库房管理制度
目
录
第一章
总
则 ............................................................................................1 第二章
第三章
第四章
第五章
第六章
第七章
第八章
第九章
第十章
组织机构及职责 ..............................................................................1 验收入库 .........................................................................................2 物资的保管 .....................................................................................5 出库管理 .........................................................................................6 退库管理 .........................................................................................7 帐卡与盘点管理 ..............................................................................7 库存控制管理 .................................................................................8 安全卫生管理 .................................................................................9 附
则 ............................................................................................9
山西永鑫煤焦化有限责任公司库房管理制度
第一章
总
则
第一条
为了加强永鑫煤焦化有限责任公司（以下简称“公司”）仓储管理，做好采购物资的出入库和保管工作，特制定本制度。
第二条
本制度适用于公司一般采购物资的出入库及储存管理。焦场、油库，以及直接储存于生产单位但不适合同时办理入、出库的大宗物资等的管理不在此制度规定范围。（焦炭发运及焦场管理，参见《焦炭储运管理办法》；其它大宗物品的出入库及盘点管理，参见《大宗物资管理办法》）
第三条
定义
呆料，即指物资存量过多，消耗极少，库存周转率极低的物资，这种物资可能偶尔会耗用少许，也可能根本不会动用。呆料本身是可用的，并保留原有特性和功能。
废料，指报废的物资，即已失去原有功能而本身无可用价值的物资。
第二章
组织机构及职责
第四条
仓储部负责出入库及库存管理的组织管理工作。
主要负责管理公司各类原材料、辅料、备品备件、设备等物资的入库、保管、库存控制、出库等活动，为企业的生产经营活动提供保障，为企业的发展提供服务，具体职能包括以下五个方面：
1．物资检验
（1）采购物资到货后，通知有关单位进行验收。
（2）对公司所采购各类物资进行入库前的数量清点、单据核对。 （3）检查公司所购物资的包装、外观、型号情况，做好记录。
（4）监督入库前的物资检验，将入库前物资检验的结果及时反馈给有关人员，以便及时做出相应处理。
2．物资出入库管理
（1）对出入库前的各类物资进行点数或过磅。
（2）办理各类物资的出入库手续，检查单据是否填制齐全，单据不全者拒 1 山西永鑫煤焦化有限责任公司库房管理制度
绝出入库。
（3）严把出入库物资的质量关：外购物资，只有质量检验合格才可办理入库手续。
（4）优化出入库流程，保证出入库工作的准确性。 3．物资存储保管
（1）规划存放区域，设计各类物资的摆放规则、位置，合理利用仓库空间及各类资源。
（2）各类物资的分类存放、整理和保管。
（3）各类库存物资，尤其是设备、备件等的保养。 （4）库区的公共卫生管理（防止各类物资受潮、变质等）。 （5）仓库的安全、消防管理（做好防火、防盗工作）。 4．物资定期盘点
（1）统计每日出入库物资数量，编制统计日报表，为采购、生产等部门提供准确的库存数据。
（2）定期对库存物资进行盘点，记录在库物资的各项数据，定期向财务部提交库存盘点数据。
