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跟单员岗位职责，操作流程指南
2011.09 VERSION 1
2014.08 version 2 revised
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第一部分
跟单员操作流程指南
跟单员要求有责任心，有紧迫感，有大局观；工作准确、彻底； 吃苦耐劳，有奉献精神。状态要稳定。
跟单工作大致可分为三大块。内容平行交错，时间齐头并进，关系衔接紧密。任何一项延误都会拖累交期。
一．面、辅料筹备: 报价-打样-确认-订购-分发
二．样衣筹备: 打样-确认-意见跟进-封样-传达
三．客户服务、文件资料筹备和大货生产管理： 订单跟进服务-生产通知单(面,辅料卡)筹备-大货生产安排,跟进,验货,出货(含船务,文件)
一.面、辅料筹备
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1.建立文件分类夹
得到订单后，首先每单建立独立《文件分类夹》，标明款号或订单号，方便查找。原则上每单一个《文件分类夹》。
2.缮制《售货确认书》和《订单数量统计表》,并生产主管并存入相应订单文件夹。
F:\\K disk\\order management\\经典表格\\订单数量统计表2014-02-22.xls F:\\K disk\\order management\\经典表格\\售货确认书.xlsx
3.读资料提问并建表
仔细阅读资料并结合样衣理解客户订单要求，并提问。所有问题必须一次性提出。尽量分单提问，即一个订单一封邮件。因为客户大多分单管理邮件。
两天内做出《面料计划表》和《辅料计划表》，《物料明细单》。 并将《物料明细单》与工厂共享，并在此表持续更新物料进度。
一定要结合样衣多看资料。记住做的衣服，不是文件。反复检查计划表，谨防遗漏物料。各种表格必须交叉检查，以减少失误。
F:\\K disk\\order management\\经典表格\\辅料计划表法国单.xls F:\\K disk\\order management\\经典表格\\面料计划表.xls
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4.安排物料询价、打样
-接到订单两天内安排面、辅料，绣、印花询价并打样；使用《面料打样单》和《辅料打样单》、《面料报价表》、《辅料报价表》，并做登记。至少找两家供应商询价，打样。比较面、辅料价格、质量，交期后，择优选用供应商。 F:\\K disk\\order management\\经典表格\\面料打样单.docx F:\\K disk\\order management\\经典表格\\辅料打样单.docx F:\\K disk\\order management\\经典表格\\面料标准报价表.xlsx F:\\K disk\\order management\\经典表格\\辅料标准报价表.xls
-物料价格核对
得到报价后将实际物料价格与接单时《成本表》比对，及时向主管或经理反馈信息、意见和建议。将物料价格控制在成本核算范围内。
-打样确认的时间表
接到订单15天内完成面料确认（包括色样，品质布等）。 接到订单15天内完成辅料确认。
通常订单，接到订单35天内所有物料到齐工厂，产前样确认，生产资料备齐。达到开工状态。
5.面料一般要做色小样（LAB-DIPS）,品质布样（QUALITY SWATCH）. 满印布料和色织布一般做手刮样（HANDLOOM）. 为方便管理，假毛，罗纹，棉花等物料亦划归面料部份控制。
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-色小样用于客户确认颜色，耗时约3天。超时必须催促。色小样可根据PANTONE色号来打样，也有客户提供布块作标准色。要求颜色正确。供应商提供一式3份
-品质布用于客户确认品质，耗时约1-3天，超时必须催促。要求品质正确。供应商提供一式3份。
-手刮样用于确认花型，颜色和品质。耗时约7天。超时必须催促要求供应商做一式3份。要求品质，颜色均正确。
6.辅料通常要提供：拉链，扣子，织带，绳子，唛头（主唛，洗水成份唛，装饰唛等），挂牌等样品给客户确认。根据客户的要求，可能会有不同，要灵活处理。
-辅料打样所需时间不等。织唛约3天，印唛约2天，开模金属件（四合扣，工字扣，拉头，金属章等）约7天，染色织带约5天，化纤织带约3天。要求品质，颜色正确。
-开模件，通常要先发开模电子稿给客户确认，再开模。数量大的开模件，不应支付开模费。数量较小，也要与供应商交涉，争取省掉开模费。
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-拉链是系辅料中价值高，要求严格，至关重要的物料。必须按《拉链操作规程》订购。通常提供品质样拉链，和色样码带给客户确认。
-印、绣每次打样数量6个。唛头、挂牌最少15个。拉链3条。扣子、汽眼、撞钉50套。
7.寄样：
-收到物料样品，先判断能否寄出。合格品当日寄出；不合格品不能寄出，当日安排重做。
-判断标准：
色小样：颜色90%以下接近为合格（或4级以上色差，使用灯箱和灰度卡判定） 品质布（手括样）：参数正确（包括纱支密度，克重，后整处理，涂层类别等），外观良好，手感正确，视为合格。工具可使用照布镜，刻盘，电子称。
-色小样和品质布通常一式3份，其中两份寄客户，一份留底。如客衣有特殊样卡格式，则粘贴于其样卡。否则，粘贴于本公司样卡上。样卡分为《色小样确认卡》，《品质布确认卡》，《辅料确认卡》。
如何填写确认卡 《色小样确认卡》：
尺寸：每块色小样不小于3X3CM.
