推荐第1篇：英文信函写作
信函写作模板
一、投拆信：
1、开头：
Dear sir/madam:
I am****(a guest/a customer…一般现在式)who…….（一般过去式）I hate to complain ,but it is really disturbing that ******(投拆的事情).
2、中间：
说明是什么事情，经过，两点（FirstSecond ….）
3、结尾：
I would be very grateful if you could inspect the matter as soon as 确poible ,and I am looking forward to an early reply.(温和的)
I will be forced to take legal action unle the immediate action is taken.(强硬的)
二、询问信：
1、开头：
Dear sir/madam:
I am****(介绍自己，一般现在式)who…….（一般现在式）Your advertisement in ***(信息的来源)caught my attention.I am particularly interested in ***(询问的内容)。
2、中间：
说明是询问的具体什么内容
First ，I am in great need if **(东西，信息)
Second ….
3、结尾：
It would be highly appreciated if you could….,and I am looking forward to an early reply.
三、道歉信：
1、开头：
Dear ***:
I am writing this letter to make sincere apology for my carele mistake that I***(道歉的事情，一般过去式)。
2、中间：
说明理由，解释原因，过程。
3、结尾：
To make up for my misplay .Could I …….(补救措施)
I hope this mistake/misunderstanding would not hurt you feeling/damage our friendship.(表示期望)
Please accept my apology and I am looking forward an early reply(万金油)
四、感谢信：
1、开头：
Dear ***:/Dear sir/madam:
I am ***who***.I am writing this letter to expre my sincere
appreciation to***(要感谢的人)for his/her **(因为什么事情)help…..
2、中间：
说明理由，解释原因，过程。
3、结尾：
It really provide great help and convenience to me .My true gratitude is
beyond any word’s description.(不熟悉的人)
If there is anything I can do for you ,please don’t hesitate to ask.(熟
人)
五、推荐信：
1、开头：
Dear ***:
I am****who****(介绍自己，说明自己和被推荐人的关系).It is my
great honour to write this recommendation .I recommend ***(人或物)to you /to your department/company/university.
2、中间：
说明推荐理由。
He/She is the most industrious students/staff I have ever seen .He is very
intelligent is learning ***(在什么方面).
3、结尾：
Therefore, I don’t hesitate to remmend***as the right person for your..(响应开头)
六、求职信：
1、开头：
Dear sir/madam:
I am accountant who has working experience for over ten years .Your
recruitment advertisement caught my great interest.
2、中间：
说明自已的情况。
I am offered an opportunity to be interviewed ..
At firstSecond………..
I am in absolute conferrer that my qualifications and work experience make me a
suitable candidate for this job .
3、结尾：
I am really appreciated for your attention and I am looking forward to your early reply .
It will be a great honour if I am offered an opportunity to be interviewed .
七、辞职信：
Dear ***:
I have been working as manager in this apartment for three years .I am really appreciated for your supervision and help ,however I am so sorry to inform my current postrion.
There are great divarication between my idea and the company’s policy .I find my previous job doesn’t fall in with my previous training .What I
need is more challenging job and more promotion chances.
I do appreciate your kind consideration you have shown to me .Please accept my sincere apologies for any inconveniences my leaving may incur .
八、邀请信：
1、开头：
Dear sir/madam:
It is my great honour to invite you as ***(作为什么人)to do sth on/at/in
***(在什么地点)on (日期)/in (月/年).I am really appreciated for your precious time.
2、中间：
活动的安排,请了什么人
3、结尾：
Would you please drop me a line to let me know if you can come to ***(参加什么).I am looking forward to you coming with great pleasure.
九、建议信：
1、开头：
Dear sir/madam:
I am***who***(自我介绍).I am writing to expre my views
concerning ***(关于什么)
2、中间：
I really appreciate your hardworking in ***(关于什么)，however, I’d
like to suggest that ***(自己的建议)
3、结尾：
It will be my great honour of my suggestions are adopted .I hope that you take my suggestions into serious consideration .I will be ready for future discuing this matter into details.
推荐第2篇：商务信函写作
商务信函写作
书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Busine Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。
1、信端（Heading）
信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。 信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。
信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如：
（1）并列式
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug.20, 2004
（2）斜列式（Indented Form）
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug.20, 2004
写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。
如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如 New York, 103），表示城市的邮政编码。
关于发信日期的写法，应注意以下几点：
①年份应完全写出，不能简写。
②月份要用英文名称，不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。
④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。
日期可有下列几种写法：
① Oct.20, 2004
② 10 May., 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept.16th, 2004
其中，①最为通用。
2、信内地址（Inside Addre, Introductory Addre）
信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如：
①并列式
Ms.Joanna Kerry
Peking University
Haidian District, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms.Joanna Kerry
Peking University
Haidian District,100871
Beijing
China
3.称呼（Salutation）
对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr.的复数形式 Mers.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Mers.Black and Brothers 布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 Mi。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme.的复数形式 Mmes.而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Mi 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Profeor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。
④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier， （My dear）Mr.Ambaador，Your Excellency （复数为 Excellencies）。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。
⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highne (复数为 Highnees)。
收信人称呼
先生（男人）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Mi
夫人、小姐统称Ms.
夫妇俩人Mr.and Mrs.
两位或两位以上男子Mers
两位或两位以上女子（已婚）Mesdames
两位或两位以上小姐（未婚）Mies
常见的头衔（汉英对照）如下：
教授Profeor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
医学博士Medical Doctor(M.D.)
总统或校长President
主席或董事长Chairman
副主席或副董事长Vice Chairman
副总统或副校长Vice President
首相Prime Minister
总理Premier
省长或州长Governor
市长Mayor
参议员Senator
大使Ambaador
秘书长Secretary General
一秘First Secretary
二秘Second Secretary
院长Director,Dean
副院长Vice Director
系主任Dean,Head,Chair
馆长Chief Librarian,Curator
阁下Excellency
神甫Father
4.信的正文（Body of the Letter）
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P.S.表示补叙。
5.结束语（Complimentary Close）
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用：
Yours (very) truly, Yours (very) faithfully, Yours (very) sincerely， 等等。
写给上级和长者的信一般可用：
Yours (very) respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。
写给同志或同事的信一般可用：
Fraternally yours, Comradely yours，等等。
写给熟人或朋友的信可用：
Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly, (Most) Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。
写给亲属或挚友的信一般用：
Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的挚友”等。
写给挚友的信有时也可用：
Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。
写信给挚友，表示歉意时，可用：
Contritely yours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。
在欧洲一些国家里，多把Yours 放在 sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国，则多用，把 yours 放在 Sincerely 等词之后。Yours 一词有时也可省略。
6.签名（Signature）
信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Mi, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
7.附件（Enclosure）
信件若有附件，应在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.，例如：
Enc: Resume
Encls:Grade Certificate
8.再启（Postscript, 缩写为 P.S.）
再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。
9.私人和公务信函--注意事项
首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。
其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。书信交往，同样需要以礼待人。因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。
最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.
私人和公务信函--常用句式。常用的起首语有：
1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.
2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.
3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.
4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.
5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.
6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say…
7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.
8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!
9)It is always a thrill to see your nice handwriting.
10)First of all I must thank you for your kind aistance and high attention to me .
11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that … 12)I wish to apply for teaching position you are offering. 13)I am too excited and delighted at your good news.
14)I am very obliged to you for your warm congratulations.…
15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.
常用的结束语有：
1）Awaiting your good news,
2)Looking forward to your early reply,
3)Hoping to hear from you soon,
4)We await your good news.
5)I hope to hear from you very soon.
6)We look forward to your reply at your earliest convenience.
7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.
8)Your early reply will be highly appreciated.
9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.
10)The help you give me is sincerely valued.
11)I hope everything will be well with you .
12)Please let us know if you want more information.
13)I hope you always enjoy yourself.
14)I wish you very succe in the coming year.
15)Please remember me to your family.
16)With best regards to your family.
17)All the best.
18)With love and good wishes.
推荐第3篇：商务信函写作
邀请函
邀请人：
人事部经理，张建国
被邀请人：各有关公司人事部门经理
时间：12月3日——4日
地点：滨海友谊酒店
会议内容：就有关新形势人事管理模式和方法进行讨论和发言
信函
以李明的名义给Mr.Black写一封信，内容：您已收到他寄来的礼物（一本精美的相册）你非常喜欢这份礼物，你得知他将来上海参加你的生日派对，非常高兴，请他告知你所乘坐的航班，你到时去机场接
他，
要求：按标准的写信格式，写明时间，地点，地址，发信人等
投诉信
写一封投诉信给学校领导
1.八个人住一间宿舍，太拥挤了
2.宿舍上不了网，学习不方便
3.希望可以延迟熄灯时间，特别是在考试期间
4.要求装空调，否则夏天太热无法入睡
㈠ Dear mangers,
I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth .The conference is aimed at discuing about new personnel management mode and method and making a statement .I’m looking forward to attending the conference .
Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger
㈡Li Ming
Box408
No.18 Nanjing Road
Mr Black
Dep.Of Busine College
Leland Stanford Junior University
California
U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9 .2012
Dear Mr Black,
Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much .Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased .If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming
㈢ Dear sir(madam),
I am writing to complaint about the dormitory problems ,which have affected our normal life .Firstly, eight people live in a dormitory ,too crowded.Secondly, it’s not handy to study without network in the dorm.Thirdly, we hope the dorm supervisor can delay turning off the lights, especially during the test period.Finally, we require to set an air conditioning in the dorm, for we can’t fall asleep because of the hot weather in summer.
Could you please look into these and we’d really appreciate if you could solve all of the problems for us .Thanks.Yours cordiallyLi Hua
推荐第4篇：商业信函写作
商业信函的写作要求
商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：
1、主题突出，观点明确
商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。
2、面向对方
为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。
态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以
解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。
3、实事求是，谦恭有礼
经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。
4、结构严谨、首尾圆合
结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。
商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。
5、语气平和，用词准确
为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。
用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结
算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。
此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。
6、清楚简洁，注意修辞
信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。
商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。
最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。
中文商务信函写作格式
对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。
中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、
祝颂词、签署、日期等七部分组成。
1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 （顶格写，后面加冒号。）
2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）
3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 （在启词下面另起一行空两格。）
4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 （过渡一下更符合礼仪规范）
5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文
信函写在结尾后另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期-般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）
中文商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出
的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。 (3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
推荐第5篇：英文写作信函
信函
信函（Letter）是用以交涉事务、增进了解、联络友谊、交流思想的重要工具。英语信函主要包括私人信函（Personal Letters）和公务信函（Busine Letters）两大类。公务信函，一般用来处理或讨论重要事务，包括邀请信（Invitation Letter）、感谢信（Thankyou Letter）、道歉信（Letter of Apologies）、祝贺信（Letter of Congratulations）等。按照一般的格式英语信函主要由六个部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结句、签名；有的信函还包括附言和附件部分（常用P.S.表示）。 信头（Heading）
信头由发信人地址和发信日期两部分组成，通常写在第一页的右上角。行首可以缩进去写，也可以齐头写；行尾可用也可不用标点符号。值得注意的是，英语书信中的地址与中文正好相反，应该由小到大，先写门牌号码、街名，再写城市名、州（省）名、邮编、最后再写国名。如： No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China
日期的写法英、美两种格式都可以，英国顺序为“日、月、年”，美国顺序则为“月、日、年”，如： 27 Sep., 2006（英） Sep.27, 2006（美）
信内地址（Inside Addre）
包括收信人的姓名和地址，一般置于信纸的左上角。在私人信函中，这一部分经常省略。其格式和发信人的姓名、地址一样。 称呼（Salutation）
称呼位于收信人地址之下的一至二行，顶格写起，自成一行。在私人信函中后面用逗号，在公务信函中则用冒号。
正文（The Body of the Letter）信件的主要内容。
结句（Complimentary Closure）
类似于中文中的“此致”“敬礼”这类的话，主要是一些套语。一般是正文结束隔两行另起，独立成行，位于信纸的右角，也可以略居中右方。 签名
写信人的名字一般签在结尾语下面一至二行处。在私人信函中只需亲笔签名就可以了，而在公务信函中，发信人的亲笔签名应该写在结尾套语和打印的姓名之间。
以上几点是英语信函的共同特征。
范文：致歉信
No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China Sep.27, 2006
Dear profeor Jackson:
I am indeed very sorry that I mied the examination you gave on Moby-Dick last Wednesday.I feel badly about it and want you to know what happened.
On my way to cla that day, I had a flat tire, and I had to go with the mechanic when he repaired it.It took me more than one hour to get it done.A copy of the bill is enclosed.I sincerely hope you can accept my apologies and understand my situation.I would appreciate your allowing me to take a make up examination.I will come to your office during your office hour on Monday to discu this poibility with you.Once again, I’m sorry for any inconvenience caused.
Sincerely yours,
Alice
推荐第6篇：商务信函写作：投诉信
商务信函写作：投诉信范文Directions:
You found something wrong with the telephone bill you have received from the local post office.You made a call to inquire about this however the person who answered the call was very rude.Write a letter of complaint to the manager of the post office, explaining the situation and giving your suggestions for improvement.Your letter should be no le than 100 words.You dont need to write the addre.Dont sign your own name at the end of the letter, use Donna instead.
Dear Sir,I am writing to let you know the deplorable attitude of one of your staff member.I received my telephone bill for the previous month from you and thought there were some errors in calculation: I had been overcharged for two overseas calls.However, when I called your Complaints Department, the girl who answered my phone was very rude.For one thing she interrupted me continually, for another she even said that the fault was my own.Needle to say, such a way of dealing with customers is unacceptable.I would like to suggest that the girl in question should be disciplined, and instructed on the proper way to deal with clients.And I hope she can make formal apology to me.An early response will be appreciated.Sincerely yours,Mary
译文亲爱的先生：我写这封信是想让你知道你们的一个员工的服务态度。我收到你们上个月的话费单后发现有一些计算错误，我认为我被多收了两个国际长途费用。但当我打电话询问客服部门时，接电话的女孩态度非常粗鲁。一方面她总是打断我的话，另一方面她甚至说错误在我。这样对待客户的态度实在让人难以接受。我建议对这个女孩进行惩罚，另外告诉该如何对待客户。我希望她能向我正式道歉。请早日回复。真挚的：玛丽
推荐第7篇：英语申请信函写作
考研英语申请信写作介绍及经典范文
当一个人想得到某种机会或某些东西，如申请得到奖学金、求学、申请出国签证等，往往通过申请信来请求。申请信如何分段，没有严格的规定，其内容一般应包括以下三个部分：申请的具体内容和缘由；自己的情况和条件；提出要求，如回信、面试等等。
对于不同的申请内容，在介绍自己情况的时候也要有不同的侧重。例如在求学信中，应比较侧重介绍自己已有的学位及专业情况；在申请留学经济资助的信中，应着重介绍自己的学业及学术水平，因为国外很多学校颁发奖学金是以此为标准的。
写申请信应注意：第一，语气要诚挚友好千万不要表现出强求的意思；第二，对于申请的内容和原因一定要写得非常清楚；第三，尽管不能表现出强求的意思，但是期望得到的心情一定要表达出来。
以下是两封申请信，第一封是求学信，另一封是申请留学资助的，第一封信用的是齐头式，第二封信用的是缩进式，信头和信内地址都已省略。
［Directions］: You are a student of Huabei University,.Write an application to get a scholarship for your graduate study in another university in America.You should write about 100 words.Do not sign your own name at the end of your letter,using “Li Ming” instead.You do not need to write the addre.［参考范文之一］ Dear Sir or Madam: I am writing to apply for admiion to your university to pursue my M.S.degree.I have read the annual prospectus iued by your university and found that it has the best graduate program of chemistry.I am greatly interested in the program. I graduated in 2004 from Huabei University, majoring in Chemistry and holding a B.S.degree.At university, I took many fundamental courses in Chemistry and my English is excellent as I had served as the head of English Aociation for two years.Since then I have been teaching Chemistry in Beijing Normal University.Through my teaching experience, I have not only deepened my understanding in this field, but mastered many complicated research skills as well. Two of my former profeors and the present dean of our department have kindly written letters of recommendation for me, as enclosed with this letter. Thank you very much.I look forward to hearing from you soon.Sincerely yours, Li Ming ［参考范文之二］ Dear Sir or Madam:
I wish to apply for admiion to your department as a graduate student.I am writing to ask whether it will be poible for you to grant me a full scholarship, considering my academic record and the fact that I have no relatives or friends in America who can act as my sponsor.
I completed a four-year course in chemistry at Beijing University last June.During my four years in the university, I have paed all the required courses of study with satisfactory marks.With Chemistry as my major, I minored in Physics and Mathematics.Enclosed herewith is my transcript from the department concerned.
