当前会计电算化软件应用中存在的不足及改进建议
我国会计工作的科学化、法制化、国际化、社会化进程已经开始，许多重大的改革办法已经实施并取得了显著成效，这些变化代表了我国会计改革与发展的方向，其实质就是在逐步实现我国会计工作的现代化。而会计电算化正是我国会计工作实现全面现代化的一项起先导作用的关键性工作。保证会计资料的、合法、完整是当前经济工作的一件大事，也是财务管理工作者的基本职责，当前，随着经济的不断发展，市场经济改革的不断深化，会计信息的质量受到社会各界的广泛关注。作为会计核算方式的重大革新，会计电算化己占到国民经济核算比重的一大部分，保证会计电算化工作的顺利健康发展，是确保电算化会计信息合法、完整的基础，也为推动企业向更高一级的企业管理信息化打下良好的基础。
在我国实现会计电算化计程中存在着不少问题及风险，解决人们的思想认识问题；培养优秀的复合型会计电算化人才； 加强会计软件向账务和管理方面齐头并进； 建立通用、规范的会计电算化协议； 加强会计信息系统的安全性、保密性；使系统开放并使软件具有国际水准。
一、会计电算化的含义
狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。
会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。
广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。
会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。
会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。从表面上来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记帐。会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，它必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构的提高，提高会计工作效率和质量，解放会计人员的时间和精力，促进会计工作职能的转变，推动会计理论和会计技术的进步，提高整个会计工作水平大幅度增加企业的经济效益，使会计理论和实务的方方面面都将发生前所未有的深刻变化。
二、我国会计会计电算化发展阶段
我国会计电算化工作始于本世纪 70 年代末，至今已走过 30 多年的历程。会计电算化从无到有，从简单到复杂，从缓慢发展到迅速普及，取得了可喜的成绩，一批民族品牌的商品化财务会计软件的发展更是突飞猛进。但同时也存在着诸多问题，阻碍了我国会计电算化向更深层次发展。
我国的会计电算化在这30年中，基本上经历了四个发展阶段：
1、第一阶段科研试点阶段
第一阶段为1982 年以前，这一阶段属于起步阶段。1979 年在长春第一汽车制造厂进行会计电算化试点工作，1981 年8 月，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了财务、会计、成本应用电子计算机问题的讨论会，会上把电子计算机在会计中的应用简称为“会计电算化”。这标志着我国会计电算化已经起步，并逐步跨入应用阶段。
2、第二阶段自发发展阶段
第二阶段是 1983 年到 1988 年，该阶段属于自发发展阶段。在这个阶段里，会计电算化开始在全国推广应用，当时，全国掀起了计算机应用热潮，许多单位也开展了会计电算化工作。但此阶段，由于技术上远远落后于计算机的发展和会计变革的形势的局限性，使会计电算化在我国的推进非常缓慢。
3、第三阶段稳步发展阶段
第三阶段是 1989 年至 1996 年，该阶段属于稳步发展阶段。在此阶段中，出现了会计软件产业。1998 年 8 月在吉林召开了我国首届会计电算化学术研讨会，提出了实现会计软件通用化的若干措施，并将市场机制引进我国会计软件市场，极大地促进了我国会计电算化的发展。
4、第四阶段深入发展阶段
