小型会议
通过这段时间在《办公室管理通识》这门选修课的学习，在老师的耐心指导下,加上个人的不懈努力，我已逐渐了解了办公室的工作，同时也对如何做好办公室工作有了更加深入透彻的认识和体会。最让我觉得有趣的就是怎样策划小型会议，虽然会议是小型的，但也要做好各方面的准备，不能有一丝马虎，这样会议才能很好的进行。
会议是指有领导、有组织地商议事情的集会，在现代社会中是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。它的使用非常普遍。通常小型会议包括办公会议、座谈会、双边或者多边的商谈会、经验交流会等等。
小型会议是市场运作的基本形式，是从事新时代事业的基本功之一，是传递信息、传授业务技能的场所。
小型会议简单实用、灵活易行，容易复制；能够提高工作效率，直接而有效地发现问题、解决问题。
小型会议的策划方案可分为：会前准备工作、会中接待工作、会后工作。而这些工作，光靠一个人是很难完成的，所以必须成立小型会议筹备小组。筹备组大致由以下成员组成：筹备组组长、后勤处、秘书处。组长负责全过程的协调、安排工作、后勤处负责联系各种会议所需的备品，包括联系会场、摄影、投影及会议礼品、水果、鲜花等等。秘书处负责整个会议的软件部分，包括起草各种文档、接待、协调等工作。
（一）会前准备工作
（1）确定会议议题。会议议题是会议讨论的问题、决策的对象。
（2）拟定会议议程、日程及程序。议程，是会议所要通过的文件、解决的问题的概略安排；日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短的文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。
（3）准备会议各类资料。会议资料包括：会议发言稿、报告、会议通告等等。
（4）提出与会人员名单，竟可能的详细。
（5）选定会场。会场大小要适中，以每人平均2~3平方米为宜。
（6）会议经费预算。预算内容包括：住宿费、餐费、会场租赁费、文件印刷费、车旅费等等。
（7）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，应尽早发出开会通知，参加人数较多或较庄重的会议宜发书面通知并请与会者回函确认。秘书应该根据会议的特点,将会议的日期、时间、地点。内容、名称、被通知者名字、所在部门、所在职务等等内容排列成引人注目的非常规范的格式。如有改动要在第一时间通知到场嘉宾，不要让他们白来一趟。
（8）制定会议须知。内容主要包括会议保密纪律、请假制度、作息时间及其他注意事项等。会议须知是否制定可视会议情况而定。
（9）布置会场。小型会议的会场布置要求简单使用。确定会场布置形式，日常工作会议的会场布置多呈圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形等；座谈会、讨论会的会场布置多呈半圆形、回字形、U字形、口字形等；培训班类型的会议会场布置多为设置讲台或讲桌的教室形。座次的安排遵循中间高于两边、左边高于右边、前高于后、远离门的高于离门近的等规律。
（10）制发会议证件。会议证件可分为会议正式证件和工作证件两大类。会议正式证件可分为：代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬证等。工作证件可分为：工作证、记者证、出入证、汽车证等。
（11）了解与会者的基本情况。与会者基本情况：单位、姓名、职务、性别、民族、抵达时间、抵达方式、日程安排等。
（12）落实检查会场的情况及其他事项。会场情况：照明、扩音、服务、录音、会场鲜花等，会议资料的分发及摆放。
（二）会中接待工作
（1）接站及协助与会者入住并通知与会者活动日程安排。
（2）安排好与会者开会期间的食宿。
（3）会议进行时密切关注会场设施设备（照明、扩音、录音、录象、电子文稿演示等）的运行，督促服务人员的服务工作。
（4）及时征求与会者意见并满足其合理要求。
（5）当一切准备工作全部到位后，或许会有提前到的嘉宾，这时一定要做好接待工作，不能让客人感到冷场。
（三）会后工作
（1）征求与会者对接待工作的意见，并做好记录。
（2）将订购的返程票交到与会者手中。
（3）协助与会者结算费用。
（4）落实返程安排及送行车辆并送站。
（5）通知来宾单位接站。
（6）将会议的有关文字材料整理归档。会议记录的格式：会议组织情况要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人，会议记录内容：会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等。
（7）印发会议纪要、会议决定事项通知。
小型会议看似简单，里面却大有学问，不是随随便便就能策划好的，要经过周密计划，才能如期顺利的进行。在会议开始前还要想到一些突发事件并想出这些突发事件的解决方法。有丰富工作经验的人对此不会多虑，因为经历本身给予相应的解决之道。但作为初学者，在会议之前，我们可以通过想象感悟和体会自己的假设性突发事件和解决方案。
虽然这门学修课只有短短的几个星期时间，但我学到了很多，让我受益匪浅。或许在不久的将来我能够把这几个星期学到的知识学以致用。
参考文献
1.《办公室日常事务管理》,梁涛 著，2003年出版，黑龙江出版社
2.《行政秘书手册》
