职场邮件达人—emailer 小小一邮件,
人品大体现,
收发讲时序,
转抄学问深,
打造好邮品,
人品定非凡,
虽然，一些本属于email的用户体验常常被更新媒介形态所超越,但是，email的最基本用户体验--‚异步一对一‛却历史悠久已达数千年而不退步，为什么？‚异步一对一‛非常挈合东西方的‚社会性‛。
‚社会性‛，在东方和西方来说，有很大不同，分别对应‚己所不欲，勿施于人‛的和‚人所不欲，勿施于人‛，前者是我优先强调自我，后者是其他人优先强调人与人之间的关系准则。
在email的长期实践中，笔者逐渐发现了‚社会性‛的差异。而通过把email作为工作沟通媒介用来把‚己所不欲，勿施于人‛升华为‚人所不欲，勿施于人‛，恰好是职业发展和公司管理进步的一个最省力抓手。
事实上，email在500强公司的使用率一直是第一沟通媒介。为什么？因为email同时具备了对等协商、三方证据、群发通知等人际特征。在实际使用过程中，如果不注意，往往会出现大问题，直接导致人际关系恶化，甚至影响职业升迁。如果稍稍用心，将email作为修炼礼仪、锻造情商、涵养道德的出发点，在不断地举一反三过程中，就可以真正成为职场邮件达人—emailer。
1 email主送、抄送（CC）、暗送（BCC）、回复（re:）和转发（FWD:） 主送、抄送和暗送，是email的基本功，核心精髓在于顺序。
通常情况下，发信人是希望得到主送人及时回信的，尤其是第一主送人的立即回信，更是珍贵。目前各个通用ISP（16
3、qq、hotmail等）都有自动回信功能，但还没有一家ISP推出针对特定发信人自动回复特定内容的功能，很遗憾。
一般情况下，第一主送人最好在4小时内回复，哪怕‚OK‛这么简单也行，以体现礼貌。如果超过了4小时，就在email正文最前面加一句特效过的‚对不起，有事耽搁了，刚看到‛这样的话以示歉意。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时确认已收到并且正在处理，比如‚收到了，我们正在处理，会大概在XX日XX时之前回复‛。当老板常常以第一主送人身份及时地、礼貌地地回复下属和伙伴的email时,企业形成积极互动文化就是指日可待的。 如果,发信人感觉事情特别重大,必须收到收信人的回信,否则只能电话讨论或当面沟通的时候,可以在标题前部增加一个双方事先约定过的特殊标记,比如{!}、{!!}、{!!!}[\"!\"越多越重大]。
主送人的顺序，除了第一主送人外，其他主送人依关联度来安排，关联度高的列在前面。 有一个潜规则：如果老板必须出现在主送人位置，那么，老板必须是唯一主送人。在这种情况下,抄送人一般是禁止公开回信和FWD的,而老板除一般不应该公开回信肯定/否定（会破坏公平性）,仅仅回复知晓即可。
通常情况下，发信人希望他发出的email受到更多人的关注，但并不要求一定要回信，这就是抄送得以存在的前提。除非在email正文中特别指出希望某个抄送人给出专门的意见外，比如‚希望XXX（抄送人）在XX月XX日XX时XX分前给出您的意见‛。在高度职业化的工作场合，同级之间发mail一定要抄送共同上级和/或共同上级指定的独立监督人，可起到见证的作用，背后有‚共同上级和/或独立监督人有无限知情权‛的管理思想。
抄送人的顺序，主要依级别/威信来安排，高级别/威信的列在前面。
有一个潜规则：老板作为最高级别/最高威信的抄送人，肯定要列在第一抄送人的位置。这种情况下，所有主送人的公开回复只能采用中性的就事论事语气并且稍微正面的人际立场。
另外一个潜规则是在抄送人边界扩大的时候以往被反复回复/转发过的邮件历史的存留问题：这时最准确的作法是，新拟一封邮件，花时间介绍背景和已有交流成果，一次只抄送一个新抄送人，提醒/委派这个新抄送人继续分发任务给期望分发的团队(如有)，然后始终汇总信息并向之前的抄送人同步。如果，后面的讨论跟自己没关系，也可以直接表明后面的邮件不用抄送自己，当然也就不用汇总信息并向之前的抄送人同步。
是抄送的变种，可以回信但特别强调只能单独回信给发信人。在高度职业化的工作场合，虽非共同上级和也非共同上级指定的独立监督人，但有可能希望该mail的部分内容被另外一些人了解，但并不合适被主送人或抄送人知道‚该mail的部分内容被另外一些人了解‛这个事实。
