推荐第1篇：文控工作总结
2014年工作总结
光阴似箭，岁月如梭，转眼2014年已进入尾声，我们挥手告别过去非凡的一年，翘首期盼充满挑战与机遇的2015年。
回顾过去在*****这个大家庭和大家相处的半年时间里，我们携手共进，共同学习，共同成长，收获颇多，现对过去的工作总结如下：
在过去半年我的工作主要分为两方面：
一、品质部日常工作，主要包括：
品质部各项报表的制作、修改、发放，部门文件的存档、归集，以及每月月度报表的收集、汇总、装订，品质部人员入职、离职的相关手续，品质部相关信息的收集与传递，品质部办公用品的领用及发放以及领导交付的其他工作。
二、文控中心日常工作，主要包括：
工程部发出的各项工艺流程、指导书、物料清单以及公司程序文件的整理、编号、发放、回收及保存。
在这过去的半年工作时间里，我在公司领导及各位同事的支持与帮助下，基本能够达到工作岗位要求，做好自已的份内工作，能够保管好公司的相关文件资料，及时将各部门需要的资料发放到位并回收旧资料，没有出现大的疏忽或错误。与同事间也能和睦相处，共同进步。与此同时工作中也存在着些许做得不到位的地方和一些问题，如：
1、有个别部门的受控文件有遗失后未及时申请补发，以至于回收时文件不齐全、缺页；
2、从进入公司至今没有给外来文件编码，是公司没有任何外来文件还是外来文件已使用却没有编码？
3、公司经过了TS16949和3C认证后补充了很多文件，现公司的受控文件发放记录目前顺序不一，没有根据发文日期登记。
4、公司对于作废文件没有明确的管理制度，回收的文件都是存档保管，目前公司经营时间不长回收的文件还不多，后期公司可能会有更多的文件资料和产品图纸等，届时回收和作废的文件处理将是一个问题。
5、根据公司的经营计划预计在2015年会增加生管部，公司组织架构将发生变化，目前公司的体系文件中涉及的是9个部门（人事行政部、财务部、计划物控部、采购部、生产部、品质部、工程部、研发部、销售部），在组织架构发生变化时相关文件也必须根据新的组织架构编写，质量表单也会跟着发生变化。
出现以上问题的主要原因是我自身本职工作没有做到位，对文件的处理认识不够深刻，平时工作中发现的问题没有很好的和各部门主管沟通或交流，各方面的学习也还有待加强。以后我将不断改进工作方法，争取在本职岗位上做出更好的成绩，现计划、建议如下：
1、继续努力做好公司文件和资料的收集、整理、发放、回收和保管工作；
2、对于各部门文件缺失的情况，建议后期相关领导对各部门相关文件进行不定期抽查，发现有遗失或损坏的要求该部门限期提出改善并申请补发；
3、对于外来文件的编码，请各部门将收集并得到确认的外来文件经文控中心统一编码、登记后，严格按文件的流程来操作，填写《外来文件清单》经识别后再投入使用，方便文件的查询和管理，此事需要各位领导和相关部门的支持和配合；
4、对于回收和作废的文件处理，建议公司制定相关的管理制度（其中对各种回收和作废文件的保存方式、期限及销毁有详细说明），后期可能还需购买碎纸机；
5、对于组织架构发生变化，部门整合，相关文件需作出更改。此事需各位领导讨论最后决定组织架构，再对文件进行更改，确定何时更改。
6、在不影响工作的前提下，加强对专业知识的学习，做到多学、多问，努力提高自身的专业知识，以便于今后的工作顺利展开。
在今后的工作中，我将总结经验及时调整自己，改进自己做的不到位的地方，做到更细心、更认真、更出色，为公司明天的发展奉献自己微薄的力量。
最后，在此祝愿我司明天更好美好！
推荐第2篇：文控工作总结
文控工作总结
转眼间，三个月已经过去，我在新岗位的试用期已到。回首三个月来的工作，尽管我为公司的贡献微薄，但总算迈出了新区域发展的第一步，通过学习工作和其他同事的相互沟通，我已逐渐的容入到这个集体当中。以下是我的个人工作总结报告：
由于岗位的区别，及工作性质的不同，确实有过束手无策，好在有领导、同事的帮忙，使我以最快的速度熟悉文控工作有了一定的了解。在这短暂的三个多月里，通过对网络的力量和领导对我的细心栽培使我对本岗位有了足够的认识和了解，也为后期的工作打下基础。
现将三个月的工作总结如下：
1、思想政治表现、品德素质修养及工作心态。
尊纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。
2、专业知识、工作能力和具体工作。
为了更好的工作，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，在短的时间内理清部门工作，熟悉了业务流程，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路。在换新的岗位后，我本着“把工作做的更好”这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成领导分配的各项工作，为下一步工作打好基础。
3、认真、按时、高效率地做好公司领导及部门领导交办的其它工作。为了公司工作的顺利进行及部门之间的工作协调，除了做好本职工作，积极配合其他同事做好工作。
4、工作态度和勤奋敬业方面。
热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，坚守岗位。
5、工作质量成绩、效益和贡献。
在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了
自己，经过不懈的努力，使工作水平有了长足的进步。
文控日常工作：
1、负责公司体系文件、技术文件、工程图纸、生产文件的收集、整理、统一管理；
2、外来文件的分发、核查与保存管理（对外合同、法律法规）；
3、受控文件的会签、编号、分发的监督和实施；
4、文件更改时更改记录、会签、分发、回收、销毁与作废；
5、文件的保存、整理、保存期限的监控；
6、定期对文件进行检查、评审；
7、协助完成内部体系审核工作
8、记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁；
9、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全性；
总结三个月的工作，尽管有了一定的进步，但在很多方面还存在着不足。主要是：
一、对专业知识了解还不够多，还不能完全适应工作需要;
二、由于能力有限，对一些事情的处理还不太妥当;
三、由于学习不够，工作中有时会感觉力不从心;
四、工作方法上还有待改进。
这些不足，我将在今后的工作中努力加以改进提高，争取把自己的工作做得更好。希望在今后的工作中，各位领导能多多教导指正我的不足。
推荐第3篇：文控工作总结
文控工作总结
前期文控工作由于管理的不规范，存档资料分类混乱，部门划分不明确，导致归档资料利用效率极低，下面，就我接手文控后的工作情况做一下简单汇报：
1.工作亮点：
（1）按照公司要求将文控资料分部门、分类别存档，归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均标注齐全完整。为了方便资料的利用，做好了资料收发的对应台账，统一编制了归档号、归档目录，归档目录与每卷档案相对应，提高了资料利用的效率。
（2）按照规定做好各类文件的下发、传阅、已存档资料的借阅、复制等工作。对涉及保密的资料严格按照公司规定经领导批准后方可借阅、复制。
（3）核对清楚各部门存档资料的完整性，对文控褶皱、破损、参差不齐的文件进行整补、裁切、折叠，保持存档资料外观的清洁与整齐。
2.工作中的问题：
由于公司存档资料众多且分类很细，在开始归档的时候，由于自己没有把握好资料分类的准确性，导致有些资料归类不清楚，存档部门不明确，不利于资料的高效利用。
3.改进措施：
（1）进一步熟悉公司的业务知识，优化知识结构，对归档资料做到准确分类存档，提高档案利用效率。
（2）加强管理意识，保持对工作一如既往的高度责任感，对归档资料的编制整理做到及时、完整、准确。
（3）结合自身的岗位工作，边学习边工作，在提高业务素质的同时，注重计算机知识和信息文化的学习掌握，实行纸质文档和电子文档相结合的方式，实现双重管理与备份，保障档案的安全、完整与高效利用。
推荐第4篇：文控文员工作总结
2011年度工作总结
2011年已进入尾声，我们将挥手告别过去非凡的一年，迎接新的一年新的挑战与机遇。现在我将对过去一年的工作作如下总结：
一、在过去一年的工作中主要分为两方面：
一、品管部日常工作，主要包括：品管部各项日报表的填制、装钉，部门文件的存档、归集，以及每月月度报表的编制、汇总，品管部人员入职、离职的相关手续。
二、文控中心日常工作，主要包括：外来文件、工程部发出的各项工艺流程、指导书、物料清单；公司程序文件的整理、编号及保存。
在这过去的一年中，我在公司领导及各位同事的支持与帮助下，能够达到工作岗位要求，做好自已的份内工作，能够保管好公司的工艺资料、物料清单、外来文件等重要资料。及时将各部门需要的资料发放到位并回收旧资料，没有出现大的疏忽或错误。与同事间也能和睦相处，共同进步。与此同时也存在着些许做得不到位的地方，如：工作还不够细心，一些细微的错误没能及时发现，学习态度需再加强等等。
2012年我将继续保持2011年良好的工作状态，同时也决心改进做得不到位的地方！做到更细心、更认真、更出色！
最后，在此祝愿我司明天更好美！
品管部黄丽珊
推荐第5篇：文控个人工作总结
个人工作总结
俗话说：“活到老，学到老”。在工作不断地学习新知识，不断提升自己，不断开阔视野。
不知不觉在这呆了三个多月，对于不通当地语言的我在这里工作无疑是件困难的事，但却没有为此而退缩，而努力地去克服。现将三个多月来的工作进行总结：
一、认真完成本职工作及领导交办的各项工作任务
1、加强对文件的收发与管理。首先加强对来文的登记与管理，检查分包商单位来文是否严格按照文件格式。不管是业主抑或分包商单位的来文，都必须要及时送领导传阅，提高文件传递的时效性，然后按领导的批示发送到给相应的人员，基本杜绝了公文处理上的积压、延时、误事等现象的发生。其次，对于发文更要严格把控。要认真地、规律地、有效地进行编号，所有的文件都应有对应的编号，要按类别、按专业进行编制，而非随心所欲，同时做好登记工作以便查阅。对于处理完的文件都要分门别类地妥善保管，为以后装订档案做好准备，而对应的电子版文件应要及时存放于系统，以免丢失，也便于随时查阅。
2、促进档案管理与达标。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都得到了进一步的加强和完善，使档案管理工作基本实现了制度化和规范化，为提高档案管理的自身价值和促进全行系统的档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。
3、做到不推卸责任，尽心尽责。遇到问题时，不去追究是谁的错，而是要及时解决问题，让事情能顺利进行。对于自己本职的工作尽心尽责，非自己工作范围，若是自己力所能的事及无妨帮忙处理。这并非加重自己的工作量，而是能从不同的工作，不同的角度去看待问题，会让自己的处事能力提升，何乐而不为。
4、灵活地处理“急与缓”的关系。对于时间上要求比较紧的文件，要第一时间处理，但要急中求稳，避免粗枝大叶、急中出乱。绝不能因为别人的催促，而放松对文件的要求。对于时间上要求并不急的文件，也要做到不等不拖，做到今天的事今天毕。
二、存在的问题和今后努力的方向
1、开始由于对档案工作不是很熟悉，没有马上就做到得心应手。也由于自己不通当地语言，有些许胆怯及略缺信心，之后通过抽时间请教同事和对存在疑问的问题的了解，结合自己的经验，熟悉文档工作的流程，提高工作效率。
2、文档虽是一份很枯燥的工作，但却是一个项目链条中很重要的一环，需要细致、专注、耐心、实事求是。由于遇到的问题形形色色，对于提高一个人的解决问题能力等方面都有很大的帮助。
3、利用空闲时间去学习更多的有关知识，不断地提升自身的素质和能力。正所谓不积跬步无以至千里，文档工作就是很好的垫脚石，是基础。一份锻炼抗压能力、提高工作效率的工作。若想往更高更远的方向前进，则需打劳基础。
推荐第6篇：文控专员工作总结
文控专员工作总结
尊敬的公司领导：
您们好！回顾2015，作为公司的文控专员，两年来，在公司各部门领导的关心指导和同事们的支持帮助下，我勤奋踏实地完成了的本职工作，也顺利完成了领导交办的各项任务，自身在各方面都有所提升，但也有不足，需要将来不断学习、不断积累工作经验，运用所掌握的知识弥补自身还存在的缺陷。现总结主要工作职责：
1、负责公司ISO体系文件、技术文件、外来文件及相关表单记录的归类/受控/分发/归档以及对变更后该产品图的原图纸的回收,并登记。
2、公司资质文件的归档/分发并登记发放。
