推荐第1篇：会务工作
会务工作
案例1
会场里的“生人味”
从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问好，满脸微笑。
“都到齐了吗?”他问秘书小张。
“都到齐了，整二十位。”小张说。
突然，董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一会，一声不响地走出了会议室。
张秘书一下子紧张起来，也跟着走了出来。与会者只得坐在那里等待。
“董事长”张秘书轻声叫道，等待指示。
“小张，会场上怎么有股生人味?”董事长问。
“生人味?”张秘书不解地问。
“好像有不该参加的人来到了会场。”
“不会吧，”张秘书说，“名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负责人。”他拿出经董事长审定的名单，递给董事长。
董事长没有接过名单，问道：“坐在我对面的那日本人怎么也到会了?”
“他是我们东京的代销商。”
“代销商和经销处长一样吗?”董事长严肃地问，“你难道不知道今天会议的议题?” “今天是研究海外市场促销对策……”
“这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究企业经营决策的核心成员。内外有别啊!”董事长说。
“名单上有李明，这代销商的中国名字也叫李明……”
“好了!你呆会儿认真地再看看那名单吧！”董事长一挥手说：“现在，你说该怎么办?” “现在，现在能不能由我通知日本人让他退出会场?”张秘书说。
“你说呢?”董事长反问道。
“这样好像不妥，会影响关系的。”张秘书说，“是不是能改变会议议题?”
“现在也只有这样了。”董事长说，“今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先生与各
经销处长认识，交流经销经验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我介绍中国“三十六计”在日本商场的运用。用半天务虚，下午正式研究问题。你通知公关部下午派人陪野田游览市内风景名胜，并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公园去游览三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。”说罢，董事长快步走进会议室。
小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单外，董事长亲笔加了“请东京的李明同志到会”一行字。东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的野田二郎虽也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。
他急忙去公关部联系，然后打国际长途请东京的李明同志飞回总公司开会。
会场里的“生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真领会领导的意图，没有根据会议的主题和内容审定与会代表资格造成的。秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的人前来参加会议，应该参加的人反而没能到会，若不及时处理，可能造成会议具有保密意义的内容泄露出去，出现消极影响，甚至给组织造成损失。
再者，“会场的生人味”让我们懂得召开一次会议，准备几个议题的重要，它可以在情况发生变化时救急或减少不必要的损失。在这一案例中，如果董事长不因野田二郎的“生人味”而想出应急的议题，而采取不让野田二郎开会的方法，会影响双方关系，直至使合作关系破裂，应视为下下策。故而，秘书人员在协助领导确定和选择议题时，有必要多准备一至两个，是有好处的。
“会场的生人味”同样警示我们做好会议事务，马虎大意是要不得的。
案例2
会务准备要细致、周密
一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是—件憾事，并受到批评。
事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。
思考题
本案例中，会务准备方面存在哪些问题?
案例3
会前准备如何做
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚„„
思考题
1、假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?
2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议
程?
3、向总经理报告后，你还应该做些什么?
4、召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排?
5、有人说，会议上要用到的各种东西，最好公司都买齐。假如要借，应提前一天送到。你认为如何?
案例4
有备才能无患
某地党委全体会议闭幕式即将开始，领导同志已走上主席台准备入座。会务工作人员急忙赶过去，请示主持会议的领导同志：送审的主持词是否有改动?如属程序变动，请告知，以便做好会务准备。会议主持人却丈二和尚摸不着头脑：我没见过主持词，不知道会议由谁主持。现在就要开会了，不熟悉会议程序，我不能主持会议。原来，这位领导同志有两位秘书，其中一位接到会务工作人员提前送来的主持词后，因为领导同志与别人交谈，也没有按照会务工作人员的要求及时请示，主观认为：领导同志没有特别交办，估计主持词不会有什么改动。因而造成主席台上这一幕“僵局”。幸好会务组事先打印了几份送审的主持词，摆在几个主要领导同志的座位上，并做好了会务准备。因此，待领导同志们临时商议，重新确定主持人后，会议仍可按预定程序进行，避免了一次重大事故。
思考题
为什么主席台上会出现“僵局”?
推荐第2篇：会务工作
会务工作
教学目的
通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 教学方法
该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。 教学重点
会议筹备工作；
会议方案的制作；
会见与会谈的操作程序与方法；
案例分析。 教学难点
会议方案的制作；
会场的布置；
案例分析；
技能训练。 教学时数
理论教学4.0课时
实训教学8.0课时
教学内容
案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
会议概述
什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？
会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议要素：
1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。
3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素
会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。 会议的种类有几种？
根据不同的标准，常见的会议种类有：
按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；
按会期分：定期会议和不定期会议；
按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；
按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
按议题性质：专业性、专题性、综合性等；
按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十
人或数人)等；
按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；
按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。 会议有什么作用？
（一）会议的积极作用
1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。
2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。 3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。
4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。
5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。 (二)会议的负面作用。
1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。
3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。
4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。 课堂讨论：
你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？
会议申报与审批的形式有哪些？
口头申报、书面申报、会议申报。
会议申报应遵循什么原则？
精简从严原则、“一枝笔”原则。 指导会务工作的原则有哪些？
1、准备充分；
2、组织严密；
3、服务周到；
4、确保安全。会议成本意识
开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）; B —参加会议的人数; T —会议的时间（以小时为单位）。
A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。 会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作
主要包括：
(1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次；
(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调；
(9)会场其他组织和管理；
(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2．文书工作
主要包括：
(1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 3．生活管理工作
主要包括：
(1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动；
(5)与会人员的医疗保健。 4．安全保卫工作
主要包括：
(1)会议的保密工作；
(2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。
从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。
会务工作的具体内容
会务工作流程图
会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 → 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作
会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结
一、确定会议筹备方案（大中型）
议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：
（一）确定会议主题和议题。
（二）确定会议名称。
（三）确定会议议程。
（四）确定会议的时间和日期。
（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要
（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 (七) 确定会议经费预算。
（八）确定会议住宿和餐饮安排
(九) 大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会
(筹备方案)
一、会议主题
为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。
二、会议的时间、地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。
三、参加会议人员
公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。 会议议程
会议由主管副总经理主持。 上午：
(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午：
(1)分组讨论。
(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。
五、会议议题：
(1)技术训练与提高企业综合竞争力。 (2)技术训练与技术创新。
(3)如何提高技术训练的质量。 (4)技术训练方法的再讨论。
六、会场设备和用品的准备：
准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。
七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 (1)总经理的工作报告。
(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 ’ (3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 (4)副总经理的总结报告。
八、会议服务工作：由行政部综合协调。 (1)会议通知。 (2)会议日程表。
（一）怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
（二）怎样确定会议名称？
会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。
（三）确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。
同时 本着精简效能的原则。
会议的规模有大型、中型、小型。
会议的规格有高档次、中档次和低档次。
（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？
1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。
2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）
安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。
确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。
3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
第
一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。 第
二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。 第
三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
第
四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第
五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借的费用必须合理。
（五）怎样确定与会人员范围及人数
会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。
（六）怎样确定会议议程与会议日程 (1)会议议程与会议日程的区别。
●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。
●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。 (2)安排会议议程和日程要注意的问题。
●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。
*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。
●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。
●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。 (3)大中型会议的议程一般安排如下。
开幕式，上司和来宾致辞；
上司做报告；
分组讨论； ●大会发言；
参观或其他活动；
会议总结，宣读决议；
●闭幕式。
(4)会议议程与日程的样式示例。
●会议议程示例。
英豪公司销售团队会议议程
公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。
1、宣布议程。
2、说明有关人员缺席情况。
3、宣读并通过上次会议的记录。
4、通信联系情况。
5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。 8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标
（七）印发会议通知
发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。
发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。
（八）确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。
检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。
如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。
多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。
如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。
（九）建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。
（十）确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。
1．会议经费的主要内容
*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。
*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。
*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。
*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。
*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。 *会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。 *会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。 *会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。
*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。
*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。 2．审核时要逐项细审
要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。
对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。
例文分析： ． 天地公司新产品发布会经费预算
公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。
一、场地租用费
金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。
二、摄像设备租用费
拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。
三、聘请专家咨询费
拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。
四、宴请费用
10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。
五、交通费用
租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。
六、会议用品费
资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。
七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。 此次会议经费总计10万元。
此预算提交总经理办公会审查批准。
会议筹备小组
2003年1月5日 十
一、进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。
会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。 案例一： “时装秀”方案
某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。
展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件) 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。 分析：
从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。
小李的方案还有一些需要改进的地方： 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。 “时装秀”应改为“时装展示会”。
2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。
3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。
4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
会见与会谈
一、会见、会谈的含义
会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。
二、会见、会谈的区别
1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。
2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。
三、秘书安排会见工作的具体操作
了解意图
准备资料
确定参加人员
确定时间和地点
会见座次安排
场所布置
迎送工作
四、秘书安排会谈工作的具体操作
1、了解意图 2．准备资料
3．确定参加人员 4．确定时间和地点 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理会谈文件
技能训练
【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。
一、案例分析 案例：
一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?
二、问题讨论
1．怎样做好会见的准备工作? 2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么? 3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?