回复分几种情况：1）最常见的是，只回复给发信人一个；2）比较常见的是，回复发信人的同时故意增减和调整主送和抄送的顺序以体现其内心期望哪些人再回信给他（回信人）或希望哪些人了解其回信内容；3）虽然常见但笔者不提倡的是，回复给发信人和所有主送人和抄送人并按照ISP提供的程序自动组织主送和抄送的顺序。
回信内容如果是逐条回复，最好用特殊颜色以与原始正文有所区分。
切忌，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理，这与表扬当众，批评不当众是一个道理。
转发的基本原则是一定要将发信人列在抄送人中。正是因为‚一定要将发信人列在抄送人‛，如果存在转发到发信人不希望更多无关人了解该邮件内容的可能性，就要提前向发信人打声招呼。有些公司特别在意转发的滥用,这些公司往往会要求其员工在邮件签名中加上诸如‚This meage and any attachment are confidential and may be privileged or otherwise protected from disclosure.‛这样的话。
总结一下，在具体操作中，要特别注意细节中所体现出的心理暗示的应对：
[场景1] 某甲是一个团队的成员，某乙是另外一个团队的成员，某甲和某乙没有高度互信，某甲想得到某乙的协助，他写了一个mail给某乙。
[点评1] 如果mail中没有点出对某乙的好处，这个mail对某乙而言是一种冒犯，某乙毫无任何理由要帮助你，无论某甲在称呼和语气上是多么的低调；
[场景2] 某甲是一个团队的成员，某乙是另外一个团队的同事，某甲和某乙有一定程度的互信，某甲想得到某乙的协助，他写了一个mail给某乙，但是CC给了某乙的上司。
[点评2] 不管mail中是否点出了对某乙的好处，但是，对某乙而言，剥夺了他的汇报权，因此，某乙一样会感觉不快；
[场景3] 某甲和某乙是一个团队的同事，某甲想得到某乙的协助，他写了一个mail给某乙，但某乙长时间没有回应。
[点评3] 对某甲而言，某乙的行为是对他的一种轻视，甚至冒犯；
[场景4] 某甲有一个疑难问题，给整个团队发mail求援，某乙有完整的答案，就写了一个mail给某甲，没有CC其他同事。某甲采纳了某乙的答案，但没有回mail感谢。
[点评4] 哪怕是单独回mail感谢，否则，某乙会感觉很挫败；
[场景5] 某甲有一个疑难问题，给整个团队发mail求援，某乙有完整的答案，就写了一个mail给某甲，没有CC其他同事。某甲采纳了某乙的答案，回mail感谢某乙，也没有CC其他同事。在最后的工作输出中，某甲没有列出某乙对他的帮助。
[点评5] 虽然符合礼貌原则，但某乙会认为某甲做事情不光明磊落；
[场景6] 某甲有一个疑难问题，给整个团队发mail求援，某乙有完整的答案，就写了一个mail给某甲，没有CC其他同事。某甲采纳了某乙的答案，回mail感谢某乙，同时CC其他同事。
[点评6] 这个问题比较中性，某乙会有2种感觉：1）某甲是在真心感谢他；2）某甲对他的方案不放心，想让其他人再点评一下。要避免1）的感觉，某甲必须在mail中表现出对这个答案的十分信任；
[场景7] 某甲的领导给某甲布置了一个任务，这个任务没有什么经验可以借鉴，某甲闷头做了一段时间，没有向领导汇报具体计划、阶段进展、遇到的困难和解决办法。
[点评7] 领导感觉被遗忘，肯定会相当不高兴；
[场景8] 某甲的领导给某甲布置了一个任务，这个任务没有什么经验可以借鉴，某甲写了一个详细的计划给领导，等待领导作出批示；
[点评8] 领导也很可能不高兴，除非该领导就是这方面的专家，否则，某甲有炫耀和浮夸的嫌疑，因为任何具体的批示，一旦失误，责任在领导，而如果笼统批示，由显得领导没水平；
[场景9] 某甲和某乙之间就一件事情通过email沟通了很长时间，某甲是发起沟通者。但是，最后一个mail是某一乙发出的，而不是某甲。
[点评9] 某甲属于轻微的失礼；
2 email标题、尊称、结尾和签名
标题最好处理成动宾壮结构，显示信息越丰富越好，最长少于40个字。
标题中可以用‚{AAA}‛这样的标志信息加强效果，另外也有助于分类存档，{AAA}包含‚提醒‛、‚希望反馈‛、‚日报‛、‚同步‛、‚请全体知会‛、‚供参考‛、‚请在XX之前回复‛等。