My English is very good.I have been learning English since early childhood with the help of my father who is a profeor of English in Fudan University, Shanghai.I therefore believe that I will not have language difficulties while studying in the United States.
I should be most grateful if you would give my request favorable consideration.Thank you very much and look forward to your reply.Li LI 英语留学申请信五例 【例一】
Post Office Box 2418 Branch 28-5 Post Code 100081 Beijing, P.R.C.November 12, 1997 The Registrar of Admiion The Graduate School of the Pennsylvania State University U.S.A.16802 Dear Sir: I am deeply interested in your graduate school in the Department of MechanicalEngineering, and plan to apply for admiion for the fall of 1998.My GPA in the university was 3.5, and I plan to take TOEFL and GRE in October and December, 1997, respectively.Please send catalog and application forms to me.I shall be greatly appreciated.Very truly yours, Wang Yang 【例二】
Department of Applied Physics Tsinghua University, 100084 Beijing, China Sept.11th, 1999 RE: Applying for Admittance Office of Graduate Admiions Boston University Maachusetts, U.S.A.Dear Sir, I am writing in the hope that I may obtain an opportunity to further my study in Applied Physics toward Master degree in your university.My name is Li Jin, an undergraduate student of the Department of Applied Physics, Tsinghua University(China).Next year in the summer, I will graduate and get my BS degree.I plan to continue my study and research in this field under the instructions of firstcla profeors and in a dynamic academic atmosphere.I chose Boston University because there are a congenial team of researchers, an array of databases and research projects in your school of Physics.I believe my interests are extremely congruent with the strengths of the school.And my solid academic background will meet your general entrance requirements for graduate study.I will appreciate it very much if you could send me the Graduate Application Forms, the Application Form for Scholarships/Aistantships, a detailed introduction to the School of Physics, and other relevant information.My mailing addre is shown on the top of this letter.I am looking forward to hearing from you soon.Sincerely yours, Li Jin 【例三】
English College Beijing Foreign Language University Beijing 100083 P.R.China June 16, 1999 Office of Admiion Huntington University Dear Sir, Thank you for your letter and the application forms.Enclosed you will find the completed forms and three checks (80 dollars) for the application fee and the first months rent for dormitory.The additional 5 dollars will be deposited at your college.I shall appreciate any favorable action you might take in admitting me to your college for the spring semester of 1998.I am most anxious to hear from you soon.Sincerely yours， Zhao Pengfei 【例四】
Department of Finance and Econmics Shanghai Jiaotong University Shanghai 200043 May 1, 1999 Graduate School Oxford University London Dear Sir: Thank you for your email and kind offer! Definitely, I would like to try to apply for a visa for the winter quarter.I understand that both you and Profeor Black have tried very hard to help me with my situation and I appreciate your efforts.As it is true that nobody really knows why the visa officers refuse certain applicants and allow others, I have been told by several succeful visa reapplicants that reapplying with a new I20 with a slightly different offer from the US schools would help.For example, a slight increase in financial aid and so on.I don\'t know whether this is something poible for you to consider for my situation.But I would really appreciate if you could consider some poibilities.I know that I have given you enough trouble and please ignore my request if it is too difficult for you to do.I will simply try my best to get my visa and come to your school.英文留学申请信四例 【例一】
Communication Department Fudan University Shanghai 200056 P.R.China March 23, 2001 Graduate School University of Toronto Toronto, Ontario Dear Sir, I have just received from your office an application form and information for international students.However, I have completed and submitted the same form and paid the admiion/evaluation fee before.Would you please tell me if my application and fee have reached you or if the recent materials were sent to me by mistake? Thanks for your aistance.Yours sincerely, Luan Jinfu 【例二】
Department of Computer Beijing University Beijing 100087 P.R.China 1st May, 2000 Office of Admiion University of Auckland Private Bag Auckland New Zealand Dear Sir, I am going to graduate from Department of Computer in Beijing University in June next year.I am very eager to enter the Graduate School of your university next fall to study applied computer for Ph.D.degree.I would appreciate it very much if you would send me a graduate catalog of your university and any other neceary information, and also a set of application forms for admiion.Thank you for your kind aistance.Sincerely yours， Wang Feng 【例三】
Department of Applied Mathematics Wuhan University Wuhan 430000 P.R.China March 16, 1999 Office of Foreign Admiion University of Waterloo Waterloo, Ontario Canada Dear Admiion Officer: I am ×××, the Chinese applicant who desires to pursue my Ph.D.study in your honored program.I am very sorry to inform you that I presently cannot afford the application fee you demand because of the following reasons: 1The high foreign currency exchange rate, US = 8.9 RMB; 2.My relative low monthly income, about 200 RMB (equal to only ); 3.The extremely strict limitation in China to obtain foreign currency, esp.U.S.Dollar in near future.According to current foreign currency regulation, only citizens who get visa can have at most ,000 exchanged.I got excellent scores on TOEFL (63/62/67, total: 640, May, 1998) and GRE (V: 700, Q: 800, A: 800, total: 2,300, Nov.5th, 1998).My graduate GPA is 3.7.I sincerely hope you can consider my situation and review my application first.Thanks a lot.Your kindne is greatly appreciated.Yours truly， Fang Lin 【例四】
Department of Chemical Engineering Tsinghua University Beijing 100084 China Jan.6, 1994 Office of Foreign Admiion University of Birmingham P.O.Box 363 Birmingham B152TT U.K.
Dear Sir: I wish to pursue a doctoral degree in Chemical Engineering at your institution.My desired date of entrance is fall, 1994.Please send me neceary application forms at your early convenience.If poible, I also wish to obtain a graduate aistantship so that I may support myself and obtain more practical experience while pursuing graduate study.I obtained my B.E.(Chemical Engineering) in 1989 and M.S.(Chemical Engineering) in 1992 from Tsinghua University.At present, I work as a teacher at the same university.
考研英语作文留学和奖学金申请信范文
留学申请信和奖学金申请信中须写明下列几点：（1）写明申请学校和所学专业。（2）提供申请人的个人资历。（3）索取申请学校相关的申请表等。
一、留学申请信（Application for Admittance）
经典范文之一
Dear Sir,
I am going to graduate from Department of Computer in Huabei University in June next year.I am very eager to enter the Graduate School of your university next fall to study applied computer for Ph.D.degree.
I would appreciate it very much if you would send me a graduate catalog of your university and any other neceary information,and also a set of application forms for admiion.Thank you for your kind aistance.
Sincerely yours,
Wang Feng
经典范文之二
Dear Sir,
I am writing in the hope that I may obtain an opportunity to further my study in Applied Physics toward Master degree in your university.
My name is Li Jin,an undergraduate student of the Department of Applied Physics,Huabei University.Next year in the summer,I will graduate and get my B.S.degree.I plan to continue my study and research in this field.I chose Boston University because there are a congenial team of researchers,an array of databases and research projects in your school of Physics.I believe my interests are extremely congruent with the strengths of the school.And my solid academic background will meet your general entrance requirements for graduate study.
I will appreciate it very much if you could send me the Graduate Application Forms,the Application Form for Scholarships/Aistantships,and other relevant information.My mailing addre is shown on the top of this letter.
I am looking forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Li Ming
二、奖学金申请信（Applications for Scholarships）
经典范文之一
Dear Sir：
I should like to apply for one of the scholarships that your department may be offering to students from other countries.Would you please send me the neceary application froms and any further details about the scholarships.
I am a postgraduate student in Beijing Science and Engineering University.I major in microelectronics engineering, and do some research work during my study years.I hope to have a further study and continue to do my research work if I succeed in obtaining the engineering scholarship.
Enclosed please find two letters of recommendation and my score report card.Thank you for your consideration.I look forward to your reply.
Respectfully yours,
Ma Minghao
经典范文之二
Dear Dr.Gomes：
I have read the announcement of the scholarship in chemistry that the University of Colorado is offering,and I would like to submit my application.
The enclosed application form for admiion to the graduate school of your university will give my educational history.However,I would like to point out that I have just received an M.S.
Sincerely yours,
Li Ming
经典范文之三
Dear Sir：
I am writing to you in the hope of obtaining the scholarship in history to support my study and some research work.
I am a graduate student in the Department of History in the Northeast University for Nationalities.In addition to study and research work,I also write books.Recently I have finished a book on the history of the Oroqen nationality in China,which is to be published by the World Book Publishing House in the coming year.I would like to focus on that field for my advanced studies.
