目录
一、总则 2
二、岗位分工与授权批准 2
三、计划与审批控制 4
四、采购价格控制 6
五、采购与验收控制 7
六、货款支付与账目核对 8
七、采购业务的监督控制 9
八、附则 10
一、总则
第一条为了加强公司采购业务的内部控制，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，根据财政部《内部会计控制规范——采购与付款(试行)》等法律法规，结合本公司采购业务特点和管理需要，制定本制度。
第二条 本制度所指采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。
第三条 本制度适用于公司的采购业务管理与控制。
二、岗位分工与授权批准
第四条 公司建立采购业务岗位责任制，明确规定相关部门和岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第五条 公司物资采购业务严格规范和执行如下程序：
(一)计划与审批；
(二)请购与审批；
(三)询价与核价；
(四)确定供应商；
(五)订立合同；
(六)采购与验收；
(七)物资入库；
(八)账簿登记与支付采购款。
第六条 公司采购业务岗位的基本分工如下：
(一)采购部负责编制采购计划、填制请购单、询价与价格谈判、签订合同、采购物资等业务；
(二)财务部负责核定物资采购价格；
(三)财务部负责结算采购款项、登记存货及应付账款等；
(四)物流部负责根据采购计划和物资请购单办理物资入库，登记保管账等；
(五)质保部负责物资入库前的质量验收等；
(六)股东会负责定期审计检查采购业务的合规性、合理性和会计记录的正确性与及时性。
第七条 公司负责计划、核价、定购、招标、检验、收存、付款等采购业务的员工，必须参加人力资源部的岗位培训，并获得岗位合格证后方能独立上岗办理采购业务。
第八条 公司办理物资采购、核价与付款业务员工应当具备良好的业务素质和职业道德，办理采购、核价与付款业务的人员在同一个岗位上连续工作时间不得超过三年。
第九条 物资的采购价格、付款政策要严格执行公司授权文件的规定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。
第十条 公司授权采购部、质保部、物流部、财务部分别办理物资订购、检验、收存和付款业务，其他任何部门均无权经办采购与付款业务。
第十一条公司对于重要的、技术性较强的采购业务，应当专家评审、集体决策制度。
第十二条 公司对机器设备的采购，以及一次采购价值超过50万元的材料采购一律实行公开招标办法采购。
三、计划与审批控制
第十三条 公司对采购业务实行严格的计划管理和采购目标责任制。每
年l2月份，公司总经理与采购部经理签订下一年度的《采购目标责任书》，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标及奖惩兑现政策。
第十四条 采购部要将年度采购目标层层分解落实到各个采购员，并将目标分解落实情况报公司备案。
第十五条物资采购计划的制订、审批程序和责任分工如下：
(一)生产部每月根据《产品生产计划》编制《物资耗用计划》；
(二)物流部根据《物资耗用计划》和库存储备情况编制《物资补库计划》；
(三)采购部根据《物资补库计划》编制《物资采购计划》；
(四)预算管理办公室审核、平衡上述各项计划，确保各项计划与公司的全面预算相吻合；
(五)公司总经理审查并批准《物资采购计划》。
第十六条 实施物资采购的具体依据是“物资请购单”，“物资请购单”的填制、审批程序如下：
(一)采购部根据《物资采购计划》填制“物资请购单”，“物资请购单”中必须列明如下事项：
1．采购物资的依据；
2．采购物资的名称、规格型号、数量和技术要求；
3．物资用途及最迟入库时间；
4．供应厂家和询价结果；
5．采购金额、付款方式与付款时间；
6．采购员及采购部负责人签字。
(二)财务部对“物资请购单”中的价格进行核定。
(三)公司有关领导按以下审批权限在“物资请购单”审批：
1．采购总金额在5000元以下的，由采购部经理审批；
2．采购总金额在5 000～5万元的，由分管采购的副总经理审批；
3．采购总金额在5～50万元的，由总经理审批；
4．采购总金额在50万元以上的，由总经理及股东会共同审批；学会计论坛
(四)经过公司有关领导审批的“物资请购单”，是采购物资及办理验收、
入库及付款的依据。．
四、采购价格控制
第十七条物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。
第十八条 采购部和财务部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。
第十九条 物资采购价格的确定要履行询价、核价、审批、谈判和备案五项程序：
(一)询价：采购部按照公司下达的《物资采购计划》，根据采购项目的时间要求，在了解市场行情、参考过去采购记录的基础上，向供应商咨询价格。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。