附件：会议通知例文
各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局：
经市局研究决定，于2008年12月14日召开全市xxx工作会议。传达总局、省局xxx工作会议精神，总结我市xxx工作情况及布置2008年xxx工作。现将有关事项通知如下：
一、参会人员：各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局分管领导、法制征管科科长、从事流xxx工作的人员及各区、市、县局重点分局局长，市局征管科、法制科、计财科、信息中心、流转税科、所得税科负责人。
二、报到时间及地点：14日上午8：30分前在xxx市国家税务局报到。
三、会议日程及时间：14日上午8：30—10：00在xxx国家税务局进行经验交流，10：30—12：00在xxx国家税务局进行经验交流；14日下午在市局直属分局进行经验交流；15日上午在xxx会议室讨论，下午领导和科室负责人讲话。
二○○四年十二月二日
推荐第3篇：会务工作知识
会务工作知识
第一节 会议
会前准备阶段的五项准备工作：
（1）拟定会议方案。（2）拟发会议通知。（3）起草会议文件。最主要的当数主持词、开幕词、闭幕词和主题报告。（4）要安排好与会者的食宿。（5）要布置好会场。
在会议进行阶段要做的三项主要工作：（1）会议签到。（2）进行例行服务工作。（3）精心编写会议简报。
在会议结束阶段的三项准备工作：（1）形成可供传达的会议文件。（2）处理有关会议的文件材料。（3）为与会者的返程提供方便。
会议纪律。
1、规范着装；
2、严守时间；
3、维护秩序；
4、专心听讲。
第二节 宴会
首先要排好菜单。其次是定好就餐方式。再次是排定座次。
第三节 晚会
要精心安排好节目。来宾座位的安排要便于安全保卫，通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座，来宾进场、退场要比较方便。演出结束时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才离开。
第四节 茶话会
举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点钟左右。
茶话会与会者的具体座次主要采取以下四种办法。其一，环绕式。其二，散座式。其三，圆桌式。其四，主席式。
关于会议的议程：第一项议程是：主持人宣布茶话会正式开始。第二项议程是：主办单位的主要负责人讲话。第三项议程是：与会者发言。第四项议程是：主持人略作总结。
第五节参观
选好项目。参观计划包括下述几项：一是参观项目，二是参观人
数，三是负责人以及工作人员，四是起止时间，五是交通工具，六是饮食住宿，七是安全保健，八是费用预算。
在外出参观之前，应当重点做好以下准备工作。
1、了解背景。
2、详细分工，把领队、带路、接洽、应酬、翻译以及交通、膳宿、安全、保健等各个方面的具体工作，都落实到个人。
3、规定明确。要对参与者的装束、装备提出明确要求。
第六节洽谈会
举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。
第七节签字仪式
准备好文件夹、签字笔、席位卡、鲜花、话筒、会标、摄像、香槟酒等必备物品及礼仪小姐与助签人员。
双方签字人员要大体相当，最好是出席会谈的全体人员，除主签人员以外，有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式，以示重视。
签字桌的座位，面对正门，主左客右，签字时助签人员站立两侧，字签完后交换文本、相互握手、全体人员共同举杯庆贺。
第八节庆典
现场布置应营造隆重热烈的氛围，场地要开阔，正面上方悬挂会标，也可设置背景板，放置花草，设立主席台，备好扩音设备。
如果主席台不设座椅，站列活动，则需放置地卡，以标明有关人员的位置，地卡不能直接写人名，而以编号代替，并事先将编号通知有关人员。
剪彩是庆典的最高潮，剪彩人应由出席人员中身份最高的人士担任，人数可根据具体情况而定。
第九节会议工作程序
一、主办会议工作程序（不包括电视电话会）
1、会前（1）受理会议通知。（2）会议材料的准备。（3）制定会务筹备意见。（4）落实县领导与会情况。（5）将会议日程、会务分工及县领导与会情况形成会务说明，报分管办公室领导。（6）联系会议室，布置好会场。（7）通知新闻单位做好会议宣传报道工作。
（8）根据会议需要安排好食宿、午休等工作，重要会议要安排好安全保卫和饮食卫生保障工作。（9）会务调度。（10）会议签到及会议材料分发。（11）安排与会人员按座次表就座或往前聚中就座。（12）催促未到单位及时与会。
2、会中（13）维持会场秩序。（14）应对停电等各种突发事件。
（15）对迟到单位及因特殊情况需中途离场的与会人员进行登记，并统计缺席单位。（16）办理领导临时交办的其他事项。
3、会后（17）报告制度。（18）对不按要求参加会议的单位随时或按期通报批评。（19）文件归档。
二、协办会议工作程序
1、会前（1）协助主办单位确定会场和出席会议的领导同志名单，协助安排出席会议的领导同志座次排列。（2）协助主办单位做好签到工作。
2、会中（3）协助主办单位应对各种突发事件。（4）办理领导临时交办的事项。其他工作由主办单位负责。
3、会后（5）报告制度。（6）对不按要求参加会议的单位随时或定期通报批评。（7）文件归档。
三、电视电话会议工作程序
1、会前（1）确定会场。（2）下发会议通知。（3）通知会场负责人安排技术人员到会场保证信号畅通。（4）其他工作同主办会议工作程序。
2、会中（5）会同技术人员应对各种突发事件。（6）其他工作同主办会议工作程序。
3、会后（7）同主办会议工作程序。
四、与会人员座次排列
（一）召开党委（扩大）会议，常委全部在主席台就座，政协主
席、人大主任安排在会场第一排居中位置，其他委员按姓氏笔画由左至右排列。
（二）领导机关的排序为：党委办、人大办、政府办、政协办。
（三）领导班子成员的排序为：书记、县长、副书记、政协主席、人大主任、常委、人大常委会副主任、政府副县长、政协副主席。
（四）主席台座次排列原则：以第一领导为准，其左侧为第二领导，右侧为第三领导，其他领导依次左右排列。
推荐第4篇：会务工作流程图
会务工作流程图（会前）
1.确定会议主题与议题：要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。
2.确定会议名称：会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。
3.确定会议规模与规格：本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次；
4.确定会议时间与会期：会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系；
5.明确会议所需设备和工具：（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备；
6.明确会议组织机构：会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组；
7.确定与会者名单：出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员；
8.选择会议地点：要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素；
9.安排会议议程和日程：会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来；
10制发会议通知：会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件；
11制作会议证件：会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12准备会议文件材料；安排食住行：主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等； 13制定会议经费预算方案；
14布置会场；
15会场检查。
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作；组织签到；做好会议记录；会议信息工作；编写会议简报或快报；做好会议值班保卫工作；做好会议保密工作；做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会；撰写会议纪要；会议的宣传报道；会议总结；催办与反馈工作；会议文书的立卷归档
推荐第5篇：会务工作讲座
会务工作讲座
（一）
会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。这里，着重介绍一下会议秘书工作的一些基本问题，特别是针对基层特点，作一些有针对性、可借鉴性的介绍，以期对各地的会议秘书工作有所帮助。
一、会务工作的基本概念
会议的概念 会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会，党委会、厂长办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：（１）有组织；（２）有领导；（３）商议事情；（４）集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。
会议的作用 在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。
当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开得时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于“会海”；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。
会议的类型
（一）按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有４种：（１）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不超过一百人。（２）中型会议，人数在一百至一千人之间。（３）大型会议，人数在一千人至数千人以上。（４）特大型会议，人数在数万人以上。例如节日集会、庆祝大会等。
（二）按照会议性质和内容划分，主要有５种：（１）规定性会议，即法定的必须按期召开的各种代表大会。（２）日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。（３）专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。（４）纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。（５）座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。
（三）按照会议形式划分，可划分为两种：（１）有会有议的，多数会议属于这种类型。（２）会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。
（四）按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次性会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。
（五）按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。
（六）按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议。常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。
会务工作 会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作（也叫会务工作），会务工作做得
好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。
会务工作的特点 第一，政治性。在阶级社会中，会议秘书工作从来都依附于一定的阶级、政党并为他们服务。第二，服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。第三，被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。第四，事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工作中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。第五，综合性。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为“通才”和“杂家”，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力，写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透的、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。第六，保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。第七，时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。
会务工作讲座
（二）
作者:刘珏
二、会前准备工作规程
（一）拟定会议工作方案。这是会议工作的蓝图，应当认真设计。一般应包括以下内容：会议名称、内容、会期、规模、参加人、日程和议程、会议开法、会议的组织领导、会议的宣传报道、会议文件印发范围、会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）选定、安排议题。开会是为了讨论问题，进行决策，会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。
安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；
五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般以安排一个主要议题和一二个小议题为宜；六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
（三）拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进程的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。
（四）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件、对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
（五）提出与会人员名单。提名与会人员，是一项重要的政治性很强的工作，应当掌握以下原则：一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、有影响和与所纪念、庆祝事项有关的同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利于工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。三是无论出席或列席会议人员，均不带二排“议员”（助手）。四是会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需报请领导同志审核后方能最后确定。
（六）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可能将召集会议机关的领导同志分散到各个组。
（七）选定、布置会场
（１）选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均２～３平米为宜。过大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
（２）布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。
会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、Ｔ形、马蹄形，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆形、马蹄形、六
角形、八角形、回字形，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字形、Ｍ字形、扇面形，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。
排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
排列座次的几种规则：１．凡有正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。２．按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。３．按照姓氏汉语拼音字母字头的顺序或按照姓氏笔画为序排列座次。
排列座次的几种方法：１．横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左至右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。２．竖排法。即按照各代表团成员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。３．左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，先左后右，依次排列。
（八）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证，汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。
（九）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。
（十）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
（十一）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导者报告。
（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组，如秘书组、文件组、会务选举组、组织组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等，明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。
推荐第6篇：会务系统工作
1、接受任务，拟定方案：会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算；
2、文稿准备：主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证；
3、制发通知：会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间；
4、收集名单：单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组；
5、会场准备：会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生；
6、后勤准备：文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、医疗卫生、文娱活动；
7、会前检查：检查会场、检查会议文件、检查后勤保障；
8、接会议代表：了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆；
9、会间服务：签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动；
10、会议秘书：会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件
11、会议收尾：食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算；
12、会务工作总结
推荐第7篇：会务 工作教案
会务工作
教学目的：
通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。
教学方法：
案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。
教学重点：
会议筹备工作；
会议方案的制作；
会见与会谈的操作程序与方法；
案例分析。 教学难点：
会议方案的制作；
会场的布置；
案例分析；
技能训练。
教学时数：
理论教学4课时
实训教学8课时
教学内容：
案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因我们人员工作粗心，
在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。 1 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？
会议概述
什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？
会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。
会议要素：
1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。
3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。
最基本的会议要素
会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。
会议的种类有几种？
根据不同的标准，常见的会议种类有：
按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；
按会期分：定期会议和不定期会议；
按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；
按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
按议题性质：专业性、专题性、综合性等；
按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十
人或数人)等；
按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；
按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。
会议有什么作用？
（一）会议的积极作用
1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，
2 彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。
2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。
3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过
交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下
级之间、同级之间的了解，增进团结。
4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同
贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。
5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。
(二)会议的负面作用。
1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?
