国际交流学院青年志愿者协会
管理规章制度
为了加强青年志愿协会的管理，完善青年志愿者协会组织的建设、使青年志愿者协会各项工作能够顺利开展，也为了规范志愿者活动，增强青年志愿者协会内部干部的纪律、提高各部门的工作质量与效率，使工作有章可循、有规可依，特制定《国际交流学院青年志愿者协会管理制度》，望大家务必遵守：
一、基本条件和要求
（一）自觉遵守国家法律、法规和有关政策及学校的各项规章制度，有清醒的正治头脑和强烈的责任心和正义感；
（二）要有健康的思想素质、心理素质和良好的行为规范，无不良嗜好；
（三）要有较强的组织能力、协调能力、沟通能力和交际能力，有坚定的工作信念和灵活的办事头脑；
（四）要有较强的口头表达能力和一定书面表达能力，要有良好的个人道德修养和人文修养；
（五）要有团结、互助、吃苦耐劳、任劳任怨和无私奉献的精神；
二、常规纪律及工作要求
（一）坚持分工合作原理，个人不离集体，集体不离个人，立足本职，明确目标，服从管理，听从安排，认真完成各项工作；
（二）坚持民主集中制原则，以少数服从多数，个人服从集体，局部服从整体，围绕“公益事业弱势群体”开展工作；
（三）每次在开会例会完毕后，立即把会员考勤表交在“会长处”；
（四）每次参加志愿服务后，由志愿活动组织者（队长），立即把《会员证》收集，并交青协“会长处”，由“会长”予以认定并注册。否则无效；
（五）认真听取广大同学的意见和要求，对工作（活动）中存在的问题应及时向指导老师，会长及相关人员反应；
（六）实施“讲文明、树新风”的活动，注重培养自己的兴趣爱好，积极投身参与本协会，学院组织的各项活动中去，多参加社会实践、公益活动；
（七）要有强烈的时间观念，在开会（例会）时，如确有特殊情况不能到者必须提前30分钟，以书面形式向会长请假。经准假后方离开；
（八）如确因时间冲突或情况特殊。一定要分清轻重缓急，学会自我调整和自我缓解，决不能影响本协会的工作开展，若时间紧急，须迟到或须请假者也须向会长说明情况；
（九）确工作目标，不能盲目在开展工作，必须按月制拟定工作计划和工作总结；
（十）禁止在工作中讨价还价，拈轻怕重，禁止因工作不满原因而闹情绪，更不允许干事与干事，与会员之间发生口角和争执，有意见或不满，应当立即向会长提出；
（十一）凡无故缺席或不请假缺席者，记失误一次，一次缺席（失误），会长点名批评，达二次以上缺席作书面检讨，予以口头警告，，连续三次不到者（视为自动离职，累积缺度达四次者，令其自动离职或撤消其职务）；
（十二）凡不认真.不按时完成工作任务和推辞责任者,记失误一次；
（十三）凡迟到或请假,应及时向会长或其它干事了解工作安排及其内容；
（十四）会议记录、活动次数、工作计划、工作总结、请假条，平时表现等一切书面材料作为个人的存档资料；
（十五）各干部（干事）同学之间要相互帮助，团结合作与其他各部门之间保持友好关系，相互学习、相互监督、共同促进、共同提高；
（十六）本制度未尽事宜，将在工作中不断总结，不断健全；
（十七）本制度作为每位干部（干事）的工作成绩，德育量化等考核内容；
三、活动策划及实施制度
活动策划：
（一）协会固定的日常活动要提前一周，对主题活动要提前一月进行策划，策划方案要顾及实际可行性、内容充实、主题突出、操作明确、形成文字；
（二）活动方案及时手写、打印，经协会会长审核通过，相关具体事项当场落实；
（三）主题活动的策划要紧扣热点、切合需求、富有创意、互不雷同，形成青协特色，活动实施：
（一）活动前，相关活动部门协调安排好人员，调配好活动用品，作好各项准备活动细则落实到人；
（二）活动时，按照方案认真、细致、认清的组织实施，活动负责人控制好活动局面，按程序规范进行，营造声势，确保效果；
(三)必须确保每次活动都必须有活动照;
（四）日常服务活动落实专人与专门服务负责，做到定时、定人、定内容，常抓不懈，注重实效；
（五）活动中严格签到，做好参与会员的服务数量与质量确认，做好活动相关记录，积累完整原始资料；
（六）活动后，活动负责人及时组织进行书面总结、调查反馈、整理材料，有关材料及时送交会员管理中心归档；
四、开会（例会）要求
（一）按照要求准时参加
（二）每次开会必须提前5——10分钟赶到会场，以便清查人数。凡超过规定的时间才到者，一律作迟到处理。
（三）每次开会忙乱须带好纸和笔（专用的会议记录本），对每次开会的内容都要做好记录，会长将不定期对每位干事的会议记录进行检查。
（四）开会时，必须严格遵守会场纪律，禁止在会场随意走动和说话，禁止带任何小吃进入会场。
（五）凡是协和委要统一开会或参加较大人数较多会议时，应迅速到各自指定的位置依次入痤，经便打考勤。
（六）每位干事必须树立强烈的时间观念，有较强的组织性和纪律性，不得以任何借口和不当理由，不参加会议或其他工作。
五、会议制度
（一）协会每周召开一次例会，遇有突发事情可由会长临时召开会议；
（二）协会将不定期召开会员带会，具体时间将根据协会工作开展情况而定；
（三）除例会外，有重要会议（不包括紧急会议）应提前通知，通知应明确开会时间、地点、事件以及注意事项；
（四）若是由于会议通知者的过失促成他人的迟到、缺席，则只追究当事人责任；