3、公司各资料的整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。
4、负责公司仪器设备的管理：按计划定期进行保养并做相应记录；依据仪器设备的检定周期送往有资质的计量院进行校准，确保仪器设备的有效使用；及时更新仪器设备的台账。
5、管理公司物料编码，对新物料进行编码登记，物料编码转正，并上传至公共文件柜。
6、对生产管理部的成品、样品、充电器、电池、光学接口的序列号编号管理，及时更新并通知生产管理部及仓库部门。
7、对公司《产品批记录清单》进行核对。
8、协助部门领导进行内审、外审、供应商审核。
9、协助部门领导进行省药监局、市药监局、区药监局、国家不良监测反应中心数据上报；
10、协助其他部门办理相关证书：如商事证明书、货物运输条件鉴定书等。
11、完成部门领导交办的其他工作。
本人工作认真、富有较强的责任心和进取心；性格开朗，具有良好的沟通技巧和较强的团队协作能力，保密意识强。在未来的工作当中，我会用谦虚的态度和饱满的热情做好本职工作，为公司创造价值。
推荐第7篇：文控工作总结及工作计划
2008年文控工作总结及2009年工作计划[ 时间：2009-01-06 | 作者： | 来源： ] 我要评论 | 栏目：工作总结浏览：1018 次转眼即逝2008年已过去，回顾这半年来的工作，在公司领导及各部门的支持与积极配合下，文控这块的工作得以顺利的开展，半年来的主要工作：
1、对公司质量管理体系文件的管制，做好录入和编排打印，根据工作需要，制作表格文档，对文件档案进行分类存档，并做好收发登记管理，各部门新增及变更之文件都得以及时的分发使用。
2、对品保部月进料合格率进行统计。
工作中发现的问题：
1、在稽核期间发现有个别部门对受控文件乱写乱划及受控文件盖章后复印使用于作业现场的现象。
2、有个别部门的受控文件有遗失后未及时向文控申请补发的现象。
出现以上这两项问题主要原因也许在于我本人的本职工作未做到位，平时工作中发现的问题以及自己的想法不能很好地与各部门主管沟通或交流。学习还要加强，当前的知识水平和自身能力与做好本职工作有一定的差距，特别是专业知识方面不足，还需要不断地加强。
3、由于本人对文件的申请认识不够深刻，先发行再补文件变更申请单位，这是个重大的问题。
以上是08年下半年的工作情况及个人在工作中发现的问题及缺失之处，由于自身的能力有限，没有把工作做完善，09年我将不断改进工作方法，争取在本职岗位上做出更好的成绩，09年的计划如下：
1、各部门新增及变更的文件及时地分发，对公司体系文件进行有效的管制和了解。
2、对各部门的体系文件进行不定期的抽查，发现有遗失或损坏的要求该部门限期提出改善及申请补发文件。
3、文件变更事项：以后先提交文件变更申请单再发行，这也是由于本人的忽略所倒至的，09年要坚决执行。
4、在不影响工作的前提下，加强对专业知识的学习，把不懂的问题记录下来，以提高自身的专业知识，以便今后的工作顺利开展。
在今后的工作中，我将在现有的工作基础上，总结经验及时调整自己，争取更大的进步，使自己更上一层楼，为公司明天的发展奉献微薄的力量。
本文地址：
推荐第8篇：文控管理办法
文控管理办法
1、编制目的
为确XXXXX项目部文件、资料控制和管理的标准化、规范化，以及与竣工资料的有效对接，规范工程文件管理。
2、适用范围
适用于XXXXX项目部和下属各机组施工全过程，包括施工、验收、试运投产各阶段。体现于文件、信息资料的收集—整理—分类—分发传递及存档全过程。
3、职责
3.1工程参建各机组根据工程实际情况成立相应的文件控制管理部门，负责本机组所有文件书写、打印、印制、审核、收发及管理工作,认真执行监理、业主制定并下发的各项文控管理制度，记录并保管所有质量、安全、施工管理、环境保护的施工资料。资料记录必须真实、完整、齐全，填写及时、准确、字迹清晰，符合标准要求，不得随意涂改。 3.2 项目部各专业负责人负责对接收文件及资料审核，拟定处理计划并报项目经理审批后，交项目部文控统一处理。
4、工作内容 4.1 文件分类方法
4.1.1各机组按文件来源单位编制目录；根据各自的实际情况编制一级目录、二级目录、三级目录。
4.1.2电子版文件按文件亦应建立
一、
二、三级文件目录.4.1.3纸制版文件按一级目录分类建立文件柜，按二级目录进行分区，按三级文件目录建文件夹。
4.2文件控制编码
4.2.1为了规范文件编码，便于文件索引、查阅和分类归档、规范文件管理，各机组的文件编码应遵守项目部编制的《文件控制编码细则》。
4.2.2 所有收到和发出的文件，必须进行编码和登记，并录入电子表格和电子数据库，以方便查询。 4.3 文件控制和管理 4.3.1 文件发放管理 4.3.1.1 发文登记 1）待发文件需经文控核稿并登入台帐，登记时，应注明文件标题、密级、文件编码、拟稿部门、分发情况、份数、发文时间。
2）文控人员应按发文所列收件人进行发文，做好发文记录，并跟踪文件办理状态。 4.3.1.2 文件盖印
文件盖印表明文件的严肃性，对于涉及投资、质量、设计变更等重要事件的文件须加盖印章后发送，否则视为无效文件。盖印时应注意以下几点: 1）印章使用须经项目经理同意后由资料员盖章，任何人无权私自盖章，根据签发资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章；
2）盖印份数与原稿标准印刷份数相同，多余份数不盖章；
3）盖印位置应在落款正中央，上不压正文，下不压日期，印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上，即“骑年盖月”；
4）印章必须端正、清晰。盖印时要稳当，对好方位，切勿歪斜或颠倒。 5）印章由文控部资料员负责保管、供用、登记，并建立印章使用台账。 4.3.1.3 文件发送
文控人员进行文件发送必须严格按照文件标注的发送范围（收、抄送单位/个人）进行本工程文件的发送，要求以下三种方式分别进行：
1）人工送达。适用于图纸、管理文件、技术文件以及涉及拨付款、工程变更、重大质量、安全问题等事件时的文件传送。
2）通过网络或即时通讯软件发送。各机组之间往来的通用公文、工程报表均可采用此方式进行。对于其它非重大事件的文件也应优先采用此方式进行。
3）传真发送。适用于没有网络条件的单位之间往来文件的传递。 4.3.1.4文件发送的回执确认
为了确保文件发送准确到位，证实文件已成功发送，对方已成功接收。应根据发送文件的方式分别进行确认，回执确认必须做到及时，并记录签收人、时间等信息。
1）人工送达类文件的回执确认。在进行发文的同时，应配送一张《文件传送单》，收文单位收到文件后，立即填写该单，反馈发件人。
2）通过网络或即时通讯软件发送类文件的回执确认。各机组在进行发文的同时，请保留电子记录并保存。
3）传真发送文件的回执确认。在进行发文的同时，应在文件上标记签收处，由收件人收文时及时签收回执。 4.3.2 文件接收管理
4.3.2.1文控人员应对所有收到的文件的格式和完备性进行检验，避免收到无效文件、不合格文件。接收的文件如有缺页、不清晰等情况，要立即通知发件方、文件提交方补发或补交，直到完整接收。 4.3.2.2 收文登记
1）对外部单位（监理、业主、质检站、锅检所等）发来的所有正式文件资料均应建立台帐，收文登记应同文件“批办”、“转办”、“传阅”等文件管理工作相结合。
2）文控人员在进行文件登记时，应注明标题、密级、文件编码、收文号、来文单位、收文时间、件数和页数，填写好《收文登记表》。 4.3.2.3 收文办理
来件的办理由文控人员提交项目经理或主管副经理进行批示，文控人员根据批示进行文件处理。办文期间，文控人员要负责催办、督查和上报需要的有关情况。文件属性按文件本质意向分为：批办、审查转办和传阅三类。
1）纸质文件的处理方式
①批办类文件：填制《文件处理单》附于文件之上，按文件处理单上领导意见进行文件处理。
②审查转办类文件：应填制《文件传送单》附于文件之上，提交项目经理或主管副经理签署处理意见，复印传送单或封面一份，根据封面文档主题存至可读文件位置，并在首页上面标明附件存放的位置。对于不能复制或不便复制的附件，应在《文件传送单》首页注明附件的原件在传送人手里。当接收者已使用完文件后，应将其所接收的“拷贝”原件返给文控部保存。完成复印后，按文件传送单上指定的地址或接收人予以送达（送达方式为当面送达和邮寄两种）。
③传阅类文件：应填制《文件传阅单》附于文件之上，按传送单上阅览人顺序逐一传阅，直到最后一位看完后，返回文控部，所有传阅人员签字。
2）对于接听的电话、口头通知等要及时做好记录、汇报或转达，有条件的单位在经对方允许的条件下还可进行电话录音保存。对于收到的具有保存价值的照片、影像资料也要妥善保管。
4.3.3 文件报批
4.3.3.1 报批文件应根据《文控编码细则》，由文件编制部门编码并核稿。文控部将报批文件呈报上级批准部门，一般情况，批准部门应在收到文件2个工作日内给予批复。 4.3.3.2 报批文件批准前的各版应提交一份原件、2份复印件（图纸提交3份复印件）。文件经过批准部门审查返还时，文控部应核查对方《文件传送单》，签收登记后，将返还文件连同对方《文件传送单》副本一并送文件编制部门。 4.3.4 文件存放
4.3.4.1 文控应针对收发文件，分别建立临时文件存放区（夹和柜）和专门的文件夹和文件柜进行存放，且文件应加盖日戳，做到分类有序，便于查找。
4.3.4.2 文控应在对文件进行合理分类的基础上，建立文件夹系统（包括实物文件夹和计算机中的数据文件夹），每一文件在文件夹中都有确定的唯一位置，文件在文件夹中按照反时间顺序，即后到的文件放在上边，以方便查找最近的文件。对已处理完的文件要及时进行归档；尚在办理状态的文件，先期存放于临时存放区（临时文件夹、柜等），办理完毕后才可以归档。 4.3.5 文件借阅
文件借阅均应由各单位文控部门统一办理。
4.3.5.1文件的借阅，应规定好借阅范围，对于技术性资料、保密性资料等的借阅，应建立借阅审批制，严格办理借阅手续。
4.3.5.2借阅人进行借阅时，要在《文件借阅登记表》上登记，并按要求填写借阅原因，借阅时间，归还期限，方可借阅；对于有些文件不能借阅的，只能就地查阅。 4.3.5.3 文控人员要定期清查借阅登记，发现借阅到期日尚未归还的，要及时催还。 4.3.5.4遗失或损坏文件资料，责任人要即时上报，进行复制修补，必要时，还应追究当事人的责任。
4.3.5.5 文件借阅到期需要续借时，借阅人应及时到文控人员处办理续借手续。 4.3.6 文件安全与保密
工程秘密有关工程参建各方的权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。文件保密在工程保密过程中起着至关重要的作用。各参建单位文控人员都有保守工程秘密的义务，在进行文件管理时，要根据密级采取相对应的保密措施。对所拥有的工程文件应依据工程参加者对文件的需要程度来确定其安全等级。
4.3.6.1 保密范围
工程秘密主要包括下列事项：
1）涉及工程重大决策中的秘密事项； 2）尚未付诸实施的规划、计划、决策等；
3）内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记要；
4）预决算报告及各类投资、造价报表
5）图纸、涉及储罐技术资料； 6）涉及高新技术、专利等资料；
一般性进度、质量报表、决定、决议、通告、通知、行政管理资料等文件不属于保密范围。
4.3.6.2 文件安全及保密措施
1）根据文件密级严格按文件应传达人或单位控制文件的传递、使用范围；受控文件的分发必须按要求保密且应分发给指定的人；
2）过程处理文件要做到及时清收，存放；
3）加强文件的保管、电子加密。如：对电子发文时进行格式转换，纸张类文件采取加锁保管等；
4）凡涉及工程经济技术的、属密级管理的电子文档，原则上不允许拷入个人使用的计算机。确因工作需要拷进计算机的、属密级管理的经济技术电子文档，必须进行加密处理；
5）为防止数据丢失，文档电子版记录应定期备份；
6）文件打印、复印失误，造成文件报废时，要做到及时销毁报废文件；
7）严格文件借阅制度，控制借阅范围，未报项目负责人书面批准，不得向外借阅或拷贝涉及工程经济技术类属密级管理的电子文档文件；
4.3.7 文控检查与考评 4.3.7.1 检查内容
检查内容：
①《文件控制编码规定》是否有效执行； ② 文件收、发、存记录、登记是否齐全； ③ 文件的签署是否齐全；
④ 文件的分类及归档是否按电子版、纸制版双籍制进行； ⑤ 资料的收集是否及时、齐全 ⑥ 文件格式是否按统一规定执行； ⑦ 文件控制编码编写是否正确； ⑧ 文件的签发、盖章是否规范； ⑨ 文件收发登记是否齐全； ⑩ 文件的处理是否规范； 4.3.7.2 检查程序：
