公文写作基本问题交流课件
引 言
一、公文的定义和作用
（一）定义
公文是党政机关、人民团体、企事业单位在实施领导、处理公务中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书。（重要载体和工具）
“法定效力”指制发机关权限决定的效力。体现在：法定作者，即依法成立的、并能以自己的名义行使权利（力）、承担义务的单位；法定的制发程序；法定的生效标志。
（二）作用
指挥策令、行为规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载。
二、公文质量代表部门形象 国资委领导批示：
“一个单位、一个部门的文件和文稿是综合水平、综合素质的反映。国资委应向国家、向人民、向社会负责，应视质量为生命。”“办好文”是办公厅工作的重中之重。规范、严谨、准确、精练是公文质量所在，必须严格要求，不断提高。”
第一部分
公文办理规范
一、收文办理程序
签收—启封—登记—审核—分送—拟办—批办—承办—催办—查办—立卷—归档—销毁
二、收文办理注意问题
（一）收文审核、分类、批分权限、传阅次序。
（二）准确恰当地使用公文批阅用语。
（三）明确办理权限和办理方式。
（四）适时进行督办，提高办理效率。
三、收文办理审核重点
（一）是否应由本单位办理；
（二）是否符合行文规则（如是否越级请示，是否在报告中夹带请示内容等）；
（三）涉及其他单位的事项是否已协商、会签；
（四）公文文种使用、体例格式是否规范，有关附件是否齐全等。
四、来文的分类
（一）办理要求：办件、阅件
（二）时限要求：特急件、急件、普通公文
（三）涉密程度：绝密、机密、秘密、普通公文
（四）行文方向：上行文、平行文、下行文
五、公文批分权限 上级机关来文和上级领导同志批示件，涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的请示、报告类的来文，以及职能分工尚不明确的办理事项，由文秘部门负责人提出拟办建议，呈报单位领导阅批。对一般日常性业务，以及已有明确职能分工承办的文件，由文秘部门直接批分。
六、传批传阅公文次序
公文传批、传阅原则上按照领导同志的排序，依次呈送领导同志。传批件由后向前送批，传阅件由前往后送阅。
批（阅）人相互之间一般不横传文件，应由秘书通过文秘部门组织传递。如遇领导同志出差、出访或其他原因不能批阅时，由文秘部门注明事由，及时顺延转下一位领导，以免延误。
七、准确恰当地使用公文批阅用语
（一）“请××同志阅”，即该公文为阅知类公文。
（二）“请××同志阅示（审示、批示）”，即该公文为阅示类公文，不提出具体意见，请领导同志直接批示。
（三）“请××同志（职位较低者）阅报××同志（职位较高者）批示”，即该公文为阅示类公文，需请两位或两位以上领导阅批，应先请职位较低者阅批后再送职位较高的领导批示。
（四）“建议……，请××阅示（批示）” 或 “请××同志阅示，建议此件应……办理为宜”，即该公文为阅示类公文，提出参考处理意见，请领导同志定夺并批示。
（无）“此件第×点提法欠妥，望再做调查研究后上报”或“请××同志阅示，此件较好、拟批转，请××同志阅定”，即该公文为阅示类公文，提出有关评论性意见，同时提出相应建议。
（六）“请××同志核报××同志批示”，即该公文为本单位制发，需请单位分管领导和主要负责人审定。(该批阅用语，一般在文秘部门负责人送本单位分管和主要负责人时使用)
（七）“请××同志阅报××同志批示”。即该公文为上级或外部门来文，需请单位分管领导和主要负责人批示。(该批阅用语，一般在文秘部门负责人送本单位分管和主要负责人时使用)
八、适时进行督办，提高办理效率
第二部分 草拟公文注意问题
一、需把握的共性问题
（一）行文规则
1.原则：行文应当确有必要、注重效用。 2.核心：按隶属关系和职权范围行文。
3.要求：一般不越级行文；不得越权行文；“请示”应当一文一事；“报告”中不得夹带请示事项；不得以单位名义向上级机关领导个人报送“请示”；同级机关可联合行文；文件须密来密复。
（二）准备工作
明确公文主旨，确定行文方式；了解行文背景，熟悉相关政策；合理安排结构，划分段落层次。
（三）把握好“四统一”
“本位主义”与换位思考相统一；为现实服务与对历史负责相统一；上下、左右、前后相统一；谴词造句与公文语体风格相统一。
三、需注意的共性问题
（一）草拟公文的标题问题
1．标题的三要素—发文机关、事由、文种。 2．标题要简明扼要并准确反映公文的主题内容。 3．标题中，除法规类文件外，一般不使用标点符号。 4．标题中使用标点符号的特殊情况：
（1）标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号（缩略点）。如：《×××关于开展“四五”普法教育活动情况的报告》、《关于积极配合“3·15”活动做好维护消费者合法权益工作的通知》。
（2）公文标题中某一部分需要注释或者说明时，用括号。如：《关于印发的通知》。
（3）公文标题中出现书名、报刊名时，用书名号。如：《关于做好征订发行工作的通知》。
（4）公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。如：《关于×××、×××职务任免的通知》。
（二）草拟公文的语言文字问题
提法要准确；职能定位要准确；注意行文的法律责任；名称要准确一致，简称要规范；年份不能简写；文号引用规范有序；用词恰当准确；语言庄重生动。