2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。
3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。
4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。
课堂讨论：
你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？
会议申报与审批的形式有哪些？（ 口头申报、书面申报、会议申报。）
会议申报应遵循什么原则？ （精简从严原则、“一枝笔”原则。）
指导会务工作的原则有哪些？（
1、准备充分；
2、组织严密；
3、服务周到；
4、确保安全。）
会议成本意识
开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的：
会议成本= 2ABT
3 A ：与会者平均工资的3倍（以小时计）; B ：参加会议的人数;
T ：会议的时间（以小时为单位）。
A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。
会议工作的基本任务
1、组织的工作
主要包括：
(1)协助领导确定会议议题；
(2)根据议题安排议程、日程；
(3)发会议通知，负责会议报到；
(4)对与会人员进行编组；
(5)布置会场，安排座次；
(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；
(7)负责会议签到；
(8)会中组织和协调；
(9)会场其他组织和管理；
(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。
(11)会议的结束收尾工作。
2、文书工作
主要包括：
(1)会议文书的起草；
(2)会议文书编写；
(3)会议文书印发及管理。
3、生活管理工作
主要包括：
(1)与会人员的食宿管理；
(2)会议的财务管理；
(3)会议的交通保障；
(4)会议的文化活动；
(5)与会人员的医疗保健。
4、安全保卫工作
主要包括：
(1)会议的保密工作；
(2)会议的警卫工作；
(3)会场内外的安全保卫工作。
从以上工作的基本内容中，可以看出，会议工作对我们的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出我们的综合素质。
会务工作的具体内容
会务工作流程图
会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查
会中：报到及接待工作 →
组织签到→
做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 →
会议信息工作 →
编写会议简报或快报→
做好会议值班保卫工作→
做好会议保密工作 →做好后勤保障工作
会后：安排与会人员离会→
撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结
一、确定会议筹备方案（大中型）
议题确定后，我们人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日 5 程及经费预算等项目。具体如下：
（一）、确定会议主题和议题。
（二）确定会议名称。
（三）、确定会议议程。
（四）、确定会议的时间和日期。
（五）、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要
（六）、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作
(七)、确定会议经费预算。
（八）、确定会议住宿和餐饮安排
(九)、大型会议还需确定筹备机构与人员分工。
会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会
(筹备方案)
一、会议主题
为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。
二、会议的时间、地点
拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。
三、参加会议人员
公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。
四、会议议程
会议由主管副总经理主持。 上午：
(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午：
(1)分组讨论。
6 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。
五、会议议题：
(1)技术训练与提高企业综合竞争力。 (2)技术训练与技术创新。 (3)如何提高技术训练的质量。 (4)技术训练方法的再讨论。
六、会场设备和用品的准备：
准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台我们负责。
七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。
(1)总经理的工作报告。
(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 ’ (3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 (4)副总经理的总结报告。
八、会议服务工作：由行政部综合协调。
(1)会议通知。 (2)会议日程表。
（一）、怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
（二）、怎样确定会议名称？
会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。
有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体
7 员32,总结大会”。
（三）、确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。
同时 本着精简效能的原则。
会议的规模有大型、中型、小型。
会议的规格有高档次、中档次和低档次。
（四）、确定会议时间和地点应注意哪些问题？
1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。
2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。 安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。
3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
8 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
第
二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。
第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借的费用必须合理。
（五）、怎样确定与会人员范围及人数
会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。我们部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。
（六）、怎样确定会议议程与会议日程
(1)、会议议程与会议日程的区别。
会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是我们人员的任务，通常由我们拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。
会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会
9 议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定
要明确具体，准确无误。
(2)、安排会议议程和日程要注意的问题。
要把握会议目的，即了解会议召开的原因。
先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。
例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。
如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。
(3)、大中型会议的议程一般安排如下。
开幕式 上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论
大会发言 参观或其他活动
会议总结，宣读决议
闭幕式。
(4)、会议议程与日程的样式示例。
会议议程示例
英豪公司销售团队会议议程
公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。
1、宣布议程。
2、说明有关人员缺席情况。
10
3、宣读并通过上次会议的记录。
4、通信联系情况。
5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。 8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标
（六）、印发会议通知
发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。
发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。
用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。
（七）、确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。
检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。
如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。
多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。
如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。
（八）、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。
（九）、确定与会人员名单，会议经费预算
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。
11 会议经费的主要内容
文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。
邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。
会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。
会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。
会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。
会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。
会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。
会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。
会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。
其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。
审核时要逐项细审
要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审我们对这些都需了然于胸。 对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。
例文分析：
天地公司新产品发布会经费预算
公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。
一、场地租用费
金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。
二、摄像设备租用费
拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。
三、聘请专家咨询费
拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。
12
四、宴请费用
10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。
五、交通费用
租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。
六、会议用品费
资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。
七、纪念品
到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。 此次会议经费总计10万元。 此预算提交总经理办公会审查批准。
会议筹备小组 2003年1月5日
（十）、进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。我们人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。