①组织检查的单位应编制文控检查计划； ②组织检查的单位主管领导对检查计划进行审查； ③下发检查计划到被检查单位；
④按计划组织检查（定期检查需提前下发检查通知；抽查事先不通知）； ⑤被检查单位派文控人员陪同并协助检查员进行检查，提供受检资料；
⑥检查员根据检查内容逐一进行检查，签发检查不符合项清单，并由被检查方代表签字确认。
4.3.7.3 不符合项的处理
1）检查方应根据检查情况填写《不符合项整改清单》。
2）《不符合项整改清单》要求被检查方书面答复，并将纠正措施写入不合格报告。 3）受检方应根据《不符合项整改清单》中规定的整改时间进行整改，严禁拖延。 4）检查人员应对所有不合格项的整改状态进行跟踪，并确认整改情况。
5、项目部图纸管理
项目部文控接收到施工图纸后，先进行登记，记录图纸名称、数量、接收时间等，再按要求进行发放，并做好图纸发放记录。
图纸发放原则为：经营办、总工处应有全套图纸；技术办公用一套图纸，各专业负责人负责领取本专业内容图纸；各施工机组根据工作内容分发一份图纸，不能满足需求的自行复印；其余图纸在文控部存档，且文控应保证至少有2套蓝图存档，
6、本办法解释权归EPC项目部
7、本规定自颁布之日生效
XXXXXX项目部 年 月 日
推荐第9篇：文控保证书
驾驶员安全驾驶保证书
为确保加强项目部车辆安全管理工作，实现车辆科学化、制度化、规范化管理，确保项目部各项工作的正常进行，本人作为驾驶员，特在此保证如下：
一、保证坚持“安全第
一、预防为主”的方针，遵章守法，熟记公司
车辆安全管理制度，实行公司管理、员工监督。
二、
三、
四、
五、
六、
七、
八、
九、
十、
十一、
十二、
十三、
加强自我修养，提高自身素质，坚持安全礼让，中速行驶。 保证坚持车辆外出实行出车汇报制度，外出时说明用途、时间、人员等。 出车完毕后要按规定清理车辆污垢，停放在安全位置，并采取制 动措施。保证对所配备车辆熟悉掌握，执照驾车。 保证车辆行前认真做好例行安全检查，做到机油、汽油、刹车油、冷却水、轮台气压、制动转向、喇叭、灯光的安全、准确、可靠，保证汽车处于良好状态。 保证车辆行车途中保持高度警惕，注意安全行驶，遵守交通规则。保证坚持车辆维修与保养，合格率达到100%。 保证不开快车，不强行超车，不酒后驾车，不开超载车，不疲劳驾驶，不带病驾车。不公车私用。 保证坚持每星期安全学习，准时参加安全日活动，学习交通法规等，不断提高思想认识，增强安全意识。 保证杜绝车辆事故的发生，严格遵守交通规则，保障车辆和人身的绝对安全。 保证做好车辆行驶安全记录，年底交公司管理部门汇总备案。 保证始终使车辆处于良好的状态，保证车辆随时能够出车。承诺人（本人签字）：见证人：年月日
推荐第10篇：文控岗位职责
文控文员的工作职责 1.负责公司的行政文件、iso系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、
鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。 2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检
查。 3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和组织实施公司关于文件资料
的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 4.外来文件的分发、核查与管理监控。 5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。 6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。 7.定期对文件进行检查、评审（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）。 8.协助完成内部审核工作。 9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。 10.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作
和员工服务。
11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。篇2：项目文控岗位职责
文控岗位职责
1、负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作；
2、负责本项目部内外技术文件、工程文件（包括图纸）、来函及“杂件”的拆封、收发、登记、送批、传阅、催办、存档、调阅和保管工作；
3、管理各类资料和文件，每份文件资料均应登记造册，采取书面和计算机两种形式妥为保存；
4、按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅；
5、做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定；
6、汇总工程进度日、周、月报，按时报送epc、监理、项目部相关人员；
7、完成项目领导交办的其它工作。篇3：文控文员岗位职责说明 xx公司岗位职责说明 1 岗位名称：文控文员 版本：v1.0 发布时间：2007-11-20 拟制：
批准：
嘉田公司内部资料，未经授权严禁复制散播篇4：文控的职责
文控的职责 1.0 目的
对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。 2.0 适用范围 适用于公司内所有文件和外来、外发文件。 3.0 参考文献
qp-4.2-01 文件控制程序 qp-4.2-02 记录控制程序 4.0 定义 4.1.受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制。 5.0 职责
5.1.文控专员：负责一切文件、资料的监督管理工作。 6.0 内容
6.1工作职责： 6.1.1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
6.1.2.制订和组织实施公司关于受控文件、资料工作的规章制度。 6.1.3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
6.1.4.外来文件的分发、核查，外发文件的监督管理。 6.1.5.严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。 6.1.6.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司和员工服务。
6.1.7.受控文件的评审、编号、分发的监督和实施。 6.1.8.定期对受控文件进行检查、评审,包括使用状态、适宜性、是否按规定执行等 6.1.9.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 6.1.10.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。 6.1.11.受控文件、资料记录的归档、分类储存，按保存期、限定期销毁等工作。 6.1.12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 6.1.13.协助完成内部审核工作。 6.1.14.负责识别、收集、汇总、更新有关质量、环境、安全的适用的法律、法规及其它要求。
6.2权力范围：
6.2.1.对受控文件的编写、分发和使用状态有监督权和建议权。 6.2.2.要求相关部门或人员配合工作的权力。 6.3责任范围：
6.3.1.对工作质量负责。
6.3.2.如因工作失误，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。
文控员培训/培养大纲：
1、熟悉文控职责；
2、掌握文控工作流程；
3、学习iso9001:2008和gb/t50430：2007标准；
4、学习
二、三级管理文件编写方法；
5、掌握公司文件管理要求。篇5：项目部文控职责
三化肥项目部文控职责
一． 文控职责制定的目的
为了规范三化肥项目部的资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护合理利用资料而为公司各项工作服务，增强资料的实用性和有效性；并对三化肥项目部文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，结合公司的实际，制定本职责确保各相关场所使用的文件均为有效版本，特制订本职责。
二． 文控职责的适用范围
适用于三化肥项目部所有文件和外来、外发文件。
三． 文控的职责
（一）文控岗位的职责 1.负责部门文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护和统计等工作。
2.负责文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。 3.文件更改时，做好更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废。 4.负责文件的保存、整理、保存期限的监控。 5.定期对文件进行检查，检查其使用状态及是否按规定执行等。 6.负责记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁。 7.严格执行保密制度，做好文件资料的保密和守密工作。 8.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全。
（二）文控负责人（dcs）的职责
在项目初期，配合系统管理员完成文档管理系统的配置和初始化工作，输入与项目文件相关的信息。
定义项目部用户和用户分布图，分配等级和保密性； 建立项目文件索引目录； 在项目运行过程中对用户提供帮助； 向部门领导汇报项目有关的要求并制定相关计划，按照计划完成工作，保证服务质量； 促进文件管理员（dcs）的专业技术发展； 管理项目文件数据库的授权分配。 对项目文件进行编号，确保项目文件的科学管理，； 负责项目文件的最终归档。
第11篇：文控管理
文控管理办法
1、文件的接收
1）办公室文控员负责文件的接收并负责登记，记录应注明文件的来源、主题、编号、版本号、接收日期等信息。
2）呈送项目经理或其指派人批示，批示处理意见和文件的分发意见。 3）根据批示建立文件分发矩阵，分发矩阵包含应分发的部门（单位）和份数。
4）按照分发矩阵分发文件并做好记录，记录必须有接收人的签字。 2、文件的发送
1）项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。
2）文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发，如有不妥，则将文件返回制作部门，修改再送或作废处理。
3）对签发的文件，及时发送到有关单位，并做好发送记录。 4）项目内部文件的发送可以不通过文控员，直接由各职能部门制发，基层的报告，资料也可以直接呈送各职能部门。
3、文件的存档
1)文件存档以书面文字形式为主，辅以电子版本或其它形式。 2)经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份（或拷贝件）存档。 3)各部门的文件自行建立存档。
4、作废文件的处理
各文件和资料发放部门，对已作废文件，应及时从发放单位收回，并填写作废文件回收记录。
5、文件的更改
1）内部文件的更改由原文件的审批人更改。
2）对于外部文件，无权进行任何更改。任何变更只能是来自原发文单位。
6、文控管理措施
1）由文控员统一管理收发各种文档并分类归档，建立收发制度。按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅。 2）定期向业主报送各种报表，并接收业主下达的各种计划、指令、文件。汇总工程进度日、周、月报，按时报送EPC、监理、项目部相关人员。
3）做好与业主、监理、分包商等外部单位的往来信函管理。 4）项目部向外呈送的文件、报表及信函，必须由项目经理签发才能生效。
5）做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定。 6）文控管理人员明要确责任及时传递文件，以免延误时间。 7）负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作。