Enclosed please find three letters of recommendation and my resume.Thank you for your time and consideration.I look forward to your reply.英语语言学校申请咨询信样本
你 的 姓 名 (拼 音 ) 你 的 地 址 (拼 音 ) 写 信 日 期 所 申 请 的 学 校 校 名 所 申 请 的 学 校 的 地 址 Dear Sir/Madam, I am writing to enquire about English language courses.I would be pleased if you would send me information regarding the type, level and length of courses you run, their timetable and tuition fees.Please also inform me of the arrangements for living accommodation and an indicative fee for this.Thank you.Yours sincerely, 你 的 签 名
推荐第8篇：商务信函写作 Payment
Relon Brand Company Limited
No.28Queen’s Road Hong Kong, China Email：xxy2016@163.com
November.16,2016
Armanii Company No.36 Baker Street London,British.
We have received your letter of11 this month, in which you suggested our accepting payment by D/A at 45 days for better cash flow and lower costs.
Whilewe appreciate your trial order of $7,800for our goods, we very much regret that we are unable to entertain your request for payment under D/A terms as we generally ask for payment by Letter of Credit.
In consideration of promoting busine between us, we are, as an exceptional case, prepared to accept payment for your trial order on a D/P sight basis.Please understand that we can only make this conceion under the circumstance, but this should not be taken as a precedence. Our products always find a good market in many counties in the world.We are confident that this product you have ordered will have a wonderful sales in your market.
We hope that the above payment terms will be acceptable to you and look forward to the pleasure of hearing from you soon.
Yours faithfully
Wendy
Wendy
Sales manager 题目 ：要求：Your customer Mr.Smith is placing a trial order for $7,800, and asking for payment by D/A 45 days, for better cash flow and lower costs.Please write a reply to negotiate the most suitable payment terms.
推荐第9篇：商务信函写作Offer
Dear Mrs.Mary Lee, Thank you for your letter of 16 March.We are glad to to learn of the enquiries you have had from your old client for our tapestries.Over the years,we have strived to maintain the highest poible busine standards while still keeping our products with high quality.From many of our clients,we have already had repeat orders,in some cases more than one.We offer mandala tapestries in twin and queen size,round with fringe and tael.Our products can be used as beach sheet,beach throw,picnic throw,table cloth and tapestry,etc.For the quantities you mention we are pleased to quote as follows:
Fair Decor Tapestries Name of the goods Size Quantity Unit price Total price
(piece) Orange Blue Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Green Turquoise Ombre Tapestry Twin 200 USD 25.00 USD 5,000.00 Purple Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00 Blue Flower Ombre Tapestry Queen 200 USD 28.00 USD 5,600.00
USD 21,200.00 Prices in the list are all on F.O.B Shanghai basis in US dollars.
Term: By L/C at sight Shipment: Within 15-21 days of receiving the L/C This quotation is subject to your reply reaching us before March 26..We feel you may be interested in some of our other products and enclose an illustrated catalog covering all the products we are handling.We trust that the above would be acceptable to you and await with keen interest your order.Any orders you place with us would be proceed promptly.Looking forward to your early reply.Yours Faithfully, Shanghai Fair Decor Corp.Jane
推荐第10篇：8种信函写作要点
8种信函写作要点大总结
1.信的基本类型
英文书信主要分为两大类：私人信函和公务信函。私人信函是指与朋友、家人之间的往来书信，其内容比较自由，只需要包括以下几个部分即可：日期、称呼、正文、落款。公务信函类型多样，应用范围非常广泛，属正式文体，包括求职信、辞职信、拒聘信、询问信、复询信、留学和奖学金申请信、投诉信、答复赔偿信等。此类信件的共同特点是：1.内容明确，不可漫无目标；2.措辞诚恳，坦然，不能感情夸张；3.语言清晰、简洁、有礼。从形式上看应该侧重考查公务信函，因为只有此类信函才需用到书面语的正式语体。
2.各类信函的内容要点
以下主要针对公务信函，介绍几种常见信函的基本特点。对于其他不同功能的信件，考生可以根据本书的介绍做到举一反三。在备考阶段，考生应熟悉各类信函的书写模式及常用话语并加强练习。
（1）求职信（Letters of Applying for a Job）
通常包含三个部分：a)引言部分写明写信原因、具体谋求的职位、获得申请信息的来源（如：报纸广告、熟人介绍）等。b)发展部分叙述自己能够胜任该职位所具备的条件，包括教育背景、工作经历、社会实践等。这部分内容要具体，不要空洞游说或者列举，用事实说服会更有力。C)结尾部分再次表达对职位的渴望，争取面试机会。如请求及时回信、希望当面洽谈、提供进一步接触的联系方式或指出附件中有相关的证明文件等。
求职信的语言应严谨、规范、得体。其常用套语有：
引言：I am writing to apply for the post of...advertised in...
In answer to your advertisement in...for the post of..., I would like to apply for...
I have learned from...(sb) of your opening/vacancy for...(job), and am therefore writing to apply for the post.
发展：I am now a senior student in (Department) of (University), and I expect to graduate in (date) with a degree in (discipline).
I receive my (degree) in(subject) from (name of university) in (date).
Since graduation, I have been working with (name of company/organization) as (job title)
I was awarded the prize of (title) in (month/year) for (eg.good performance inetc.) I am confident that my academic training has prepared me to handle the job.
结尾：Enclosed are testimonials from my university teacher and my present employer.
If these meet your requirements, please grant me an interview.
（2）辞职信（Letters of Resignation）
正式的辞职信应具备以下要素： a)受理者恰当的称呼； b)辞职决定及其理由（如：未受公司重用或尊重，健康、家庭或个人原因，另觅一份更适合自己的工作等）； c)缓和气氛的语句，如对原单位所给予工作机会以及提供的工作经历表示感谢，对因自己辞职而给对方带来的不便表示歉意，表达对原单位的良好祝愿等等。 需要注意的是：避免负面评论。不论什么原因，不要对你的公司政策、老板、管理人员、同事做任何负面评价。
常用套语如下：
称呼：Dear Mr.Smith
（5）投诉信
投投诉信是因为对服务、商品等不满而向诸如商店、厂家、消费者协会等相关负责机构写的信件。写此类信件时候，应注意写信的目的不仅仅是表示不满，更重要的是让对方了解并解决你所遇到的问题。因此投诉信的内容可包括：
1)反映问题。比如应具体说明什么质量问题，并提供确切的发票，问题的内容要明确而具体。
2)说明由此问题所带来的不便、比如时间或精神上的损失等，内容要实事求是。
3)提出解决方案，赔偿方法和方式等，所提出的要求要合理。
4)结尾既要提出希望，比如要求对方尽快解决问题，同时又要为对方做出的努力表示感谢，这样对方才可能以积极的态度处理并解决你的问题。
投诉信的语气要坚决，但注意礼貌用词，不宜过分尖锐，叙述问题时用过去时态。其常用套语有：
引言：I am returning...which I bought from your store in...(time).
I must complain about...
发展：This has put us to great inconvenience.
Therefore, I am returning...and would greatly appreciate if you could replace it.
结尾：We hope that you will understand our expectation of the compensation for our damaged goods.
I would be grateful if this matter would have your immediate attention.
Having been given your excellent reputation, I am sure you will do everything poible to...
（6）建议信
建议信是写信人希望对解决问题有所帮助而向相关部门或者个人写的信件，其主要目的是提出自己的意见，希望对方能够采纳并采取相应行动。为了达到交际目的，所提建议要合理、可行、容易让对方接受。除此之外还需要注意语气要和善，要与对方拉近距离而不可盛气凌人。
建议信的内容一般包括：1）提出亟待解决的问题；2）分析造成问题的原因；3）提出解决办法。
常用套语有：
提出问题：It seems that … (not have desired effects, not have obtained the full attention; be not satisfactory/ perfect; have harmful/ deadly/ serious/negative effects)
I am …(deeply/ really/ seriously/ terribly/greatly) concerned / worried / sad / confused about…
分析原因：Currently, … especially … ;Therefore,… ;This leads to…;one of the factors is …;
It is understood that if…it will….
提出解决方法：In order to combat the growing problem of… , … should reduce/ increase/ ensure…; I think it would be more beneficial if you could….; I think it would be helpful to….
（7）道歉信
道歉信是写信人对未尽之事向收信人表示歉意。所有道歉信都需要注意的是：解释的理由要真实而详细，态度要诚恳、语言要诚挚，从而使收信人理解，并达到最终谅解。道歉信的内容可包括：1）表示歉意并说明道歉的事因；2）解释自己
的难处或苦衷；3）请求原谅或提出补救的方法。
常用套语有：
表达歉意：There\'s no excuse for … I forgot to ….
