付款审批单（采购部材料）
填写规范
一、填写规范
1.日期：付款审批单的填写日期
2.单号：单据须进行手工填写，单号不重复，便于跟踪。
规则：公司+部门+年月+流水号（3位）
捷宏采购部09年11月第一份付款审批单：JHCG091100
13.申请部门：凤凰台材料采购部
1、合同号：档案室存档的合同号，据实填写，没有签订合同可以不填写，划“/”；
2、合同总额：按照合同内容填写，如果只有固定单价，没有总价的合同可以不填写；
3、工程项目：是指提出申请材料的工程项目，工程我司一般指凤凰城，项目指地块，如：凤凰城B地块；如果是专业工程，还须加注专业工程，如：凤凰城B地块（消防工程）。
4.收款单位：供应商开户银行帐户全称
委托代收款：供应商+委托收款单位全称，比如：郑州XX建材有限公司（委托：郑州XX建材有限公司）
注：每次申请委托支付必须附上委托书原件，否则，财务部门有权给予退回。
5.开户银行、帐号：根据收款单位的实际情况填写，如有委托代收单位，则填写代收单位的开户银行及帐号，开户银行必须填写全称，不能用简写，省内省外根据银行的要求填写如下：
1) 本地开户银行：填写收款单位（或受托单位）的开户行全称或常用简称，如：浦发郑分营； 2) 异地开户银行：指郑州以外的城市，跨区增加区，跨县市增加县市名称，跨省再增加省名称；如：河北省秦皇岛农行开发区支行，不能只写：农行开发区支行。
6.联系人、联系方式：要填写劳务单位的负责人，如果是表单别人代写的，则要签字确认，不能填写无效的联系方式。
7.款项说明：材料名称或类型，所附入库单号
1) 一般材料：如：钢筋，入库单：WIN000290、WIN000293,计贰张。
2) 商品砼：在一般材料手续的基础上，还须入库单金额以及合同约定支付比例，并计算出本次申请金额；如：商品砼，入库单：WIN000290、WIN000293,计贰张，50万元×80%=40万元。
3) 涉及到须厂家施工与安装的材料：在商品砼的填写要求的基础上增加验收合格单附件。
8.本期结算金额：供应商提交的入库单，采购部安排付款的入库单，由采购部填写，财务部审核。
9.按合同约定本期应付金额＝本期结算金额×比例，根据合同约定的有关条款进行填写，由采购部填写，财务部审核。
10.附件（张）：指能有效证明现在给予支付的单据，一般指发票、入库单、定价审批单、协议书等。
11.累计已提供物资或劳务总额(含本期)1：历年以来为本工程项目（地块）提供的物资或劳务累计，材料上表现为，材料管理部验收入库的累计金额，由采购部填写，财务部审核。
12.按合同约定累计应付款(含本期)2＝累计已提供物资或劳务总额(含本期)1×合同约定支付比例，体现为
合同履约情况。
13.之前累计已付款(不含本期)3：指集团审批后，单据返回财务部后实际支付金额，此项数据由会计填写，
此数据由财务部入帐数据为准。
14.按合同约定累计欠款(含本期)4＝按合同约定累计应付款(含本期)2－之前累计已付款(不含本期)3，指
根据合同条款欠款。
15.本次申请付款5≦按合同约定累计欠款(含本期)4，根据所附单据金额之内填写。
二、报送流程及填写
1.使用对象：主要用于与工程相关的采购支付，以及其他与工程有关的支付审批。
2.流转部门及报送：
供应商申请—>采购部经办、负责人—>审核部门（验收部门、审计部）—>财务部会计、负责人—>总经理—>副总裁、总裁。
3.报送时间：每周六上午9点前。
特殊情况：由上级领导直接安排，或由部门经理知会财务部，财务部请示财务经理，经批准后接收单据。
4.申请部门：付款申请的具体经办部门，采购类为采购部。
1) 经办人：一般为采购员/统计员/材料员，具体由采购部确定。
2) 业务部门：申请部门负责人，一般为部门经理。
1、业务审核：业务监督部门，对采购入库的物资进行审核，包括质量、数量等相关方面进行审核。
1) 验收部门：对质量方面进行监督的部门，一般为材料管理部，如有涉及到施工、安装方面需要根据设计图纸的要求，安排相应的部门进行验收，目前涉及到项目部、工程部。
2) 审计部：有涉及到复杂图纸计算计量的材料，由审计部进行审核，如商品砼。