（三）草拟公文的格式问题 发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分，要求格式统一，标识准确。
加盖印章要求：上边缘距正文１行之内，端正、居中下压成文日期，不得出现空白印章。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能排下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，使印章与正文同处一页，不采取标注“此页无正文”的方式。
第三部分 常用公文的写作要则
一、“请示”
（一）写作
1．引语：简要概括请示什么问题。
2．主体：为什么请示（基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性）；请求批准的具体事项。
3．结束语。
例：请求批准性“请示”参考模板
××（公司）关于××××（事由）的请示
××××(主送单位)：
为了……（目的），根据……（依据），我单位拟……（意图主旨）。现将有关情况和我们意见报告如下：
一、…………（基本情况）。
二、………… （请示事项的必要性和可行性及其意义）。
三、………… （具体方案和请示事项）。
妥否，请示。
（印章）
××××年×月×日
（二）写作注意事项
请示事项要明确、具体；一文一事；“请示”不能写成“报告”；涉及其他部门职能的事项；应履行会签手续；“请示”不能抄送下级机关；请示上级机关的事项应当做好前期工作，及时上报，给上级机关留出研究、决策的时间，一般事项不得少于两周，紧急事项中不少于7天。
二、“报告”
（一）写作
1．引语：“报告”的缘由和目的。
2．主体：“报告”的具体内容。注意要以反映情况为主，并要注意层次。
3．结束语:一般用“专此报告”或“特此报告”作结束语。 例：答复上级单位交办事项的“报告”参考模板
××（单位）关于××有关情况的报告
××(主送单位)：
根据××要求（或根据××批示精神或根据转来的《××》要求），我们对……情况进行了认真研究（或我们对××问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：
一、（事件的“过程”、“原因”或按时间表述事件的来龙去脉）。
二、（经调查核实的情况或处理的依据、过程及结果）。
三、（下一步拟采取的措施）。
专此报告。
（印章）
××××年×月×日
（二）写作注意事项
不应多头主送；不应报领导个人；文风平时，实事求是，切忌文过饰非；报告中不能夹带请示事项；关于调查报告、述职报告等不是通用公文。
三、“批复”
（一）写作 1．批复的根据：收到什么请示？根据什么规定？经研究，批复如下：
2．批复的具体内容。
3．希望和要求。
例：“批复”参考模板
关于××××有关问题的批复
××（主送单位）：
你公司《关于××××的请示》（文号）收悉。鉴于…….，根据××××的有关规定（依据），现就………（主旨）有关问题批复如下：
一、原则同意………。
二、（具体细化要求）。
请你们（进一步提出做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出工作要求）。
（印章）
××××年×月×日
（二）写作注意事项
不得越级批复;态度鲜明，文字精炼，言简意赅。同意性批复勿需说明理由，往往对落实批复内容提一些原则性要求，但亦应明晰、简洁,不同意的批复，往往要阐述一下理由、原因，但要简明扼要;批复要抄送有关单位。
四、“通知”
（一）指示性“通知”写作
1．通知缘由”+“根据”+“目的”，现就……问题通知如下： 2．部署的工作、加强管理的措施、下达的政策逐项列出; 3．提出进一步要求。
例：指示性“通知”参考模板
关于×××××（拟采取措施）的通知
××（主送单位）：
近期以来，…………（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。×××××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据×××××（理论依据），为了………（目的主旨），经研究，决定……（拟采取措施），现就有关事项通知如下：
一、……………。
二、……………。
三、……………。
…………… （通知的具体内容）…………（提出希望和要求）。
（印章）
××××年×月×日
（二）“会议通知”的写作 1．引语：召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位，然后“现将有关事项通知如下”过渡到通知事项。
2．事项部分：写明会议内容、时间和地点（注意交待报到时间）、参会者准备事项等。
3．写明联系人和联系方式。
例：系统会议通知参考模板
关于召开××××会议的通知
××（主送单位）：
为了………（目的），根据××××（依据），××（主办单位）决定于××××年×月×日在××（地点）召开××××会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：…………。
二、参会人员：…………。
三、会议时间、地点：×××××。
四、其他事项
（一）请与会人员持会议通知到××××报到，…………（食宿费用安排）。
（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至×××××（会议主办或承办单位）。
（三）……………（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。