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必须填写项目：客户及联系名称（有时会填写国外最终客户的名称和联系人），日期，订单号（或款号），英文颜色名，PANTONE色号，布料的成份，名称，参数规格，寄样的次数，色小样上要编号以防寄样途中从卡上滑落混淆。
《品质布确认卡》：
尺寸：最小要达到刻盘刻圆之需要。
必须填写项目：客户及联系名称（有时会填写国外最终客户的名称和联系人），日期，订单号（或款号），客户对此布料的特有编号，布料的成份，名称，参数规格（包括纱支密度，克重，后整处理，涂层类别等），寄样的次数，如有多种品质供选择，则要编号以防寄样途中滑落混淆。
《辅料确认卡》：
数量：每种物料最少1个。
必须填写项目：客户及联系名称（有时会填写国外最终客户的名称和联系人），日期，订单号（或款号），客户对此辅料的特有编号，写明请客户确认的项目（如请只确认品质，或者请确认品质和颜色及尺寸大小），辅料名称，寄样的次数，如有多种品质供选择，则要编号以防寄样途中滑落混淆。
留底的卡上要标上物料的供应商名称，以防混淆。 附样卡填写模版供参考。
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-每个客户开立一个物料夹，并将留底存入其中。存档期为三年，以便翻单使用。所有寄出的物料均需留底，以备订购大货时使用。留底的物料至少有两个（订购大货时返给供应商一个，自己留存一个用于核对大货品质）。绣花，印花至少留存三个（返给绣、印花厂一个做大货生产参照，给办公厂一个用于核对大货，给QC一个用于检查大货准确性，自己留存一个核对品质，颜色）。 切记不可偷懒疏忽，否则后期订购大货物料及大货生产风险巨大。
8.确认
-意见催促。通常寄样后7天即可催促意见。
-客户回复意见后，必须将意见批注在留存的面、辅样品卡上，以方便查询。批注格式为；“意见内容”-“日期”-“给意见的方式”，举例： “确认红色A-2014-08-06 EMAIL”
“四合扣颜色应为古银色，其余OK”2014-05-06 FAX” -如物料被拒绝，当日内安排重打样品。
9.物料订购
-布料颜色、品质等确认后即可根据版房提供的耗料订购大货。
-辅料品质、颜色确认后即可根据版房提供的耗料订购大货。（部份辅料需要 计算耗料）
-订购时机：通常为减少资金占压和防范风险，可在订购面料大货时一并订购辅料．但如果辅料的生产周期较长则必须尽早订购。
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-制作订购合同或订购单（布料一般用合同，辅料用订购单）。
订购合同或订购单中必须要求供应商在大货外包装上标明订单号或款号。写明发货地址。要求供应商向办公室提供大货样（产前样）。 棉布合同中必须要求供应商提供“匹头样”。 合同和订购单统一存放于相应文件夹中。 合同和订购单必须交叉检查。
-物料生产周期
有胚布的常规化纤染色布生产周期约为10天+运输5天 有胚布的常规棉染色布生产周期约为10天+运输5天 有胚布的常规交织染色布生产周期约为10天+运输5天
需要订织胚布的化纤、棉、交织布生产周期约为织布30天+染色10天左右 色织布的生产周期约为25-30天，请提前预留足够时间。 普通化纤棉生产周期为2-3天 罗纹生产周期5-7天
常规拉链交期为7天+运输5天左右，四合扣、工字扣7天+运输5天，棉染色织带10天+5天，化纤织带7天+运输5天左右。织唛3天，印唛、贴纸2天，挂牌7-10天.开模件交期为开模7天+生产3天+运输5天
客户指定的辅料供应商交期较长，特别是香港的辅料商约15至20天，请提前预留足够时间。
指定的拉链商（例如CMZ拉链），约20-30天。请提前预留足够时间。
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附〈合同〉和〈〈订购单〉〉样本
10.物料催促、分发
-催促
所有的物料无论是打样，还是做大货，订立合同和订购单后，都必须要追踪，催促，切忌放任自流，不闻不问．
订立合同和订购单后两到三天，即可催促，以防止供应商漏安排。其后可视具体情况灵活追踪，确保物料准时回厂。