I am indeed very sorry for …, but believe I had no intention to…
Here is my deepest apology for ...
Please forgive me for …
解释苦衷：The fact is that I had …/ Unfortunately I …/ I had a small accident …/ I have some urgent busine to deal withMy behavior yesterday was inexcusable, and I must tell you how …
请求原谅提出补救方法：I want you to know how badly feel about… and to aure you that it will not happen again.
I realize that particular… is irreplaceable, but I hope you will use the enclosed check to purchase a similar one.
I hope this situation can be mended to everyone\'s satisfaction.
I can only hope you will forgive … on my part.
（8）感谢信
感谢信的目的是感激对方为自己的付出，感激之情要传达得真挚自然，不要刻意夸大。感谢信所涉及的内容多种多样，比如可以感谢对方替自己做了一件事情，在自己痛苦时安慰了自己，出席了自己的宴会等等。其内容包括：1）表达感激之情2）回顾事情的经过 3）肯定对方帮助的价值以及对自己的影响，表达自己回报的愿望。
常用套语有：
表达感激之情：Thanks so much for…；Abundant thanks to … for…
I\'m writing to expre my heartfelt thanks for …
On behalf of my whole family, I wish to extend our heartfelt thanks for all the trouble you had taken in …I must write to thank you for inviting me to…
肯定对方帮助的价值及影响：You will never know how much we appreciated your kind and practical help.Your …meant more than I can expre in words.Nothing can be more precious for me than your…
表达回报的愿望：I hope I can return the favor someday … Do call on me if I can ever return the favor.
感谢信中比较特殊是求职者面试后给面试官写的信。此类感谢信的内容不只是感谢，而是一般感谢信和求职信的结合。其主要内容包括：（1）感谢对方给你面谈的机会，并注明你面试的时间和所求的职位；（2）说明你对该公司、该职位的兴趣，强调你的知识与技能符合公司的需要，表示自己能为公司的发展做出贡献。也可以补充说明或澄清在面谈中忽略或没有讲明的问题（3）重申你对该职位的兴趣，主动提供更多的材料，表示期待他们的消息。
第11篇：祝贺信函写作例文
英语祝贺信范文,为朋友升迁表示祝贺
发布时间： 2010-3-12 9:51:27来源：网络收集 点击：536 范文：为朋友升迁表示祝贺（附祝贺信句型） dear ruth，
sincere congratulations to you.your expertise and dedication will bring out tbest of everyone on your staff.they’re learning from a real profeional.i wish you still further succe. sincerely yours, ma lin 译文
亲爱的鲁思：
听说你当选了公司副总裁我表示热烈的祝贺。我知道你很有天赋，而且为实现这个目标你付出了很大的努力。没人比你更应该得到这个职位。这么年的努力终于得到了回报你该多么高兴啊。你的成功对我来说是个莫大的励。
真诚的祝贺你。你的专业和奉献将使公司所有员工都能发挥自己最佳水平他们是在学习一个真正的专业人士。
预祝你取得更大的成功。
你的朋友：马林 祝贺信写作攻略
英语中，祝贺信使用的频率很高。凡是遇到重大的喜庆节日，如圣诞节、年、婚礼和生日等等，亲友间要写祝贺信。当亲友晋升、毕业、考试成功出国留学时也要写祝贺信。祝贺信相对而言是比较容易写的，但用词必须切有礼、表达出真诚的喜悦感情。具体写作步骤：首段：表达听到喜讯的情。主体段落：对喜讯进行积极评价。结尾段：表达衷心的祝贺之情。 必背模版句型
congratulations, all of us feel proud of your remarkable achievements!祝贺你
我们都为您所取得的巨大成就感到骄傲。
i am so pleased and happy to hear that...听到„„我真的非常高兴。 i write to congratulate you upon...我写信来祝贺你„„。
i offer you my warmest congratulations on your...对于你的„„我表示热烈的贺。 we are just as proud as can be of you and send our congratulations.我们为你感由衷的自豪！祝贺你！
i wish you still further succe!预祝你取得更大的成功。
we look forward to bragging about you in the years ahead.我们希望在未来的月中能骄傲地谈起你。
please accept our most sincere congratulations and very best wishes for all thegood future in the world.谨向你表示祝贺和最良好的祝福。 祝贺信范文
一封祝贺信
当朋友有了喜事，如结婚、高升、获奖的时候，你可以向他写出一封祝贺信，表
达你的祝福与恭贺。
mechanical engineering departrnent dalian university of technology dalian 116023 liaoning, 中国 november 28,1999 mr.wang ximing mechanical engineering department maachusetts institute of technology cambridge, ma.02139 u.s.a. dear mr.wang, thank you for your letter of november 3,1999.i am sorry not to have written back earlier but time seems to pa so quickly. i learnt from your letter that you had received your masters degree.i would like to congratulate you on your splendid succe. in this letter i am bringing you a piece of good news: your wife gave a birth of a boy last week and she is in good health now.the baby weighed eight jin at birth.yesterday my wife and some other neighbors went to the hospital to see your wife and to congratulate her on the birth.she told them that she had been nursed with the best care since she was in hospital. now im taking the visiting school test in beijing.if i pa the examination, ill leave for america soon.if not, ill wait for another chance.ive never been to the u.s.a, and i know little about the institutions and customs there.i hope that you will write to me and tell me more about them. with best regards to you and your clamates. yours sincerely, zhang jiao dear mary, since you have already decided not spend the christmas at home, we feel regret to not be able to wish you a happy holiday to you personally. therefore, by this letter we wish your whole family a peaceful and merry christmas and also wish you all a happy new year and healthy one too. best regards, san篇2：祝贺信范文 congratulation letter dear stan, sincerely yours 在西方，得知朋友订婚、结婚、生孩子、升职都要写信祝贺。祝贺信如同一般的简短书信，可长可短，格式上无特别的要求，但书写时应做到真诚、自然、亲切动人。内容上可尽情发挥。由于在考研英语小作文中有可能会考到这方面的内容，所以现在给大家提供这些内容以供参考。
1、贺生日 congratulations on a birthday dear babs: so youre a year older today —— or dont you want to be reminded? anyway, congratulations and best wishes. if you feel like holding a celebration, will you let me take you to dinner and the movies, as a sort of birthday treat? you name the day.and in the mealtime, many happy returns! cordially, tom 今天您又大了[一岁]了，您不喜欢别人这样对你讲吗？但不管怎样，我得向您祝贺，表示美好的祝愿。
如果您对庆贺有雅兴的话，我想请您吃饭，或看电影，作为祝贺您生日的款待。请定个日期，同时，祝您幸福愉快！
2.、祝贺朋友大学毕业 congratulations on graduation dear mr.li: i learned from wang ying that you were graduated with high honors from huabei university yesterday.i can well imagine how proud of you your parents are now, who have been anxiously hoping to witne your brilliant succe.as i understand, you will continue studies in the united states soon.i wish you greater succe in your studies and research work. with best wishes. yours sincerely, tom 亲爱的李先生：
从王英处得悉你以优异的成绩毕业于华北清华大学，我可以想像，你的父母现在是怎样地引以为荣。他们一直殷切地希望你获得辉煌的成就。我听说你不久要到美国去继续深造。预祝你在学习和研究工作上取得更大的成就。
3.、祝贺朋友在运动会上获胜 congratulations on winning a game dear jerry: mother sent me the clippings about your succe at the swimming meet.naturally, i am not surprised at all, but i thought id just say “congratulations” where are going to find room for another silver cup? some of our girls may be going up to the tri-state meet.if the tape uolls straight, and there i shall expect to see you win again. when were all home for thanksgiving vacation, well have to hold a real celebration. your one-time swimming rival. 亲爱的玛丽：
妈妈把你在游泳运动会上获胜的剪报寄给了我。当然，我一点也不感到吃惊；但是，我觉得还是应当向你祝贺。你哪里去找到争取另一个银杯的机会呀？
如果能获得顺利批准，我们当中的一些姑娘可能要去参加三州运动会。在那里，我希望能看到你再次获胜。
你从前的游泳对手
4.、祝贺新年 a letter extending new year greetings dear mr.barton: as the new year is quickly approaching, i take this opportunity to send my greetings and best wishes to you for 2005. yours faithfully, tom 亲爱的巴顿先生： 值此2005年即将到来之际，我谨向你致以最良好的祝愿和问候。
我希望，在新的一年里我们两国之间的文化交流有进一步的增加，并希望我们与你们之间的友好关系继续下去。
第12篇：商务信函写作常用句型
1）We have (take) pleasure in informing you that......