（四）联系方式：
联系人及电话：××××××
附件：1.参会名额分配表
2.参会人员回执
（印章）
××××年×月×日
五、“函”
（一）写作
1．“函”的原因。即将行文的原因和目的交待清楚。
2．“函”的具体问题或事项。内容较多时，应注意分条、列项逐一说明。
3．结束语。请求有关部门批准的事项，一般写“请予支持”或“请予核准”。
例：征询意见“函”参考模板
关于征求××××意见的函
××（主送单位）：
为了××××（目的），根据××××（依据），我们拟××××（或我们研究制订了《××××》）。现就××××有关问题征求你们意见（或现将《××××》转去），请研究提出修改意见，于×年×月×日前函告××××。
联系人：×××、×××电
话：××××××
（印章）
××××年×月×日
（二）写作注意事项
“函”的标题，如果是主动发函，在标题中用“函’，正文中为‘现函告如下’；如果是答复询问函，则在标题中用‘复函”，正文中为“现函复如下”。
“函”的语言要平和，形成商量问题、探讨工作、商洽事项的氛围。
六、“会议纪要”
（一）写作
总述部分。会议的前言、导语，即会议概况。一般是时间、地点，什么人主持开什么会议，什么人参加，什么议题等。
2．主体部分。会议的主要内容、情况，议定事项。
3．结尾。提出希望、号召。有的不用结尾，内容完结，自然结束。
例：“会议纪要”参考模板
××××集团公司××××会议纪要
×年×月×日，×××同志主持召开×××会议，×××、××等同志（领导同志）参加了会议。×××同志传达了………精神，通报了……有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了×××关于……工作情况汇报，讨论了………；审议了《××××××》等×项……… 。
会议认为，………。
会议强调，………。
会议指出，………。
会议经过审议，议定以下事项：
……………….。
如，会议根据…….，审议并原则通过了《×××××》、《×××××》等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据…….要求，就解决………..等问题提出了意见。
出席：×××、×××、×××、×××、×××、×××、
×××、×××、×××。
常用公文参考模板
一、决定
001.重要事项决定
××××公司关于×××××（事由）的决定
××××（主送单位）：
为了××××（目的），根据×××××（依据），经研究，决定××××（决定事项）。
一、××××××××××。
二、××××××××××。
三、××××××××××。 ……（决定的具体内容）
（印章）
××××年×月×日
002.嘉奖决定
××××公司关于表彰×××××的决定
××××（主送单位）：
最近，××××（被表彰人员或单位的事迹）。×××××（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。
为了××××（表彰目的），根据×××××（表彰依据），决定对××××等予以表彰（或授予××××等×××称号）。
希望×××××（号召向先进学习，提出更高的二公子要求和希望）。
附件：表彰名单
（印章）
××××年×月×日
003.处分决定
××××公司关于对×××××处分的决定
××××（主送单位）：
最近，××××（违规违纪事迹）。×××××（造成的危害和产生的不良影响）。
根据×××××（处分依据），为了×××××（目的主旨），经研究，决定给予××××（受处分的人或单位）××××（处分决定）的处分。
（印章）
××××年×月×日
二、通知
004.指示性通知
关于×××××（拟采取措施）的通知
××××（主送单位）：
近期，××××××（从正反两方面分析面临的形式和存在的问题）。×××××××××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据×××××（依据），为了××××（目的），经研究，决定××××（拟采取措施），现将有关事项通知如下：
一、××××××××××。
二、××××××××××。
三、××××××××××。 ……（通知的具体内容） ×××××××××（提出希望和要求）。
（印章）
××××年×月×日
005.周知性通知
关于启用×××××印章的通知
××××（主送单位）：
根据×××××（依据），成立××××××（机构名称或机构更名）。从×××××起（起始时间）启用××××××印章（机构更名时，应注明原××××印章同时废止。）
附件：印模式样
（印章）
××××年×月×日
关于成立×××××（机构）的通知
××××（主送单位）：
为了×××××××（目的），根据×××××（依据），决定成立××××××（机构），负责××××工作。现将有关事项通知如下：
一、××××（机构）的人员组成 ×××××××
二、××××（机构）的主要职责
（一）×××
（二）××× ……
三、××××（机构）下设办公室，主要负责××××工作。 ×××××（其他需要说明的事项）。
（印章）
××××年×月×日
006.任免通知
关于×××××等同志职务任免的通知
××××（主送单位）：
经×××研究，决定： 任命×××为×××××； 任命×××为×××××；
免去×××的××××××（职务）。
（印章）
××××年×月×日
007.印发、转发性通知
关于印发《×××××规定》的通知
××××（主送单位）：
为了×××××××（目的），根据×××××（依据），我们制定了《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××。