-发货
收到大货样（产前样），与确认样品核对无误后，安排发货。如发货地址有变，应及时通知供应商。所有大货发货前必须先确认大货样，以确保质量。必要时还要从到厂大货中抽样检验。每个供应商每季度至少随机抽查一次。
要求供应商必须在物料外包装上印、贴、写上《标准唛头》，见附件。如漏标唛头，必须与其沟通补上。底限要求为标明订单号（款号）。
至少提前一天将物料的货运信息通知库管，以便做好收货准备。杜绝货到后无订单号，无人认领，无法入库。
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-分发物料到加工厂
发料前先前面、辅料卡交至库房作参考。
发料时必须填写《发料清单》并让加工厂收料清点后回传。 提前至少一天将《发料清单》通知库管。 三日内追加工厂签回《发料清单》。
如物料有多余，尽量留在库房或多裁溢装出货，视情况而定。
在预定的发料日之前追齐各种物料。尽量一次性发齐物料，减少加工厂往返取料的工作量，不可漏发，误发，多发。
-补料
如工厂要求补料，不可不问究竟，一味答应。而应查明原因，视情况灵活应对。
11.关于物料订购的特别提示 -梭织布料订购时必须要敲定幅宽。 -针织布料订购时必须要敲定克重。 -棉布订购时要求寄“匹头样”。
-如客户要求测试，则在订购时要书面说明测试项目及要求。 -撞钉订购时要附上布料，以避免脚长度不合适。 -四合扣，工字扣，汽眼订购时要书面要求胶垫圈。
-纸箱，胶袋订购前必须用实际衣服测试尺寸，尽量避免凭经验订购。 -纸箱订购时要写书面要求上、下垫板
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-童装拉链订购时要考虑安全因素，不能有尖锐物件。 -鲜艳织带、绳,扣必须测试色牢度，谨防与衣服交叉染色。
-印花必须测试牢度，用胶布粘，看会不会掉字。检查字母是否正确，完整。 -贴布绣花要查看布边是否爆口。检查字母是否正确，完整。 -印、绣花必须先做大货样片确认颜色和定位后方可开大货。 -洗水服装上用的印唛必须先测试牢度。 -洗水服装上的印、绣花要蒙透明塑料膜作保护。 -要求备用扣（SPARE BUTTON)的订单，不能漏订。
-尼龙拉链做互拼互换使用时风险很大，订货时要特别注明。最好建议客户用树脂拉链代替尼龙拉链。
12.订单进度核对
每周五填好ORDER PROGRESS SHEET(OPS)发给主管和经理，每周六与经理或主管对单。
F:\\K disk der management\\经典表格\\Order progre sheet.xls
13.如订单面、辅半需做实验室测试，则应提前安排。
所有物料都必须提前催促进度，确认后使用。
二．样衣筹备
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1.样衣安排
收到订单两天内安排头样（COUNTER SAMPLE/PROTO-SAMPLE）打样。 做《样板制作通知单》交版房主管。 翻译客户技术资料含尺寸表交版师。 备齐样衣所需面、辅料交版房主管。
要求资料清楚，指示明确，内容正确。（小提示：通常头样要求外观漂亮，面料品质正确，辅料可以代用，做上绣、印花。当然不可一概而论，请以客户实际要求为准。）
如技术部门对资料有疑问，必须立即解答。如无法解答，则尽快联系客户求解。
F:\\K disk\\order management\\经典表格\\231057 样板制作通知单.xls
2.资料交接登记
做好资料交接登记，避免相互扯皮。使用《资料交接登记簿》。 F:\\K disk\\order management\\经典表格\\资料交接登记表.xls
3.打样用的面、辅料筹备。
可在公司库房中查找，亦可在供应商处征样。物料3天内到位。尽量一次备齐装入单独塑料袋，每款一袋交样版房主管。物料要备齐，避免出现停工待料，窝工现象。如需外发打样，附上资料寄往外协厂。
4.样品时间表