（3）处理盘盈、盘亏、损失等情况。 5．库存控制
（1）核定和掌握各种物资的储备定额，并严格控制，保证库存合理。 （2）对各类物资进行动态管理，有安全库存要求的及时提出采购需求报告。 （3）对仓库内发生的呆料、废料予以及时申请鉴定和处理。
第五条
财务部监督采购物资的出入库状况，组织库存物资的盘点工作，做到帐、卡、物相符。
第六条 采购部在新购物资到货后，提前通知库房保管员安排卸货和验收。验收合格后，办理入库手续。
第七条 生产与设备部，协助库房管理人员做好设备的维护管理工作，对库房管理人员提供技术支持和设备维护服务。
第三章
验收入库
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第八条 采购的物资严格实行先入库、后领用的制度。物资入库前必须核对合格证、质检部门出具的质检报告、货运清单或发票等凭证，并进行验收。除了请购或使用单位参与验收外，以下人员应参与验收：
1．生产用原辅材料、耗材，应有使用部门、技术质量部人员参与验收，并按标准抽样检验。
2．生产设备及备品备件，应有使用部门、生产与设备部人员参与验收。生产与设备部主要参与重要生产设备及备品备件的验收。
3．安全类劳动保护用品，应有使用部门、安全环保部人员参与验收。 4．易制毒化学品，应有使用部门、技术质量部人员参与验收。 5．工程物资，应有工程管理部门人员参与验收。
6．其它物资，一般由库房管理员、使用或请购人负责验收，包括品质与数量的验收。
第九条
验收合格后，办理交接手续，依发票内容，逐一清点物资的名称、规格型号、数量。所到物资与发票内容一致，库房保管员接收物资后，采购人、验收人、库房保管员在入库单上签字盖章后。仓储科长复核后，在审核栏签字盖章。采购人报账时，必须附有入库单。
如果发现清点的物资与发票内容不符，应及时通知采购人员。库房保管员根据实际情况可以采取以下措施之一：
1．采购人员、库房保管员、验收人员依据实际验收情况开具验证单，并签字盖章。由采购人员重新开具发票后，再办理入库单。
2．将所到物资存放于待检区，并明确标识“待检”字样。由采购人员重新开具发票或退换物资后，再进行验收入库。
第十条
入库时未开回发票，依货运清单内容，逐一清点物资的名称、规格型号、数量。所到物资与清单内容一致，库房保管员接收物资后，依据实收数量及规格型号开具验证单。
开回发票，由采购人员填写入库单，库房保管员与验证单核对无误后，将验证单编号在入库单上注明，各方签字盖章。仓储科长复核后，在审核栏签字盖章。采购人携签字齐全的入库单报账。
如果发现清点的物资与货运清单内容不符，应及时通知采购人员。库房保管员根据实际情况可以采取以下措施之一：
1．采购人员、库房保管员、验收人员依据实际验收情况开具验证单，并签
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字盖章。
2．将所到物资存放于待检区，并明确标识“待检”字样。由采购人员重新开具清单或退换物资后，再进行验收入库。
第十一条
物资入库后，库房保管员应按照验收入库的物资明细，及时将入库物资的信息（定单号、名称、数量、规格型号、货位号等）录入电脑，登记台帐。
第十二条
属于验收未通过的物资，由采购人员联系供货商办理退换货，如该物资需临时在库房存放，则必须放在不合格品区，并明确标识“不合格”字样；属于尚未进行验收的物资，则必须放在待检区，并明确标识“待检”字样，不能与已验收入库的物资混放。以上物资放入“待检”或“不合格”区之前由货物交送人员办理相关书面手续，详细列出货物明细，注明“待检”或“不合格”事项，双方签字确认后各执一份。
第十三条
验收未通过、但可以降级接收和使用的物资，需要降级接收时，必须经使用部门、使用部门的归口管理部门、使用部门的主管副总审核后才能接收。
第十四条
以下物资可以直接发给请购或使用单位： 1．需要立即投入使用的物资。
2．易制毒化学品等，根据公司实际，需要存放于使用单位的物资。 3．搬运困难或占地较大不便于入库，且在短期内能投入使用的物资，实物可直接放在使用单位。
4．工程用物质，需要直接发往工地现场的。
第十五条
对于以上直接发给请购或使用单位的物资，必须按规定验收。验收合格后同时办理入库和出库手续，物资的使用权和管理权移交使用单位。
第十六条
对特殊急用而未验收入库即投入使用的物资（即，紧急放行），由责任部门填写申请，说明需紧急放行事由，报主管领导和总经理审批。否则仓储部门拒绝办理入库手续。
一般在下述情况下才允许紧急放行： 1．若不合格，在技术上可以纠正。
2．若不合格，在经济上不会发生较大损失或远小于不放行的损失。 3．若不合格，不会影响相关、连接、相配的零部件或设备质量。