2、财务审核：对上述部门形式要件的审核，对付款情况以及合同执行情况进行审核。
1) 会计：审核表单上的形式要件是否齐全，审核前面环节部门所填写的数据，同时根据合同条
款审核是否符合支付条件，对合同执行情况进行监督，同时对代扣款项进行扣减。
2) □扣款：对有扣款项目，将“□扣款”打“√”，同时填写扣款明细以及实付金额；无扣款项
目，则将“□扣款”打“×”，同时将扣款项目划“/”，实付金额无须填写。
3) 财务经理：复核表单形式要件，复核合同执行条款，其他因素。
4) 财务总监：形式要件审核，合同执行条款审核。
3、领导审批：集团授权有签署权的领导。
三、报送须附单据及相关手续（按下列顺序叠放）
1、委托付款：如是委托付款，每次均须附上付款委托书原件。
2、票据：发票须是税务机关承认的，其他票据根据公司有关规定办理。
1) 提供发票或票据的金额须等于入库单总金额，不论是否是按合同约定百分比支付，都全额提
供。
2) 发票背面须有发票提供人签字。
3) 销售清单（加发票专用章，如果已在发票中明细列示，则不需要提供该单）
3、入库单：手续齐全的入库单原件，如是手写版，但必须是已经录入了k3系统。
4、采购价格控制文件：如，定价审批单，协议认价单等。
5、合同：加盖档案室印章的合同复印件。
6、协议书：经双方签字确认的协议书原件。
7、对帐情况说明：平时根据合同比例支付的，到最后结清及时，还需要附上财务部对帐情况说明。
四、责任条款：
1) 为了保证资金安全，对收款单位的开户银行、帐户名称、帐号要求认真填写，如果出现收款
人、帐号等出错，每次处罚500元，同时因帐户出错原因所产生的款项被冻结、法院划走之
类由收款人自行负责。
2) 对报送的表单填写不规范，财务部在审核时都有权退回，由此引起的相关后果，如：申报延
迟，责任自负。
五、其他事项：
1、规范数字大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿。
2、所有填写项目必须用签字笔，不能使用圆珠笔和铅笔。
3、所有表单上的大小写数据均不得涂改，不准用涂改液。
付款委托书
中建七局第三建筑有限公司：
我司为贵司凤凰城B标段提供的XXX（物资名称），本次贵司支付我司材料款人民币伍佰柒拾万元整（￥5,700,000.00），现委托贵司将此款汇入以下帐户，因此产生的经济和法律相关事项由我司承担，与贵司无关。
特此承诺。
户名：郑州XXX钢材批发部
开户行：郑州XXX信用社
账号：8888888888888
委托单位：河南省XX贸易有限公司（盖章）
委托人：（合同或协议的签字人）
20XX年XX月XX日
关于真实有效发票的承诺书
致：中建七局第三建筑工程有限公司
本人：XXXX，身份证号：410103198888888888，系XXXXX有限公司法定代表人，是贵司在河南捷宏置业有限公司凤凰城项目的供应商，在此承诺所提供给贵司的发票是根据《中华人民共和国发票管理办法》规定开具的，是真实有效的，如果我司提供假发票，被贵司查出，愿承担处罚责任，，处罚金额为开票金额20%（不低于5000元），同时重新开票给贵司；如被税务机关查出，则根据则根据税务机关出具的处罚结果双倍处罚。 特此承诺
XXXXX有限公司
法定代表人：
二〇一〇年二月一日
相关法律条文：
《中华人民共和国发票管理办法》第三十八条规定：私自印制、伪造变造、倒买倒卖发票，私自制作发票监制章、发票防伪专用品的，由税务机关依法予以查封、扣押或者销毁，没收非法所得和作案工具，可以并处1万元以上5万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
对违反发票管理法规造成偷税的，按照《中华人民共和国税收征收管理法》处理。 对违反发票管理法规情节严重构成犯罪的，税务机关应当书面移送司法机关处理。 非法购买增值税专用发票或者购买伪造的增值税专用发票的行为。根据最高人民法院《关于适用〈全国人民代表大会常务委员会关于惩治虚开、伪造和非法出售专用发票犯罪的决定〉的若干问题的解释》的规定，非法购买增值税专用发票或者购买伪造的增值税专用发票25份以上或者票面额累计达10万元以上的，应当依法定罪处罚。
