XX大学举办国际学术会议管理办法
第一条 为规范程序，加强管理，保证学校国际学术会议的办会质量，根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）的通知》（教外际„2006‟105号）等文件精神，特制订本办法。
第二条 本规定的国际学术会议是指由XX大学主办或承办，与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、报告会、论坛等会议以及双边会议和国际合作项目工作会议。
第三条 举办国际学术会议的单位（简称“举办单位”）为我校从事教学或科研的机构，具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力。
第四条 举办单位是国际学术会议的承办人和责任人，负责会议方案拟定、会议组织、会议预算编制、会务管理、与会专家邀请及接待、突发事件处理、会议学术成果收集及应用、会议宣传报道等工作。
第五条 国际交流与合作办公室（以下简称“国合办”）负责学校国际学术会议的申报及审批工作。举办单位须提前5个月将会议计划报送至国合办，由国合办上报广东省人民政府外事办公室等相关部门审批。获得批准后，举办单位方可对外宣布或承
–– 1 –– 诺。
（一）举办单位提交申办会议的书面请示文件，内容须包括： 1.举办国际学术会议的必要性、会议预期目标；
2.国际学术会议的中、英文全称；会议举办的时间、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；会议规模及拟参会外宾人数和名单（中英文姓名、单位、职务及论文题目等）；
3.会议的主题、议题及主要内容； 4.经费来源及预算；
5.有关境外国际组织介绍（中英文名称、该组织的章程、组织机构、历次活动、政治背景、对华态度及有无“一中一台”或 “两个中国”问题等）。
6.报批所需的其它材料
（二）国合办将相关材料报上级主管部门审批。
（三）会议批件下达后，举办单位须在会议举办前40天向国合办提交拟参会的国外及港澳台代表名单（含中英文姓名、护照、证件号码），国合办协助办理国（境）外代表来华签证及入境手续。
第六条 举办单位须于国际会议举办前2周内，将会议日程安排、与会国外及港澳台代表接待方案等报国合办备案。
第七条 举办国际学术会议应厉行节约、讲求实效，从严控 –– 2 –– 制经费支出，努力做到以会养会。国际会议的收入、支出等经费管理参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行„2015‟371号)及学校财务部门的具体要求执行。
第八条 国际学术会议结束后，举办单位须在1周内向国合办提交会议总结报告，总结报告应包括以下内容：
（一）会议名称、时间、地点、主题、主办单位、承办单位和学术负责人，与会中、外代表实到名单（港澳台代表单列），收到中、外论文数量；
（二）会议学术水平评价；
（三）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；
（四）会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议；
（五）印制或出版的会议论文集；
（六）是否出现意识形态问题以及解决情况。
第九条 本办法自发布之日起施行，由国合办负责解释。
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