8）完成项目领导交办的其它工作。
第12篇：文控管理
文控管理
第一章 总 则
一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
二、资料范围
公司建档范围确定为：
公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于公文易文秘资源网－govyi.com 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章 管理体制及其机构职责
四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
文控中心的主要职责：
1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
第三章 文件材料的管理工作
六、文件资料材料的收集：
1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。
2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理：
1．区分全宗，确定立档单位。
2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。
2．2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。
2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。
2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP
编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。
3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。
7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。
9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
八、文件资料的保管：
1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；
2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
九、文件资料借阅、利用工作：
1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。
2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。
8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第四章 文件资料的鉴定和销毁
1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。
2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。
3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。
第五章 附 则
1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。 01 文件控制程序 1.目的
对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。 2.适用范围
本公司所有文件的控制。 3.职责
3.1.综合部负责质量环境手册、质量环境程序文件，以及其他公司级文件的编制、使用、更改；负责所有文件（包括外来文件）的标识、保管、发放、回收、作废等控制。 3.2.各部门负责编制、保管、使用、更改相关职责范围内的作业文件、记录和其它管理文件。
3.3.总经理、管理者代表、主管副总分别负责质量环境手册、质量环境程序文件、及公司的技术文件和其它相关文件的批准。4.管理程序 4.1.文件编制：
4.1.1.根据质量环境管理体系规定和各项质量活动的需要，相关责任部门（见附表1）负责组织职责范围内文件的编写工作。
4.1.2.各部门根据实际工作的需要增编新文件，须填写《文件编制/更改审批表》，经总经理或管理者代表或主管副总批准，方可以组织文件的编写工作。4.2.文件审核、批准：
4.2.1.文件（含附件）审核，包括文件格式审核和文件内容审核两部分。文件格式见ZHHK-ZH/ZD-003《文件格式的有关规定》。
4.2.2.文件编写完成后，由编写人将文件交综合部，首先进行文件格式审核；待格式审核通过后，由综合部按照附表1的规定报相关审核人审核、或进行会签（会签部门不少于三个）。 4.2.3.文件审核通过后，报相应的批准人批准。 4.3.文件发放：
4.3.1.本公司所有文件均通过综合部发放。4.3.2.文件发放前，首先由文件批准人确定文件发放范围，综合部负责登记《文件发放、回收记录》。
4.3.3.文件发放时，须由领取人签字。4.4.文件保管：
4.4.1.综合部保存并填写《受控文件清单》。
4.4.2.各文件使用部门应填写本部门《受控文件清单》，包括管理范围内所有正在使用的有效文件。
4.4.3.借阅与质量环境管理体系有关的文件，应填写《文件/记录借阅、复制清单》，由综合部批准；综合部应督促借阅人按时归还借阅的文件。
4.4.4.复制文件时须填写《文件/记录借阅、复制清单》，未经原文件批准人审批，不得擅自复制。
4.4.5.未经总经理批准，公司任何文件不得外借；经批准外借的文件，由综合部登记，并督促借阅人按时归还。
4.4.6.文件应分类存放、妥善保管、标识清楚、便于查找。文件归档见ZHHK-ZH/ZD-005《文件、记录归档的有关规定》。 4.5.文件使用：
4.5.1.文件在使用前，须由文件使用部门组织对本部门全体员工进行宣贯，确保每位员工均能够准确了解文件的规定，必要时填写培训记录存档。
4.5.2.各部门在使用文件过程中，发现问题应及时向综合部提出反馈。
4.5.3.每年十二月份，综合部组织对现有质量环境管理体系文件进行检查和评审，确保相关场所使用的文件均为有效版本，并对不适宜的文件进行修改。4.6.文件更改、再次批准：
4.6.1.文件需要更改时，由综合部填写《文件编制/更改审批表》，经管理者代表审核，总经理批准。
4.6.2.文件更改按照原来文件的编制、审核、批准程序进行。文件更改人应负责将文件的更改、修订情况记录在“修改履历表”中。 4.6.3.综合部应保存所有文件更改的记录。
4.6.4.当公司内外部环境发生重大变化（如组织机构调整、重大质量事故发生、环境因素变更、法律法规变化等）或者管理评审要求时，由综合部组织集中修订，形成新的版本。4.6.5.文件更改后须再次批准，程序同原审核、批准程序。 4.7.文件回收与作废：
4.7.1.文件作废时，综合部须及时回收，加盖“作废”章，并填写《文件发放、回收记录》，确保各部门所使用的文件有效，并处于受控状态。
4.7.2.发放更改后的新文件时，综合部应同时回收更改前的旧文件，加盖“作废”印章，填写《文件发放、回收记录》。
4.7.3.收回的作废文件应及时销毁。由综合部负责人在《文件/记录销毁清单》上签字批准，两个人以上执行，并在清单中签字确认。
4.7.4.出于正当理由而需要保留的任何无效文件，须由综合部作“保留作废”标识，和现有文件分开保存，避免误用。4.8.文件的编号：
4.8.1.质量环境手册：ZHHK－ZLHJSC/△△－××××，其中： ZHHK—“中XXXXX”的汉语拼音缩写（下同）； ZLHJSC—质量环境手册的汉语拼音缩写； △△—版号； ××××—年度号。
4.8.2.质量环境程序文件：ZHHK－ZLHJCX－××，其中： ZLHJCX—“质量环境程序”的汉语拼音缩写； ××—文件的顺序号。
4.8.3.作业文件：ZHHK（－○○）－△△/□□－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—文件的顺序号。
4.8.4.记录：ZHHK（－○○－□□）－JL/△△－××× ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—“部门代码”的汉语拼音缩写； JL—“记录”的汉语拼音缩写；
△△—相应质量环境程序文件的序号或QT（表示“其它”）； ×××—记录的顺序号。
4.8.5.质量计划：ZHHK－ZLJH（－○○）－△△/□□－××× ZLJH—“质量计划”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； △△—“部门代码”的汉语拼音缩写； □□—年度号；
×××—质量计划的顺序号。
4.8.6.外来文件：ZHHK－WLWJ（－○○）－□□－××× WLWJ—“外来文件”的汉语拼音缩写； ○○—“子公司代码”的汉语拼音缩写； □□—文件类别代码； ×××—外来文件的顺序号。 4.8.7.部门代码：
JK-技术开发部； ZH-综合部；
XS-销售公司； SC-生产部； CW-财务部；
FP-发泡生产部 GY-钴源辐照部 JS-加速器辐照部； CK-仓库 SG-设备管理部
4.8.8.文件类别：GC-规程类、ZD-制度类、QT-其它类。4.9.外来文件的控制：
4.9.1.各部门负责将收集并得到确认的外来文件报综合部统一编号、登记。
4.9.2.综合部负责填写《外来文件清单》，作标识，填写《外来文件处理专用表》，经识别后再发放到相关部门使用。4.10.电子版文件的控制：
电子文件的管理按照ZHHK-ZH/ZD-004《电子文件的管理细则》执行。
■ 5 S 概 念
1整理：将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，不必要的物品彻底清除。
2整顿：必要的东西分门别类依规定的位置放置，摆放整齐，明确数量，加一标示。 3清扫：清除工作场所内的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所干净亮丽。 4清洁：将上面的3S制度化、规范化，并贯彻执行及维持提升。 5素养：人人养成好习惯，依规定行事，培养积极进取的精神
第13篇：文控中心
第一章 总 则
1.为规范公司资料管理， 加强资料的收集和管理工作， 有效地保护和利用资料， 为公司各项工作服务， 增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
2.资料范围
2.1 公司建档范围确定为：
2.1.1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；
2.1.2 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；
2.1.3 财务、会计及其管理方面的文件材料；
2.1.4 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
2.1.5 经营管理方面的文件材料；
2.1.6 生产技术管理方面的文件材料；
2.1.7 产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；
2.1.8 仪器、设备方面的文件材料；
2.1.9 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
2.1.10 科研、技术引进、转让方面的材料；
2.1.11 教育培训方面的文件材料；
2.1.12 信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。
2.2.以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作 计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项 目方案、通知、技术图纸、方案、客户资料等具有参考价值的文件资料，以及德诚黄金主要职能活动 和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。
