请柬和邀请函
请柬和邀请函，均属于对客人发出邀请的专用函件。
相比之下，请柬的运用更为广泛。在公共关系活动中，凡属较为重要或正式的会议、活动、宴请，如需邀请本组织以外的人士参加，通常都使用请柬。这既是公关礼仪的需要，同时也能起到对所邀请客人提醒和备忘的作用。
一般的请柬，许多文化用品商店都有出售，但格式较为单一，难以满足特定需要。所以，对于一个比较注意对外形象的社会组织来说，邀请客人最好能使用本组织专门印制的请柬。尤其当社会组织所举办的会议、活动、宴请规模较大、规格较高时，也惟有精心设计、制作的专用请柬，才能与之相匹配。这时的请柬，除原有的礼仪功能外，还成了社会组织对外展示自身形象的某种特殊宣传品。
因此，请柬的设计和制作，往往成为某一会议、活动、宴请准备工作中的一项重要事务。请柬的设计包括文字设计和美工设计两个方面。这里，主要谈谈请柬的文字设计和撰写。
一份规范的请柬，无论如何设计，一般总由封面和内页(正文)两部分组成。特制的专门请柬的封面，一般应写明这是什么会议(或活动、宴请)的请柬。如范文1-6。在特定情况下(如社会组织为控制成本，一次印制较多请柬以供几个不同的活动所用)，也可只写“请柬”两字，但在相应部位，应配上这一组织的标识，以示与其他请柬的区别。
范文1-6 第56届全国电子产品展销会
暨2000年（上海）国际消费电子展开幕仪式 请
柬
请柬的内页(正文)，则可以有两种撰写方式。如范文1-7和范文1-8。
范文1-7 请
柬
尊敬的X X X先生/女士/小姐：
第56届全国电子产品展销会暨2000年（上海）国际消费电子展开幕仪式定于2000年10月25日（星期三）上午 9：30在上海光大会展中心东馆（上海市漕宝路78号）举行。诚邀您届时莅临指导。
第56届全国电子产品展销会组委会 2000年10月
（敬请持本柬的贵宾于上午9：00准时到会展中心贵宾休息室签到）
范文1-8
请
柬
诚邀您出席第56届全国电子产品展销会 暨2000年（上海）国际消费电子展 开 幕 仪 式
时间：2000年10月25日（星期三） 上午 9：30 地点：上海· 漕宝路 78号 上海光大会展中心东馆
第56届全国电子产品展销会组委会 2000年10月
（敬请持本柬的贵宾于上午9：00准时到会展中心贵宾休息室签到）
这两种撰写方式的区别在于：
前一种方式顶格书写被邀请者的姓名和称谓。在被邀请对象不是很多的情况下，采用这种方式，既体现了对被邀请对象的尊重，又便于在活动过程中了解被邀请对象的实际出席人数。但在被邀请人员较多(如数百乃至上千人)且具体出席对象又不是很确定的情况下，这一方式在操作上难度较大。
后一种方式则解决了这一难题，即请柬上仅表示邀请意向，而不书写被邀请者的姓名和称谓。这就保持了较大的灵活性。这种请柬格式，已被一些大型活动广泛运用。
但无论采用哪种方式，请柬的正文都必须写明邀请的意向、会议(或活动、宴请)的内容、时间、地点以及提请被邀请者注意的有关事项。这里，尤其要注意以下几点：
(1)会议(或活动、宴请)的时间必须根据各种因素精确设定，撰写时做到准确无误。凡在日期后面加注“星期X” 的(这是一般请柬的规范写法)，尤应认真加以核对，保证两者统一，以免闹出笑话。曾有一大型活动的请柬，活动当日应是星期一，却因为负责请柬设计的公共关系从业人员的一时疏忽，随手写上了“星期三”，主管人士又未能仔细审核把关，匆忙予以印制，结果请柬发出后引起一场混乱：许多被邀请者发现了两者的不统一 (整整差了两天)，但不明白究竟是日期印错了还是星期印错了，只好纷纷致电主办单位询问，不仅使主办单位有关人员疲于应对，还在一定程度上损害了活动主办单位的对外形象。类似教训，当以为戒。
(2)会议(或活动、宴请)的地点，除必须写明具体场所(如X X宾馆X 楼的X X厅)外，还须注明这一场所所在的建筑物的具体地址(如X X路X X号)。有些公共关系从业人员对此往往不够注意，总以为某一活动场所所在的某宾馆或大厦相当有名，一般人不可能不知道，在撰写请柬时就省略了具体地址。他们忘记了一点：再有名的宾馆或大厦，也会有一些人虽久闻其名却不知其准确方位。更何况，现在许多城市高楼林立，新的宾馆酒店不断开出，有的名称相当接近。请柬上如不注明会议(或活动、宴请)场合的具体地址，被邀请者一不小心就容易搞错地方，南辕北辙，疲于奔命。哪怕只有极少数人出现这一情况，对整个活动的气氛也会造成影响。
