如何当好物业管理处主任
作为一个项目负责人，如何当好物业管理处主任，是物业管理人熟悉和热议的话题。特别是目前市场上很多企业由原来的经济效益竞争逐步转向人才的竞争，实施以人为本的管理理念。在效益和质量都同时摆在我们面前的时候，我们首选是质量的年代，人才管理和培养是企业立足于市场经济输赢的一种必然条件。顺应科技型物业发展，积极探索可持续发展人才市场顺应时代潮流。“自古得人才者得天下”，物管企业凝聚各具特色的优秀人才，并为其成长和脱颖而出营造良好的环境和氛围，不仅立足于目前的人才需求，提高企业整体管理水平和竞争优势，满足物业管理市场专业化服务质量的要求。站在这样的一个角度来想一想，作为一名管理处主任，作为企业的中层管理干部，如何当好物业管理处主任，如何更好地引领行业发展方向。本文结合公司各项规章制度尝试开展这方面的整理和探讨。
一、理念的提升——以不断提升服务水平为指导思想
当好物业管理处主任，如何做好服务呢？首先，需要提升自己的管理理念，以不断提升管理处的服务水平为指导思想。理念是企业的灵魂所在，是员工自我实现理想的动力源泉。必须有“开拓创新、永创一流”的精神为理念，不懈追求更高的服务境界，激励管理处员工的创造性思维和创造力。在这种理念的支持下，才能意识到细微之处见精神、简单积累便专业，提醒每位管理处主任做事要从小事做起，从自我做起。同时，要去影响周围的一群人，不断提升自己的专业水平，来实现和打造一个敢于追求理想和有灵感、激情不断喷发的管理团队。具体来说，就是要以“没有最好，只有更好”为基础，引伸出六个方面的理念，即最优理念；探索、学习、创新、提升、领先理念；换位思考理念以及零磨合、零干扰、零缺陷等理念。
1、最优理念。即每位主任都有明确的职责范围，在服务过程中遇到的任何问题，都要设计出几套解决问题的方案，从业主的角度、经济的角度选择一个最佳的解决方案，达到最佳的效果。最优理念服务达到的效果是：当您在岗位工作的时候，优美的工作环境、适宜的温度、优良的空气质量使您尽享工作的乐趣；
在您需要服务的时候，管理服务人员就会出现在您的身边，每个员工的工作都是一丝不苟、彬彬有礼且规范化、标准化。
2、探索、学习、创新、提升、领先理念。即在管理政府办公楼、住宅区、工业区、“农村城市化”自然村等领域进行不懈地探索，寻求适合这些领域的管理方法。通过学习国内外先进的管理理论与方法，与自身的实践相结合，创造性地提炼出独具特色的新的管理方法。将这种新的方法再运用到实践中，进一步升华提炼，达到管理水平不断提高并领先于行业的理念。
3、换位思考理念。即主任凡事首先都要先设身处地站在业主需求的角度进行考虑，再反过来考虑如何满足业主的需求，把业主的满意作为工作的出发点和工作的最终目标。“业主想到的我们已经做到，业主未想到的我们超前思维”，从而提供更适合业主需要的服务，满足业主的需求。
4、零磨合理念。即管理处主任在物业管理日常管理介入中，深入物业现场，了解和参与新型设备和智能化设备的调试，熟悉各项功能，站在业主的角度，发现影响使用功能的因素，及时提出合理化建议，将不利的因素消灭在萌芽状态。同时，还需充分了解业主的动态信息，新调任领导或新搬迁的业主要及时以走访的形式理顺各方面的关系，每天都需要走访不同的业主，使管理磨合期接近“零”。