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第十七条
验收不符情况的处理
对于物资验收入库过程中所发生的有关数量、质量、规格、品种等与采购申请存在不相符合的现象，库房管理员有权拒绝办理有关的入库手续，并将存在的情况向有关领导汇报，请示处理意见。如有关领导要求收下该批物资时，应由总经理审批，据实开具入库单。
其它情况处理如下： 1．超交处理
交货数量超过订购数量时，如属包装原因或买卖惯例，按实际数验收；超过10%时，应与采购人员联系，属于需要补交货款的，应将超交部分予以退回，如有特殊情况不予退回者，应由主管领导审批，同时入库数量按实际数量验收。
2．短交处理
交货数量未达订购数量时，以补足为原则，应通知采购人员联系供应商处理补足事项。如有特殊情况不予补足者，应由采购人员书面说明原因，主管领导和总经理审批。入库数量按实际数量验收。
3．退换货处理
对于检验不合格的物资，应由采购人员联系退换货。
对于检验合格已经入库的物资，如因公司请购或使用部门原因需退换货时，应通知采购人员与供应商协商同意后，报请主管领导审批后办理出库和退换货。
第四章
物资的保管
第十八条
物资的保管要根据其种类、特性，结合仓库或储存场地的条件，采用合理的方法放置，既要保证各种物资的合理储存，又要保证出入库和盘存的方便。
第十九条
物资储存要统一规划、合理布局、分类保管、编号定位。 原则上编号采取“四号定位”法：第一位表示库房或货场的编号；第二位表示货架或货场内分区的编号；第三位表示货架层次或货场分排编号；第四位表示物资位置或货场垛位编号。
第二十条
原则上，能够上架的物资均应上货架存放。仓储物资中具有存量大、占地广、体积不适合使用货架等特性的物资需要对其进行堆放处理。
第二十一条
物资堆放应当按种类、包装、体积、重量合理堆放，堆放要牢
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固、整齐，要留有工作道，便于保养、清点、收发。堆垛时，为方便计数，尽量采用整数化进行堆垛，即每一层货物的数量应一致，如“四四化”、“五五化”等，同时需要进行标注。
第二十二条
物资入库存放完毕后，应立即建立卡片，卡片上应记录物料名称、货位、入库和出库日期、进出数量和结存数量。卡片要挂在对应货位处，挂放位置要明显、牢固。
第二十三条
库房管理人员要根据库存物资的不同特性进行科学的维护和保养，经常检查库存物资的质量外观变化情况，发现问题及时采取措施或上报。做到“七无”、“十二防”，即：无差错、无损坏、无丢失、无霉烂、无腐蚀、无鼠虫害、无杂物，防火、防水、防盗、防爆、防晒、防尘、防腐、防锈、防蛀、防电、防磨、防变形。
若因保管不善、不按规定进行维护保养，致使所管物资损坏、丧失使用功能或丢失的，视情节轻重给予物资价格10~30%的处罚，并赔偿经济损失或开除。
第二十四条
对易燃、易爆、剧毒等危险化学品的保存，要严格按照国家有关规定及公司有关制度执行。
第五章
出库管理
第二十五条
物资出库必须严格按照先办手续后出货的原则执行，并保证发货手续齐全、完备。各单位派2-3个相对固定的人员来库办理物资出库，库房保管员凭领用人出具的领用单，认真核对内容是否填写清楚、完整以及是否有相关领导人的审批后，根据先进先出的原则出库。领用单应注明物资名称、品种、规格、型号、数量、单价和用途，并经相关人员签字审批：
1．劳保用品，由各部门根据各工种规定的额度集中领取，领用单由安全环保部审批。
2．办公用品的领用，限额内由各单位负责人审批，限额外由公司办公室主任审批。
3．生产用料，凭生产计划和领用单领取，计划内用料由部门领导审批；计划外用料，经生产与设备部审核后，由总工或主管副总审批。
4．固定资产类生产设备的领用，由生产与设备部审核签字后，库房方可发放。
5．工程物资：
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（1）计划内的材料，由施工单位填写领用单（公司工程领用单），盖单位公章（或协议约定的其它章）后直接到库房领用；
（2）计划外的材料，由施工单位填写领用单（公司工程领用单），盖单位公章后（或协议约定的其它章），经项目部审核和工程管理部审批后，方可领用；
（3）设备，由施工单位填写领用单（公司工程领用单），盖单位公章（或协议约定的其它章）后，经项目部审核和工程管理部审批后，方可领用。
6．对于专项申请物资，均应由请购部门领用。
第二十六条
出库凭证经复核无误后，与编号货位进行对货，核实后核销物资明细卡上的存量，按先进先出的原则备货。库房管理员按领料单上的品种、规格、型号、数量认真清点后，将出库物资与领用人员当面交清。领用人员在出库单上签字确认。物资出库后，库房管理员及时更新台帐。