有隶属关系的上下级之间，除了敬语外，一定要把其官阶明确显示出来（副职统称X总/X经理）才显得正式，有令行禁止的心理暗示作用。一些倾慕西方组织文化的中国公司喜欢用英文名，不用官阶，敬语也很随意，笔者并不提倡。
有流程关系的上下游之间，一定要把其与流程相关的身份明确显示出来（流程往往和一些临时任命的工作组和项目组有关，成员都有一个固定的身份，比如秘书、协调、委员等）才显得正式规范，有同舟共济的心理暗示作用。
无隶属关系也无流程关系的同级别或同资历的同事之间，统称尊称X兄X姐；无隶属关系也无流程关系的下级对上级、威信低的对威信高的，统统尊称老师或前辈即可。
和尊称相比，结尾处最能体现礼貌。这是绝大部分80后、90后所不具备的，直接障碍其进入高阶管理序列。在笔者的实践中，有一段时间训练一个有点规模的企业的HRD负责人在email的结尾处体现礼貌，下面是几个特别的约定：
2.3.1）对直接上级，永远称‘请您指示’；
2.3.2）对非直接上级和资历比自己深的人，永远称‘敬请指点’；
2.3.3）对直接下属，永远称‘一点不成熟意见’；
2.3.4）对非直接下属和资历比自己浅的人，永远称‘一个不成熟的建议’或 ‘一个不成熟的想法’；
2.3.5）对同级或相关业务流程的接口人，根据关系亲疏程度，依次称‚提醒‛、‚提醒注意‛、‘提醒您注意’；
签名是一件大事。一些公司元老不愿意使用统一签名模版，原因是其内心深处有一种高人一等的潜意识，最好的解决办法是老板带头使用统一签名模版。签名模版是否规范，对比500强公司的签名模版就知道了。
签名模版要绝对统一，但笔者并不反对在签名模版内植入一些‚景句[提倡的]‛或‚警句
[反对的]‛。 老板身边的秘书、助理、行政总监/经理等如果珍惜在签名模版中有意识地植入老板的‚景句[提倡的]‛或‚警句[反对的]‛的机会，将是公司提升企业文化的一个好办法。
3 email高级应用
email可以用于开会，发起人设计几个问题群发给大家，但可约定2种模式：1）一对一回；2）还是指定一个回答顺序（和‚1）‛中关于顺序的描述正好反过来了），后面的人在前面的人的基础上comments，用不同颜色体现。{注意：主持人要注意限定时间,提醒大家礼貌，并控制气氛}
email也可以用于线上审批，一般包含几个角色：提案人、审核人（有可能不止一个）、确认人（有可能不止一个）、知情人。一般约定：3.2.1）收件人为审核人（注意顺序）、确认人，cc为知情人（注意级别、威信等）；3.2.2）原始标题后依次用‚{}‛按照收件人顺序排列期望的线上审批动作，比如{mike 第1审}{Kelly 第2审（注意：}如果已经很清楚可以忽略）；
3.2.3）任何一个‘线上审批’环节，如果是在正文，就要特殊颜色，如果是在附件，最好有定位点；3.2.4）‘线上审批’环节，回复的时候，直接回复全部即可，要在标题最前面加上{Kelly 已审}字样，最终结果是：{tom 已确认}{Kelly已审}{mike 已审}年度预算汇总{mike 第1审}{Kelly 第2审}{tom 确认}。
除了对内沟通，email也可以做对外营销沟通。标准的leads follow框架--身份确认->动机筛选->一对一信任->报价博弈->合同首款—中，一对一信任最关键。一对一信任必然要侵入对方的私人边界，用email入侵最省事。什么是私人边界呢？老乡、校友、同好等。 要想侵入私人边界，必须使自己的email具备一种人格特征，如此才能使别人有记忆你的可能性，什么是人格特征呢？
邮件签名的景句，独特的称呼风格，第一句尊称和最后一句结尾，行文中的段落和用词等，都可以展现个性。独特的称呼风格的策略是:无论是否熟悉，尊称是始终需要坚持的，适当拔高，越不熟悉的拔的越高，采用‚尊敬的‛、‚老师‛、‚感恩‛、‚恩师‛、‚阁下‛、‚X兄‛等。
还有一种更高级的个性，是充分挖掘邮件历史证据的特征，定期把邮件以fwd的形式增加新内容发送给对象，让对象产生一种故人的感觉。
除了个性特征，还要有非交易专业/行业相关信息同步这个着数，涉及到自己定期收集信息的comments，推荐给你的对象，与对象在间接交易相关领域经常交换意见，逐步逼近
交易信任，一旦交易机会出现，交易的概率是非常高的。