第四阶段为1997 年以后，属发展创新阶段。在90年代后期，会计电算化经历了会计软件向ERP软件的横向发展，使会计软件成为了ERP软件的一部分，初步探索企业管理一体化的应用模式，“资金管理、预算管理、成本控制”成为会计软件重点尝试的“新三样”。在会计软件的使用上，会计地区、部门行业之间发展很不平衡，沿海地区普遍使用率较高，可有的地方才刚刚开始；在已实施会计软件的单位中，大部分单位开发和应用的是部分会计核算子系统，其中尤以“老三样”和单机应用为主，只有很少的单位全部会计核算工作实现电算化并彻底甩掉手工记账。随着以创新为特征的知识经济时代的到来，管理型会计软件大力发展是这一阶段的主要特点。
5、现状
电子计算机用于会计工作，实现会计数据处理的电算化，即会计电算化在我们周围已经非常普遍了，在如今的社会中计算机替代手工记账，不仅准确而且效率高，节省人力，所以许多单位在具备条件后，逐步甩掉了手工账，实现了计算机替代手工记账的飞跃。会计电算化已从传统单一的会计系统中分离出来，成为一门综合多种学科的边缘学科。它作为现代会计的一个分支，是现代企业管理的重要要工具。随着我国加入世界贸易组织，市场竞争愈加激烈，企业应用会计电算化具有重要的战略地位。
三、现行会计电算化软件应用中的不足
1、重技术而忽视软件的会计功能的提高与拓展
现有的会计软件就其实质来说，是建立在亚当&8226;斯密的传统分工理论基础上的工业社会的会计模型（传统会计模型），尽管它采用的是现代的信息技术。我们应当重视计算机技术在会计软件中的充分利用。但是如果一味重技术而忽视软件的会计功能的提高与拓展，便会使会计软件的发展受到限制。例如：目前可用的计算机技术有：输入数据方面的条形码、光标阅读机、触摸屏、语音声控系统和影像视频技术等，在数据加工和输出打印方面可用财会专用机，在信息交换、汇集等方面采用现代通讯技术构成计算机网络，开发工具4GL专用语言，使财会软件开发者能够智能化、半智能化地高效开发应用软件。这些技术对会计软件来说，无异锦上添花，但是，会计师们更需要的是，如何千方百计更准确地获取他们所需的各种财务信息。
诚如王景新教授所说的：“加强我国会计软件功能结构的研究。计算机在我国会计中应用初期，创建的会计软件基本功能结构，应用10多来变化不大。随着我国经济体制和财会制度的改革，已经不能完全适应，需要加强研究，创建新的会计软件功能结构模式”。长期以来，多数会计软件主要以模仿、替代手工核算为主，帐务系统大多从记帐作证输入开始，经过计算机处理，完成记帐、算帐、报帐等工作，并局限于财务部门内部，只是完成事后的核算反映的功能。虽然这一模式使许多业务水平有限的会计人员可“依样画葫芦”，但它却无法达到事前预测、事中控制的目的。同时，由于将记帐凭证为入口，故只能反映货币信息，不能反映非货币信息。
在传统的手工记帐中，对于大多数企业来说，其凭证日期的填制是按照经济业务发生或完成的日期来填制的，即按照会计部门取得原始凭证中的日期填制，凭证编号的填制则是根据日期的先后来编制的，应该说这种做法是比较合理的。然而在目前的多数财务软件中，记帐凭证的编号通常是由计算机自动生成的，由于操作员在进行手工输入记帐凭证时容易造成凭证日期颠倒，即凭证编号大的业务发生的时间反而在凭证编号小的经济业务发生的时间之前，因此会造成凭证编号与日期的不同步性，不便于凭证的查找和审核，也不便于审计工作。
2、数据安全性、保密性差
在计算机特定的工作环境中，内部会计控制只能加强而不能削弱。在一般控制方面，几乎所有的会计软件都通过密码控制方式，来进行人员的分工和职能人分割，通过对应用程序加以编译以保证系统运行的安全可靠。
在应用控制方面，大部分软件都能通过屏幕检查、借贷平衡、重输入、合理与有效检验等方法，来保证所输入数据的正确无误；通过业务时序和数据流的控制法保证会计处理严格按照凭证机内审核、登帐、结帐、报表编制的顺序加以进行；通过报表之间的勾稽关系检查、打印输出资料的机内签章等方法，以确保所输出的会计资料的安全可靠。
（1）会计电算化在实际运用软件过程中也存在着很大风险。现在市场上开发出售的会计软件都有一套相对完整的授权、审批、用户身份识别、操作权限控制等功能，以充分发挥电算化会计中岗位互相牵制、监督，有效保护会计系统的作用。但许多单位在实际运用软件的过程中，软件的这些保护功能却形同虚设，系统密码成为公开的秘密，这是非常危险的做法。一旦该单位会计信息网络化公开，不但任何人都可以通过系统用户无限制地浏览会计信息、控制会计网络系统，更严重的会破坏账务参数设置及科目体系、修改数据库，使系统陷入瘫痪；另一种情况就是各终端用户为了便于工作，相互公开密码，导致会计信息丢失、信息被篡改等严重后果。而有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版，不能真正起到数据的保密作用，安全性上，更是难如人意，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据。