会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，我们可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。
案例：
“时装秀”方案
某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。我们小李拟了一个方案，内容如下：
1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。
13 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同
7．会 址：服装集团小礼堂。
8．会场布臵：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件) 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。
分析：
从小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要我们人员不断积累经验，认真细致地做好。
小李的方案还有一些需要改进的地方：
1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。 “时装秀”应改为“时装展示会”。
2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。
4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
会见与会谈
一、会见、会谈的含义
会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。
14 会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。
二、会见、会谈的区别
1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。
2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。
三、安排会见工作的具体操作
了解意图
准备资料
确定参加人员
确定时间和地点
会见座次安排
场所布置
迎送工作
四、安排会谈工作的具体操作
1、了解意图
2．准备资料
3．确定参加人员
4．确定时间和地点
5．迎送工作
6．安排合影
7．整理会谈文件
推荐第8篇：会务工作体会
一点体会
按照职责分工，我主要是负担县政府各种会议的承办工作。在外人眼里，会务工作也就是发发通知、签签到、摆摆桌牌、布置会场，没什么费脑子的。但通过这几年的工作实践，这其中的酸甜苦辣，承担的压力，我这个承办人感受颇深。看似简单的工作，也是一门学问，要想干好了，需要付出巨大的努力。
最主要的是做到“充满热情”。
兴趣是学生最好的老师，那热情就是做好会务工作的动力源泉。工作是要有热情的，没有热情，任何工作也不会做好。会务工作干的时间长了，有时也感到单调乏味。但每当此时，我想到的是我的责任，会务工作是县政府的脸面，严重的可能影响一个重要工作的落实。法国寓言家拉·封丹曾经说：“无论做任何事情，都应遵循的原则是：追求高层次。你是第一流的，你应该有第一流的选择，在工作中加入„热情‟。” 一个人缺乏热忱，一定是一个无精打采的人，即使所有的机会都来到身边，也会稀里糊涂地把它们丧失殆尽。对自己的工作热情的人，不论工作有多少困难，或需要多少的努力，始终会用不急不躁的态度去进行，而且一定能够出色地完成任务。因此，在面对任何一种会议，无论会大会小，身体是否健康，我总认为，这是我的工作，我的职责所在，干就要干好了，而且是充满热情的去干，去体现我的价值。
热情工作，还要善于谋事。思工作之法，谋工作之策，经常考虑如何把工作做好、做精。不善于思考、不善于谋事，工作就只能在低层次徘徊。譬如有的工作仅仅停留在常规思路上，不能扑下身子，结合实际抓落实；有的过于依赖领导，靠领导安排。这都不是真正的谋事。巴尔扎克说：“一个能思考的人，才是一个真正力量无边的人。”思考是工作的前奏，思考程度的深浅、层次的高低，直接决定工作的层次和质量。热情工作，就要善于思考、勤于谋事，针对新情况、拿出新思路，面对新问题、采取新措施，不断提升工作层次和水平。
热情工作，更要会干事。“劈柴不照纹，累死劈柴人。”热情不等于蛮干，而是尊重客观规律，把高度的热情与科学的态度结合起来。没有科学的工作态度，不考虑客观实际，必然导致脱离实际，盲目冒进。“拔苗助长”、“心急吃不得热豆腐”，说的就是这个道理。不思进取、被动应付，三天打鱼、两天晒网，只能一事无成；争强好胜，不懂文武之道，一张一弛，不会劳逸结合，累坏身体，只能欲速则不达。热情工作，就要深入研究、科学工作，干到点子上、忙在关键处，把握主要矛盾，创造性开展工作。
推荐第9篇：会务服务工作
会务服务工作
一、会务服务宗旨
确保会议正常运行，提供优质高效服务；
二、会务服务范围
学校党政办及向相关部门安排的会议、接待服务。
三、会务工作职责
1、根据开放使用情况做好学术报告厅会场、贵宾室以及一层、五层会议室和行政办公楼会议室等的保洁工作；
2、为学校重大会议、庆典、讲座、学术报告等活动进行物品搬运、会场布置、现场保洁、撤场清场等工作；
3、落实会议服务流程，保证会议服务质量，及时高效会议处理相关事项；
4、会议室的基础设施管理，物业服务组织应当制定明确的用于会务服务的硬件资源的保管、领用、清洁、消毒、维护等管理规定，保证各类会议正常进行。
5、会议及入室服务员岗位职责：
（1）会议服务员每天提前15分钟上班到岗，上岗时应统一着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备（包括会议音响设备检查）；
（2）负责相关会议室的保洁，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施； （3）负责会议开始前的茶水、果点、会议用品、桌椅、照明、空调设施的准备； （4）负责会议期间的茶水、果点服务，保证宾客的随时服务需求； （5）负责会议结束后的清场工作； （6）负责各会议室之间的工作协调配合；
（7）负责会议室照明、空调、饮水设施是否完好，有问题及时向站长汇报； （8）负责学校交办的其它任务。
四、会务工作标准
1、会前工作：
（1）接到党政办及向相关部门安排的会议接待方案后，确定会议日期时间，在会前提前检查空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况，确保会议能够正常进行；并安排好服务相关人员；
（2）根据会议接待方案的要求，按人数预备好凳子、座位牌数量和座位牌名单、茶叶、茶杯等物品，提前摆放好文具、纸巾，调试好投影仪、音响、灯光；
（3）检查会场的桌椅是否要要求摆放；
（4）检查会场布置后的整体效果及卫生情况，卫生间要摆放洗手液、纸巾、点檀香。
2、会中工作：
（1）在客人到达前30分钟将茶水准备好，并按学校要求播放会议相关背景音乐；
（2）侧身，站立于会议室门口指定处，双眼平视，双手大约成30°角交叉于腹前，面带微笑；
（3）客人到达时，应微微前倾15°，问候：“你好”！语言规范、态度和蔼、语音清楚； （4）以手势引客入会议室：靠右站立的会务员以左手作向内手势，靠左边站立的会务员以右手作向内手势。
（5）沏茶做到客到茶到，为每一位客人倒好茶水；每隔8-10分钟进入会场进行续水服务，如发现会议人员喝水较多或是喝水较少，也可适当提前或推后续水时间；
（6）续茶顺序：从来宾那边开始，按顺时针方向；续茶姿势：左手提壶，右手小指、无名指拿起杯盖，拇指、食指、中指端起杯子，续八分满茶，然后从一边轻轻盖上；
（7）进入会议室注意事项：要做到“三轻”说话轻、走路轻、操作轻，留意与会人员的要求，尽量让客人满意。如客人的需求本人无法解决，要及时上报主办方，寻求解决方法，一切工作完毕后离开会议室，关好会议室门，站在会议室门口，如会议期间有人进出，要为其开门，直到会议结束；
（8）会议服务人员时刻注意观察和随听音响设备运行状况。注意会场情况及室内温度，发现问题及时报告和处理。
3、会后工作：
（1）会议结束，会务员打开会议室门侧身，站立于会议室门口送别客人，如有电梯要协助按电梯，把所有与会人员送进电梯；
（2）与会人员离开后，会务员要立即检查会议室内是否有客人的遗留物品，如有及时报与主办方，然后撤出茶具、文具、座位牌、纸巾等物品，清理会议室；收回卫生间摆放的纸巾、洗手液，关掉会议室的音响设备、门、窗等工作。
4、会议保密：遵守保密纪律，服务人员接触部分机要事务时，对会议内容、秘密文件、电文资料等不要过问，对于主办方落在会场的资料，要收拾整理好，不能带出会场。
推荐第10篇：会务工作小结
2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会会务
工作小结
科技处：
2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会会议于2006年9月22日—27日在我校召开。会议主办单位：中国化工学会精细化工专业委员会，承办单位：湖南化工研究院；湖南省化工信息中心；《精细化工中间体》杂志社；湘潭大学化学、化工学院；湖南省化学化工学会。会务的主要工作由湘潭大学化学学院完成，现将主要工作汇报如下：
一、化学学院和化工学院的领导对开好此次会议非常重视。我们认为主办一个全国性的学术会议其主要目的是宣传湘大，扩大我校在全国的影响，同时进行学术交流，感情交流，广交朋友，又重点注意与重点院校和重要代表加深感情。因此我们统一认识一定要将会议办好，给代表留下美好的印象。我们成立了会议协调组、会务工作组和会议宣传组，将工作分工、细化、落实到人（见附件一：“2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会”有关工作安排）。
二、会议召开的简要情况。会议在我校召开，代表住湘潭宾馆。来自全国从事有机和精细化工中间体研究、开发的高校和研究生产的60多个单位，105名专家、教授、科技工作者、企业家和管理干部出席了会议。
会议由中国化工学会精细化工专业委员会主任委员兼秘书长王大全教授级高工主持并讲话，湘潭大学校长罗和安教授和湖南省省委委员、湖南化工研究院院长、国家农药创制工程技术研究中心主任王晓光研究员致欢迎辞后，分别作了绿色过程系统集成/合成和中国农药中间体现状及发展趋势研究的大会报告。南京理工大学副校长吕春绪教授、贵州大学副校长宋宝安教授、大连理工大学精细化工系主任张淑芬教授（由吕荣文副教授代）、华东理工大学化工学院副院长田恒水教授，分别作了“间硝基甲苯的转化利用及其工程化技术”、“新型喹唑啉化合物中间体的合成与应用”、“三类具有生物活性的植物分子结构及其化学合成”、“精细化工中间体的绿色合成技术”大会报告；大连理工大学吕荣文副教授、沈阳药科大学胡春博导、中南大学化学化工院副院长钟宏博导、湖南化工研究院药物所所长侯仲柯研究员、湘潭大学化学学院院长阳年发博导、南京理工大学罗军博士后、湖南师范大学化学化工学院院长尹笃林博导、湖南科技大学唐子龙副教授、湖南化工研究院信息中心成四喜主任、中南大学化学化工学院院长黄可龙博导、湖南化工研究院总工黄明智研究员、国防科大航天与材料工程学院陈朝辉博导、湖南大学化学生物传感与计量学国家重点实验室主任吴海龙博导、湖南师范大学潇湘学者苏胜培博导、湖南大学高分子材料研究所所长徐伟箭博导、湖南师大徐满才博导、湘潭大学化工学院博导周继承教授、中南林业科技大学谢建军博导、湘潭大学化学学院王先友博导分别就含低价硫芳硝基化合物在铁镁混合氧化物存在下催化氢转移还原制备芳香胺、异吲哚-1,3-二酮衍生物的合成、生物活性及构效关系研究、活性及构效关系研究等20篇报告进行了分组报告；会议中还进行了讨论和自由发言，会议开得热烈，圆满成功。
本次会议论文集所发表的91篇论文（其中专论与综述19篇，医药及中间体16篇，农药及中间体13篇，有机合成农科21篇，功能材料14篇，其它8篇），很有代表性，反映了我国有机和精细化工中间体行业的水平。
三、会议效果。我们认为会议取得了预期的效果。
1、宣传了湘大。罗校长代表学校致欢迎辞，并介绍了学校的情况；每个代表都发了湘大的宣传册；领代表参观校园；在会议论文的封底印有湘潭大学化学学院和化工学院的简介，代表们都说湘潭大学真的不错，以前来过的说我们这些年发展很快，没有来过的的说：真没想到湘潭大学有这么好！
2、进行学术交流，感情交流。部分研究生和教师在大会期间听取和交流了的学术报告；与代表进行了感情交流，特别是与王大全（中国化工学会精细化工专业委员会主任委员兼秘书长教授级高工）、王晓光（湖南化工研究院院长、国家农药创制工程技术研究中心主任研究员），吕春绪（南京理工大学副校长教授）、宋宝安（贵州大学副校长教授）、田恒水（华东理工大学化工学院副院长教授）、柏连阳（湖南农业大学副校长）、曹晨忠（湖南科技大学副校长）、黄可龙（中南工大化学化工学院院长）、尹笃林（湖南师大化学化工学院院长）、郭灿城（湖南大学化学化工学院院长）等代表进行了重点的接待和交流，起到了良好的效果。如田恒水教授刚回校我们就请他帮忙，他非常热情，为我校的国家级精品课程《大学化学》申报找到他们的评委华东理工大学化工学院沈永佳教授。
3、大会的会务工作考虑的周到细致，代表们比较满意。代表的报到、旅游的安排、会场的布置、返程票的定购、会议代表的疏散派车没有出现一点差错。
美中不足之处：图书馆学术报告厅的投影设备和音响设备效果不理想，建议有关单位进行更新或维修；在9月23日在松涛山庄用中餐上菜的速度很慢，且服务跟不上。
化学学院
2006-9-28
附件一：“2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会”会务有关工作安排；
附件二：2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会换届选举会议日程安排；
附件三：2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会会议通讯录
第11篇：会务工作基本常识
会务工作基本常识
会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。会前、会中、会后应注重把握哪些细节问题？