2.3 公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成） 影片文件资料 ； （含原版底片、拷贝及文字说明） 录音文件资料 ； （含唱片、录音带） ； 录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
3.公司内部各部门/车间和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资 料的义务。 第二章 管理体制及其机构职责
4、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文 件资料管理工作进行督促和指导。 总经办总经理助理分管公司主体文件资料工作， 由总经办直接领导。 总经理助理的文控管理工作职责为：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用 方便。
5、总经办是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构， 同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
总经理助理文控管理工作主要职责：
1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门/车间文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。 3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
3．负责总经办有关文件和资料的编制或制定、复核、审核、批准及受控下发、跟进、回收等工作。
4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工 服务。
6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
7．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
8．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
第三章 文件材料的管理工作
6.文件资料材料的收集：
6.1 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存 1 0 年、3 年、1 年等）；注明文件的版本号。 6.2 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 6.3 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
7.文件资料的归档、立卷与管理：
7.1 区分全宗，确定立档单位。
7.2 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外， 同时按部门、是否保密、保密程度来分。
7.2.1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B；
7.2.2 部门拼音缩写：总经办：ZJ；研发：YF；生管：SG；品管：PG；素金一厂：SY；素金二厂：SE； 工模：GM；镶嵌厂：XQ；营销中心：YX；采购：CG；财务：CW；人力资源：RL；行政：XZ。
7.2.3 保密用 Y 表示，非密级则用 N 表示。
7.2.4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 7.3 编码原则： 编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程 度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办 2004 年某份制度编码为：SZJNOP040001。 7.4 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
7.5 案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一 起，编制案卷目录和案内目录。
7.6 整理案卷，使之厚度适宜，控制在 1cm 至 2cm 之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐； 字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
7.7 对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和 存放。
7.8 每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
7.9 对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门 及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。
7.10 公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保 管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
7.11 公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
8.文件资料的保管：
8.1 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；
8.2 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
8.3 做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗 应结实牢固。
9.文件资料借阅、利用工作：
9.1 总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需 要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件 1），部门经理签 批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。
9.2 公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能 在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过 4 小时。秘密级 文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总 经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 9.3 案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
9.4 借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 9.5 借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损 毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如 发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
9.6 外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其 抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
9.7 公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引 资料。
9.8 出文部门负责人要求或同意时， 文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务， 主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。 第四章 文件资料的鉴定和销毁
10.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资 料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件 2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集 团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管 理部经理批准后方可销毁。
11.销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。 12.对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附 件 3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。
第五章 附则
13.文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
14.本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。
公司印鉴管理规定 公司印鉴管理规定
为加强公司印章的统一管理，凸显印章在业务工作中的作用，明确使用印章的责任 和权限，规范印章刻制及使用流程，进而维护和保障公司安全及经济利益，现就印章使 用管理作出如下规定：
一、本规定就公司内使用的印章制发、变更、销毁、管理、使用及责任处罚等内容做 出的相关规定。
二、印章种类：
（一） 行政公章：行政公章是指“×××公司”公章，用作以公司名义发出的函件、证 明、介绍信、向上级部门报送的有关上行文、计划、统计、决算及有约束力的文 件等。
（二） 对外业务专用章是指对外联系频繁或工作性质决定需有印章的部门，可以申请刻 制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合同、协 议等有法律效力的业务，如财务专用章、人事专用章等。
（三） 法人印是指公司法定代表人印章。
（四） 合同专用章是指用于对外签订的合同、协议等有合同约束力的文件。
（五） 发票专用章是指发票专用章是指没有(或者不便使用)财务印章的单位和个体工商 户按税务机关的统一规定核制的，在领购或开具发票时加盖有其名称、税务登记 号、发票专用章字样的印章。
三、印章刻制：
（一） 行政公章由总经理提议交综合办公室按规定刻制。除公司刻制行政公章外，公司 下属各单位一律不准刻制行政公章。
（二） 公司对外业务专用章和合同专用章及其它类业务章由所需印章单位提出申请，经 综合办公室审核，报公司总经理批准后，由综合办公室按规定刻制。 -1-
（三） 印章有破损、字迹不清或机构名称变更，要及时向综合办公室申请更换印章，同 时将作废印章交办公室，并经总经理批准后销毁。
（四） 申请刻制各类印章，必须填写《印章刻制申请单》 （附件一） ，按印章刻制流程逐 级签字，持有效的刻制申请表交由综合办公室专人负责到公安机关认可机构刻制
三、印章使用
（一） 印章刻制、使用实行签字审批、登记制度。
（二） 综合办公室负责公司行政公章、法人印、合同专用章的统一刻制、保管及使用， 负责按要求刻制公司各类印章以及印章启用前的登记备案，负责公司作废印章的 销毁。
（三） 用印时应填写《用印申请单》 （附件二）并附带用印文件，除行政公章由总经理 审批外，其他用章和用印文件的审批由综合办公室负责；总经理出差时，应电话 请示，经批准后用章，待总经理返回后补齐相关手续。
（四） 财务部因工作需要放置财务和发票专用章及公司法人印章一枚。财务部负责其个 人私章的管理及使用。
（五） 印章保管人应严格控制用印范围并认真检查用印申请单上是否有批准人的签字。
（六） 常规用印（如财务专用章）的文件如事先有文字证明可省去签字审批程序，但每 次用印应做好登记备案。
（七） 各业务部门和人员需持有效的签字审批单到综合办公室使用印章。
（八） 公司印章不允许外带，特殊情况时须报总经理批准，并在办公室登记备案。