兹欣告你方......
2)We have the pleasure of informing you that......
兹欣告你方.....
3)We are pleased (glad) to inform you that......
兹欣告你方......
4)Further to our letter of yesterday, we now have (the) pleasure in informing you that......
续谈我方昨日函, 现告你方......
5)We confirm telegrams/fax meages recently exchanged between us and are pleased to say that......
我方确认近来双方往来电报/传真,并欣告......
6)We confirm cables exchanged as per copies (cable confirmation) herewith attached.
我方确认往来电报,参见所附文本.
7)We learn from Mers......that you are interested and well experienced in ......busine, and would like to establish busine relationship with us.
我方从...公司获悉,你方对...业务感兴趣且颇有经验,意欲与我方建立业务关系.
8)Although no communication has been exchanged between us for a long time, we trust that you are doing well in busine.
虽然久未通讯,谅你方生意兴隆.
9)Although we have not heard from you for quite some time, we hope your busine is progreing satisfactorily.
虽然好久没接到你方来信,谅业务进展顺利.
10)We have pleasure in sending you our catalog, which gives full information about our various products.
欣寄我方目录,提供我方各类产品的详细情况。
11)We are pleased to send you by parcel post a package containing...
很高兴寄你一邮包内装...
12)We have the pleasure in acknowledging the receipt of your letter dated...
欣获你方...月...日来信.
13)We acknowledge with thanks the receipt of your letter of...
谢谢你方...月...日来信.
14)We have duly received your letter of ...
刚刚收悉你方...月...日来信.
15)We thank you for your letter of ...contents of which have been noted.
谢谢你方...月...日来信,内容已悉.
16) Refering to your letter of ......we are pleased to ....
关于你方...月...日来信,我们很高兴...
17) Reverting to your letter of ...we wish to say that...
再洽你方...月...日来信,令通知...
18)In reply to your letter of ...,we...
兹复你方...月...日来函,我方...
19) We wish to refer to your letter of ...concerning
现复你方...月...日关于...的来信
20) In compliance with the request in your letter of ...we...
按你方...月...日来函要求,我方...
21) In connection with the question of supplying you with ..., we are pleased to say that...
关于向你方供应...的问题,欣告你方...
22) Further to our letter of ...we are pleased to ...
续我方...月...日函,我们很高兴...
23) We received your letter dated...and are sorry for not having replied earlier as we wished to wait for more favorable news to give you .We are now pleased to....
你方...月...日来函收悉,考虑到给贵方更佳的信息,我方没能早日答复,甚歉。现高兴地...
24) We thank you for your letter of ...and glad to note that you have received our catalogs.
收到你方...月...日来信,非常感谢,欣悉你方已收到我方目录。
25) With reference to your letter of...addreed to our head office in Beijing which has been forwarded to us for attention and reply , we have pleasure in stating that...
你方...月...日写给我北京总公司的信已交我方处理并答复,我们乐意表示...
26) We received your letter of ...It is gratifying to note that....
你方...月...日来函收到。欣悉...
27) We received your letter of...We are under the impreion that...
你方...月...日来函收悉,我们的印象是...
28) We received your letter of...and are indebted to you for introducing us to ...
你方...月...日来信收悉,感谢你方将我公司介绍给...公司。
29) We owe your addre to ...
我方从...获得你方地址。
30) We should be glad if you would let us know whether...
如果贵方告知是否...,我们将很高兴。
31) May we have details of ...？ 我们可以得到...的详情吗?
32) We are sending you under separate cover...
兹另封寄上...
33) We attach for your information the copy of a letter received today from...
附上今日收到的从...一信的复印件,供你方参考。
34) We have received an inquiry for...
我们收到...的询盘。
35) We have been informed by...
...已通知我方。
36) In replay to your letter of ...concerning...we are glad to be able to /story to have tell you that...
兹复贵方...月...日有关...的来函,很高兴/抱歉告知贵方...
37) We thank you for your letter of ...informing us that...
我们感激贵方...月...日的来函,惠告...
38) You kindly enclosed with your letter of ...particulars of ..., for which we thank you.
十分感激贵方随...月...日函附上的...
39) Your letter of the ...croed ours of the same date.
贵方...月...日函刚好错过我方同日信函。
40) We are surprised to learn from your letter of...that...
从你方...月...日函惊讶地获悉...
41)We must apologize for the delay in replying to your letter of...
迟复贵方...月...日函,甚歉!
42) We thank you for your letter of ...and have much pleasure in replying to your various questions as follows: ...
43)In reply to your letter/inquiry of ..., we wish to inform you that...
兹复贵方...月...日函/询盘,我们愿意告诉贵方...
44)Further to our letter of ...we wisth to informs you that...
续谈我方...月...日函,欣告...
45)We refer to our letter of ...in which we asked you...
参阅我方...月...日的信件,我们要求贵方...
46) On...we wrote to you that...
...月...日我们函告贵方...
47)Since writing to you on...we have ascertained that...
...月...日写信给贵方以来,我们已确定...
48)In your letter of...you expreed interest in our...
贵方在...月...日来函中表示对我方...有兴趣。
49)Some time ago you told us that...
不久前,贵方告知我方...
50)Since receipt of your letter of ...we have been trying to find out more about...
收到贵方...月...日信函后,我们一直设法得到更多关于...
51)It is a long time since we have heard you about...
收到你方关于...的信件后已过了很长的时间。
52)In reply to our inquiry we have been told by...that...
兹复我方询盘, ...已告我方...
53) We would point out that...
我方指出...54) For your information we would add that...
我方要补充说明...供你参考。
55) As we informed you yesterday/by our letter dated...
正如我方昨日/...月...日信函所通知的...
56) According to information received from...
根据从...得到消息, ...
57) We need hardly say that...
我们几乎不须说...
58) We hear on good authority that...
我们从可靠的官方消息得知...
59) As far as we know...
正如我方所知...
60) It appears that...
看来...
61)Please note that...
请注意...
62)We would mention, however, that ...
然而我们将提及...
63)As you will see from the enclosed copy...
正如你从随函附件中发现...
64) Will you please wire us on receipt of this letter to let us know if...
一俟收到此函,请电告我方是否...
65)Would you kindly reply by return of the post to tell us whether...
请速复告我方是否...
66)We should be grateful if you would do your utmost to...
如你方尽力去...不胜感激。
67)Under the circumstances it is eential that...
在这种情况下, ...是很必要的。
68)Will you please let us have for our information...
请惠告...供我参考。
69)We note with regret that...
我们遗憾地注意到...
70)We are very sorry indeed to hear from your letter of ...that...
从贵方...月...日的信函中得知...,我们确实很遗憾。
71)We are sorry to tell you that...
歉告你方...
72)We are sorry not to be able to give you the information requested.
恕不能提供所需信息。
73)We are very sorry not to be able to give you a definite reply in respect of the above matter.
就上述事情，我方歉难给予肯定的答复。
74)We are very sorry for the inconvenience that may have caused you .
对给你方带来的不便我方表示歉意。
75)We are very sorry that we cannot accept of your offer.
我方歉难接受你方报价。
76)Please accept our apologies.
请接受我方的道歉。
按你方的要求，现奉上...
78)In accordance with your wishes...
按你方的要求...
79)We confirm our telegram of this morning as per enclosed copy.
按所附文本，兹确认今晨我方发出的电报。
80)We note with interest the suggestion contained in your letter of...
我方高兴地注意到你方...月...日信件中的...建议。 81)We note your remarks concerning...
我们注意到你方关于...的看法。
82)We should be glad to have your confirmation that ...
欣盼你方确认...
83)We have received your fax/telegram of today\'s date, which reads as follows:
我方收到你方今日发出的传真/电报,电文如下:
84)We wish to remind your of our letter of...in which we asked you to ...
我们提醒你方注意,我方...月...日函要求你方...
85)We would remind you that we have not had a reply yet from you to our question.
需提醒你方,我方尚未得到你方对...问题的答复。
86)We are sorry to remind you that...
很遗憾,现提醒你方...
87)As you will no doubt remember...
你方无疑会记得...
88)As to the question of ...I agree with you that...
就...问题,我同意你...
89)We understand/have been informed that...
我方清楚/我方已被告知...
90)If that is the case...
若是这样的话...
91)As you are, no doubt, aware of/that...
无疑你方会知道...
92)We are quite willing to ...
我方很愿意...