5、零干扰理念。即主任应考虑所管辖的项目，特别是政府物业管理，充分了解和掌握有哪些工作，是在业主正常上班时间以外才能完成的。比如：大楼的油漆粉刷工作，通道的消杀等等工作会给业主带来工作上的干扰和给环境带来业主不适应的工作，需合理安排工作时间，如节假日或下班后，不能因不合理的安排工作而影响和干扰业主的正常工作。在保证用户正常工作的前提下，对会妨碍用户的维修保养工作，一律安排在用户正常上班时间以外（突发事件需紧急处理的情况除外）。同时，在维修保养工作中，维修人员必须先做好维修区域防护及警示等措施后，方可进行工作，维修完毕，立即清理现场，以避免造成污染和给业主带来不便。
6、零缺陷理念。即主任要求每一个员工都要细心谨慎，把工作上可能发生的缺陷（缺点）降低到“零”的一种管理方法。零缺陷并不是说绝对没有缺陷或缺陷绝对等于零，而是指以缺陷等于零为目标的管理理念，每一个员工都要在自
己的工作职责范围内力争做到无缺陷，从而培养员工高度的责任感和严谨的工作作风，提高服务质量和项目的管理水平。
二、沟通能力的升级——以做好项目管理水平为前提
主任沟通能力的升级是必须的，也是一个持续的过程。沟通不是靠一个人的油腔滑调就可以的，而是要实实在在的工作，所以必须是做好项目管理水平为前提。有些项目主任是从基层员工晋升上来的，由原来的整天面对设备管理一下子需全面掌握人际关系的技巧；有些项目主任是转职过来的，对周围的环境不熟；特别是目前有一些工龄的管理处主任，缺乏一种前车之鉴，不肯思索，以管理处一天没有出现投诉在沾沾自喜，出现了应急突发的事情而不知所措，有之对员工大发脾气等等。从以上几点可以看出，沟通的能力升级很重要，我认为一个管理处主任的工作应该做到三个方面的沟通，即员工沟通、业主沟通、公司沟通。
1、员工沟通
为了畅通员工与领导层之间的关系，及时和更有效解决员工关心的问题。沟通方法通过基层例会、管理处例会，了解、掌握、及时地处理员工反馈的各类问题。建议每个项目管理处主任要召开月度员工大会和员工座谈会，每季度至少召开一次基层员工代表座谈会，收集基层员工的各类问题，如意见、投诉及合理化建议等，真实地反应出基层员工的呼声。
2、业主沟通
为了让业主与管理处之间架起一座心灵的桥梁，目的是让每个业主，特别是与物业有关的领导更了解和清楚管理处的个性化服务和特色。从某种意义上来说，就是和业主建立一种友谊上的关系。这样业主的需求能更充分的展现出来，同时，可避免一些工作上的误会。业主沟通最好每天坚持与一名或多名业主交流，以走访的型式为主，也可以电话的方式问候，带给我们业主一种温暖的感觉，更让我们的业主知道管理处在是做事情的，是负责任的管理处。
3、公司沟通
公司沟通是不可缺少的工作，也是管理处主任对自我工作肯定的必要手段。让公司的领导了解管理处最新物业动态和管理处所做出成绩。当然也是管理处的层面碰到某种问题不能左右时，更要让公司领导层给予研究和抉择，给予某种信息的
指示，使管理处更有效率运作并提供保障。公司沟通的方法可以是随时的，比较有机动性，可以在召开公司例会的时候，可以是公司领导视察工作的时候，可以是因某种事情在公司的时候。方式也是多种多样的，比如向公司每周提交一份合理化建议（更有效的节能减排、提高员工的工作积极性等等方面均可），每月向公司提交一份管理处的最新工作总结。可以看出，与公司的沟通也是项目主任实现自我价值体现的一种表现。
三、有效处理投诉的能力——促使管理工作的良性闭环