一、“部署+检查”，会前准备要充分
会前准备工作是否充分，是决定会议能否成功的关键环节。
一是方案要细。会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，将工作方案中的任务分解，逐一明确相关事项和环节的具体责任人，并列表印发，使各项任务职责分明、一目了然。
二是落实要细。会前准备工作具有很强的时限性，各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员，是会前准备的两个关键要素。
会议文件中的议程和日程安排涉及大会的主要任务和总体安排，是各组工作的指导性文件；重要讲话稿是大会的重要文件；邀请出席列席人员、上主席台人员、各组召集人名单等也是有明确要求的程序性文件。上述文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论，甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响，应适当推迟印制时间。会议文件装袋前，要对所有应发材料进行全面核实，确保资料齐全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同，采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知，确保及时准确、无遗漏；需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的，要及时催办、收集齐全。
三是检查要细。这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报，协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点，从主席台布置到座位安排，从话筒到碟片都要一一检查，对落实不到位或衔接不够的地方，要及时发现、及时督促、及时整改。
- 1开了。本来是对会议通知细节的一种改进，但由于群发的时间段没把握好，结果带来了不必要的误会。考虑延伸细节不能囿于会务和细节本身，要拓宽思路，放开去想，提前预测可能影响会议正常进行的各种因素。
三、“收尾+总结”，会后工作要规范
会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环。需重点抓好三件事。
一是会后服务。在组织与会人员离会时，要详细了解与会人员返回的日程和交通工具，协助购买机票、车票或提供其他服务等。对个别因工作需要还需暂留的人员，在食宿等方面要妥善安排。
二是会后总结。每次会议结束后，要及时对会务工作进行认真总结，对已有的会务工作流程、工作规则和服务指南等及时进行修订、增补，使之更加科学、规范。要及时把会议文件、简报、会议记录、音像资料以及会务工作方案、服务指南等一整套原始资料收集齐全，按规定归档管理，形成尽可能完善的资料汇编，便于今后查阅使用。
三是会后跟踪。对会议发言、讨论形成的有关事项以及会议期间的领导批示件等的办理情况进行跟踪，确保会议审议的各项事项和任务落到实处。
此外，对于办会的同志，最好还要养成五个“多此一举”的习惯。
一、多想一点
方案是会议活动的“剧本”。一部剧要精彩，首先要有一个好的“剧本”，需要站在全局的高度对会议名称、主题、时间、地点、参加范围、议程、分工安排等要素多琢磨，力求做到既面面俱到、滴水不漏，又主题清晰、目标明确。
有时除了要对方案本身多想一点外，还应对方案的实施有充分考虑，要给筹备工作的各项环节留出足够的时间，如起草和修改文件材料需要较长的准备过程，下发通知、收集名单、布置会场等都需要打出一定的提前量。
二、多看一次
会议活动筹备环节多，变化也多。有人笑言，一次会议只有结束后才不会再发生变化。因此，会议正式开始前要尽可能再多看一次文稿、现场等，以期发现一些细节上的疏漏，并及时弥补。
记得一次会议中，议程原定要对一份会上讨论的文件进行表决，但由于时间太紧，来不及修改印发，临时改为原则通过，但主持词没有相应改过来。会前，我们惯例性地多看了一次主持词，及时发现了问题，避免了一次重大失误。还有一次，我们在现场检查某一庆祝大会会场布置时，跟平时一样，按照中央八项规定要求，对照清单一项一项严格检查，会场显得十分简洁朴素，完全符合规定。但回到办公室后，我又习惯性地将会场布置照片与上次庆祝大会新闻图片进行对比，发现没有悬挂国徽和布置旗林，会场的喜庆气氛及隆重程度显得不够，便及时向领导汇报，重新布置。
三、多问一句
会议活动特别是重大会议活动涉及的事项纷繁复杂、千头万绪。有些事情看起来风马牛不相及，但是养成多问一句的习惯，可能就会发现其中的联系和问题所在，从而防患于未然。
记得在一次重要会议中，参会名单提前几天已经收齐，也确定了分组讨论名单，制作好了会议须知，会议各项筹备工作已基本完成。但在会议前一天偶然听说某单位领导因违纪正接受组织调查。习惯使然，马上就想到会议参会名单，随即多问了一句，然后又进行了核实，了解到情况属实，且这位领导的确在那次会议参会范围之内。我们立刻请对方重新报名，并调整分组名单和住宿安排，重新印制会议须知。这是一个多问一句避免会务工作陷入被动局面的典型例子，类似情况还很多。
多问一句，还具有加强沟通、集思广益的作用，有利于充分发挥每个人的主观能动性和创造性。
四、多试一下
会议活动虽有章可循、有例可依，但也不可墨守成规，形成思维定式。例如，一次在某工地举行开工仪式，会前调
- 4真碰硬，追求精益求精；“多此一举”是一种负责的态度，不是差不多、过得去、不出错就行了，而是对自己的工作极端负责；“多此一举”是一种勤劳的习惯，每次多干一点，日积月累、水滴石穿，就可以做到提质量、增本领、出成绩。
【附】会议座次安排要领：
1、会议座次安排以面门为上、以左为尊；
2、正式会议必须排座次、放席卡，以便与会人员对号入座，避免互相谦让。
3、灵活掌握座次安排。如：对德高望重的老同志，可适当往前排；对邀请的上级单位或兄弟单位来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。
一、主席台座次安排 1、人数为奇数。
1 号领导居中，2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领导在 1 号领导右手位置，依次排放。
2、人数为偶数（
1、2 号领导同时居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，依次排放。
- 67 -
第12篇：会务工作测试题
一单项选择题(每小题1分，共30分) 1.会议日程多采用（ ）。
A.图表式 B.图形 C.表格 D.图象 2.保密性较强的议题，应放在会议的（ ）。 A．前面 B.中间 C.后面 D.任何时间 3.编写会议简报的基本要求是( )。
A.快新短省 B.短准好新 C.快新实短 D.新短准省 4.会议的交流性和指导性文件是( )。
A.会议记录 B.会议简报 C.会议须知 D.会议公告
5、制定会议的议程首先要明确（ ）。
A．会议的时间 B． 会议的规模 C．会议的目标 D． 上级的精神
6、会议（ ）是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，常冠以序号将其清晰地表达出来。
A．议程 B． 日程 C．程序 D． 记录
7、会议签到工作是（ ）的重要手段。
A．准确统计到会人数 B．分发会议文件 C．联络感情 D．掌握会议报到动态
8、（ ）会议需制发大会证件。
A．大型会议和重要会议 B.中型会议 C.小型会议 D.所有类型会议
9、为了提高会议记录的速度，我们可以运用（ ）手段。 A．速记 B．录音 C．精详记录 D．摘要记录
10、下面（ ）是属于会议管理文件。
A．日程安排表 B．会议通知 C．会议发言稿 D．统计报表
11、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的（ ）。 A.规模 B.主题 C.级别 D.时间
12.总结表彰大会应采取（ ）会场布置形式。 A.相对式 B.全围式 C.半围式 D.开放式
13.会见会谈人数较少时,座位布局形式多为 ( )。 A.相对式 B.全围式 C.半围式 D.开放式
14、会议记录是（ ）。
A．编写公司历史的重要资料 B． 编写报告的重要资料 C．编写会议简报的重要资料 D． 编写资料目录的重要资料 15.概括反映会议精神和会议成果的文件（ ）。 A.会议记录 B.会议纪要 C.会议决议 D.会议通知
16.举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，需要制定（ ） A.会议议程 B.会议日程 C.会议程序 D.以上三项
17.会务人员根据（ ）制作通讯录,向与会人员确认后,复印发给与会代表。 A.会议签到表 B.会议回执单 C.会议通知名单 D.与会人员名单
18.（ ）是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。
A.祝酒词 B.讲话稿 C.闭幕词 D.开幕词
19.（ ）会场布置形式既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。 A.相对式 B.全围式 C.半围式 D.开放式 20.人民代表大会的会场气氛应该是（）
A.隆重庄严 B.肃穆典雅 C.朴素庄重 D.喜庆热烈
21.根据会议的一般规律,会期在3天左右的,娱乐活动一般不少于（ ）次; A.4 B.3 C.2 D.1 22.会议的法定人数是指（ ）。
A.实际到会的人数 B.使会议合法和生效的人数 C.到会者和缺席者的比例数 D收到会议通知的人数 23．会后不需要立卷归档的文件资料是（ ）。 A．开幕词 B． 闭幕词 C．重份文件 D． 决议 24.会后总结要注意收集书面材料, 以便 ( )。
A.提供利用 B.统计上报 C.立卷归档 D.汇总提炼 25.会议结束后的工作中一项重要内容是( )。
A.编写会议简报 B.分发会议文件 C.会议总结与反馈 D.会议类型 26.（ ）是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。 A.接站 B.报到 C.签到 D.引导
27.（ ）是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。 A.接站 B.报到 C.签到 D.引导 28.会议文件的归档应（ ）。
A．越简单越好 B．放在会议进行过程中 C．自行建立一套文件制度 D．遵守档案制度 29.会议主席台座次安排，当领导人数为偶数时，
1、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的（ ） A.左侧 B.右侧
30.会议记录中漏记的内容可以根据（ ）在会后进行补充修正。 A.记录员的记忆 B.录音 C.与会者的笔记 D.主持人的意图 二 多项选择题(每小题2分，共60分) 1.制定会议经费预算应本着 ( ) 原则。
A.勤俭 B.节约 C.有弹性 D.全面 2.会议议程的制作要点包括 ( )。 A.尽量将同类一性质的问题集中排列在一起
B.制定议程表时，应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定
C, 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排 D.议程一旦确定，就不应再变了
3.会议简报的“实”是指 ( )。
A.主题新颖 B.真实 C.准确 D.提出新情况 4.会议经费预算包括 ( )。
A.会议室费用 B.交通费用 C.餐饮费用 D.预算外支出 5.选择会场应考虑 ( )。
A.会场大小 B.会场远近C.会场环境 D.会场设备 6.会议通知按形式可分为 ( )。
A.口头通知 B.书面通知 C.正式通知 D.预备性通知 7.会议纪要目的有 ( )。
A.作为传达惯彻会议精神的依据 B.上报有关主管部门 C.会议交流和指导性文件 D.向有关机关转发
8、会议纪要的内容包括（ ）
A.会议精神 B.会议议题 C.会议成果 D.会议文件
9.祝酒词的特点包括 ( )。
A.全面性 B.真实性 C.祝愿性 D.简洁性
10、会议用品与设备在会前完成配齐调试工作，主要要求包括( )。 A.制定计划 B.落实专人负责C.注意保密 D.实用节约为本
11、中小型会议采用圆形会议布局是为了（ ）。
A．突出会议的发言人 B．使人员坐的比较紧凑 C．便于讨论和发言 D．使会议民主平等
12、会议的安全保卫工作包括（ ）。
A．防止火灾等意外事故的发生 B．保证场内人员的安全
C．做好会议保密 D．加强对场内各种设备的保密检查
13、会议记录要求（ ）
A．生动 B．完整 C．简洁 D．准确
14、制发会议证件的作用包括（ ）
A.表明会议期间各种人员的身份,便于接待和会场的管理。 B.便于代表之间的相互辨认和联系、交流。 C.凭证出入会场,保证会议安全。 D.便于统计出席人数。
15、分发保密文件一般要（ ）。
A．编号登记 B．当面交谈 C．清点件数 D．标明密级
16、选择恰当的会议地点要考虑的因素有（ ）
A．交通便利 B．会场大小应与会议规模相符 C．良好的设备配置 D．场地租借的成本合理
17、会场的主席台和场内座次一般根据（ ）安排
A．职务的高低 B．代表的性别 C．选举的结果 D．是否是正式代表
18、对保密会议的管理涉及对会议内容（ ）等方面。
A．会议经费的数量 B．是否公开 C．公开的时间 D．公开的范围
19、会议安全保卫人员的职责包括（ ）
A．熟悉地方和国家法律、法规，能够协助公安人员冷静制服肇事者 B．熟知会场的紧急疏散意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序 C．能详细向领导汇报事故情况
D．监督装卸货，防止与会议有关的财产或展品被损盗 20、会场的附属性声像设备包括（ ）
A．耳机 B．电脑控制的多镜头幻灯 C．同声传译 D．立体电视
21、秘书做摘要式会议记录要注意（ ）
A．记录速度快 B．记录的内容必须有选择性 C．记录的内容应该真实 D．边记录边及时整理