93)In view of these facts...
鉴于这些事实...
94)Unle we hear form you to the contrary...
除非我方收到你方相反的通知...
95)If we are not mistaken...
如果我方没有错的话...
96)According to our records/the information we have obtained...
根据我方记载/根据我方已得到的信息...
97)We wish to add...
我们希望加上...
98)As mentioned above...
如上面所提到的...
99)We quite understand that...
我们很理解...
100)We enclose...我方附上...
101)For your information...
供你方参考...
第13篇：商务信函的写作特点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s partnership Opportunity”或者“Introduction: Our product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。校对写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。
第14篇：中文商务信函写作格式
1、称呼
称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 （顶格写，后面加冒号。）
2、启词
启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）
3、正文
正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 （在启词下面另起一行空两格。）
4、酬应过渡
正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 （过渡一下更符合礼仪规范）
5、祝颂词
书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
6、签署
书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
7、日期
日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）
第15篇：商务英语信函的写作原则
商务英语信函的写作原则
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。
商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completene)、清楚(clarity)、简洁(concise-ne)、具体(concretene)和正确(correctne) 。
1、礼貌原则。
礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。
业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。
首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “You made a very carele mistake.” 若改成 “Avery carele mistake was made.” 会更好。
其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。
2、体谅原则。
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。
首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。
其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for diatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。
3、完整性原则。
在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。
4、清楚原则。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。
(1) 尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
(2) 起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如将其改为 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3) 在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。
5、简洁原则。
有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：L/ C(letter of credit 信用证) ,B/ L (bill of lading提单) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格) ,EAT(estimated arrival time 预计到达时间) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方参考) ,S/ C ( sales contract 销售合同) ,D/ D ( demand draft 票汇) ,T/ T(telegraphic trans fer 电汇) ,M/ T(mail draft 信汇) ,D/ P(documents against payment 付款交单)等。
此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。
需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。
6、具体原则。
在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正确性原则。
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are” ; 还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。
商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等，在商务里可指 “发盘”、“报盘” ；同样在保险业务中， “policy” 指“保险单”，而不是 “政策”、“方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的”、“一般的” ；
“confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。
商务英语信函的写作技巧
商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1、要选用常用的四部式的正文结构。
通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction)、详情(details)、应答(response)和结束语(close) 。
第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：We re fer to y our Order No.8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing busine with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。
第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。
第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有：We await y our favorable reply with great interest .I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.
2、要善于使用商务信函中的习惯用法。
商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：We offer you firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct .The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …当认为对方价格太高时通常的表达有：Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is exceive.即期信用证付款时可以这样表达：The terms of payment are by L/ C available by draft at sight .The terms of payment are L/ C payable against draftat sight .The terms of payment are by L/ C available by sight draft .类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。
第16篇：中文商务信函写作格式
1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。 （顶格写，后面加冒号。）
2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）
3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。 （在启词下面另起一行空两格。）
4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。 （过渡一下更符合礼仪规范）
5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。 (通常中文信函写在结尾后另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）
1、及时、准确接听/转接电话，如需要，记录留言并及时转达；
2、接待来访客人并及时准确通知被访人员；
3、收发公司邮件、报刊、传真和物品，并做好登记管理以及转递工作；
4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定；
5、负责前台区域的环境维护，保证设备安全及正常运转（包括复印机、空调及打卡机等）；
6、协助公司员工的复印、传真等工作；
7、完成上级主管交办的其它工作 任职资格：
1、女，形象好，气质佳，年龄18—26岁，身高1.65以上；
2、大专及以上学历，1年相关工作经验，文秘、行政管理等相关专业优先考虑；
3、较强的服务意识，熟练使用电脑办公软件；
4、具备良好的协调能力、沟通能力，负有责任心，性格活泼开朗，具有亲和力；
5、普通话准确流利；
6、具备一定商务礼仪知识。工作时间：
第17篇：应用文写作之商务信函
环球时代
英语专业考研 MTI翻译硕士 专四专八 日语考研等
中文商务信函的写作格式
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
外贸信函的结构
（1）信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是（美国式）：
THE TENTH NATIONALBANK，Stamp
101 Wall Street，
NEW YORK 5．N．Y．，
U． S． via airmail
Mr．Liming，
No 363，Renmin Road，
Chong Qing，630000
英语专业考研 MTI翻译硕士 专四专八 日语考研等
China
这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：630000
中国重庆人民路363号： 贴邮票
李明 先生 收
美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄
由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址（这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。），在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收（寄）信人的姓名（名称），第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。
（2）信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如：
例一：
150 Kensington Road
Brooklyn，New York 12②，N．Y．③
June 10 1985
例二：
Established 1900
TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGORef．No．CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：
March 16 1982 ALL CODES
RENTLEY’S PREFERRED
注：实例中央上面Established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（Cable Addre）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。（Codes Used）即“使用电讯密码簿”。（All Codes，Rentlev’s preferred）即“在所有密码簿中，请选用（Rentley）密码簿”。
例三：
英语专业考研 MTI翻译硕士 专四专八 日语考研等
17．Philpot Lane，London，E．C．①3，
25 April，1991
写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndMay，1995”按美国习惯是“May 2，1995”。
（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：
Mers．Allen ＆ Son（1919）Pty，Ltd．，
155，Flinders Lane，
Melbourne，C．①1．
Australia
March 16，1991
Mers．Smith ＆ James，Inc．
500 Norton Bldg．
Seattle 4，Wash
U．S．A
写收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。
（4）称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启者”，例如：Dear Sir Dear sirs，Dear Madam，Dear Ladies，
Gentlemen： Dear Mesdames，
Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen：
在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dear sirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dear sirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如Dear Mr．Small。在这里，Dear Sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。
（5）正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Concisene）、明了（Clarity）、正确（Correctne）和完整（Completene），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。
（6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后
英语专业考研 MTI翻译硕士 专四专八 日语考研等
一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yours truly（你的真诚的），Yours sincerely（你的忠诚的）Yours faithfully（你的忠实的），等等。
在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用Yours most Cordially（你的最真诚的）或Yours respectfully（你的恭顺的）等。
（7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。例如：Yours truly，FIDELITY TRADING CO．ING．
（签 名）
H．B．Haslehurst
General Manager
Very truly yours，
I．T．INPORMATION
（签 名）
Director hose M．Net
Very truly yours，
UNITED EXPORTERS COMPANY
（签 名）
Max de Hes
Very truly yours，
LEWERS ＆ COOKE，LIMITED
（签 名）
E．W．Twelmeyer
Purchasing Department
Very truly yours，
STERN，MCRGENTHAU＆ CO．，INC．
（签 名）
Edward N．Megay
Machinery Division
在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。
商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：
发文编号
收文编号
信头
日期
英语专业考研 MTI翻译硕士 专四专八 日语考研等
收信人名址
特别指定阅信人
称 呼
书信主题
正 文
结 尾
签 名
附 件
外贸信函的概念
商贸英文书信在我国又称为外贸书信，它是指外贸公司（企业）及其人员在对外贸易活动中，与涉外企业及其人员之间相互往来的以商贸交往为内容的各种英文信件。广义上的商贸英文书信还包括电报、电传、明信片以及各种商务报告书、广告词等。商贸英文书信是外贸交往的重要工具，外贸人员不仅要懂得外贸英语，而且必须善于运用外贸英文与贸易伙伴进行书信交流。
与普通信件相比，商贸英文书信有其特殊的格式、固定的商业术语和特定的商业习惯用语。由于东西方文化的差异，它与中文书信在形式和内容上也都有很大的不同。因此，要写好商贸英文书信，除了要求撰写人精通英语，具有较高的商贸专业水平和政策、法律水平以外，还必须认真研究商贸英文书信的写作特点和技巧，即信封的写法和信内的信头、收信人名址、称呼、正文、结尾、签名等几大部分
外贸信函实例1
Established 1900
TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS：CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGORef．No．CHICAGO，ILLINOIS CODES USED：
March 16 1982 ALL CODES
RENTLEY’S PREFERRED
注：实例中央上面Established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（Cable Addre）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。（Codes Used）即“使用电讯密码簿”。（All Codes，Rentlev’s preferred）即“在所有密码簿中，请选用（Rentley）密码簿”。
英语专业考研 MTI翻译硕士 专四专八 日语考研等
外贸信函实例2
17．Philpot Lane，London，E．C．①3，
25 April，1991
写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndMay，1995”按美国习惯是“May 2，1995”。
（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：
Mers．Allen ＆ Son（1919）Pty，Ltd．，
155，Flinders Lane，
Melbourne，C．①1．
Australia
March 16，1991
Mers．Smith ＆ James，Inc．
500 Norton Bldg．
Seattle 4，Wash
U．S．A
英文信封的基本格式是（美国式）：
THE TENTH NATIONALBANK，Stamp
101 Wall Street，
NEW YORK 5．N．Y．，
U． S． via airmail
Mr．Liming，
No 363，Renmin Road，
Chong Qing，630000
China
这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：630000
中国重庆人民路363号： 贴邮票
李明 先生 收
美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄
第18篇：英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式
英文信函分为混合式和齐头式。
混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：
(1)信头 The heading
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
(2)编号和日期 The reference number and the date
方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号）
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。
(3)信内地址 The inside addre
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓 The salutation
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Mi(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。
(5)开头语The open sentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
(6)正文 The body of the letter
正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
(7)结尾语The closing sentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
(8)结束语 The complimentary close
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
(9)签署 The signature
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Managere(女经理)，Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。 （10）、附件 Enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading (11)其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。
②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：
日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson， 地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T, 注意 Attn：Mr.Jack G.Johnson
SCHARFMAN BROS.INC
CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES 信头 HEMPSTS Representatives一Importers (516)292一1750
Sauco 393 FRONT STREET
TELEX: 96-7725 HEMPSTED
NEW YORK 11550 称呼 Dear Sirs。
Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。
信文：
We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。
P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。
信尾谦称 Very truly yours，
公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.
