郑重申明
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《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》
摘要
本文主要描述我在实习单位的工作经历和实习中遇到的有关外贸跟单的问题，在短短几个月的实习中，我不仅熟悉了该工作的流程而且进一步的了解到外贸跟单的实际情况，更使得我从一个初出茅庐的学生，逐渐的熟悉了公司的组织结构、业务范围、人事关系、企业文化，在不同的岗位上锻炼，跟着不同的经理学习，极大的开拓了我的眼光，积累了更多的业务知识，提高了工作能力。跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一，从具体的跟单岗位着手，以此总结自己对跟单岗位的理解和认识，以及一些在具体岗位上的心得体会。
关键词：跟单员；业务流程；学习
《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》
目录
1 公司及工作职位的简介
1.1公司的介绍 ………………………………………………………4 1.2外贸跟单员主要的工作 …………………………………………4 2 外贸业务跟单流程
2.1外贸业务跟单流程图 …………………………………………5 2.2武陵锰业业务跟单操作及步骤 ………………………………6 2.3外贸跟单业务应注意的问题 …………………………………8 3 实习总结 ………………………………………………………………9
3.1收获与体会 ……………………………………………………9
参考文献 …………………………………………………………………11 《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》
公司及工作职位的简介
1.1 公司介绍
重庆武陵锰业有限公司是由重庆乌江实业（集团）有限公司投资组建的新型现代化企业集团，是乌江实业集团积极顺应国家电力体制改革，坚持“电矿并驾发展，产业多元并举”发展战略而组建的现代企业集团,目前为乌江实业集团中电力、锰业、贸易三大支柱产业之一，也是秀山县实施“打造锰业航母，培育世界锰都”战略的龙头企业。公司成立于2003年，注册资本1亿元，总资产4.8亿元。下辖溶溪3万吨电解金属锰厂，控股秀山涌图铁合金有限公司，是集科研、设计、生产、加工、销售为一体的大型企业集团。 公司拥有外贸出口经营权，建立起了遍及全国销售网络，构建了极为广阔的国内、外销售平台，产品远销美国、法国、德国、巴西、加拿大、澳大利亚、荷兰、俄罗斯、韩国、日本等国。
1.2 跟单员主要的工作
跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。跟单员的工作可分为三个阶段，贸易合同磋商阶段、贸易合同订立阶段、贸易合同履约阶段。在合同磋商阶段，我主要负责协助公司的跟单员准备货物的详细资料、价格表及客户要求的相关产品说明信息，在贸易合同订立阶段我们主要是协助外贸业务员对草拟的合同内容进行认真的审核，就有问题的部分及时通知客户进行修改，在履约阶段我主要的工作是协助公司的跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪，在合理的时间把合格的货物交到买方的手中，跟踪的要点是生产进度，订舱，货物报关，安排装运、退税等。
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外贸业务跟单流程
2.1外贸业务跟单流程图
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2.2武陵锰业业务跟单操作及步骤
2011年11月重庆武陵锰业有限公司以FOB价格条件向美国某公司出口1000吨电解金属锰，以每吨300美元的价格成交，总金额300000美元，双方约定以T/TF方式支付货款，交货时间为12月1日，作为公司的跟单员主要协助完成如下的工作：
步骤一：制作合同
《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》 根据客户的要求及双方达成的条件制作合同，客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待订金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不上交货期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱事宜，我方于2011年11月3日签订了贸易合同。
步骤二：商检
根据合同的规定由我方在指定的机构进行货物检验，并提供相关资料，如包括外销合同，装箱单，发票。11月4日我方向当地商检局申请办理了商检，并取得了传真换证凭条，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的 委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。
步骤四：报关
11月15日我方将填写报关资料寄给了报关行，让货代帮忙报关。报关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单，报检委托书，换证凭条等其他各地海关要求的资料。(最好在提供一份已打印好的外销合同、装箱单、发票的基础上，再提供一套空白这三份单证给报关公司) 步骤五：拿单
货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，THC费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。11月19日我方取得了正本提单，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以寄一份委托书给货代，让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。
步骤六：通知客户
11月19日货物开船后，我方发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。
步骤七：催款寄单
《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》 为了保证我方及时收到货款需要我方在拿到提单正本后，扫描复印件及时电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单(数据应与提单上一致)，发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。