22、排列与会者座次的方法有（ ） A．按汉字笔划排列 B．按地理位置排列 C．按性别排列 D．按行业系统排列
23、与会者报到时,秘书人员要做好以下工作（ ） A．查验证件,确认与会者的参会资格
B．分发会议文件、证件、文件袋等会议用品 C．安排与会者住宿
D．预收会务费、食宿费、资料费等费用
24、秘书在做会议记录工作的准备时，必须做好的工作有（ ） A．准备好记录用的笔和纸 B．准备好与会人员的座次表 C．准备好会议文件 D．准备录音设备
25、提高会议效率，压缩会议经费开支可以采取的方法有（ ）。 A、缩短会议时间 B、一律由参会者自己负担交通费 C、尽量租用会议所需的设备 D、减少伙食补贴 26.会议签到的要求（ ）
A.认真准备 B.有序组织 C.及时统计 D.准确无误
27.在一些大中型会议,会场要专门配有服务人员,秘书应当督导和协助服务人员做好以下工作: A.与会人员人场时的验证与收票工作 B.保持会场内的秩序,维护场内设备 C.关注会场内各种设备的使用情况 D.做好会场内安全保卫工作
28.确定娱乐活动的内容和形式要注意（ ） A.配合会议活动的主题 B.适当照顾与会者的兴趣
C.尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯 D.体现民族特色和传统文化
29.安排娱乐活动的注意事项包括（ ）
A.注意安全 B.避免格调低下 C.多多益善 D.统筹安排,避免重复 30.决策性会议包括（ ）
A.立法性会议 B.业务性会议C.行政性会议D.党务性会议
三、应用题（10分）
某公司在礼堂召开表彰奖励大会，当会议进行到颁奖程序时，没有同时播放音乐。秘书小张马上示意音响师播放音乐，音响师情急出错，竟播出了一曲情意绵绵的情歌“月亮代表我的心”，哄得会场哄堂大笑。会后，总经理把小张批评了一顿，并决定扣发当月的奖金。小张气愤去找音响师算帐。结果音响师根本不买帐，说他根本不知道会议有什么议程。请你指出小张的错误出在什么地方，并提出改正建议。
（1）小张所犯的错误时没有实现与音响师沟通，导致音响师对会议进程不了解，所以当 会议进行颁奖程序时，没有安排好播放音乐工作，致使音响师情急出错，闹出笑话。
（2）小张应尽量是与会人员把握会议的议题，明确各自的分工，并设计固定的议程模式， 让每个与会人员了解自己在会议中的角色。
（3）此外，小张还应该将议程提前通知与会人员，使与会人员及早了解议程安排，并在 会议进行时遵守议程。
第13篇：会务工作注意事项
会务工作
会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:
一、会前准备工作
1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。
2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。 （1）悬挂会标、徽记、旗帜等。
（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。
（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 （5）摆放适量花卉。
7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会间组织与服务工作
1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。2.搞好会议签到、材料分发。 3.落实主席台领导、发言人是否到齐。 4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6.做好会议记录，写好会议简报。 7.组织照相。
8.为与会人员预定车票、机票等。
三、会议善后工作
1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4.做好会议报道工作。
第14篇：办公室会务工作规范
办公室会务工作规范
一、接受会议指令
办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。
二、会议方案制订
根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖以及其它特殊要求。
三、会议方案审批
将拟定的会议方案报分管副秘书长或秘书长审批。
四、会前筹备
（一）会议通知
1、重要会议应发书面通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿。
2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。
3、通知范围：参会市领导、其他参会人员、列席人员及相关单位。
4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。
（二）会议文件准备
由相关单位负责会议文件的准备，对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：
1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。
2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。
3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。
（三）会场布置
布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。
1、会场装饰
（1）党代会，背景布置党徽和红旗。
（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。
（3）根据会议需要悬挂标语等。
2、会场座次排列
（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。
（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。
（3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给有关人员。
3、其他要求
（1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。
（2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。
（3）座位牌要统
一、规范、醒目，摆放要整齐。
（4）会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。
4.特殊要求
（1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。
（2）根据会议需要，安排工作人员宣读文件。
（3）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。
（4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。
（5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。
（四）住宿、就餐安排
1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。
2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，
提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。
（五）会议用品准备
提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括：
1、制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。
2、印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。
3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。
（六）会议车辆安排
明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。
（七）信访安全保卫工作
由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。
（八）新闻报道工作
根据会议需要，市委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。
（九）卫生医疗、防疫工作
根据会议需要，与医院和防疫部门联系，安排卫生防疫人员驻会并制定应急预案。
五、会前检查
会议召开前，对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。
六、会议报到
会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作：
1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向有关领导报告。会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。
2、发放文件、资料。
3、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。
4、宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。
5、根据会议安排，有候会人员的应安排候会人员在休息室等候，确保会议衔接紧密、有序。
七、会中服务
1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。
2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。
3、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。
4、常委会记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。
八、会后工作
1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。
2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。
3、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。
第15篇：会务工作“24节点法”
会务工作“24节点法”
会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。济宁市委办公室在实践中探索总结了会务工作“24节点法”，把会前筹备、会中服务、会后总结“三步曲”细化量化为24个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。
一、会前筹备
1、拟定会议方案。会议方案是组织会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。
2、起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，报党委办公室审核，由分管副秘书长或办公室主任签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与
提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。
3、下发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意言语的使用，避免出现“明天”、“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。
4、落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。
5、协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请秘书长同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时在对出席领导进行一次手机短信提醒。
6、预定会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。
7、编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简介。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。
8、制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从
易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。
9、布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气愤的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等当面综合考虑。
10、制作会标，摆放花草。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。根据会议性质精心选择不同数量、品种、颜色、形状的花草来装饰会场，可以调节会场色彩，点缀会场气氛。某些法定会议，还需要悬挂党徽。
11、检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》、《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前及进行更换，有投影演示时须及时调节灯光。
