【2010】第12号
人事档案管理规定
各单位、部门、子公司：
为建立健全人事档案，加强对人事档案的管理工作，充分发挥其实用价值，使人事档案工作走向规范化、制度化，特制订本规定如下：
一、人事档案管理的基本要求
1.人力资源部档案科负责人事档案工作的归口管理。
2.档案科为每个员工建立独立的档案。
3.人事档案为个人隐私，管理人员要为其保密，违者严肃处理。
4.人事档案相关信息需要建立电子档，以便查询。
5.负责人要及时为新进员工建立和更新人事档案。
6.非本人因工作需要查阅档案，须经相关领导批准。
7.档案袋要编好档案号，在档案盒上要填写好档案袋里面所装材料。
8.人事电子档案需要建立数据库或可查询EXCL表格。
9.本人有权查询和增添自己的档案材料，外人查询时需经人力资源部长或相关领导同意方可查询。
二、人事档案内容
1.身份证、学历证书、学位证书、计算机级别证书、外语级别证书、特种工作人员操作证书、初（中、高）级职称证书、专业技术人员从业资格证书等证件的复印件。
2.《人员信息登记表》、《安置卡》、《岗位调动表》、《培训记录表卡》、《劳动合同》、《报到证》等。
3.鉴定、考核、考察材料。
4.奖励材料。
5.处分材料。
6.招用、调动、聘用、复员退伍、转业、出国、退休、退职等材料复印件。
7.其他可供参考的材料。
8.人事电子档案内容包括：姓名、性别、出生年月、政治面貌、家庭住址、户口所在地、现住址、联系方式、应急联系人、应急联系方式、入司时间、转正时间、部门、岗位、学历、学位、专业、职称、签订合同日期、续签日期、终止日期、办理保险日期、转入日期、转出日期、离职时间、离职原因等。
三、人事档案的归档
1.新进员工在报到后及时把自己的相关资料和证书复印件交人力资源部，档案科及时建立档案。
2.中途产生的与个人相关的培训、调动、奖惩等材料及时入档。
3.离职员工在办理完离职手续后，离职材料及时入档。
本文件自发布之日起执行
备注：要求认真学习、传达、存档。2010年4月4日
