采购合同管理制度
总则
1.为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。
2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
采购合同的编写
1.供应部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2.公司一次性采购物品金额高于元，必须签订采购合同；外地采购（XX市外）必须签订合同。
3.采购合同的编写程序。
1) 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。
2) 进行谈判。供应部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、
质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。
3) 拟定草案并评审。供应部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，高价值原料、
单批量价值≥40万元报送集团法律顾问审核后，按公司签批流程上OA进行签批。
4) 拟写正式的采购合同。供应部应根据各相关部门、法律顾问及各级领导的意见对采购
合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。
4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。
1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2) 采购物品的单价、总价。
3) 采购物品的数量与规格型号。
4) 采购物品的品质和技术要求。
5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6) 采购物品的验收标准和方式。
7) 付款方式和期限。
8) 售后服务和其他优惠条件。
9) 违约责任和解决争议的方法。
5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。
采购合同的签订
1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果
委托别人代签，供应部应审验其委托证明。
2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
3.对于金额在40万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订
好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
4.签订后的合同由供应部保管。
采购合同的执行与控制
1.合同签订后即具有了法律约束力，供应部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备
公司所需的物品。
2.供应部应配合使用部门做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定
的质量要求时，供应部应积极联系供应商进行处理。
3.供应部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保
存好能够证明合同履约的原始凭证。
4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过
程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，供应部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，供应部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
5.在合同的执行过程中供应部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙
伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
6.供应部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存
最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。
采购合同的修改与终止
1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，供应部经调查核实，
可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。
2.在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或市场行情出现上涨或下
跌，）供应部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，供应部经过核实后，可与供
应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。
4.有下列情形之一者，视为合同终止。
1) 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2) 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
3) 出现违背合同条款的状况。
4) 逾期没有履行合同约定的。
5) 发生符合合同条款中合约解除的事项。
合同纠纷的处理与合同管理
1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，采取如下处理方法。
1) 与供应商协商解决
2) 请第三方协调解决。
3) 由仲裁机构进行仲裁。
4) 通过法律途径解决。
附则
1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
2.本制度自XXX办公会议审议后执行。