步骤八：退税
我方于12月15日办理了相关的退税手续，完成了该笔交易，退税手续一般在报关后一个月左右时间，报关行或货代会将报关底联及核销单、退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单及其他税局要求的资料后就可向外汇局办理退税了。(主要资料有：报关单退税联、核销单、增值税专用发票、银行水单、外销合同、装箱单、出口发票(非报关发票)、装货单、出舱单、提单)
2.3外贸跟单业务应注意的问题
在外贸跟单业务开发阶段的初期，作为出口锰矿类货物的跟单员，我们不仅要熟悉公司的运行状况，而且我们还要熟悉相关产品的详细情况，以便与客户更好的沟通、洽谈，在谈判阶段我们把握好各方面的利益，要注意提出合理的价格 ，以便促成交易，例如在前一阶段墨西哥一公司向我公司订购一批，由于我公司提出的价格过高导致交易的失败。在交易的 《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》 阶段，作为公司的跟单员应协调业务员和客户签订合同，这就需要我们细心和谨慎，在履约阶段我们要注意出货和交货时间的合理，因为我们出货太早会有库存积压，我公司原则上规定库存期不能超过3天，同时我们也不能错过了火车出运的时间，因为目前我公司大部分货物的出口都是铁路运输，一方面其运费低节约成本，另一方面铁路运输的运量大，能基本满足客户的需求，作为跟单员在交易的后期阶段我们也要做好与客户联系，维护双方的关系，以利于双方的长期合作，另一方面也利于我公司根据市场的变化改进我公司的生产结构，提高产品质量，例如美国某公司在2011年11月向我公司购买了一批电解金属锰，之后连续两次向我公司订购同样的货物。
实习总结
3.1收获与体会
转眼来到武陵锰业有限公司实习了三个月了，在这三个月里，我学到了不少的东西，无论是在工作上还是在与人交往上都给了我很大的一课。
《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》 我们公司主要是出口电解金属锰的，而我们便是美国客户指定的供应商，而我所在的这一组恰恰是负责跟这个最大客户做直接洽谈的。我们这一组要求很高，据我了解，我们公司成员英语都过了六级，而我还只有三级。我想我可能比较幸运，所以我一进去我工作特别卖力，做得也比较吃力。每个新成员在刚进公司的时候都会有人带着操作，我则由小组的组长带着，一开始，每天都坐在他身旁，早上看他打开邮件，全是英文，我看着他快速的回复，基本上半小时他就回复完所有的邮件。惭愧之余，我更细心的去学习。每次他接听电话的时候我都会伸长耳朵去听，听他这么去跟客户交流，这么去跟工厂协商，谈判技巧也在慢慢滋长，偶尔他工作空闲的时候，他会告诉我跟单的工作流程，公司的产品，公司怎么运作，我们的客户主要是哪些，我们的工厂要怎么去控制等等。一周后，我不再是以旁听的形式坐在他旁边了，我有了自己的办公桌，有了自己的电脑及一切所需办公设备。我开始用OUTLOOK，我们这一组成员发的邮件都会抄送给我，一段时间后，我熟练了很多。慢慢的我似乎摸索出了一点工作头绪，我不再对电解金属锰的样品怎么跟客户形容而苦恼。
工作，其实并没有太大难度。只要会一定英语，肯钻研，很多人都可以胜任。问题是像我们跟单这种工作是非常繁琐的，好在我们公司有着自己的工厂，属于自己生产自己销售。所以，当我们需要样品的时候就不会遇到刁难，在一点程度上减少了一些琐碎的事情。
我在公司的上班时间是上午九点到下午6点，虽然有双休，但是要是有工作的时候也是需要加班的。而且又由于我们这一组主要负责美国这个大客户，故特别忙，每个周末也基本是要加班。但是我也一点都不觉得累，因为我可以学到更多的知识。组长也是这样对我说：你是新人，周末加班就可以多多学习。后来我才恍然大悟，什么是学习根本就是要你天天上班。而且是作为新人，我也没有抱怨的资本。
跟单的 步是至关重要的。在做好制单后就要把这些制单拿到样品制作部，样品制作部会根据制单上的信息进行制作样品，等到我们小组拿到样品，我们再把样品寄给美国客户，得到美国客户满意的答复后就开始大量的生产，在这个过程中，我们小组也在不断跟进其进度和质量，保证产品按时按质的完成，以求让客人满意。当批量生产完成后就等着出货了，这也就接近了跟单流程的尾声，当活走完时，一次完整的跟单就结束了。
在实习期间经历了好多事，也处理过好多问题，想过、看过、做过、高兴过、也沮丧过，百感交加，同时也让我学都到了很多东西，具体有一下几点：
一、学会如何更好与人沟通
跟单的工作比较繁杂，琐碎，它需要接触的部门最多，基本跟每个部门都会有接触，从业务，物控，仓库等等。跟单它既不属于高层也不属于最低层，它处于中间，所以这其中要很好的学会与人沟通。这是我实习当中体会最深的一点，很好与人交往，学会做人，在工作中还是生活中，它都起到了至关重要的作用。
二、其次，我觉得方法很重要，最开始做事的时候，没有计划性，也没有正确的方法，对整个流程和细节不熟悉，做事总会事倍功半，后来慢慢碰了几次壁，摔了几次跤，终于体会到要先学会怎么样把一事情用最简单的方法最快的效率去把它做好。
三、再次，学会学习，专业知识与实际结合，提高素质能力
在工作中总是会有很多问题出现，很多东西都是自己从没有接触过的，这就需要向同事学习，多问，共同探讨共同学习，有时候他们说的一句话，一些指引，会让你少走很多弯路。在学校学习的时候，虽然学习了外贸跟单的知识，可那仅仅只是一个理论的了解，在现实当中会比书上讲的更多更复杂。有了实际操作经验，对于以前的知识有更好的理解，也对外贸跟单有了更深的认识，对跟单这份工作也有了更深层次的了解。
《重庆武陵锰业有限公司外贸业务跟单操作与分析》 通过在职的三个月里，每位同事都会耐心的跟我讲解业务知识。在出现错误的时候，领导和同事本质体谅和教育的原则，避免伤害自尊心。鉴于优异的内部环境和外部环境，我在逐渐的进步，已经融入了这个团队，但是在工作上和自身能力上还有很多需要改进的地方，我深感自己的不足，我会在以后的工作学习中更加努力，取长补短，虚心求教。相信自己会在以后的工作中更加得心应手，表现更优异，不管在什么地方任职，都会努力做出色。
参考文献
[1] 姚大伟.国际商务单证理论与实务.上海交通大学出版社，2009-07-01 [2]全国国际商务单证专业培训考试办公室.国际商务单证理论与实务.中国商务出版社，2010.03 [3] 海关总署报关员资格考试教材编写委员会.报关员资格全国统一考试教材（2011年版）.中国海关出版社，2011.06 [4]童宏祥.外贸跟单员实务.上海财经大学出版社，2011.01 [5]陈岩，国际贸易实务.清华大学出版社，2009-01-09
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