六、考核制度
考核对象：本协会干部、学校全体青年志愿者；
考核方式：通过积分和协会民主评议相结合，提出奖励或处罚的建议，报有关上级批准做出决定；
考核依据：成员档案及相关活动记录（内含活动时间、质量、绩效的综合考评和量化管理）
七、奖励制度
奖励：
（一）协会每学期按协会成员的综合考评成绩评选出“优秀青年志愿者”；
（二）参选人由协会各部、各基层青年志愿者服务队提名；
（三）参选人必须具备以下条件：
1、提供志愿服务时间不少于全体的60%；
2、学期期末无不及格科目；
3、在提供志愿服务时表现突出、任劳任怨；
4、无学校及协会处分者；
八、干部管理制度
（一）协会工作、受团委的监督与指导；
（二）协会采用干部问责制、遇有事故直接找责任人负责，主要负责人承担责任；
（三）协会干部因职行为或志愿服务时有不良言行，受到举报经调查属实、责令起改正。并形成书面材料存入档案；
（四）青协干部不得违反青协章程及学校的规章制度；
九、会员管理中心
（一）会员参加本协会活动时必须佩带协会会员证；
（二）会员必须按时参加本协会各种志愿服务活动。有事应事先请假、不得无故缺席，无故缺席三次予以退会处理；
（三）会员必须服从本协会安排，凡违反本协会章程及规定安排进行活动者。一切责任自负；并视情节轻重给予相应处罚；
（四）协会每学期进行一次会员审议、每学年进行一次会员评优；
（五）协会会员必须遵守学校规章制度自觉维护协会形象。
●青年志愿者协会项目管理制度：
第一章总则
第一条 本制度通过管理部门讨论后，由办公室制定。
第二条 本制度仅适用于国际交流学院青年志愿者协会。
第三条 本制度为完善管理机制，提高工作质量和工作效率而制定。
第二章 项目管理制度实施的原则
第四条 当一项活动被确定时，由会长提出组成项目组。项目结束时，项目组自动解散。
第五条 项目组成员根据个人要求由会长任命产生。
第六条 每个项目组由各部门抽人组成。
第七条 项目组要在不影响各部门日常工作的基础上进行运作。
第八条 无论项目组如何划分，协会各成员有相互协作的权利和义务。
第三章 项目管理制度条款
第九条 由会长、副会长跟踪监督整个项目进展全过程。
第十条 项目开始，由项目负责人组织制定计划。计划包括活动背景分析，活动的目标，活动的具体细则（活动日程安排、人员安排、各种资源的配置、经费预算等）。第十一条 项目进行过程中，由项目负责人负责修改计划，监督计划的实施，并负责处理所遇到的各类问题。第十二条 项目结束，由项目负责人向办公室递交总结和与活动相关的所有材料。
第十三条 项目组对整个项目负责，对项目监督人负责。
第四章附则
第十四条 本制度未经事宜由办公室负责补充、修改。
第十五条 本制度解释权由办公室所有。
第十六条 本制度自发布之日起生效。
●青年志愿者协会档案管理制度：
青年志愿者协会的档案资料（包括书面稿和电子稿）是对青协以往工作的重要总结；同时也是管理青协，改进青协各项工作所需的重要文件。为确保档案管理工作正常有序地进行，特制订工作细则如下：
第一条、档案管理工作统一由青协办公室负责。办公室对青协所有文件资料进行分类、整理、归档
第二条、青协档案分类为：会议记录、工作计划及工作总结、活动记录、志愿者登记、外来文件通知等。
1．会议记录 （包括到会人数、缺席人数、会议内容及事项等）
各种会议（“青协”全体成员大会、各部门会议等）结束后，由办公室指派的会议记录人应及
时将完整详细的会议记录上交办公室，以便于办公室及时展开整理、存档工作，同时做好总
结工作。
2．工作计划和工作总结（包括上学期及本学期的活动、工作计划和总结）
在每学期末，青协各部门及各班青协负责人应及时将上学期及本学期工作计划及工作总结交给
办公室，办公室需及时整理存档，便于下学期工作的展开。
3．活动记录（包括活动策划书、活动效果、活动总结等等）
青协各部门组织活动后，应及时将和活动相关的所有资料（包括照片、新闻稿等）交由办公室
整理存档。
4．志愿者登记
（1）志愿者登记注册后，办公室负责将注册名单及联系方式（包括新生及老生）整理存档，有利于活动时期查找。
（2）办公室负责建立和完善所有志愿者的电子档案，包括志愿者的特长、服务项目、服务时间与质量等，便于协会统一调配及管理。
（3）志愿者若丢失志愿者证或徽章，可于明年与下批新注册的志愿者共同办理，并获得新的注册号。
5．外来文件通知
每次我校有关部门、我校各学生组织（包括校青协及其他院青协）、我院学生会等发来的各种活动通知、活动计划书等，由办公室的一名同事领取后交给办公室，办公室应每次做好整理、记录。
第三条、青协成员如需查阅档案，应向办公室主任提出申请。获得批准后方可借阅。所借档
案资料应及时归还并不得有缺损。青协以外的单位如需借阅档案，必须获得青协指导老师的允许。办公室应做好相关的记录工作。
第四条、青协集体获得的奖品，纪念品，由办公室妥善管理，任何人不得私自占有。
第五条、各类档案是管理青协，改进青协各项工作所需的重要文件，是对各部门工作表现作综合评价的
重要依据，也是青协成员进行考核评优的重要凭证。各部门应该认真对待协助办公
室做好各种的资料的收集、整理、存档工作。