（九） 严禁在任何空白文件上加盖印章，特殊情况时须报总经理批准，并在办公室登记 备案。未使用的必须交回办公室，并及时销毁。
（十） 所有用印的介绍信、证明、函、报价单、资料书、标书及对外发出的任何文件， 应统一编号登记，以便于查询。
（十一）
（十二） 涉及公司安全和经济利益的文件必须加盖骑缝章。印鉴保管人因工作变动或因故离职的，应将印章向接办人员移交，并做好交 接手续，严禁带走、藏匿或销毁。
四、违纪违规处罚
（一） 未经批准，保管员私自用印，五次以内每发现一次给予 100 元行政罚款，情 节行为恶劣给公司造成损失的，予以辞退。
（二） 经批准用印后，未按照规定填写《用印登记备案表》 （附件三）的，每次给予 责任人 20 元行政罚款。 -2-
（三） 印章保管员因用印不规范危害公司利益的，每发现一次给予 50 元罚款。
（四） 印章使用人滥用和员工盗用公司印章， 造成一定经济损失的， 予以经济处罚， 处罚额度由公司决定；造成特重大经济损失或行为恶劣者，予以开除并依法 移交公安机关。
（五） 印章批准人未严格审核，给公司造成经济和名誉损失的，由批准人负责。部 门经理负有连带责任。
（六） 印章因保管不善损坏的，除照价赔偿外，给予 100 元行政罚款。
（七） 丢失印章的，除承担新印章刻制费用外，并给予 200-500 元行政罚款，经查 实，确因印章丢失给公司造成经济损失的，印章保管员负全部责任
五、本规定由综合办公室负责制定、修订和解释，自总经理签字之日起颁布实施
第14篇：文控管理
文 控 管 理
一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法.
二、资料范围
公司建档范围确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。
公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办行政科设立文控组，管理公司主体文件资料工作。文控组管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、文控组既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
文控中心的主要职责：
1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作 进行监督、指导和检查。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保 护、统计等工作。
4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主 动为公司各项工作和员工服务。
6．发挥文件资料的教育功能，将文控这项工作办成公司培训、教育基地之一。
7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
六、文件资料材料的收集：
1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期 限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。
2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理：
1．区分全宗，确定立档单位。
2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和 类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。 2．2 保密用Y表示，非密级则用N表示。
2．3 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP
2．4 编号分一级部门代码和二级部门,代码编制形式采用拼音或英文简写表示：
一级部门代码: 总经办ZJB
总务部ZWB
计划供应部GJB
生产部 SCB
品质工程部PGB
客服部KFB
二级部门代码: 人事科 RSK、财务科CWK、行政科XZK、
保卫科BWK
保洁科 BJK、膳食科SSK、
宿管科 SGK、
动力工程SBE
基建科JJK、生产计划科JHK、采购科CGK、
工程科GCK
物流关务科WLK、资材科ZCK、装配车间NBC、评测科PCK
喷油车间PYC、制程品质科QAS、维修科RMA、清点科QDK
RMA品质科RQA、来料检验科IQC A.文件编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类） □□□ （一级部门拼
音缩
写或英文简写） □（是否保密）□□（密级程度）□□（年份） □□□ （流水号）。 如总经办2011年某份制度编码为：SZJBNOP11001。
B.表单编码原则采用字段+间隔符”-“的组成方式；所有记录表单编号应是唯一的； 记录®的编号形式:
□(R)-□□□(一级部门代码)-□□□(二级部门代码)-□□□(流水号)+□(版本) 记录表单原始发行时版本即为最初版本,修订一次为B版,以此类推.例如:R-ZJB-XZK-001A 表示总经办行政科的第一份记录,版本为第一版.3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬
边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写
标题。
6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片）, 按一定次序排列和存放。
7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的 材料进行修补和复制。
8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报 主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分 别
于月初、月中）报送相关资料至文控专员。
9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管
期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
八、文件资料的保管：
1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；
2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
九、文件资料借阅、利用工作：
1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办 理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。
2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。
8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
文件资料的鉴定和销毁
1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。
2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。
3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。
附则
1．文控积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。
第15篇：文控工作总结及年工作计划
文控工作总结及年工作计划
文控中心既是公司文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。在公司领导及各部门的支持与积极配合下，文控工作得以顺利的开展，主要工作：
1、对公司质量管理体系文件的管制，做好录入和编排打印，根据工作需要，制作表格文档，对文件档案进行分类存档，并做好收发登记管理，各部门新增及变更之文件都得以及时的分发使用。
2、工作中发现的问题：
a、在稽核期间发现有个别部门对受控文件乱写乱划及受控文件盖章后复印使用于作业现场的现象。
b、有个别部门的受控文件有遗失后未及时向文控申请补发的现象。出现以上这两项问题主要原因也许在于我的本职工作未做到位，平时工作中发现的问题以及自己的想法不能很好地与各部门主管沟通或交流。学习还要加强，当前的知识水平和自身能力与做好本职工作有一定的差距，特别是专业知识方面不足，还需要不断地加强。
c、由于本人对文件的申请认识不够深刻，先发行再补文件变更申请单位，这是个重大的问题。
以上是2010年的工作情况及个人在工作中发现的问题及缺失之处，由于自身的能力有限，没有把工作做完善，2011年我将不断改进工作方法，争取在本职岗位上做出更好的成绩，2011年的计划如下：
1、继续努力做好公司文件和相关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
2、对各部门的体系文件进行不定期的抽查，发现有遗失或损坏的要求该部门限期提出改善及申请补发文件。
3、各部门新增及变更的文件及时地分发，对公司体系文件进行有效的管制和了解。
4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作，并做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
5、1-2月整理、修订和评审完各部门程序文件并实施，3-5月规范各部门操作文件和表单记录。
6、在不影响工作的前提下，加强对专业知识的学习，把不懂的问题记录下来，以提高自身的专业知识，以便今后的工作顺利开展。
在今后的工作中，我将在现有的工作基础上，总结经验及时调整自己，争取更大的进步，使自己更上一层楼，为公司明天的发展奉献微薄的力量。
提交人：XX 2012-02-01
第16篇：文控中心管理办法
文控中心管理办法 第一章 总 则
一、目的：
为规范公司文件管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
二、资料范围 公司资料范围确定为：
a) 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； b) 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料； c) 财务、会计及其管理方面的文件材料；
d) 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； e) 经营管理方面的文件材料； f) 生产技术管理方面的文件材料；
g) 产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料； h) 仪器、设备方面的文件材料； i) 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料； j) 科研、技术引进、转让方面的材料； k) 教育培训方面的文件材料； l) 信息、情报方面的文件材料； m) 其他具有利用和保存价值的文件材料。
n) 决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作
计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。 公司资料还包括声像资料：
a)照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）； b)影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）； c)录音文件资料（含唱片、录音带）； d)录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
三、义务
公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章 管理体制及其机构职责
四、实行集中与分散管理相结合的体制