业主的投诉的焦点主要表现在对管理处服务工作的不满意，业主的需求得不到满足，或某个问题的处理跟进程度不及时性都会引业主对管理处的投诉。很多管理处主任看到的投诉问题的直接性，没有看出问题的间接因素，问题的间接因素就是指管理处的能力，内部团队的建设和行之有效的处理问题方法（培训），本位理念的提升和沟通的能力升级存在差距等等。也就是说，有效投诉的出现可以理解成我们工作上的不足，没有达到业主的预期所产生的。那么，我们应该从哪方面做起呢？特别是管理处主任，关键是要做到未雨绸缪。
1、在本位理念提升和沟通能力升级的基础上更有效地处理业主投诉。其实最好的方法是把我们业主的投诉控制在萌芽状态，是最为有效的处理方法。从管理处的自身的管理服务品质提高、人员的素质提高上下功夫，提倡落实管理处的三会制度和三检制度。
三会是指早会、晚会和周例会。早会是由主任亲自组织，在每天管理人员上班前后管理处班组长以上在岗人员（含管理员）集中进行，由主任主持，内容主要为宣讲公司文化、理念与价值观、一天的简要工作安排等，能激励员工士气。晚会也由主任主持，内容主要是当天项目各项工作点评与总结，在每天管理人员下班前管理处班组长以上在岗人员（含管理员）参加。周例会也是由主任主持，管理处班组长以上在岗人员（含管理员）参加，会议主要内容为上周工作总结与回顾、公司最新动态与相关要求传达、下周工作安排布置等。
所谓三检是指早检、晚检、周检。早检是指每天管理处主任巡视现场一次。并填写《监督检查记录表》，对每天巡视的具体区域、巡视处理的问题、巡视时间段作详细记录。主任应将早检巡视区域合理分解至每个管理人员，并监督员工
的执行情况。晚检是指每周主任到项目查夜岗一次。对夜间查岗，主任应在监督检查记录表上对查岗具体起止时间、岗位人员值勤情况、查岗路线作详细记录。还应将夜间查岗情况分解至班组长，并监督班组长夜间查岗的落实情况。周检是指每周管理处主任组织管理处内部各班组综合检查一次。对每周组织的综合检查，还应组织各班组针对检查出来的问题进行原因总结分析，提出纠正预防与改进措施，形成会议纪要存档并跟踪落实。检查内容包括清洁、绿化、电梯、空调等。
2、采用闭环控制模式
闭环是对工作过程的微观控制，主要通过个人、班组、管理处三级执行，通过自检、监督，任何一项工作内容均实施闭环控制。对照工作计划与标准，针对检查出的问题及实施过程中出现的新情况及时改进纠偏，控制工作按计划和标准实施。管理处主任应对管理处每一环节都进行严格的监督和考核，重点是对工作结果进行检查、分析和评价，提出改进措施，融入下一步工作计划与标准的订立中，形成一个严密的闭环。
3、定期做好投诉信息统计与分析
业主投诉是每个物业管理项目会碰到的问题，管理处客户服务中心通过各种渠道获得为主投诉的信息，需进行分类、整理，调度、协调责任部门处理，跟踪回访处理结果，重大事项向上级经理汇报，暂时无法处理的事项及时向业主做出解释或另行约定时间处理，管理处没有能力处理的问题及时向公司层面汇报。
客户服务中心每月、每季、每年对业主投诉的信息进行统计、归纳、分析，并形成报告报经理，季报和年报同时报公司。对于业主的有效投诉需实施首问责任制。管理处任何员工对用户的报修、建议、意见及投诉，在第一时间接受后，立即报告客户服务中心并跟踪落实结果，确保问题得到妥善解决，使业主满意。否则，管理处应对此视为服务质量不合格，按相应规定处理。
可以说，关于如何当好物业管理处主任的话题，解决方法其实是很多的。做好物业管理处主任必须结合自身的管理项目的特点，顺应当今科技型物业管理的发展，不断探索物业管理的精髓，跟随时代发展潮流，引领物业行业发展方向和
树立本公司的品牌策略。在市场上能够稳扎稳打、处惊不变，将公司的利益和业主的利益立于不败之地，才是一个出色的管理处主任。
