1、主要客户在哪儿——确定目标会议类型
根据自己酒店所在城市、会议设施条件以及酒店的规模、背景、地理位置、独特优势等，来确定酒店的目标会议类型：是以政务型会议为主，还是以企业会议、社团会议为主？在确定自己的目标会议类型之前，除了认清自己的优势之外，还要了解不同会议类型的不同特点：价格敏感型？注重形象型？机密型？附带展览型？休闲娱乐型？交通方便型？等等。记住，明确目标会议类型是确定酒店定位、做好会议营销和会议服务的关键。
2、他们为什么会来——了解客户心理
酒店的独特优势在哪儿？他们为什么愿意到这儿来开会？与竞争对手相比，我们在客户的拟选方案中所占的份量有多大？我们都接待过哪些有份量的会议，如国际会议？我们的会议服务水平如何？如果没有特别优势的话，怎么才能创造自己的竞争优势？总之，我们总得有一些过硬的让人们愿意到我们这儿来开会的理由吧！
3、多远半径内的人会来——掌握客户的区域分布
酒店会议客户的区域分布范围或者说酒店的影响力半径，一方面与酒店所在城市与地区的规模、影响力、旅游资源的吸引力等有关，另一方面与酒店本身的规模、优势以及宣传、营销力度等有关。这里需要提示的是，由于会议几乎存在于所有行业、所有领域之中，因此每一个城市或地区都会有自己在接待国际会议、全国性会议或跨地区会议方面的机会。同时，酒店的努力也会在很大程度上改写会议资源的区域分配比例，并形成自己独特的竞争优势。
4、怎么让他们知道——理清传播途径
明确了目标客户在哪儿，了解了他们的心理，可怎么让他们知道这儿适合他们开会呢？如何组织直接销售？又如何能把第三方会议策划与组织机构发动起来呢？如果通过媒体宣传是一种不错的选择的话，是通过专业媒体还是区域性综合媒体呢？会议专业性的网站、刊物有多大的优势和传播的效果？我们酒店有没有实力和会议承载力来进行不间断的区域性综合媒体广告投放呢？理清传播通道，往往能起到事半功倍的效果。另外，我国会议策划与组织的群体阶层正在形成之中，这对于酒店确定传播途径，提高营销效果，降低营销成本，是一个利好的消息。
5、怎么打动客户——策划专业而准确的传播内容
会议市场不同于旅游市场，会议组织者和策划者有着自己独特的需求。因此，酒店无论在策划媒体传播内容，还是在撰写营销策划方案时，都要充分考虑到组织会议者的需求。在传播与营销方案中，除了要传递会议组织者和参会代表作为一般住店客人需了解的酒店优势和基本信息之外，还要传达以下内容：会议厅大小与数量、客房数量、会议服务的专业性、已接待会议的成功案例、交通条件、娱乐健身设施、会议团队的优惠政策与免费服务项目、会议接待方面的独特优势等。
6、怎么让他们来——组织精准营销
在确定了以上内容之后，接下来就是如何组织销售的问题了。首先要确定营销路径和营销策略，是直接面对会议组织机构销售，还是针对
第三方会议策划与组织机构销售？这两者在销售策略上要有所不同；其次是需要不需要组织有针对性的活动营销、区域营销？其三是要有一个了解会议市场的专业化销售队伍，以保证会议营销的效果。
7、会议来了怎么办——做好会议服务
会议服务的效果是整个会议营销与传播的根基。根据业内人士的经验，一个客户满意率比较高的100人以上的会议，往往会为该会议场所带来3～5个新的会议。酒店的会议服务工作除了要做细、做扎实之外，还要注重专业性和主动性。在你所提供的服务里面，最好有一两条能让会议组织者感到惊喜。会议组织者想要的无非是省时、省力还有省钱。
8、如何让他们再来——做好客户管理工作
做好客户管理工作是酒店会议业务持续增长和进入良性发展轨道不可或缺的重要环节。酒店要建立客户档案，在会后认真听取他们的建议和意见，并保持联络。这是一项通常被很多酒店所忽略而又必须要做好的工作。有些酒店只重视大客户的做法，我们认为是不全面的，因为没有多少会议组织者天生是组织大会议或者是小会议的，而且中小会议的数量要远远大于所谓的大型会议。
