由活动负责人对参与活动的人员进行安全教育、团队精
神教育和活动相关情况的详细介绍。
出发前需准备:
1、根据参加活动的人数(要考虑赞助商、记者)安排工作车
辆和工作人员。
2、根据活动需要对负责本次活动的工作人员进行细致的分
工。
3、根据活动相关内容与负责安排住宿的酒店、导游等
4、根据参加活动的车辆和人员制作车贴、服装以及俱乐部的
旗臶等。
5、根据活动实际情况,是否需要联系车辆维修人员,如果有
需求,事先办理相关事宜。
6、根据参加活动的人员办理“人身意外险”的投保工作。
7、根据活动事先了解的情况,是否需要制作简单路书,景点
介绍,沿途风土人情、住地周围情况。
六、车队出发当日的工作:
车队即将踏上旅程,在集结后要进行下列工作:
1、集结时间前30分钟到达集结地,集结地入口打旗做
引导,做好车贴、电台等相关准备工作。
2、发放行程资料。
3、由活动负责人组织全体参与者会议进行相关内容的讲
解和重申组织纪律。
七、活动过程中的工作:
1、指挥车带领本队车辆顺序出发。
2、调动各工作车辆直至车队编队完毕。
3、如果大家有任何需要帮助的,请及时与工作人员联系。
4、路况的实时报告。
5、车队运行中根据路况的不同,行驶速度的不同,两车间
距离保持在30——150米不等;
6、随时通过车载电台了解驾驶者及车辆情况;
7、如某一参与车辆的驾驶者出现各种原因的驾驶障碍,活
动负责人有权强制更换驾驶员
8、如发现车辆工作异常,应打开转向灯选择安全的可停车
路道靠边停车,由维修人员进行处理
9、通过一段行程的观察,将驾驶技术较差,车辆状况不理
想,单独驾驶车辆者调整到车队前部靠近指挥车的位
臵;
10、每到达一个活动地点或住宿地点时,指挥所有车辆安全
停放,并通知所有车辆检查门窗情况、关闭电台、携带
好贵重物品、关闭车辆双闪等相关事项
11、在每次停靠时进行巡视车辆状况,发现问题及时处理;
12、每天的活动结束后,由活动负责人召集活动班子全体成
员开会、通气,随时了解情况,作出相应处理;
13、在条件许可的情况下,由活动负责人安排进行行进中的
电台交流、娱乐、风光介绍等,调节车队气氛,增进参
与者之间的了解。
14、结束活动行程时,活动负责人会按事前安排好的停靠地
点集结,拆除电台安排参与者返家。
活动过程中食、宿安排需要注意以下事项:
1、车队即将到达住地时,需要通知酒店人员协助车队停车。
2、车队即将到达住地时,需要通知酒店准备好房间钥匙。
3、车队即将到达住地时,需要利用车载电台通知有关事项,如吃饭时间,结合时间等。
4、办理入住手续时要认真填写食宿登记表,用餐前需要有工
作人员负责组织,用餐后需要有工作人员负责检查,以免
遗失物品。
八、活动结束后的工作:
1、由活动负责人安排专人在活动结束当天进行电话寻问,
了解全部车辆是否安全返家;
2、在活动结束2—3日内安排专题研讨会,总结活动不足,
并对活动进行评估;
3、活动结束后三日内完成全部财务结算、器材归还、后期
宣传、活动回顾等工作
4、活动程序结束。