12、编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复、防止出现错别字。
13、组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或者租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。
14、安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，并要求其将记者名单报市委值班室，再按名单通知到具体
人。
15、安排会场警卫和交通疏导。通知公安、交警、信访等部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导，必要时进行交通管制。
16、电力保障。会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。
二、会中服务
17、组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。
18、分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。要做到“三不”：即不错一字；不漏一份；不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。
19、与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议的主持词交音响师，以方便其把握议程安排与音响的调配。
20、会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项
等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比，掌握会议进程。
21、会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减少对会议的影响。
22、维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。
三、会后总结
23、会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、音像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。
24、召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归档。
第16篇：市委会务工作规定
文章标题：市委会务工作规定
为进一步规范自治市会务工作，提高自治市各类会议的质量和效率，确保各类会议能有效贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动，努力实现决策民主化、科学化。制定如下制度：
一、办会要求找文章到xiexiebang.com更多原创-(http://www.daodoc.com/)
加
强会务工作科学化、规范化和制度化建设，做好本单位各类会议的筹备工作，提高工作效率和会议服务质量，做到周到、严密、高效、得体。由市委办公室或市人民政府办公室牵头组织的全市性会议，由办公室承办。对部门承办的全市性会议，部门要提出会议筹备方案和安排意见，报市委或市人民政府分领导审定，必要时报市委或市人民政府主要审定。承办部门要按批准的筹备方案和安排意见，做好会务工作，并做好与市委办或政府办的联系与沟通，遇事及时请示有关领导。
二、办会程序
（一）会议审批市委、市政府重要会议，由市委办公室或政府办公室负责提前起草会议方案，呈报市有关领导审批。有关部门要求以市委、市政府名义或以市委、市政府联合召开的会议，须提前向市委或政府办公室报送书面请示，由办公室提出意见后报市领导审批。市委办和政府办对会议议题与有关事项进行协调和把关，提出拟办意见，报市领导审定。
（二）会前准备工作1.拟订方案。自治市各委、办、局和人民团体应根据分管领导指示和有关文件要求拟订会议方案报有关领导审批。会议方案应考虑：会议名称、内容、时间、地点、日程、议程、参会人员范围和人数、会议经费预算等。2.会议通知。市领导同意会议安排意见后，由会议主办单位负责草拟会议通知（邀请函），报分管市领导审核后按自治文件办理规定程序签发。事关全市大局、需要协调各有关部门和单位相互配合的综合性会议一般由市委办、政府办联合或单独发会议通知。部门工作会议通知原则上由各单位负责，一般由主办部门自行发文通知。部门工作会议的通知（邀请函），需市委办或政府审核后报分关市领导签发。对于时间紧迫、来不及下发通知的，可电话通知有关单位的综合部门或直接通知参会人员，并讲清楚会议时间、地点和主要内容、要求。通知承办人要以认真负责的态度，确保落实参加会议的市领导和其他与会人员。必要时应及时通知新闻单位派记者做好宣传报道工作；通知公安分局做好安全保卫工作；通知交警大队做好交通指挥工作。3.材料准备。由会议主办单位或相关部门根据会议的性质、规模，组织或通知有关单位草拟好会议材料、文件（包括参会人员名单、会议议程、日程，会议须知、编组名单、材料目录、领导的主持词、讲话稿、工作报告、典型经验、会议文件、学习资料、责任书等）。会议有关材料、文件要按与会人数付印并装袋，并根据参会人数印制分装并根据会议需要摆放在会场。必要时，主办单位应将有关材料先行下发与会人员酝酿、准备意见或建议。由部门承办的会议，市委办公室或政府办公室要通知有关部门提前将会议程序、领导讲话稿、主持词和有关背景材料送领导审阅。4.会场布置。会议主办单位根据会议的规模、性质，拟定会场的形式及摆设方案报办领导审定后，协调确定会场，并做好会场布置工作，包括：会场的形式、会场规模、会议证件的制作、会标的制作和悬挂、标语口号的制作和悬挂、国徽党徽的悬挂、领导姓名牌的准备、签到台的设置、主席台的摆设、音响设备及有关影音带的准备，会场供水、供电和空调的保障等。（1）桌椅摆放。根据会议具体情况和领导要求，在没有固定桌椅的会议场所摆放桌椅。如果有设主席台，需要了解在主席台就坐的领导人数并据此摆放，主席台下桌椅的摆放根据具体会议人数而定。不设主席台的座谈会等会议形式，桌椅摆放成“口”字形，如果人数较多，可在领导席的两面和对面增设2-3行桌椅。（2）制作名牌。各单位可参照目前使用倒v形透明有机玻璃台卡制作名牌，根据具体会议要求，制作人名名牌或单位名称名牌。制作时一般使用红色打印纸双面打印，切割成卡面大小插入台卡。以名牌内容居于卡面正中为美观。（3）座位安排。摆放名牌，做好主席台座次安排和与会人员座位安排。在会前将主席台或其他座位上的领导姓名牌按领导排名的有关规定摆放好。与会人员座位安排按照有关文件规定的顺序，按居中、先左后右进行排序。有固定桌椅的会议室的座位安排参照以上做法。会议主办单位需要事先了解应参会人员中实际能够参会的人数，并据此合理安排好座位、摆放参会单位或个人名牌，尽量避免开会时会场出现空席。（4）重大会议经领导同意后，可摆放花木，布置横幅会标，横幅一般为红底白字。（
5）调试好会场的话筒、音响、录音、投影等设备，如果有参会人员在会议期间需要使用笔记本电脑，还需布置好电插座。（6）事先搞好会场卫生，落实卫生清理工作。
5、会前策划对一些有表彰、签约、授匾、赠旗等仪式的会议，会议承办单位要认真策划好颁奖和签约等仪式的有关细节，必要时要进行会前排练。（
三）会中服务工作
1、会场检查。会议工作人员提前30分钟到现场，负责现场安排和检查会场是否按预先确定的方案布置，灯光、音响是否正常，席位排列是否有误，会场上需分发的文件是否准备好，摆放好。发现问题应立即采取补救措施。
2、会议签到。会议主办单位要安排专人负责签到，检查与会人员报到情况，并向会议主持人报告。
3、会场照应。（1）由会议主办单位负责安排、引导与会有关人员进出会场，指导保卫工作人员，防止无关人员擅自进入会场；处理领导临时交办事项；制止会议期间使用手提电话、传呼机；传递紧急文件，传呼重要电话等。 （2）协助领导控制会议进程，注意整个会场情况，做好会场内外联系，传递信息的工作。 （3）注意领导的暗示，领会其意图，做好会场的有关工作。
4、做好摄影摄像工作。会议摄影摄像和报道一般由市广播电视局负责完成，必要时由市委办或市政府办公室联系专业人员进行摄影摄像项工作。
5、做好会议记录，必要时进行录音。指定专人负责会议记录和录音，会议记录要尽量做到详细、完整、准确、力求忠于原话。在有录音设备的会议场所应使用录音设备进行录音，在没有录音设备的会议场所可使用录音笔进行录音。
6、落实服务人员，做好茶水供应工作。根据会议具体要求和参会人数，确定供应瓶装水或热茶。在人数较多的情况下，一般供应瓶装水，并事先放置在每个座位上。如有供应热茶，应每半小时加1次热茶。
（四）会后整理工作1.清理会场，主要包括撤下会标横幅、收走台卡等用品、通知有关部门清扫场地等。2.起草会议纪要、整理领导讲话、编发信息等，根据要求及时制发文件下发。需要制发会议纪要的，记录人员要在会议结束后，及时草拟出会议纪要，经办公室领导审核后，报市领导签发。
3、落实会议决定事项。会议需要落实的重要决定事项，由市委办公室督查科或相关部门负责跟踪、督查。
4、会议资料归档。会议承办单位应将会议的记录、纪要、文件、材料妥善收集保管，挥规定移交市档案馆。
《市委会务工作规定》来源于xiexiebang.com，欢迎阅读市委会务工作规定。
第17篇：会议会务工作规范
会议会务工作规范
一、会前准备
（一）明确会议目的，确定会议内容，拟定会议初步方案。内容包括：
1、会议时间、地点和主题。
2、报到的时间、地点。
3、出席会议人员。
4、会议议程、会议主持人、讲话人、发言人名单。
5、会议文件材料的起草、审批、印发工作的分工。
6、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。
7、会务用品的准备。
8、会议记录、会务记录情况反映工作原则。
9、会议经费的解决渠道。
10、新闻报道。
11、后勤保障工作安排。
（二）认真核实本次会务工作的各有关单位，搞好各方面的协调配合。
（三）制发会议通知，会议通知应明确会议时间、地点、主题、参加会议人员范围等有关注意事项。
（四）准备会议文件。
（五）制订会务工作方案并落实。
1、制作会议证件。
2、制作会议横幅。
3、排出会场座位图（含主席台）。
4、排出颁奖顺序（站位图、座位图等）。
5、制作胸花、锦旗、奖牌、证书，订购鲜花。
6、布置会场。
（1）检查横幅是否按要求悬挂、并确保字体规范无误。
（2）布置主席台。确定主席台就座的领导人数，摆放姓名标签牌、话筒布置，会议资料等有关物品。
（3）测试音响、电子显示屏设备。
（4）提前搞好会场内外的清洁卫生，在会场入口摆放好签到桌。
二、会后工作
1、会议结束后，通知清洁人员清理会场，如会场人员遗忘物品，及时招领。
2、整理会议记录，做好会议文件资料的收集归档工作。
3、必要时协调与会人员安排返程。
4、对会务经验进行总结，查找会议工作中的不足之处，发现存在的问题，采取切实有效措施，不断提高会议服务质量。
第18篇：如何做好会务工作
如何做好会务工作
实习目的：
按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的理论知识进行进一步的巩固和提高，以期达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。收到了较好的效果。主要实习情况报告如下：
实习时间：2007.2.20——2007.3.25
实习内容：
自从有了组织，就产生了会议，经过氏族，部落，部落联盟以及国家的漫长发展过程。今天，会议已经成为现代社会发展政治活动，经济活动，文化活动和其他活动的重要方式之一。大到国际争端，经国大业；小到基层单位的具体问题，都经常通过会议解决。会议期间的会务工作，是指从会议筹备到善后处理的一系列工作，也就会用到管理学的各方面所学到的知识，大到协助领导制定总体方案，小到车辆调度；从会前的准备，到应付会议最后可能出现的变化，一切大小事物，都少不了会务工作，会务工作的要求是：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全。 通过对管理学知识和技能的学习，与老师辛勤的指导，我就如何做好会务工作报告如下：
一、会议准备工作
良好的开端是成功的一半，会议准备得充分，是取得会议成功的前提，会务人员要认真负责，缜密地考虑会议的每一项关键环
节；而且要设想可能出现的问题，订出补救措施，做到不出或少出突发事故。
1.安排议题，确定步骤：议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每次会议首先要研究的，安排议题的原则是提交的会议议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题一定要符合该会议的讨论标准。
安排议题要注意三点，一是一次会议议题不能安排过多或少，一般安排一个主要的，和一两个次要的为宜。二是要讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系的问题同时拿到会议上来。三是把保密性较强的议题放在会议后面，这样便于让有些人退席，议题安排后要审核，，最后交领导审定。
安排完议题后，还要确定议程，程序，日程，也就是会议步骤。议程是对已确定的议题列出先后顺序，是程序的基础。程序是对会议各项活动按先后顺序做出的安排，日程是对会议活动的蓝图，是会议有条不絮地进行的保证，一旦确定不得随意改动。
2.拟订与会人员范围或名单：什么人应当参加什么会议，决定权在于领导，会务人员在接受委托后，可以提出参加会议的名单，由领导选择，决定。一般来说，与会人员是固定的，但是，在不少情况下仍需要会议人员提出名单，送主管领导审定。
3.发会议通知：发会议通知一要及时，保证人员按时参加；二要准确，防止重复，错发，漏发。除日常工作外，对大中型会议的通知应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，通知必须简明
扼要，并应具备8要素：会名，内容，开会时间，日期，地点，与会人员，入场凭证和报到时间及地点。代表须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。有时，为了让与会人员充分作好准备，在正式通知之前，可先发预告性通知。