第二十七条
对于一切手续不全的领用事项，库房管理员有权拒绝发货。 第二十八条
需交旧领新的物资，属于用新物资替换坏旧物资的，执行“即交、即领”原则。旧物资暂不能交回时，领料单位要写明原因，定出交旧时间，经仓储部同意后方可领用对应新件。
交旧领新范围见附件一。
第六章
退库管理
第二十九条
领出物资后如果出现内在质量问题、规格不符、使用变更或成单位制的剩余时，应该及时退库。在办理退库前，使用单位要妥善保管剩余物资，不可使其损耗、变质。
第三十条
退库物资必须性能、外观均不影响使用的方可退库，必要时应由使用单位提供必要的质检合格证明。经检验不合格的物资，不办理退库，按修旧利废物资进行处理。
第三十一条
对于在工程项目中严格按技术要求和预算采购的物资，由于工程管理人员的努力，节省下来并办理了退库，要给相关人员一定比例的奖励。
第七章
帐卡与盘点管理
第三十二条
物资入库后，库房管理员应建立实物保管明细账，登记物资进 7 山西永鑫煤焦化有限责任公司库房管理制度
库、出库、结存的详细情况。在建工程的物资领用，应每月统计月报表，报送工程管理部。
第三十三条
实物保管明细账必须严格按照物料的出入库凭证及时登记，填写清楚、准确。记账发生错误时，按划红线更正法更正。
第三十四条
物资入库后要及时建卡，并随物资的进出随时登记。卡片上应记录物资名称、货位、入库和出库日期、进出数量和结存数量。卡片要挂在货位对应处。
第三十五条
库房保管员对于所保管的库存物资应经常核对，保证账、卡、物相符。每日根据出入库凭证及时登记核算，每月必须对库存物资进行实物盘点一次，并填报库存盘点表，报送相关部门领导和财务部。
第三十六条
定期进行盘点后，有帐实情况不符时以实际库存为准，并且必须如实记录并上报。存货的盘盈、盘亏和毁损应及时查明原因，分清责任，并按以下程序处理：
1．盘亏及毁损存货金额在5000元以内的，由财务部提出处理意见，公司总经理办公会审议批准。
2．盘亏及毁损存货金额在5000元以上的，由财务部提出处理意见，公司总经理办公会审议通过后，报公司执行董事批准。
第三十七条
积极配合财务部做好全面盘点和抽点工作，定期与财务部对账，保证账表、账账、账物相符。在财务部门的组织下，及时处理超储、呆滞物料，节约流动资金。
第八章
库存控制管理
第三十八条
做好仓储与供应环节的衔接工作，在保证合理储备的前提下，力求减少库存，并对物资的利用、积压等情况提出处理意见。
第三十九条
结合盘存，对现有库存进行分析，根据各种物资的使用频率和采购周期，优化库存，并对呆、废料申请进行鉴定和处理，减少对储存空间和资金的不必要占用。
注意记录消耗有规律的物资的种类和明细，不断完善库存定额和消耗定额。
第四十条
呆、废料的处理：
1．仓储部在盘点过程中统计呆、废料，编制呆废料明细表；
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2．财务部组织调查呆、废料产生的原因，并组织拟定处理方式和期限，报主管副总和总经理审批；
3．审批通过后，根据处理方式进行处理。
第四十一条
需要留有安全库存的，结合采购周期和生产消耗制定安全库存量，并建立物资安全库存管理台帐。
第九章
安全卫生管理
第四十二条
切实做好安全保卫工作，严禁无关人员进入库区。
第四十三条
确实做好防火安全工作，库区内严禁吸烟，严禁明火作业。对库区的电灯、电线、电闸、消防器具、设施要经常检查，发现故障及时维修排除。
第四十四条
所有库房必须按规定配备一定数量的消防器材，同时每个库房保管员要会熟练使用。库区配备的各种消防器材和工具，不得私自挪用。
第四十五条
仓库环境卫生要每日清扫并作好保持工作，每次作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。库房内要做到“两齐”、“三洁”，即：库容整齐、堆放整齐，货架、物品、地面清洁。
第十章
附
则
第四十六条
本制度由仓储部负责解释，自发布之日起施行。
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附件一：交旧领新范围
一、交旧领新范围
1、所有工具、测量器具
2、轮胎
3、各种电线电缆、接触器、开关、制动器
4、各种电话线、对讲机、通信线缆
5、各种测温仪、热电偶、传感器、节能灯
6、硒鼓、模块、鼠标、键盘、电源、主板、显示器、主机
7、含有金属的材料、轴承等
二、交旧比例
1、贵重金属、电器柜、有色金属件100%
2、测量器具、工器具100%
3、电线电缆≥70%