由文控中心负责质量管理体系的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管公司质量管理体系文件资料工作，由管理者代表直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、职责
文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责：
1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。 4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 7．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章 文件材料的管理工作
六、文件资料材料的收集：
1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。 2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理： 1．区分全宗，确定立档单位。
2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
2.1 大类分为：质量文件：A；技术文件：B；制度/规定：C；参考资料：D；档案：E；合同：F。
2.2 部门拼音缩写：
采购部：CG；生产技术部：SJ；仓储部：CC；品管部：PG；研发部：YF；LED事业部：NE；产品部：CP；项目部：XM；客户服务部：KF；灯杆分厂：DG；表面分厂：BM；庭园灯分厂：TY；装配分厂：ZP；销售部：XS；营销办：YX；设备维修部：SB；财务：CW；综合办：ZH；华体安装公司：AZ；昆明办事处：KM；重庆办事处：CQ；陕西办事处：SX；广西办事处：GX；贵阳办事处：GY； 2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。 2.4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 2.5编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如综合办2010年某份制度编码为：SZHNOP100001。
3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。
7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。
8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。各部门文件管理员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。 9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。 10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
八、文件资料的保管：
1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
3．做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
九、文件资料借阅、利用工作：
1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控专员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批方能调阅。
2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料，借阅本部门的由部门负责人审批，跨部门的由管理者代表批准。 3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。 4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。 7．公司内文件资料利用的方式有： 1)提供文件资料原件； 2)提供文件资料复印件； 3)提供文献索引资料。
8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。 第四章 文件资料的鉴定和销毁
1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《文件（资料）处置审批表》交部门经理、总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由部门经理批准后方可销毁。
2．销毁时，必须由总经理或部门经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。 3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控专员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《文件（资料）处置审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。 第五章 附 则
1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。 2．本办法由文控中心解释、补充。自颁布之日起生效。
第17篇：文控中心管理办法
文控中心管理办法
第一章
总 则
一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。
二、资料范围
公司建档范围确定为：
公司章程、股东名薄、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、会计凭证、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债券凭证、工程设计图及各种技术管理方面的文件材料、仪器设备方面的文件材料；教育培训、信息、情报方面的文件材料；预算决算书类、事业计划资料、期满或解除之合约、在职及离职人员的档案；各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作规划、工作总结、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案及其他各种方案、通知、厂商资料等具有参考价值的文件资料。
三、约束范围
公司内部各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章
管理体制及其机构职责
四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司文控中心负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料工作进行督促和指导。公司设立文控中心，配备文控中心管理员管理公司主体文件资料工作，由直属上级直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
文控中心即是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
五、文控中心的主要职责：
1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3、负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5、开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6、发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
7、开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
8、组织公司各部门文件管理员的业务学习和培训，负责指导他们的工作。
9、确保文件资料的安全。
第三章 文件材料的管理工作
六、文件资料材料的调阅点收原则：
1、建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本号。
2、对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
3、及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
4、文件如经抽存者，应有管理部门的签字。
5、任何人需调阅档案时，填写“调阅申请单”需由总经理审批后向档案管理员调阅。
6、调卷人员对于所调文件，不得于正式文件上加以标记,书写任何文字、图形或符号以确保全公司统一性。不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，由档案管理员负责处理。
7、凡加盖文件控制章之文件资料，各单位不得擅自影印,如发现缺页、破损、字迹模糊,可向文管中心申请补发，若相关方需求相关单位可以传真的形式传达，若需在上面写接受人可以使用铅笔，传真完毕后檫除归档。
8、
9、调卷人员调阅档案，应于约定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应另行填写“调阅单”由总经理审批，不得私自传阅。
10、无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
11、有价证券或其他贵重物品，应检查有关说明、保修卡、配套附件是否完整，发票保留复印件，原件由财务部做账。
七、文件资料的归档、立卷与管理：
1、区分全宗，确定立档单位。
2、分类：依据文件资料来源，时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类出按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
2.1 大类分为：制度规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。
2.2 部门按拼音缩写：技术：JS;海外销售：HW；区域销售：QY;财务：CW;生产：SH;运营：YY;人事行政：RS。
2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。
2.4 密级：绝密：AS；机密：CS; 秘密：PS；无：OP。 编码原则：编码共为十二个数，（文件资料大类）（部门前两位拼音缩写）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水号）。如人事行政部2010年某份制度编码为：SRSNOP100001。
3、归档前将资料分类，放置在代办卷宗内。
4、案卷排列： 文件排列除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，立卷按永久、长期、短期分别组卷。 4.1 永久保存： （1）公司章程；
（2）股东名薄；
（3）组织规程及办事细则； （4）董事会及股东会纪录； （5）财务报表；
（6）政府机关核准文件；
（7）不动产所有权状及其他债券凭证；
（8）工程设计图及各种技术管理方面的文件材料； （9）其他经核定须永久保存的文书。 4.2 10年保存：
（1）预算、决算书类； （2）会计凭证； （3）事业计划资料；
（4）其他经核定须保存10年的文书 4.3 5年保存：
（1）期满或解除之合约；
（2）其他经核定保存5年的文件。
4.4 1年年保存：结案后无长期保存必要者。另离职人员档案：纸质档案1年以上，电子版3年以上，有纠纷及开出人员10年以上。
5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附操件；以每一案卷端正书写标题。
6、对所有部门文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。
6.1文件如系新增加文件，应就“档案分类编号表”，查明该文件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