职场工作汇报有一些潜规则：
3.4.1）领导主动要求了解下属的工作进展的背后，潜意识里有怀疑的动机，这种潜意识如果逐渐积累并得不到缓解，就会演变为礼貌质疑甚至公开刁难，因此，领导所规定的汇报范围、详细程度和提交频率，并非一成不变，但是，领导往往对主动调整下属的汇报范围、详细程度和提交频率心存顾及，怕因此给下属以善变甚至不可信的印象；
3.4.2）下属主动向领导汇报工作进度，潜意识有希望领导给予更高层次信任—升迁--的动机，这种潜意识如果逐渐积累并得不到缓解，就会演变为私下抱怨甚至公开诋毁，因此，下属总是在揣测，除了领导所规定的汇报范围、详细程度和提交频率外，是否应该提交更多可以加深领导信任的信息给领导。怎么办？周报是例行报告，每3个月主动找领导谈一次关于汇报范围和详细程度，以体现上下有别；日报除非是下属主动要求，由领导要求不太符合人性，日报常常由刚入职的下属主动发出，有随时请求领导指示的心理动机；项目报是对领导重视的长周期的项目类任务，由项目负责人或核心参与人发出，除了在各自的周报中稍有体现外，在项目的关键节点做必要的事前请示（领导必须回复），是项目报最重要的价值。
电子导读(eGuide)、电子杂志(eMag)、电子报(eNews)，是最常用的3种邮件自媒体。其中，电子导读类似google news alert，只做二手资讯的汇集和‘伪原创\'，灵活使用google高级命令，不断调整google关键字组合，可以达到类似一线专业垂直门户网站首页头条栏目的效果，如果再辅助一些‘实景化’内容比如基于主编个人品牌的‘快速QA’，将大大提高该电子导读的可信度；另外，电子杂志的精髓是提供原创、有深度、实用的连载类参考知识，如果再辅助一些‘实景化’的内容比如‘一问多答类QA’，将大大提高该电子杂志的专业度；还有，电子报的核心价值是新闻性，核心价值素求是新奇特、权威/公信、客观，有一条捷径可寻，先借助外部媒体塑造主笔的新奇特文风并让其个人品牌变得比较有名，再以行业公信事件为背景传播主笔的公信言论进而确立其行业权威地位，最后基于权威主笔建立报道机构品牌，有采写/记者和卫星专家围绕，采用纯新闻的文风。
电子报是最难的，需要组织整体能力的提升，同时具备品牌、公关、广告、市场方面的专才，并且公司老板要有能力把他们凝聚在一起，笔者遇到的最极端的例子是，一个公司将3个月前的公司新闻稿放在电子报头条里，实在令人倒胃口。
电子杂志虽然难度要比电子报小，但要考验公司老板的耐心和主笔的专业水准。如果老板认为发1次电子杂志就应该带来多少个潜在客户，那就完蛋了。如果主笔的专业水准不够，不能把零散在公司各个部门的资料进行统筹规划，更不能站在对外竞争的角读调整内容策略，也不会成功。笔者建议老板要亲自经常刺激主笔的创意潜力，并亲自尝试优化受众感兴趣的主题、技巧、动态和策略等的内容模式的细节，就拿‘技巧’来说，受众总是喜欢产品选择、安装、维护、修理和故障排除方面的技巧，但如何确定内容模式的细节，依然需要大力推敲。
电子导读是适合大多数中国创业企业的简单形式，但需要主笔有比较高的新鲜素材的辩识能力，也需要主笔有一定的‘伪原创’能力，再加上一些实景化内容比如基于主编个人品牌的‘快速QA’，如此，电子导读足可乱真为电子报。那么，什么是主笔的‘伪原创’能力呢？下面是一些关于‘小品文’的最佳实践：3.5.1）标题押头韵，用重复的音调产生一种节奏感；3.5.2）匿名第一人称（并非自己的真实姓名），将本来是议论文或记叙文体改写成个人笔记体；3.5.3）警句或景句，简短而令人难忘的思想性内容；3.5.4）类似电影场景的脚本描述，可用文字建立起一种的精神意象；3.5.5）名人观点作为佐证事实，这是目前国际大报常用的一种新闻手法，尽量减少主笔的个人见解的体量；3.5.6）围绕一个客观事实由N个不同人物演绎的综
合报道格式，或许在华尔街日报的专题报道中注意到了这种技巧，比如说，如果前50个字说的是坦帕市的家庭主妇，休斯顿的农民和西雅图的学生都在做同样的事情，那么你可能在读一个综合报道。总之,什么是优秀的电子导读？5篇技巧知识、2篇原创‘小品文’、1个‘实景化’QA,貌似简单,其实差别很大,能达到high-light就算入门,能达到high-sense就算高手,能达到high-sight就算出神入化。
