关于学生档案管理相关问题的报告
校领导:
根据学校新的机构设置,教务处没有设置学生学籍档案管理岗位,因目前此项工作还是在教务处,且面临2014届毕业生档案工作的整理、邮寄等相关工作。同时,为进一步规范管理学生学籍档案,使我校学生档案管理制度化、规范化、科学化。特向学校申请增设学生学籍档案管理人员一名,建立化标准档案管理室、增拔学生档案管理配套经费。具体如下:
一、学生学籍档案现状
1、档案管理工作包括保管往届毕业生遗留档案、学生查询档案去向、补办学生档案、新生进校档案收集归档工作,整理每年毕业生档案等事项。
2、截止至2014年我校共存有毕业生(未邮寄走)学生档案数为:05届15人,06届136人,07届170人,08届245人,09届130人,10届250人,11届27人,12届25人,13届49人,05至13届毕业生中休学退学等未领走档案数约300份。共计1347人遗留档案。2014届毕业生未整理档案4553份,2015届毕业生未整理档案有4780份,2016届毕业生未整理档案有3824份。
3、学校留存学籍档案12届4588份,13届3509份。12届以前的学生学籍档案已移交给院办档案室。
二、建立标准化档案管理室
目前学生学籍档案室设在211办公室内套间,共计有8届毕业生遗留档案,三个年级的在校生档案,数量共计约15000份左右档案,因场地面积和条件有限,既无法进行档案工作,又不具备防火防盗等功能,而且211办公室已经装载不了现有的学生档案。根据国家《档案法》相关要求,档案管理应设置独立档案室、配备密码锁档案柜30组。并按照相关要求进行装修。配置配套设施。
三、增拔配套学生学籍档案管理资金
因为2014年预算没有学生学籍档案管理相关经费,学生档案管理经费使用具体项目如下:
1、2014届毕业生档案邮寄费用4553人,每生12元,总计54636元。
2、整理档案耗材费用1万元。
3、标准化档案管理室的建设资金约15万元。
四、增设档案管理人员一名
根据学校新的机构设置,教务处没有设置学生学籍档案管理岗位,因目前此项工作还是在教务处,工作量巨大,内容繁琐,且档案工作属机要工作,不能出任差错,按相关要求必须配备专门的工作人员来进行档案管理、以及标准化档案室的管理、负责档案查询等工作。而且面临2014届毕业生档案工作的整理、邮寄等相关工作。特申请学校增设一个学生档案管理员岗位。
请批示!
教务处
二〇一四年三月二十五日