6.2文件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一文件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
6.3档号应自左而右编列，右方装订的文件，应将档号填写于文件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
7、档卷清理
7.1 管档人员应维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届满保存期限者，得予销毁；销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内著名销毁日期。
7.2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存价值者，档案人员应将其保留，并注明保留文件的主要内容及部分文件销毁日期。
八、文件资料的保管：
1． 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2． 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
3． 做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
附件：本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效
第18篇：部门文控管理办法
人力资源部文件管理办法
目前，集团文控管理采取集中管理与分散管理相结合的方式。集中管理是指凡是通过流程发布的文件，集团档案管理室会自动归档。分散管理指除集团自动归档的文件之外，公司各部门在业务活动中形成的有价值的需要归档保存的文件资料。为规范人力资源部文件资料的管理，加强文件资料的收集、整理及归档工作，结合本部门的基本情况和特点，将有关事项明确如下：
一、收集和整理文件资料的类别
凡是通过走流程发布的文件集团可以自动归档，我们就不必重复工作。现将分散保存在各模块的需要归档的文件资料归类如下：
（一）具有重要保存价值的文件资料：各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、委托书、协议、合同、项目方案、公示、会议纪要、立项报告等。
（二）具有重要价值的影像资料：照片、录像、录音等。
（三）部门级重要课题和项目的完整资料：GM1000、E-hr、技能鉴定站等。
（四）所有有领导签字的表单。
（五）实物类：各模块参加大型比赛或活动所获得的奖章、奖杯、奖状、匾牌等实物。
二、方法与步骤 具体做法如下：
（一）时间节点要求：文件资料的收集和整理工作以每季度末为时间节点，按照人力资源部总体工作计划，各模块一个季度整理一次。如果本项目在季度末已完成，那么该项目的负责人要将本项目的完整资料进行整理交由部门文件管理员统一编号归档保存。
（二）文件资料的整理要求：凡是上述提到的需要归档保存的文件资料必须完整，合规。尤其是部门课题和项目的资料必须完整齐备，比如一个重大项目的完整资料至少包括立项报告、项目计划、实施过程、总结报告等等，要结合项目的具体情况来进行。
文件资料是记录部门业务活动的载体，也是记录集团发展的 历史轨迹。部门和个人应当主动承担收集、整理和保护文件资料 的义务，共同使人力资源部文件管理工作标准正规化发展。
集团人力资源部
第19篇：文控转正自我鉴定
文控工作总结
前期文控工作由于管理的不规范，存档资料分类混乱，部门划分不明确，导致归档资料利用效率极低，下面，就我接手文控后的工作情况做一下简单汇报： 1.工作亮点：
（1）按照公司要求将文控资料分部门、分类别存档，归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均标注齐全完整。为了方便资料的利用，做好了资料收发的对应台账，统一编制了归档号、归档目录，归档目录与每卷档案相对应，提高了资料利用的效率。
（2）按照规定做好各类文件的下发、传阅、已存档资料的借阅、复制等工作。对涉及保密的资料严格按照公司规定经领导批准后方可借阅、复制。
（3）核对清楚各部门存档资料的完整性，对文控褶皱、破损、参差不齐的文件进行整补、裁切、折叠，保持存档资料外观的清洁与整齐。 2.工作中的问题：
由于公司存档资料众多且分类很细，在开始归档的时候，由于自己没有把握好资料分类的准确性，导致有些资料归类不清楚，存档部门不明确，不利于资料的高效利用。 3.改进措施：
（1）进一步熟悉公司的业务知识，优化知识结构，对归档
资料做到准确分类存档，提高档案利用效率。
（2）加强管理意识，保持对工作一如既往的高度责任感，对归档资料的编制整理做到及时、完整、准确。
（3）结合自身的岗位工作，边学习边工作，在提高业务素质的同时，注重计算机知识和信息文化的学习掌握，实行纸质文档和电子文档相结合的方式，实现双重管理与备份，保障档案的安全、完整与高效利用。篇2：文控-个人工作总结
个人工作总结
俗话说：“活到老，学到老”。在工作不断地学习新知识，不断提升自己，不断开阔视野。
不知不觉在这呆了三个多月，对于不通当地语言的我在这里工作无疑是件困难的事，但却没有为此而退缩，而努力地去克服。现将三个多月来的工作进行总结：
一、认真完成本职工作及领导交办的各项工作任务
2、促进档案管理与达标。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都得到了进一步的加强和完善，使档案管理工作基本实现了制度化和规范化，为提高档案管理的自身价值和促进全行系统的档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。
3、做到不推卸责任，尽心尽责。遇到问题时，不去追究是谁的错，而是要及时解决问题，让事情能顺利进行。对于自己本职的工作尽心尽责，
非自己工作范围，若是自己力所能的事及无妨帮忙处理。这并非加重自己的工作量，而是能从不同的工作，不同的角度去看待问题，会让自己的处事能力提升，何乐而不为。
4、灵活地处理“急与缓”的关系。对于时间上要求比较紧的文件，要第一时间处理，但要急中求稳，避免粗枝大叶、急中出乱。绝不能因为别人的催促，而放松对文件的要求。对于时间上要求并不急的文件，也要做到不等不拖，做到今天的事今天毕。
二、存在的问题和今后努力的方向
1、开始由于对档案工作不是很熟悉，没有马上就做到得心应手。也由于自己不通当地语言，有些许胆怯及略缺信心，之后通过抽时间请教同事和对存在疑问的问题的了解，结合自己的经验，熟悉文档工作的流程，提高工作效率。
2、文档虽是一份很枯燥的工作，但却是一个项目链条中很重要的一环，需要细致、专注、耐心、实事求是。由于遇到的问题形形色色，对于提高一个人的解决问题能力等方面都有很大的帮助。
3、利用空闲时间去学习更多的有关知识，不断地提升自身的素质和能力。正所谓不积跬步无以至千里，文档工作就是很好的垫脚石，是基础。一份锻炼抗压能力、提高工作效率的工作。若想往更高更远的方向前进，则需打劳基础。篇3：文控工作总结 2014年工作总结
光阴似箭，岁月如梭，转眼2014年已进入尾声，我们挥手告别过去非凡的一年，翘首期盼充满挑战与机遇的2015年。
回顾过去在*****这个大家庭和大家相处的半年时间里，我们携手共进，共同学习，共同成长，收获颇多，现对过去的工作总结如下：
在过去半年我的工作主要分为两方面：
一、品质部日常工作，主要包括：
品质部各项报表的制作、修改、发放，部门文件的存档、归集，以及每月月度报表的收集、汇总、装订，品质部人员入职、离职的相关手续，品质部相关信息的收集与传递，品质部办公用品的领用及发放以及领导交付的其他工作。
二、文控中心日常工作，主要包括：
工程部发出的各项工艺流程、指导书、物料清单以及公司程序文件的整理、编号、发放、回收及保存。
在这过去的半年工作时间里，我在公司领导及各位同事的支持与帮助下，基本能够达到工作岗位要求，做好自已的份内工作，能够保管好公司的相关文件资料，及时将各部门需要的资料发放到位并回收旧资料，没有出现大的疏忽或错误。与同事间也能和睦相处，共同进步。与此同时工作中也存在着些许做得不到位的地方和一些问题，如：
1、有个别部门的受控文件有遗失后未及时申请补发，以至于回收时文件不齐全、缺页；
2、从进入公司至今没有给外来文件编码，是公司没有任何外来文件还是外来文件已使用却没有编码？
3、公司经过了ts16949和3c认证后补充了很多文件，现公司的受控文件发放记录目前顺序不一，没有根据发文日期登记。
4、公司对于作废文件没有明确的管理制度，回收的文件都是存档保管，目前公司经营时间不长回收的文件还不多，后期公司可能会有更多的文件资料和产品图纸等，届时回收和作废的文件处理将是一个问题。
5、根据公司的经营计划预计在2015年会增加生管部，公司组织架构将发生变化，目前公司的体系文件中涉及的是9个部门（人事行政部、财务部、计划物控部、采购部、生产部、品质部、工程部、研发部、销售部），在组织架构发生变化时相关文件也必须根据新的组织架构编写，质量表单也会跟着发生变化。
出现以上问题的主要原因是我自身本职工作没有做到位，对文件的处理认识不够深刻，平时工作中发现的问题没有很好的和各部门主管沟通或交流，各方面的学习也还有待加强。以后我将不断改进工作方法，争取在本职岗位上做出更好的成绩，现计划、建议如下：
1、继续努力做好公司文件和资料的收集、整理、发放、回收和保管工作；
2、对于各部门文件缺失的情况，建议后期相关领导对各部门相关文件进行不定期抽查，发现有遗失或损坏的要求该部门限期提出改善并申请补发；
3、对于外来文件的编码，请各部门将收集并得到确认的外来文件经文控中心统一编码、登记后，严格按文件的流程来操作，填写《外来文件清单》经识别后再投入使用，方便文件的查询和管理，此事需要各位领导和相关部门的支持和配合；
4、对于回收和作废的文件处理，建议公司制定相关的管理制度（其中对各种回收和作废文件的保存方式、期限及销毁有详细说明），后期可能还需购买碎纸机；
5、对于组织架构发生变化，部门整合，相关文件需作出更改。此事需各位领导讨论最后决定组织架构，再对文件进行更改，确定何时更改。
6、在不影响工作的前提下，加强对专业知识的学习，做到多学、多问，努力提高自身的专业知识，以便于今后的工作顺利展开。
在今后的工作中，我将总结经验及时调整自己，改进自己做的不到位的地方，做到更细心、更认真、更出色，为公司明天的发展奉献自己微薄的力量。
第20篇：文控文员岗位职责
文控文员岗位职责
1、文控文员岗位职责
1、协助人事部做好员工招聘、新员工入职、培训、负责员工考勤资料记录、员工离职办理、员工档案的维护等工作；
2、负责研发部各类技术文件（含外来文件）的分发、归档维护及管理；
3、负责ISO900
1、ISO14001等体系运作流程文件管理。
2、文控文员岗位职责
1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3、负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。
4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5、开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6、开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
7、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
3、文控文员岗位职责
1、体系文件的归档、控制、管理；
2、内部报表的制作；
3、质量数据的统计与分析；
4、品质培训资料的整理、管控；
5、上级交办的其他工作事项。
4、文控文员岗位职责
1、质量管理体系文件的发放、回收、登记、归档和整理；
2、品质周报月报的制作；
3、协助品质经理做好外部审核相关资料的准备工作；
4、部门行政事务的处理。
5、文控文员岗位职责
1、负责规划全公司文件资料工作，对各部门文件资料工作进行监督、检查；
2、负责受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施；
3、负责文控中心文件的保存、整理、保存期限的监控；
4、负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、分发回收等工作；
5、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密工作。