签 字
写信人姓名 Michael Seharfmah
写信人职务 Manager
发信人及打字员 MS／am
附 件 Encl.One
样信一：
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期：写日期时，请注意以下几点： a.年份要写完整，不能用03代替2003。
b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可
以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法：
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
第19篇：商务信函规范化写作要求
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
1、口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
2、语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
4、简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
5、回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
6、标题
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“how are you?” ，“can we work together?”，建议您改成“proposal: bright ideas imports--zhejiang textile’s partnership opportunity”或者“introduction: our product offerings for bright ideas imports.”这样您的邮件会显得更加专业。
7、精确
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
8、针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“dear sirs” or “dear sir or madam”。
第20篇：信函写作原则和技巧
[摘要 ]商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段 ,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。商务英语信函的写作是有规律可循的 ,首先 ,要坚持礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体与正确性等原则;其次 ,还要注意 写作技巧 ,遵循四部式的信函结构 ,并善于使用商务英语信函中的套语和特殊表达法。
Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to busine of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely
courtesy ,consideration ,completene ,clarity ,concisene ,concretene and correctne.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter ;the other is to use the commoly used expreions and special statements in commercial letters.
Key words :commercial English letter ;writing principle ;writing technique
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文 ,它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段 ,在以书面形式沟通商务信息的同时 ,它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此 ,商务英语信函的内容固然很重要 ,但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的 ,即应遵循一定的 写作原则 ,采用一些 写作技巧 ,从而使商务信函表意准确 ,语言流畅 ,更易于贸易双方的沟通与理解。
一、商务英语信函的 写作原则
商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具 ,其目的多是处理业务磋商的各种问题 ,或是与对方建立良好的关系。因此,在商务英语信函写作中,应遵循7Cs原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consider2ation)、完整(completene)、清楚(clarity)、简洁(concise-ne)、具体(concretene)和正确(correctne) 。
1.礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that „” , “I t is our pleasure to„” , “We feel dread fully s orry that „ ” , “We regret that „ ”等礼貌用语。业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时,措词要力求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时,无论对方态度如何,在坚持自己立场的同时,都要有礼貌地作答。首先,要善于使用被动语句,因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “Y ou made a very carele mistake.” 若改成 “Avery carele mistake was made.” 会更好。其次,要善于使用疑问句。向对方提出要求时,陈述句、祈使句与疑问句相比,疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口气太强硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图 ,又表示了对对方的尊重 ,避免了过于直率和盛气凌人。此外 ,还要善于使用条件句 ,以使建议听起来更具有试探性 ,语气更委婉。
2.体谅原则
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同 ,商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果 ,不仅要关心内容的正确与完整 ,还必须重视对方的反应 ,只有站在对方的立场上思考和处理问题 ,才能获得满意的沟通效果。首先 ,应注意强调对方利益。在商务英语写作中 ,对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这
些利益是否能满足他们的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment .Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然 ,优于第一句。其次 ,应突出积极因素 ,用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣 ,获得对方认同。如 “We do not believe that y ou will havecause for diatis faction.” 改写成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 会更好。
3.完整性原则
在信函写作中 ,信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the
above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用 ,尽可能提供完整的信息 ,让对方一目了然。
4.清楚原则清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义 ,甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。
(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言 ,英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用 ,而这些商务人员并非个个精通英语。因此 ,在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式 ,避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词 ,这样可以避免产生歧义。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ,如将其改为 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3)在一句话中 ,要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一个 “firm” 的意思是 “strong”,第二个 “firm” 的意思是 “corporatio
n” .而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。
5.简洁原则
有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中 ,可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱 ,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用证) ,B/ L (bill oflading提单) ,CIF(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格) ,EAT(estimated arrival time 预计到达时间) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for y ou information 供你方参考) ,S/ C ( sales contract 销售合同) ,D/ D ( de2mand draft 票汇) ,T/ T(telegraphic trans fer 电汇) ,M/ T(mail draft 信汇) ,D/ P(documents against payment 付款交单)等。此外,句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句,在保证意思完整的情况下,使行文更加简洁。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其从句 “What y ou have requsted” 可以用一个词
“requested” 来代替,这句话改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 则更简洁。需要指出的是 ,在保证礼貌的前提下 ,还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除 ,不仅不会改变意思的完整性 ,反而使句子更简洁。
6.具体原则
在商务信函中 ,要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for
theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很显然 ,第二句包括了更具体、详细的信息 ,使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统 ,读后还要再经过仔细揣摩 ,才能明白其所包含的意思。
7.正确性原则
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误 ,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题 ,会使其沟通效果大打折扣。此外 ,还应注意使用正式、规范的语言 ,例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,显得太过口语化 ,欠正式 ,商务信函中应改写成 “I
shall”, “We are” ;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,这样的句子在语法上也是不规范的 ,应该分别加上主语和谓语 ,以使句子结构完整。商务英语中有一些特定的表达法 ,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms
andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件 ,在日常用法中 ,没有必要两词连用 ,但在商务信函中 ,为求精确、严谨 ,常成对使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等 ,在商务里可指 “发盘”、“报盘” ;同样在保险业务中 , “policy” 指“保险单”,而不是 “政策”、“方针”,
“average” 指 “海损”,而不是 “平均的”、“一般的” ; “confirm” 的基本含义是 “确认”,用在信用证前面时 ,则表示 “保兑”,如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。
二、商务信函的 写作技巧
商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些 ,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范 ,具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1.要选用常用的四部式的正文结构
通常 ,商务信函由四部分组成 ,即引言(introduc2tion)、详情(details)、应答(response)和结束语(close) 。第一部分是引言。在此部分中 ,出于礼貌 ,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文 ,而不是开门见山谈具体的事情 ,以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that „Thank y ou for y our letter dated„Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing busine with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项 ,应该按照主次顺序分几个段落进行说明 ,通常是一个段落说明一个事项;同时 ,在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。第三部分是应答。该部分是第二部分的延续 ,可以是要求对方确认、答复或寄来价目表 ,也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文,是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是,所有的结束语必须与正文的内容相吻合,否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价,可以说: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有:We await y our fav orable reply with great interest .I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we
recommendy our immediate acceptance.
2.要善于使用商务信函中的习惯用法
商务信函中的很多习惯用法 ,包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语 ,如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外 ,还有很多 ,如报实盘的
时候常这样表达:We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct .The offer is valid/ open until „The validity of the offer is from„ to „当认为对方价格太高时通常的表达有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is exceive.即期信用证付款时可以这样表达:The terms of payment are by L/ C available by draftat sight .The terms of payment are L/ C payable against draftat sight .The terms of payment are by L/ C available bysight draft .类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中,形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语,这些已被商界广泛接受,我们只需平时多留意、多积累,就可以得心应手地撰写商务英语信函了。
[参考文献]
[1 ]兰天.外贸函电[M] .大连:东北财经大学出版社 ,20001225 — 309.
[2 ]梁志坚.撰写外贸英语函电应注意使用正确的语气[J ] .国外外语教学 ,2000 ,
(1) :37 — 39