还应提醒一点：如果某一活动场合所所在的宾馆或大厦地处较为偏僻，或者门前道路为机动车单行道，则最好能在请柬后注明抵达这一场所的交通线路和自备车行车线路。有条件的话，不妨在请柬后附一张交通示意图，以方便被邀请者顺利抵达目的地。
(3)在许多情况下，会议(或活动、宴请)总有一些需要提请被邀请者注意的事项，亦应该在请柬上注明。这类注意事项一般包括签到、着装、就座、人数限制和资料(礼品)领取等等，可视不同场合不同需要而定。有些必须注明的事项如在请柬上没有注明，届时会引起不必要的混乱。如有的活动和宴请本应该一柬一人，如不注明，到时候一张请柬来了两个人，座(席)位就不好安排。有的会议和活动因所送的礼品体积较大，往往安排在会议和活动结束后让被邀请者凭请柬领取，如请柬上不注明这一条，一些人士入场后随手把请柬扔掉了，到领取礼品时也会发生纠纷。这些细节，在撰写时应十分注意，切不可掉以轻心。
至于请柬的结尾，一般写上“敬请光临指导”之类的礼貌用语，并署上发出邀请的社会组织的全称和发出邀请的时间即可。这在撰写上一般不至于有什么问题，此处不作赘述。接着讲讲邀请函。
请柬虽然印制精美，作为对客人发出邀请的一种专用函件，显得规格颇高，但也有一个缺陷，即其内页篇幅有限，所以正文部分除写明邀请的意向、会议 (或活动、宴请)的内容、时间、地点以及提请被邀请者注意的有关事项外，不可能对会议或活动的内容作进一步的介绍。被邀请者阅读请柬，只知道被邀参加某一会议(或活动、宴请)，却很难从中了解这一会议(或活动、宴请)的来由和具体情况。如果是一些宴请活动或常规活动，被邀请者又是主办者的老朋友，这似乎并无大碍。但如果是一些内容较新颖的专题性会议(或活动)，被邀请对象中又有不少对主办单位不很了解者，一份请柬(即便印制得再精美)就显得不够了。由于对会议(或活动)内容及主办者缺乏了解，许多人可能会弃邀请于不顾，不如期赴会。
在这种情况下，就需要用到邀请函。
邀请函作为对客人发出邀请的另一种专用函件，一般用A4纸印制，可套色，亦可单色，外观形式上自然不如请柬考究。但邀请函最大的优点是：它有足够的篇幅(一页或多页)，可对一次会议(或活动)的背景情况、具体内容以及规模和形式等方面作较为详尽的介绍和说明，从而引起被邀请者的关注，激发被邀请者的兴趣。
如果细分一下，邀请函又可分为两种：
一种邀请函是发给特定对象的(如专家学者、新闻记者等)，一般用于专题研讨会、信息发布会和某些大型活动。这些被邀请对象，主办者也许熟悉，也许不太熟悉。之所以不用请柬而用邀请函的方式，主要是这一邀请往往还蕴涵着对被邀请者的一定期望，或希望他们在会上作一发言，或希望他们对会议(或活动) 进行报道。因此，在发出邀请的同时，有必要让他们大致了解一下这一会议(或活动)的有关情况。这种邀请函，正文开头应先顶格书写被邀请者的姓名和称谓，然后用一定的文字对会议(或活动)情况作一介绍，最后发出正式邀请(在某些情况下，这两个层次亦可倒置，即先发出邀请再介绍情况)。正文之后，往往还附上联系人和联系电话，以方便被邀请者在会议(或活动)前进一步了解有关情况。事实上，对这一类被邀请者，在邀请函发出后，公共关系从业人员还应该主动与他们联系，以确保他们全部或大部分能准时出席会议(或活动)。但这是操作程序问题，此处不作展开。
范文1-9即是与前面所介绍的请柬属同一活动内容的一份邀请函，邀请对象为各大新闻媒介的记者。不妨将这一邀请函与请柬作一比较，把握它们写法上的异同。
范文1-9 第56届全国电子产品展销会 暨2000年（上海）国际消费电子展 邀 请 函
尊敬的×××先生： 您好！
第56届全国电子产品展销会暨2000（上海）国际消费电子展，定于2000年10月25日至28日在上海光大会展中心举行。本届展会，展厅面积达3万平方米，参展的中外电子企业逾一千家，称得上是新千年中国电子工业的一次盛大检阅。从展会所展示的技术和产品中，人们可以充分感受到新千年中国电子工业进一步腾飞所展现的新成果、新面貌以及中国电子工业跨世纪发展的新趋势。
受本届展会组委会委托，特邀请您出席定于2000年10月25日上午9：30在上海光大会展中心东馆（漕宝路78号）举行的第56届全国电子产品展销会暨2000（上海）国际消费电子展开幕仪式，并参观指导。敬请您准时莅临为盼。
本次活动记者签到时间和地点：2000年10月25日上午9：15—9：30，上海光大会展中心东馆正门南侧签到处。 谢谢您的支持和合作。