（2）在数据共享、系统维护、硬件及软件的维护中也存在着很大的风险。市场经济的发展推动着越来越多企事业单位纷纷借助网络来展示和推介自己，网络财务带来了会计系统的开放和数据共享。电算化会计信息资料也以其具有的辅助分析、预测等功能越来越多地为多方共享。有些单位不注意电算化会计信息共享中应注意的问题，没有合理界定共享信息范围，或根本就缺乏信息安全意识，共享信息不设数据加密等保护性限制办法(包括数据的加解密、认证信息的加解密、数据鉴定完整性)、访问控制技术、认证技术、网络防毒等，造成会计信息被盗用、信息被篡改、丢失，单位经济活动或商业秘密、理财秘密被公开、网络病毒入侵等后果，加大了会计资料共享的风险。
（3）市场上出现的各种会计软件，其功能均处于不断完善、开发、改造和升级之中。有些单位购买软件时不注重软件售后服务，软件性能缺乏稳定性，难以适应日新月异、新业务不断出现的会计工作需要。系统升级改造前缺乏必要的论证、考察，盲目改造或对软件做二次开发，造成新问题不断出现，给实际会计工作造成麻烦和风险。
（4）会计软件的开发没有考虑国际化。随着经济日趋全球化，对外贸易不断增加，国际间的交流合作不断增强，而我国财务软件还不具备多国语言、多种货币处理能力，而且在会计核算和财务管理方面有些不符合国际惯例和国际会计准则等。还有更深层次的会计文化问题，使得我国会计软件不能够满足现代跨国企业经营和企业集团化发展的需要，更制约着我国会计电算化软件的国际化发展
（5）会计数据安全保密受到威胁 现阶段采用的数据库管理系统的开放性及其使用环境的宽松性，使会计信息的使用者对其输出信息的可靠性难以肯定。尽管人们对应用程序采用编译技术加以保护，但对于系统安全保密的实体——系统中的数据文件或数据库，则放松对其执行的轨迹进行记录和跟踪。有的会计核算软件中的证、帐、表数据库文件不加保护，只要稍有一点数据管理知识的人，便可轻而易举地在点状态下非法修改这些会计数据文件而不留痕迹。典型表现在根据审核的记帐凭证进行帐簿登录之后，在点状态下又被非法修改时系统未予拒绝接受；在编制会计报表之前，未能对已登帐的帐簿是否被非法改动加以审查，由此导致一些企业的会计核算系统中证、帐、表之间严重不一致。许多软件为减少开发经销商的维护工作量，而未对证、帐、表之间的勾稽关系设置检查。因为如果设置严格的系统自检装置，数据在遭受非法修改而导致系统瘫痪之时，到头来维护工作又要落在开发商、经销商身上。因此，尽管电算会计制度中规定，要对在存储在磁性介质或者其他介质上的数据文件设置必要的加密或者其他保护措施，但许多会计软件都没有完善这一功能。
在许多会计核算软件中，对证、帐、表的查询并无设置查询密码，这种做法令人担忧。根据会计数据的所固有的勾稽关系，用户全可以通过查询，从证、帐、表中某一数据之间的相互关系中推出他不应了解的数据。有鉴于此，必须设有查询限制。
（6）业务处理时序控制软弱
表现在凭证登帐、登帐与结帐、各核算模块的自动转帐等方面。输入机内的记帐凭证应当经过审核后方准登帐，这一规定应当是对整批凭证而言。但有的软件则采用分别处理：将该批凭证中经审核的凭证予登帐，而未经审核的则留于未登帐的凭证库之中。从整个会计期间来看，这种处理并不影响帐、表正确性。但在某一个较短的时间内，由于颠倒了业务发生的时序，因而便可能扭曲了帐表数据的真实性。（例如：货币资金帐户可能出现贷方余额）。 尽管电算制度只允许跨年度的月份才作出与之不同的处理，但许多软件却依然准许用户在平时月份中，在上月未结帐的情况下，对本月帐簿进行登录，这是与会计制度相悖的。
3、模块设计不当，使用控制不严
许多会计软件设置“反登帐”、“反结帐”、“取消审核”等功能模块，与正常执行的“登帐”、“结帐”、“审核”遥相呼应。这种完全迎合用户需要而不问是否合规的设计，至今仍然普遍存在。而许多软件的系统使用初始化模块进行建帐，但建帐完成后却没有当即封闭，仍然允许日后再次调用。有的软件对“帐结法”与“表结法”的选用无时间约定，在年度内允许用户可随时变换。