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接到订单7天内交出头样（COUNTER SAMPLE/PROTO-SAMPLE)。 15天交出尺码样(SIZE SET SAMPLE)。 25天交出产前样(PPS)
5.意见讲解。
打样开始前给样工现场讲解客户前次意见。
6.催样
资料和物料备齐后追版房主管要样衣计划，追版师要纸样，追样工裁布。不可放任自流。
7.绣、印花
如样衣有绣、印花要求，版师做好纸样后，第一时间裁片去绣、印花。随片附定位版，正确绣、印花样片。并及时追回。
8.寄样
样衣制作好，检查无误后方可寄出。要求包装平整，美观大方。以期给客户留下良好第一印象。
-量尺寸，作记录。如客户有专用表格，则在表格中记录。否则在尺寸表上作记录。超出公差，必须修改后寄出。填写方法如附件。
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-查意见。对照客户前次意见，逐条核对。如样衣漏改意见，必须修改后寄出。
-做CHECKING LIST.将查样意见在CHECK LIST 中写明。填写方法如附件。
-填挂牌。如无客户专用挂牌，则用公司标准挂牌。填写方法如附件。
9.照相办，广告样，测试样同样操作。测试样要写明是否使用专用物料。
10.意见追踪
样衣寄出5天后，即可追踪客户评语。
11.意见反馈
收到客户意见1天内，翻译交回版师，并讲解。
如技术部门对意见有疑问，必须立即解答。如无法解答，则尽快联系客户求解。
12.大货开工前将全套《纸样》、《唛架图》与“产前样衣”一同交付工厂。
三．客户服务、文件资料筹备和大货生产管理
跟单是一项服务工作，要求服务热忱，全心全意，有理有节。
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严禁与客户争吵，正面冲突。
1.客户服务
-收到订单后积极沟通，良好服务。做好订单跟进，衔接和客户服务工作。 -当日邮件当日回复。如当日无法得到客户想要的结果，则应回邮件说明原因。-服务不可敷衍，只要不涉及增加成本的要求，应尽量满足客户。 -用不懈努力和周到的服务，在客户心中，建立信任感，依赖感。 -为客户多想一点，多做一点，减少客户的工作量。 -为新员工提供力所能及之帮助（如有需要）。
2.报价
-具体的报价工作可以从四个方便入手， ①用量核算 ②单价核算
③其他项 包含成衣加工费\\印绣花单价\\运输成本及杂费 ④损耗\\利润率\\佣金
-用量的核算需要根据客人要求的资料进行，可以分为面料部分及辅料部分 面料部分请将尺寸表翻译好交板房纸样师傅核算单件用量，具体包括：面料 里料 填充物 衬布，同时业务人员需要告知纸样师傅以下两个重要的信息
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①面料种类是否有弹性 面料幅宽
②成衣是否需要洗水（如是特别的洗水方法要告知）
辅料部分请根据客人资料或者客人原样进行核算，车线由加工厂自行提供，报价可以不用核算。
-单价核算需要在当季节的最新价格上做一定的上调，请注意区分特殊面辅料及普通面辅料。
-特殊的面辅料单价的来源可以通过询问合作的供应商来获取，请注意在询价时务必询问至少三家以上进行对比，如果客户提供了品质样的话，跟单人员需要将品质样寄往供应商询价，从而获取更为精准的价格。 普通常用的面辅料可以根据以往购买的价格来进行核算。
-成衣加工费，根据款式的复杂程度及市场情况进行定价，在不清楚加工费的情况下可以向业务部经理或者生产经理进行询问。 印绣花费用，根据实际情况由相应的供应商提供价格
运输成本及杂费需要根据款式的复杂程度及实际的交货地点进行核算
-损耗是指每一种面辅料的损耗。
如面料分为普通面料及特殊面料（有弹力或者品种特殊），普通面料损耗按照3%核算，特殊面料按照5%核算
辅料除了五金扣件（四合扣 气眼等）、松紧带（带弹力的辅料）损耗按照10%
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核算以外，其余所有按照3%核算
-利润率及佣金需要根据不同客人及不同的款式来进行核算
3.生产资料筹备