（印章）
××××年×月×日
关于转发×××××的通知
××××（主送单位）：
为了×××××××（目的），现将×××××（上级单位或有关部门）《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。 ××××（具体贯彻意见）。
（印章）
××××年×月×日 008.会议通知
通 知
××××（主送单位）：
定于×月×日×时，由××××主持，在××××（地点）召开××××××会议。会议主要内容（议题）是×××××××，请×××××参加。
请于×月×日前将参会人员名单（车号）报××××（凭会议通知进大门）。
联系人：×××
电 话：×××××、×××××（传真）
（印章）
××××年×月×日
关于召开××××会议的通知
××××（主送单位）：
为了×××××（目的），根据×××××（依据），××××（主办单位）决定于××××年×月×日×时，在××××（地点）召开××××××会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：×××××××。
二、参会人员：×××××。
三、会议时间、地点：×××××。
四、其他事项：
（一）请与会人员持会议通知到×××××报到，××××（食宿费用安排）。
（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××（会议主办或承办单位）。
（三）×××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）
（四）联系人及电话：×××
××××
附件：1.参会名额分配表 2.参会人员回执
（印章）
××××年×月×日
三、通报
009.表彰通报
××××（单位）关于表彰（奖励）×××
（集体或个人）的通报
×××××（主送单位）：
××××（被表彰人员或单位的事迹）。×××××（产生的积极影响和表现出的精神）。为了××××（目的），根据×××××（依据），经×××研究，决定对××××等予以通报表彰。
希望×××××（号召向先进学习，提出更高的二公子要求和希望）。
（印章）
××××年×月×日
010.批评通报
××××（单位）关于对××××问题的通报
××××（主送单位）：
××××（通报××××违规违纪事实和做法）。 经查，×××××（调查结果）。
为了×××××（目的主旨），根据×××××（处分依据），经研究，××××（对通报对象的结论和处理意见）。
××××（警示教育和杜绝措施）。
（印章）
××××年×月×日
011.情况通报
××××（单位）关于对××××情况的通报
××××（主送单位）：
×××年×月×日，×××（单位）在××××（地点）大声×××事故（事件）。××××（事故或事件的性质）。为了×××××（目的主旨），进一步加强××××工作，防止此类事故（事件）的发生，现将×××××事故（事件）情况通报如下：
一、×××××（事故或事件的原因分析）。
二、×××××（对有关单位和人员的处理情况）。
三、×××××（应吸取的教训和拟采取的措施等）。
（印章）
××××年×月×日
四、报告
012.工作报告
××（单位）关于对××××工作情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××要求（或×××以来），我们×××（概述工作背景或基本情况），对×××工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：
一、×××××（工作基本情况）。
二、×××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。
三、×××××（存在的问题和拟采取的措施等）。
四、×××××（下一步工作安排和思路）。
（印章）
××××年×月×日
013.答复上级单位的询问和交办事项的报告
××（单位）关于对××××有关情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××要求（或根据××××批示精神，或根据转发的《×××》要求），我们对×××情况进行了认真研究（或我们对××××问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：
一、×××××（事件的过程、原因等）。
二、×××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。
三、×××××（下一步拟采取的措施）。 特此报告。
（印章）
××××年×月×日
014.反映情况的报告
××（单位）关于对××××有关情况的报告（紧急
报告）
××××（主送单位）：
×××年×月×日（最近、近日），××××（概述“报告”反映情况的产生缘由、情况和问题）。为了×××××（目的），现将有关情况报告如下：
一、×××××（情况过程和最新事态）。
二、×××××（原因及后果分析）。
三、×××××（已采取的措施及作用）。
四、×××××（下一步拟采取的措施）。
五、×××××（需引起上级单位重视或关注的问题）
（印章）
××××年×月×日
五、请示
015.请求批准的请示
××（单位）关于对××××（事由）的请示
××××（主送单位）：
为了××××（目的），根据××××（依据），我单位拟×××××（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、×××××（基本情况）。