(二)核价：财务部根据“物资请购单”中的询价情况，在了解采购部询价过程的基础上，通过电话、计算机网络等渠道查询、核实采购部的询价结果，并将核价的情况记录备案，然后在“物资请购单”中列明核定的最高采购限价。
(三)审批：财务部核定的最高限价，经财务部负责人填写审核意见后，按照第十六条规定的审批权限报有关领导审批：
(四)谈判：采购部根据领导审批的最高限价，与供应商进行价格谈判，力争以较低的价格签订采购合同；公司常年使用的大宗物资采购业务，由公司总经理率领采购谈判小组与生产厂商直接谈判、签订采购合同。
(五)备案：采购部与供应商最终确定的采购价格要填写《物资采购价格反馈表》，报价格科备案；与供应商签订的“物资采贿合同”也要报财务部备案。
五、采购与验收控制
第二十条 根据采购物资的性质不同，公司分别采取如下采购方式：
(一)单项采购价值在3万元以上的大宗物资，从生产厂家直接采购；
(二)一般采购物资在货比三家的基础上，采用订单或合同订购方式采购；
(三)小额零星物品采用择优定点采购方式；
(四)重大采购业务及设备购置实行招标采购。
第二十一条 除仅有唯一供货单位或公司生产经营有特殊要求外，公司主要物资的采购应当选择两个以上的供货商，要从质量、价格、供货能力、信誉
等方面择优定点采购。
第二十二条 公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格；对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况。
第二十三条 物资采购到厂，需办理如下验收入库手续：
(一)物流部验收员核实到库物资是否与“物资请购单”规定的品名、数量、供货厂家相符，凡核实无误的，验收员开具“采购物资待检单”；
(二)质保部根据“采购物资待检单”，对待检物资进行质量检验，并将检验结果填写“质量检验报告单”；
(三)物流部保管员将检验合格的物资验收无误后，收存物资并开具“物资收存单”；
(四)供应商开具增值税发票后，经财务部材料核算会计对价格、数量等项目审核无误后，开具正式“物资入库单”；
(五)“物资入库单”经保管员签字后生效，财务部据此登记账簿和办理有关结算事宜。
第二十四条 到库物资与“物资请购单”不符或未经质量检验的，一律不予办理入库和结算手续。
第二十五条 质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验，并对检验结果承担责任。
六、货款支付与账目核对
第二十六条采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件：
(一)订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款；
(二)要在公司货币资金预算范围内付款；
(三)要在对采购发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核、确认无误的前提下，办理付款。
第二十七条 采购付款时，由采购部填写“采购物资付款单”，分管领导按预算审批；超出预算的付款，必须由采购部申明理由，经总经理批准后，从预算外资金列支。
第二十八条财务部要加强应付账款和应付票据的管理，已到期的应付款项必须安排到货币资金支出预算中，并经总经理的审批后，方可办理结算与付款事宜。
第二十九条 财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核算一次账目，核对结果要填制《应付账款核对表》备案；核对出的未达账项，要逐项逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。
第三十条 采购部要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、付款及应付账款余额增减变动情况。
第三十一条 采购入库的物资在保管或使用过程中，发现数量和质量不符合要求的，采购部要及时与供应商联系，并分别情况按以下程序进行处理：
(一)数量不足的，要求供应商予以补足；存在质量问题，尚能使用的，要求供应商给予价格折让；不能使用的，要求供应商退货或换货；
(二)需要退货或折让的物资，均需供应商开出红字发票；
(三)退货通知单、红字发票均应及时报送财务部入账。
七、采购业务的监督控制
第三十二条 股东会负责对公司的采购业务进行监督检查。
第三十三条 采购业务监督检查的内容主要包括：
(一)采购业务相关岗位及人员的设置情况；
(二)采购业务授权批准制度的执行情况；
(三)采购计划与合同情况；’
(四)采购价格及采购渠道情况；
(五)货款结算情况；
(六)应付账款和预付账款的管理情况；
(七)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。
第三十四条 股东会对监督检查的结果出具检查报告，发现的薄弱环节和问题，有关部门要采取措施，及时加以纠正和完善。
八、附则
第三十五条 本制度由财务部制定、修订和解释。
第三十六条 本制度自公布之日起执行。