-根据客户订单资料（TECH-PACK),样衣，意见评语制作《大货生产通知单》，《面料卡》、《辅料卡》。边跟单边制作资料，不能等到最后时刻临时赶工。如新客户的《包装说明表》延误，要尽快追回并发工厂。
-《大货生产通知单》包括以下内容： 款式图片面单 文件清单及ＱＣ FILL 数量、颜色搭配表 工艺单 款式图 尺寸表 测量图示
拉链及辅料长度对应表 羽绒及手塞棉用量表
客户所有往来意见、评语（含头样，尺码样，产前样、照相样等） 物料明细表（含面、辅料卡） 包装说明表
样衣（产前样或黄扣封样，照相样等）
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附样本
-做生产单的几个小提示
童装拉绳一般要后中固定，外露外边不超过14CM.四合扣，工字扣要加胶垫圈。 汽眼要加胶垫圈和垫布。 车针织布要用9号圆头针。 前中1号部位不能接线。 标明针距
洗水服装做版前要先测试大货布缩率。 洗水服装上的印唛应先测试牢度，并装袋车缝。 洗水服装洗水前要先用白布包拉头。
洗水时腰袋，帽子等独立部件要装网袋分尺码洗，以防混码。
洗水服装先小批量（20件左右）洗水测试好颜色，尺寸后方可大批洗水。 印、绣花大货生产时必须随裁片提供：正确样衣或样片，定位版。 印、绣花必须先做大货样片确认颜色和定位后方可开大货。 车羽绒服必须用进口圆头针，并经常更换，以防漏绒。 罗纹上打四合扣时,冲孔不能太大.否则会破洞.
4.大货生产管理
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-提前与生产主管沟通，在物料回厂前，预排工厂。并发料给指定工厂。
-前期打样确认一定要抓紧时间，为工厂大货生产留够时间。至少45天生产时间。
-准时备齐所有物料，配合服装加工厂大货生产工作，做好物料保障工作。
-与服装加工厂签订加工合同。在合同中加入物料损耗条款。与加工厂确定面、辅料耗料，不能超耗。 附样本
-协调并催促外协绣、印花厂，洗水厂进度，确保服装厂不窝工。必要时亲自下工厂督促。
-协助解决服装厂生产过程中出现的各种问题。
-如果服装厂再次外发，还要负责确保外发厂资料和样衣的正确性。
-订单领料后即开始催促生产进度，并在《生产进度表》作记录。如生产进度明显异常，应及时向经理报告。附样本
-根据实际服装订购包装物料：胶袋，纸箱，贴纸、等。常用包装物料要提 发回工厂，例如：挂牌，胶针，防潮珠，拷贝纸，封品胶布等
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-提前做好《包装说明表》和《预计装箱单》并发给工厂。 附样本
-协助ＱＣ管控货品质量。外协厂之货品未通过ＱＣ验货，不能送回。
-与客户衔接好初期，中期和尾期验货工作。按客户规定提前预订验货，安排好验货员行程，衔接工厂备妥货品，协助做好验货员的接待工作。QC陪同客户验货。如有需要跟单员也应陪同客户验货员前往工厂验货。
-按要求提前备好船样。除寄客户外，办公室要求每色一件，以备参展使用。
-订单生产完成后，收回〈〈完工报料单〉〉，收回剩余面、辅料及未出货之正、次品服装和纸样，钮扣模具。收回参照之样衣。QC负责在裁床处登记开裁数量，并据此核算加工厂应退之物料数量。退回之物料返回金笛厂。由金笛厂库管员负责清点，布料要剪样登记。物料未退回，不能支付加工费。 附样本
5.运输、船务、文件工作
-FOB订单，提前在客户处索要指定货代信息。
-提前10天向指定货代订舱。分为在网上订舱和邮件订舱两种。详见各客户
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MANUAL.提前取得〈〈进仓通知单〉〉。 附样本
-出货时提前安排内陆运输，直至安全进仓。提供运输公司如下文件，可随货交司机。 〈〈进仓通知单〉〉
〈〈随车清单〉〉或〈〈货物明细单〉〉 〈〈验货报告〉〉
-出货的同时，向单证部提供以下资料，请其寄报关资料。如客户对单证格式有特殊要求，要提前告知。
〈〈进仓通知单〉〉包含：毛重、净重、体积、箱数、件数 〈〈装箱单〉〉
〈〈订单信息〉〉包括：中英文品名，单价，品牌，填料成份、成交条款，收汇条款等信息
