印章处理工作规范
印章在使用中难免会出现破损、遗失的情况,而新的业务需要又使一些印章失去了作用,因此,正确地处理好废旧印章,应付意外情况,对于公司印章的日常管理和使用十分重要。
(一)废止申请的提出
同申请刻制新印章一样,需要废止印章使用的申请须由总经理办公室主任提出。
一般来说,在总经理办公室主任的申请中,必须注明废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及废止理由,如果在废止旧印章的同时还需要申请新印章的刻制使用,必须将新旧印章的名称、规格、管理权限的材料一并附上。
(二)废止印章的处理
当总经理办公室主任提出废止申请后,应由原保管人员填写“废止申请单”,并由印章管理部门向总经理呈递,经总经理核准后方可废止。
对于已被核准废止的印章,应由印章管理部门视实际情况予以封存或销毁,具体可分为:
(1)一般情况下,废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年,三年后由办公室主任等相关人员(三人以上)共同销毁并签字留存废止单。
(2)特殊情况下,废止印章可由办公室主任等相关人员(三人以上)共同及时销毁或另行长期封存,但必须写明相应的理由,签字留存废止单。
对废止印章的处理必须十分谨慎,以避免给工作带来不便。
(三)意外情况的处理
意外情况的处理是指当公司印章发生散失、损毁、被盗等情况时,为防止印章外流对公司利益早场重大损失,印章的管理者应迅速地向公司递交说明原因的报告书,总经理办公室主任则应根据情况采取相应的防范和补救措施。
总之,废旧印章的管理也是印章管理中一个不可忽略的重要环节,为确保废旧印章得到及时正确地处理,一定要严格贯彻时效与程序相结合的方法。
《印章处理工作规范.doc》
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