4、系统内外数据联系松散
在会计软件之中，数据联系包括3个方面内容，一是与外单位、外部门的电子数据的联系，例如与主管局、其他企业、会计信息中心、审计、税务、银行等单位部门网络系统的联系；二是指与企业内部各部联系，如与人事、生产、销售等各子系统数据的联系；三是指子系统内部的数据联系，例如帐务处理子系统中的凭证帐簿、报表之间的数据联系，成本核算子系统中的材料、工资、费用等分配数据与总成本、单位成本之间的数据联系等。中国软件行业协会财务及企业管理软件分会于1998年发布《财务软件数据接口标准98-001号》，旨在使不同单位使用不同软件时，实现其间的数据转换。从国内会计软件开发商所采用的数据库和软件开发工具来看，大都是Codebase、FoxBASE、FoxPro、Clipper、Paradox、Oracle、Informix、Sybase、VB、VC、Power Builder、Delphi等。尽管对这些平台和开发工具所开发的会计软件实行统一数据接口不会有太大问题，但目前建立标准接口的会计软件不多，这显然不利于企业与外部单位的信息共享；由于许多企业的会计软件自成体系，因而存在着与企业管理信息系统中的其他子系统的接口不对称问题。特别是许多中小型企业，这一问题尤为突出；各核算模块之间彼此分隔，缺乏数据传输的实时性、一致性和系统性。
5、我国对会计电算化重要性认识不足
我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面人手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重性使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站，根本没能力利用信息技术优势来提高企业运作效率。
6、财会专业人员计算机知识的欠缺
一般会计人员所掌握的知识、理论仅能满足手工会计核算，而会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识，财务软件的运用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用办法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。
7、重视账务功能，忽视管理功能
一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极大地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能不健全。限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化加强财务管理的功能。
8、会计软件通用性、规范性差
目前会计软件市场百花齐放、百家争鸣，会计电算化软件购买中存在着很大的风险。许多单位在购买软件时，往往喜欢购买最新的、最先进的产品而忽视单位自身情况和需要，对软件的适用性、通用性缺乏必要的市场调查、试用及人员培训，结果带来软件适应性差、初始参数设置难度大、软件运行环境要求高、操作复杂、对会计人员技术要求高、运行成本昂贵等问题，软件配置不符合基本要求，缺乏最佳效益原则，导致资源浪费。运用单位稍有闪失，安全系数会大打折扣。不良软件配置使电算化工作一开始就存在着潜在的安全隐患。另一种情况则是单位为节约经费“舍贵求廉”，购买和运用盗版会计软件，致使非但不会使会计核算及时、快捷，反而问题频出，降低了会计工作质量，加大了会计电算化的风险。
综上所述，以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。这些问题如若不重视或不及时解决，它将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展；如若重视并及时解决这些问题，它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。
