1.销售提供销售合同，准备签订外贸合同。如果是内贸则无需签订。
2.根据销售合同的内容，在外贸合同中确认货物名称，型号，价格等。注意原产国，保险，装运时间，起运港，目的港，付款方式，保修时间，延迟交货处理，还有文件条款等等。银行费用的承担方向外贸公司提出由双方共同承担，如果外贸公司不同意，那么取得销售同意后与外贸公司签订合同。
3.外贸合同草稿完成后发给销售确认，如有英文内容需把主要条款翻译成中文让销售核对。确认无误后让对方盖章把合同寄过来。
4.收到对方盖章的外贸合同后，与原稿校正无误后拿给许总盖章签字，回寄给对方。自己留一份正本存档，扫描电子版发给销售，财务，商务人员。
5.外贸合同签订完毕后，把免税资料发给外贸公司督促其尽快办理免表。一般免表会在一个月左右的时间办理完成，如果超过一个月外贸公司免税还未办理好，需要主动跟踪询问为何还没有办理完成，是否需要提供其他资料参考。
6.外贸公司免税办理完成后，索要免表存档。并且联系对方开立信用证给我司，如是TT的付款条件，则催促对方打预付款给我司。
7.收到对方的信用证草稿件时，仔细核对公司信息尤其是离岸公司账户信息，另外确认货物名称，型号，价格等。注意原产国，保险，装运时间，起运港，目的港，付款方式，保修时间，延迟交货处理，还有文件条款等等。注意与外贸合同一致。
8.信用证条款核对确认无误后，告知对方可以按此草稿件开证。一般正式信用证在三个工作日内可以开出，存档到项目编号项下的文件夹。
9.收到信用证或者TT预付款后，通知采购人员准备合同中货物的采购。注意告诉采购信用证的相关要求，尤其是不要超过最迟装运期。
10.备货完成后，通知对方外贸公司。同时联系货代，准备提货。告知货代提单，保险单的相关要求。以TT方式结算的，通知对方准备打款。在收到财务款项后再准备装船事宜。
11.核对提单保险单是否符合信用证要求，比如装船方信息，收货方信息，通知人信息等都要严格比照信用证要求。装运港和装运时间，以及运费支付方式，货描唛头数量出单日期保险条款赔付地点保险金额贸易条件等等信息都要一一确认，保证和信用证相符后让货代拉正本提单和保险单。催促货代把正本单据立刻寄给我司上海地址，并把电子版的单据以邮件形式发给外贸公司，做正式的装运通知。
12.以信用证方式结算的，收到正本提单和保险单后立刻准备信用证要求提交的所有单据。例如箱单发票原产地证等等。记得复印两份，一份在商务部留档一份交给议付行。完成交单后通知外贸公司，以便于外贸公司及时赎单。并且邮件通知许总抄送商务部，告知其交单项目以及应收金额。
13.如果是我司负责清关，收到提单后立刻做清关单据，即箱单，发票，申报要素，报关委托书，报检委托书。敲章后寄给货代准备清关。一定要在货物到港后立刻寄报关单据，否则会有仓储费滞报金等额外费用产生。如果是外贸公司负责清关，则在货物到港前把箱单发票做给外贸公司。通知对方准备清关，一般需要五天左右。
14.如果我司负责清关，货代清关完成后通知用户，并及时安排送货。送货完成后通知业务员，让业务员安排相关技术人员前去安装和培训。如果是外贸公司负责清关，打电话联系外贸公司，确认他们送货完成后通知业务员，让业务员安排相关技术人员前去安装和培训。但是在安排技术人员前去培训之前，需要确定货物已经完成商检或者确定不需要商检。否则就要告知用户和技术人员暂时不能拆开包装，要等商检完成后才能安装机器。
15.技术人员安装和培训完成之后，如果货物没有质量问题，向技术人员索要验收申请单和设备安装报告。
16.如果是TT付款方式，则按照合同规定，凭验收单催促对方打尾款给我司。如果是信用证，
则把验收申请单，汇票，交单联系单盖章寄给银行， 同样需要复印件。邮件告知许总抄送商务部具体项目和应收金额。
17.实收款项如果少于应收款项，是TT的话要和买方确认为什么少打金额。是信用证则需要和银行确认具体扣款在哪些方面，比如银行手续费电汇费多少，不符点多少，有哪些不符点。这些都需要总结并告知商务部领导知晓。
