宁波亿六工艺品有限公司
用友ERP在企业财务管理中应用的调查
随着社会主义市场经济的不断发展，企业的一切经济活动都面向市场。经营方式逐步走向多元化，组织结构倾向于扁平化和网络化，跨地区、跨国界的情况大量出现，信息技术和互联网的普及与应用，信息处理和传递突破了时空局限，这些变化客观上要求作为经济发展反光镜的会计也要相适应地变革、创新、发展。企业经济活动日趋复杂，传统方式的会计工作目标也由单一的“报账型”向“控制管理型”转变。会计目标的转移，使之更具广度和深度，渗透到企业经营的所有环节。会计与业务的一体化突破了信息处理与传递中时间和地域的局限，推进企业管理和各部门之间、各种业务之间的分工进一步细化，相互之间的关联越来越紧密。这些就要求财务管理和各业务管理系统“无缝连接”，完成并联产、供、销业务连贯，实现财务处理和业务处理的一体化，建立集资金、经营、技术、人才、市场等方面信息资源为一体的现代管理系统。
一、调查结果及分析
(一)、被调查对象基本情况
宁波亿六工艺品有限公司（以下简称亿六公司）是一家由台湾坚聪工艺品有限公司投资的独资企业。公司注册资金350万美元，地处浙江宁海新兴工业园区，专业生产各种席子系列，包括床垫、座垫、车垫、婴儿床、地毯等。公司设备齐全，工艺精湛，在同行中占主导地位。产品90%外销日本，10%远销台湾、欧美等地区，年产值达600万美元，是中国国内最具规模的花席生产地。它带动了整个社会在办公、家居、装饰、寝具方面的新观念，丰富人民生活，提高生活品味，给家庭生活注入更新、更美的舒适环境。
（二）调查的内容
工艺品行业具有它的特殊性，它有很强的销售时间局限性和原材料的地域局限性。原材料的品种不仅规格繁多，而且同一品种的原材料因采购的时间不同也应分开管理，而生产部门基本上是按照销售预测和产能进行生产的，这样就使仓库里的产品不仅数量很大，而且分门别类非常细致严格。从忱头席至凉席，从高雅型到普通型，从小号至大号，不同的产品，不同的型号，不同的原料，不同的花样设计，不同的制作工艺等等，归结起来数以万计。从表面上看起来都差不多，其实是千差万别。
刚开始企业规模小，产品种类少的时候，通过手工方式管理仓库还行。随着企业规模的不断扩大，新产品的不断推出，仓库管理的压力也随之越来越大。渐渐地，生产管理的问题也逐渐通过仓库管理暴露出来了。有些产品积压，有些产品没有了库存，生产和财务部门都未发觉。另外，由于仓库存货量难以及时准确地统计上来，给生产计划和产品成本的核算管理也带来了相当大的困难。
尽管亿六公司各个部门的运作很正规合理，但财务、仓库、生产、供应、工艺等各个环节之间信息资源仍然相对独立，没能形成一体化的集成管理。使得不能及时相互查询各自的信息，不便于企业内部的协作。其实相当一部分还只能通过手工置换的方式进行管理。就拿财务和仓库来说，一直以来，由于财务系统和仓库收发存系统没有连接在一起，数据在仓库收发存系统录入后，又要在财务系统再录入一遍。这不仅浪费了大量的人力，重复劳动，而且准确度也大大降低，无形中造成了企业经营成本的浪费。
此类现象在各个部门或多或少地影响了业务运行的效率。因此用友ERP系统的建设迫不及待地摆上了总经理的办公桌。而经过多方考证，亿六公司终于在2005年完成了ERP系统的设置。
该方案以销售管理为核心，有效实现企业财务业务一体化，协助企业加速资金周转，加强流动资产管理，提高企业获利能力，采用以市场为导向的理念，加强产品的市场分析和管理，将科学，有效的定量分析方法，运用到产品获利情况分析，企业获利能力分析，员工及部门业绩考核等方面，是融先进信息技术和科学管理思想为一体的管理解决方案。
（三）ERP系统应用的效果分析
1、该方案体现了面向企业供应链的管理思想，将企业的业务流程看作是一个紧密连接的供应链，可对供应链的关键环节进行有效管理，并采用领先的应用平台和技术平台，组件开发的思想，大型数据库，严密的安全控制。
2、该方案实现销售、财务、采购、决策支持和远程监控的一体化管理和协同运作，具有强大的分析和决策功能，动态的反映客户状况、销售、资金、成本费用等信息。
3、该ERP方案主要功能模块包括：基础设置、销售管理、库存管理、财务管理、查询及统计分析等。各模块之间数据共享，功能互补，协同完成企业资源管理。