4.准备会议文件和材料：会议文件是一种非正式文件，是正式文件的基础和草稿，是提请会议讨论的客观对象，会议文件包括会议正式，参考和阅读文件等。会议能否准备好文件，特别是主要文件，对开好会议有着至关重要的影响。为了确保会议文件的质量，提高会议效率，会务工作部门应于会前对有关部门送来的会议文件进行初步审核，然后领导提出意见。分发文件时还应注意，尽量避免把许多文件堆到一起同时发给与会同志，秘密性文件要编号分发，登记签收。
5.选择和布置会场：开会要借用一定的场所，会场各方面条件的好坏、舒适程度的高低，对于与会人员的心理起着不可忽视的作用，而与会者的心理状态，直接影响到会议的效果，因此要重视会场的选择和布置。
6.排列座次：会场座次对主席台来说，有前后左右之分，因此要合理的排列，其他与会者面对主席台，可按汉字比划，地理位置或行业系统排列。座位上要摆置名片，座次需报领导审定。
7.做好后勤服务：对会议的物资、资金、与会人员的住宿、膳食以及交通等后勤服务做到完善。
8.进行全面的会前检查。
二、会议期间工作
会议期间是会务工作最活跃的阶段，这时工作的中心任务就是掌握会议动态，协助领导指挥和控制，并且通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着即定目标进行。
1.签到：签到是与人会人员到会时的第一件事，为准确了解与会人员的出席情况，会议开始要做好会议签到工作，迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。
2.热情接待会议成员，引导就座：大中型会议，一般设专门接待员，他们要预先熟悉与会者的名字，职务，单位及住房号码，以便快捷地把他们带进会场。会后及时向他们指示住房去处，会务人员要始终热情，彬彬有礼，服务周到，保证会场安静，按时召开。
3.安排发言：安排发言的决定权属于大会主席团的有关领导，但是，会议工作人员可能被委托提出意见，供领导审定，安排发言应当考虑三点：1.注意地区平衡2.注意各级领导的平均3.注意主题的平衡。
4.做好会议记录：不论规模大小的会议都应该有记录，真实的记载会议的情况，客观的反映会议的内容和进程，可以为以后的分析研究会议内容提供依据。因此，会议记录是重要的文字档案材料，也是会议简报，纪要的原始根据和素材，会议记录方法有两种：摘要记录和详细记录。会议记录要求真实，准确，完整，不得随意增加和改动。
5.调派车辆：会议即将结束时，要赶紧调派车辆，保证会议代表坐上车，坐对车。
三、会议善后工作
1.送走与会人员：会议人员要预先登记与会者返回日期和乘坐的交通工具，代购机票或车船票，保证他们在会议结束后及时返回，个别要暂留的，要安排食宿。
2.处理遗忘的物品：要尽快与失主联系，及早送还，若距离远，可用邮包寄送。
3.完善会议工作：取走会场剩余的物品，视听设备，向单位接待员汇报全部物品得失情况，还要做会议财务结算。
4.打印会议记录：要趁着会议在头脑中仍然清晰时打印会议记录，打印前要送会议主持人审查并签字，然后精心编排。打印时必须准确。
5.会议决议的传达，催办和贯彻情况的反馈：情况的反馈看来是在会外，实属会内的一个环节。因为会议本身只是一种工作方式，从属实际工作，所以此环节是会议工作不可忽视的一个特殊环节，实际上也是对会议成果的检验。
四、会议的保密工作
任何会议，都有一定的机密性，都应该有一定的要求，必要时还应该制订严格的保密制度和保密纪律。
1.会议保密工作的涵义：会议文件的保密工作，是会议保密的重点，应该与会议文件起草人员采取有效的保密措施，达到不外
传，不丢失的要求，鉴于会议文件都掌握在与会人员和印刷人员之手。因此文件保密的主要任务，是教育持有文件的人员提高警惕，加强保密观念，严格执行保密制度，及时清点文件，养成良好的习惯。对文件失密事件，要严肃处理，不得迁就。
2.保密工作内容： 1.会议召开时间，地点，与会人员范围的保密。2.会议议题，内容，活动日程安排。3.会议文件，材料等。4.会议记录，纪要，简报等。5.尚未公布的领导在会议上的讲话。
6.会议照片，录象，录音等。7.其他一切应当保密的会议事务实习总结：
通过这次在实习单位的会务实习经历，使我认识到任何工作的重要性与严谨性，我会在其中总结经验教训，争取在日后的工作岗位中做的更好！
第19篇：会务中会后工作
1、会场善后工作及安排与会人员离场
分发与会人员照片、通讯录。
安排与会人员离场：安排好离场通道标志，在离场口出与开会人员握手告别，送上纪念礼品，若人数较少可随行送上接送车为止
清理会场：拿走通知牌和方向标志，清理打扫会场，归还会场所借物品，会场清理完毕后通知相关人员切断会场使用的电源，关闭会场。
2、会后文书工作
将会议记录以及会议中需要的材料整理，分类，并对不同文件分类处理，需要销毁的销毁，归档的归档等。
3、会议总结
进行会议总结，攥写总结报告
4、会议经费结算
按规定填写收费的标准和方法，开具发票，无法开具发票的项目与会议人员协商处理，若是会前缴费的，会后结算后多退少补，若是会后缴费，根据结算结果缴费。
5、会议效果评估
会议结束后可进行问卷调查，电话回访或邮件回访等形式根据与会人员回馈进行会议效果评估。包括对主持人的评估、对会议工作人员的评估、对会议发言人的评价、对会议管理工作的整体评价。
6、会后的催办、反馈与落实工作
对于会议中提出的事项需要办理的，会后的催办与登记：
1、明确催办人员;
2、健全登记制度，建立催办登记簿，逐项列出催办的事项，让催办人员根据实际情况，定期记录催办事项的进展情况；
3、建立汇报制度，催办人员要向领导人汇报催办落实情况，不能自作主张的事，请示领导。
7、会后文书的拟写
根据会议中提出的问题跟决定等内容纂写。
第20篇：浅谈秘书会务工作
浅谈秘书的会务工作
李诗怡
摘要：对于秘书来说,会务工作是秘书的一项重要常规工作,也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作，秘书人员的会务工作包括前期准备工作，会议期间宣传工作服务工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够达到预期目标的重要影响因素。 今天，会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一1
关键词：秘书 会务工作 会议
一、会议的含义和作用
会议一词有两个含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织2。这里，本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流解决问题。
二、会议策划
（一）、明确会议目标：
会议的目的性强，要完成上级布置的任务，主要是发布指示命令，制定、贯彻决策，或者商讨难题解决问题，也有重要消息的宣布告知。
（二）、会议议程的安排
根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言，发言时间多长，发言人的
顺序，这是会议的重点内容，不容差错。
（三）、会议时间地点的安排
根据会议的规模，来确定会议的时间长短和场所，不拖沓，不草率。
三、会前准备
（一）、通知与会者和发言者
参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性，或者是能够提供相关咨询，或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好，并并确保他们有收到通知。
（二）会场的布置
1、强化会议主题来营造会议氛围，可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调；
2、注意开销，不能一味求奢华，以干净整洁、舒适勤俭为基调；
3、会场座位的布置，讲究座位格局，要科学利用场地；
4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障，会议开始前，要再一次检查相关设备是否可用。当然安全设备也是必不可少的。
四、会间的服务工作，会中协调控制，做好管理保证。
（一）做好会议的报到和签到工作\" 在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表3
（二）在接待与会人员时!态度一定要礼貌热情，在证实报到人员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记，以备随时联系2。
（三）要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会
之前与会人员能够全部按时到达。
（四）做好会议记录工作，会议记录应将主要讨论的观点。
（五）调派车辆，接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车，而忽略其他来宾。
（五）做好会场内外的保卫与保密工作。
五、会议记录
会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录4
会议记录能够为之后查考提供依据；同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。
（一）会议记录的方式
1、文字记录。要求逻辑清晰，力求记录完整，需要语言规范，当然可以会后补充，但要求准确，包括手写和打字，一般使用速记法。
2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录，使记录更原汁原味，也更方便整理。
3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。
4、视屏记录。
（二）会议记录的内容
首先要有会议类型的描述，以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者；不可少的是会议的流程，包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。
（三）会议记录的格式分为：记录头、记录主体、审阅签名。
（四）会议记录的重点
1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动；
2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；
3、权威人士的发言或代表人物的言论；
4、会议已决定或议而未决的事项；
5、对会议产生较大影响的其他发言或活动。
（五）会议记录的方法：详细记录、摘要记录、简要记录5。
（六）会议记录的要求
1、人员落实。要求秘书要具备较强的听知能力，熟练掌握速记技能，反应敏捷，可以安排多名秘书同时记录，而后共同整理汇总。
2、熟悉与会人员。会前至少要了解发言人的姓名身份。粗浅了解他们的方言、口音特点、说话习惯。
3、准备充分。了解会议的内容和形式，特别是一些专业性较强的会议，需要秘书人员更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通过事先阅读会议文件来熟悉专业术语。
4、记录要准确完整、简洁明确。要求格式规范，才有保存价值，方便整理、使用。
5、会议记录的修改。定稿打印前，要请主席签字，一经签字就不能再修改，但是与会者指出错误，主席或秘书可改。
六、会议期间对外宣传
（一）妥善处理与新闻媒体的关系。
（二）注意内外有别，验收单位秘密。
（三）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。
（四）收集媒体对会议的报道提供给领导。
（五）为领导召开记者招待会提供资料。
七、会后的扫尾工作
（一）文件的回归和归档。会议相关文件的外传可能造成会议内容的泄露，要谨慎对待会后的文件的归档，其次，也方便将来寻找。
（二）报道会议消息。可以由公司主动召开新闻发布会，也可以向媒体发布会议最后文件，吸引媒体的报道，还可以通过公司的官方网站发布会议简报。选择的方式可以看会议的规模，但消息一定要让公众了解。
（三）安排与会人员离开。该派车的派车，有司机的要及时提醒，不要让与会人无故滞留。
（四）归还借用物品
（五）草拟会议纪要。
（六）寄感谢信。
八、会议工作总结
（一）含义：会议工作总结指的是指会议工作告一段落后，进行回顾、分析和评价而形成的文书6
（二）作用：以书面的形式记录一次经验教训，不管会议成功与否，都是秘书人员成长的一次磨练，能够为今后的工作提供借鉴；还可以当表彰大会相互交流的素材；也是向上级汇报的材料，报告属于法定公文，可以直接提交给上级机关。 “
九、提高会议效率
（一）建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议
（二）强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报
（三）推行领导活动呈批制，减少以党委、政府或两办发文。
（四）强化督促检查和领导带动机制，确保工作取得成效。”7
脚注：1 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页 脚注：２ 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页
脚注：３ 李晓彤 理论前沿［J］ 2014年第八期《浅谈当前的秘书会务工作》 脚注：４ 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社188页 脚注：5 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社194页 脚注：6 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社344页 脚注：7 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社160页
参考书目：陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社
向国敏会议学与会议管理［Ｍ］
秘书学笔记 杨玲