-空运货物一般要提供随机清关资料。包括：正本发票，装箱单，原产地证（C/O）等。
-如遇到有特殊要求客户，单证部无法独立操作时，应自行做好发票、装箱单等文件并与货代衔接。积极主动追回信用证中要求的特殊文件，如客检证书（I/C)，公证行测试报告等，以便避免影响交单时间。
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-根据客户的文件操作指南确认提单、空运单。
-及时追回正本提单（B/L）及空运单（AIRWAY BILL)。空运单亦要追回正本SHIPPER 联。
-非信用证及D/P项下的订单，需要自行寄单收汇。寄文件要求签回单。 附样本
-催促收汇。
-做好订单事后成本核算和记录工作。采购合同统一存放。出货后在《出货订单登记簿》中登记订单详情。 附样本
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第二部分
跟单员岗位职责
跟单主管岗位职责
①报价
根据客户资料要求报价，具体的报价工作可以从四个方便入手： 用量核算 单价核算
其他项 包含成衣加工费\\印绣花单价\\运输成本及杂费 损耗\\利润率\\佣金
②样品开发
样品开发需要根据客人原样或者资料进行样品的制作。 具体可以分为两种： 根据原样进行样品开发
根据客人图示及其他资料进行样品开发
③价格谈判及确认订单
通常在客户收到第一次价格及感觉样衣品质OK的情况下会选择下单，同时会跟我们进行价格、交期的谈判，请注意价格及交期需要根据实际情况来进行
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回复，不可以一味的为了争取订单而降低价格或者缩短生产周期。
④大货订单跟进 需要分为六大板块： 面、辅料核算及采购 面、辅料进度跟进 生产加工厂选择 大货生产通知单 大货生产进度的跟进 验货出货的操作
跟单助理岗位职责
一． 报价
①协助跟单主管报价。
二． 样品开发
①负责样品开发和寄样。
②翻译客人资料，意见和结合样衣，备齐面、辅料，交板房打样。 ③整理样衣寄客户，并登记。
三． 大货订单跟进 ① 辅料核算及采购
根据资料和样衣整理出《大货物料明细表》制作并做《辅料计划表》
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根据版房耗料，计算并制订大货面料，辅料采购计划。 根据采购计划核实采购成本，比对供应商择优采购物料。
② 面、辅料进度跟进
跟踪采购单项下物料进度，确定大货物料交期。
③ 生产加工厂选择 催促大货物料回仓库。
根据大货物料进度和实际到仓情况，安排物料外发（或本厂加工）。 填写发料清单，通知库管发料给加工厂。
④ 大货生产通知单
制作《大货生产通知单〉〉资料和面、辅料卡。
⑤ 大货生产进度的跟进 核实大货用量和保障物料供应。 催工厂大货生产进度，并登记。 与工厂核实验货和出货事宜
⑥ 验货、出货的操作 制作装箱单，安排预订验货。 跟进验货、出货
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安排货运公司拉货。 追踪大货进仓情况。 制作单证资料收汇
完毕
谢谢！
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作者简介：
魏广东 四川绵竹人。四川资深服装外贸人。曾先后供职于四川省工艺品进出口公司，四川省棉麻土产总公司，四川省金笛服饰有限公司，历任外贸业务员，外贸部经理。整理制订了《服装跟单员岗位职责》等行业参考资料。
一九九九年毕业于四川省对外经济贸易学校国际贸易专业，系国家最后一批统招省属中专生。后立志提升学历，学以致用。用十余年时间在四川大学进修大学专科，本科。二0一六年通过全国硕士研究生入学考试初试，并通过四川大学复试，攻读工商管理专业。
二00一年开始从事服装外贸，师从成都市纺织品进出口公司四部经理。十余年专注服装外贸业务。其间整理制定了《外贸跟单员岗位职责》等行业参考资料。
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