上海X X公共关系有限公司 2000年10月18日 如有垂询，敬请与本公司下列人员联系： X X X 小 姐
电话：X X X X X X X X X X X 先 生
电话：X X X X X X X X转X X分机
另一种邀请函则是发给不确定对象的，往往用于正在筹备中的一些主题报告会、专题研讨会和大型展览会等活动。这类会议或活动，一般带有某种商业化运作性质，要求参与者交纳一定的费用，所以其邀请函的发出，虽有大致的范围，却并无多少确定的对象，具有“投石问路”、“广种薄收”的意味。
就主办者而言，无疑是希望通过这一邀请函的广为发出，能有一部分组织和人员对这一会议或活动有所呼应，踊跃参与。如果说，前一种邀请函的性质与请柬相同而只是内容更为详尽的话，那么，这后一种邀请函更多的是起到一种“征集参与者”(即探寻实际可邀请对象)的作用。
所以，这种邀请函，正文开头可以顶格书写被邀请者的姓名和称谓(但姓名多留空白，称谓则是泛指)，也可以不设这一行文字，而直接进入主题，对拟议中所要举办的会议或活动进行介绍。
鉴于这一种邀请函的特殊性质，其介绍文字应更为详尽，不仅要说明这一会议或活动的内容、时间和地点，还必须说明举办这一会议或活动的背景和意义，会议或活动由什么单位主办什么单位承办，参加这一会议或活动能有什么收获，以及会议或活动的参加(报名)方式和收费标准，以最大限度地激发有关组织或个人的兴趣，从而产生预期的效果。
范文1-10就是这样一种类型的邀请函，可资参考。
范文1-10 三层实木地板：中国未来十年的发展 专题研讨会 邀 请 函
尊敬的 先生/女士/小姐： 您好！
步入新千年，随着新一轮经济建设高潮的到来和内需市场的拉动，中国地板生产和销售也展现出了新的局面。尤其作为现代科技创新成果的三层实木地板，市场前景颇为看好。为了有效地加强政府有关部门、行业协会、同行企业、供应商及新闻机构之间的信息交流与沟通，共同为发展中国三层实木地板产业献计献策，并就三层实木地板产品创新和市场开发等问题达成进一步的共识，中国X X工业协会X X专业委员会定于2000年X月X日，假座上海X X宾馆X X厅，举办“三层实木地板：中国未来十年的发展”专题研讨会。专题研讨会采取主题发言和自由讨论有机结合的方式，规格高，形式新，具有较大的信息量。现诚邀请您出席会议，并将有关事项通知如下：
1、本次专题研讨会会期一天。具体时间为2000年X月X日上午9：00至下午4：30（中午招待午餐）。签到时间为上午8：45。
2、凡欲在专题研讨会上发言的单位，请事先拟好发言稿，随回执一起寄回，由会务组统一整理后编入会议资料集中。
3、凡欲在专题研讨会上通过播放录象、设置宣传牌等方式展示企业及品牌形象的单位，请在回执上注明，并于会议举行前10天提交有关资料，支付相应费用。
4、本次专题研讨会会务费标准为：外方企业，每人XXX美元；中方企业，每人XXX元人民币。凡本协会会员单位，可有一人免交会务费。 凡有意参加“三层实木地板：中国未来十年的发展”专题研讨会者，请妥善填写好回执，于X月X日前邮寄（或电传）会务组。会务组通讯地址：上海市X X路X X号X 楼X座（上海X X公共关系有限公司）。邮编：XXXXXX。垂询电话：021-XXXXXXXX或XXXXXXXX。传真：021-XXXXXXXX。
中国X X工业协会X X专业委员会 2000年X月X日
在公共关系活动中，不少社会组织在发出请柬或邀请函的同时，往往还夹有“回执”，以便及时掌握和统计能够出席会议(或活动、宴请)的人数。如是请柬，或是发给较为确定的对象的邀请函，回执的文字比较简单，如范文1-11所示。如属邀请函的后一种情况，即发给许多不确定对象的，则回执的设计有如会议(或活动)报名表。范文1-12就是这样一种类型。 范文1-11 回
执
贵公司请柬（或邀请函）已收到。我将准时出席（
）因事不能出席( )本次会议（或活动、宴请）。 特此回复。
签名： 年
月
日
敬请填写后于X月X日前回寄X X公司公共关系部（X X路X X号，邮编：XXXXXX） 范文1-12 X X专题研讨会回执 参加会议人员姓名
性别
年龄
职务
任职单位与部门
通讯地址
邮编
联系电话
E-mail地址
是否入住会议统一安排的X X宾馆 是 否 预计入住天数
预计报到时间
预计离开时间
是否需要预订回程机（车、船）票 是
否
回程机（车、船）票班次
对本次会议 有何要求
备 注