二、×××××（请示事项的必要性和可行性及意义等）。
三、×××××（具体方案和请示事项）。 妥否，请示
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××
××××）
016.请求解决问题的请示
××公司关于请求协调解决×××问题的请示
××××（主送单位）：
目前，我公司××××（遇到的问题或困难）。为了××××（目的），根据××××（依据），我单位拟×××××（意图主旨）请示如下：
一、×××××（问题的由来）。
二、×××××（问题的不利影响）。
三、×××××（解决问题的积极意义）。
四、×××××（请示内容、即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）
妥否，请示
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××
××××）
017.请求指示的请示
××公司关于×××问题的请示
××××（主送单位）：
近日，××××（在某项工作进行中遇到×××问题）。现将有关问题请示如下：
一、×××××（有关情况）。
二、×××××（遇到的问题）。
三、×××××（请示内容、即恳请上级单位对×××问题做出指示）
妥否，请示
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：×××
××××）
018.内部请示（签报）
关于×××（事由）有关问题的请示
××××（领导）同志：
根据×××××（缘由），我们（会同×××部门）对×××××问题进行了认真研究。现将有关问题和我们的意见报告如下：
一、×××××问题的基本情况。
二、×××××部门的意见。
三、×××××（我们的意见） 妥否，请示
××××（部门）×××（负责人）
××××年×月×日
六、批复
019.示例
关于××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××的请示》（文号）收悉。根据××××（依据），经研究，同意你们关于×××××（主旨）。请你们在×××××工作中切实加强临到，确保××××。
（印章）
××××年×月×日
七、函
020.征询意见函
关于征求××××意见的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××（依据），我们拟×××××（或我们研究制定了《×××××》）。现将×××××有关问题征求你们意见（或现将《×××××》转去），请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告×××××。
联系人：××× 电 话：××××
（印章）
××××年×月×日
021.答复意见函
关于××××有关意见的复函
××××（主送单位）：
你们《关于征求××××××意见的函》（文号）收悉。经研究，现将有关意见函复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××（具体意见）。
（印章）
××××年×月×日
022.请求批准函
关于申请××××的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××（依据），我们申请×××××。现将有关情况和我们的意见函告如下：
一、×××××（基本情况）。
二、××××（必要性、可行性及其意义）。
三、×××××（我们的意见）。
现将有关材料报送给你们，请于审批。
（印章）
××××年×月×日
八、会议纪要
0
23、会议纪要
××××××会议纪要
（第×期）
××××（制发单位）
××××年×月×日
××××年×月×日，××同志主持召开了××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了会议。×××同志传达了×××××精神，通报了××××有关工作情况，并作了重要讲话，会议听取了×××关于×××××工作情况汇报，讨论了×××××，审议了《×××××》等×项××××。
会议认为：×××××。 会议强调：×××××。 会议指出：×××××。
会议经过审议，议定以下事项：
×××××（例如，会议根据××××××，审议并原则通过了《×××××》、《×××××》等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批并下发，会议还根据×××要求，就解决××××等问题提出了意见××××）。
出席：××××（单位）×××（姓名）、××××（单位）×××（姓名）。
分送：×××、×××。 0
24、董事会会议纪要
××公司××××年第×次董事会会议纪要
××××（董事会会议同志的时间安、方式及会议议题）。 ××××年×月×日，××公司在××××（地点）召开第×次董事会会议。会议由×××董事长召集，应到会董事××人，实际到会××人，×××因故不能到会，已书面委托×××代为出席。×××、×××列席了会议。
会议按照通知所列议程进行，会议的召集、出席人数、程序等符合有关法律法规及公司章程的规定。
与会董事以××××表决方式，作出以下决议：
一、×××××（×票同意，×票反对，×票弃权）
二、×××××（×票同意，×票反对，×票弃权） ……
与会董事签署如下： ×××、×××、×××、×××、×××
××××年×月×日