采用了该ERP系统后，企业在实现信息共享、加强业务控制和利用信息加强企业管理等方面取得了显著成效。强大的系统分析功能，运用数据挖掘技术，以基础财务、业务数据为基础，进行期间分析、残质品分析、客户关系评价等管理分析，为企业管理提供定量分析支持。加强应收账款管理，加速资金周转，及时、准确的提供对外、对内报表，为利益相关者提供决策信息。满足财务和业务协同，实现企业信息共享，降低原始数据错误率，减低企业经济损失，保证统计信息真实性。强化客户满意与忠诚度管理，加强产品管理，满足市场需求。
总之，亿六公司工艺品生产经营管理系统能够直观、科学、准确、实时地反映公司采购、销售与库存管理中整体业务、财务、人力资源管理等数据，并能够及时监控和把握相关各部门的经营动作，做好物流、资金流、信息流等各环节的控制及资源管理，为公司的经营管理提供决策依据，增强经济效益和提高现代化管理水平，从而全面提升亿六公司工艺品的市场竞争能力。为企业管理提供了丰富的工具和手段，准确、及时地为企业提供各种对内管理报表和对外财务报表，在企业管理升级中起到了非常重要的作用。
二、存在的问题
1、该系统过于依赖操作技术，而忽略了在财务工作中进行具体操作的人这个因素，众所周知财务人员不仅要有全面的财务知识，还要求具备高尚的职业素养。该在操作人员的权限、密码设置等人事管理方而的不够完善，在应用起初问题还不大，但长久下去会使企业财务管理带来不必要的麻烦。
2、该系统过于重视销售和仓库及数据分析这些问题，而忽略了预算控制系统与结算控制系统的重要性。总的来说就是过于重视实际操作的问题，而忽略了内部控制制度。
3、用友ERP系统是用电脑系统操作，对系统维护的要求较高。且如果停电而企业又没有后备电源，整个系统将会瘫痪，从而导致各项工作的停顿，带来不可估量的损失。
4、用友ERP系统中对于内部控制制度的运用只在销售开票的应收账款定额中得到了应用，而对于生产车间原材料的领用及企业管理费用的控制则只字未提。企业的内部控制主要目标是维护企业资产安全完整，保证企业收支平衡，确保会计记账正确可靠，结合经济活动进行综合计划、调整、评价。内部控制是科学也是艺术，一个好的企业必会有一个完善内部控制系统，通过设计好的控制系统使控制信号能自动侦测，控制行为能自动产生，以达到实时控制的目的。
三、解决问题的几点建议
1、在企业日常管理中可设立财务部预算管理岗，制订“预算管理标准”，明确职责和权限。建立一套部门费用预算管理机制及激励约束机制，形成节约预算受奖，超预算受罚的良性循环。对企业管理费用的内部控制，其明细项目设置，力求简单明了，便于管理和分析。
2、各部门负责人“一支笔”审批制度和财务部门的最终审批形成合力，使预算一经确定，必须严格执行的“铁律”。有关领导的预算外核准权力使用，以不破坏预算刚性为限度原则上只给予总经理有一定额度的预算外机动财力，供应急时之需。部门预算执行中出现缺口，只能通过书面申请获得批准方可超支。并建立部门负责人重大财经安全一票否决制。
3、建立预算执行的核算、分析，具体有：
⑴ 改进核算办法，分属性、分部门、分明细项目进行核算考核，重点规划好少数几个频繁发生、支出额大的费用核算，合理设立费用明细项目“控制点”，加以归集，做到简明扼要，便于分析和控制。
⑵ 财务部门每月初向各部门负责人报送上月部门管理费用支出情况，每季度写出汇总分析报告，召集各部门负责人会议，分析公司费用预算执行情况，落实控制重点和措施。
4、要制订费用报销具体业务规程，务求详细、无遗漏和可操作性。例如： ⑴ 对出差费用，会议出差要凭会议通知、随团外出考察应凭日程计划和考察计划、学习培训应凭学习培训通知等进行审核。要求有出差计划和出差期间活动记录，记录每一地点办事内容。业务招待费必须书面说明招待内容，随支出凭据附上大额开支活动情况记录。客户来访接待由各相关部门接待，但对食宿、用车、日程安排等应由公司统一安排，按统一接待规格、支出标准办事。
⑵ 对计划外发生费用应说明原因并有负责人签字。又如，办公用品采购应事先制订采购计划，批量采购的直接向生产厂家购买，取得价格优惠和专用发票。实行定点采购与“货比三家”采购相结合，定点单位只有在货品、价格、服务等方面明显优于非定点单位，才可获得优先采购权。
