构筑内控坚固防线 有效控制财务风险 --------A公司（汽车4S店）审计案例
厦门国贸集团股份有限公司内控与审计部
一、审计背景
厦门国贸集团股份有限公司（以下简称公司）是一家综合性企业，始创于1980年并于1996年上市。经过三十多年的发展已形成供应链管理、房地产经营和金融服务三大核心业务。公司秉承“持续创造新价值”的使命，“创新、恒信、成长”的核心价值观，“激扬无限、行稳致高”的企业精神，“大舞台、大学校、大家庭”的文化理念，锐意进取、不断创新全力将企业打造成为令人尊敬的优秀综合服务商。公司连续多年入选“中国企业500强”、“中国非金融类跨国公司百强”，多项业务进入全国行业百强，多个商品经营规模名列全国前列。2014年公司实现营业收入552.88亿元实现归属于母公司所有者的净利润8.49亿元2014年末资产总额达344.42亿元。
根据公司新一轮的汽车业务“以品牌汽车销售为主，向价值链高端的后服务市场延伸”发展战略，2014年度，公司对汽车4s店（以下简称“4S店”）业务风险进行了梳理与排查，以有效提升整天业务管控，进而提升经营效益。
所谓4S店就是品牌厂家授权的该厂家汽车的特许经销商，是集整车销售（Sale）、零配件（Spare part）、售后服务（Service）、信息反馈（Survey）四位一体的汽车销售服务企业。 4S店如果想发展壮大，必须建立在良好的内部控制基础上。针对汽车4S店开展内部审计项目，有利于发现4S店经营中存在的问题，实现对4s店的有效监督，有助于提升内部控制执行力，发现企业内部控制设计上的缺陷，避免因内部控制设计不当而造成的损失，从而使4S店整体投资效益达到最大化。
基于此，2014年5月，公司对参与投资的合资企业A公司的内部控制及经营情况进行了内部审计，由双方股东联合出具审计通知书，以公司内部控制与审计部为主，成立专项审计小组。审计目标即检查内部控制存在不足，有效降低财务风险提升管理效益。
A公司为4S店，主营系某经济型汽车品牌销售及汽车维修业务，近年经营稳健，保持一定利润的规模。2013年实现营业收入1.95亿元，净利润206万元，其中整车销售收入1.66亿元，毛利率为8%，维修服务收入0.18亿元，毛利率为22%。
二、审计过程及方法
（一） 准备阶段：精心组织，保证审计效率与质量
为确保本次审计目标的实现，提升本次审计质量和效果，专项审计小组共有4名成员，由公司内部控制与审计部总经理带队，其他3名成员或具有多年财务工作基础，或具有多次4S店内部审计工作经验。
由于是首次对A公司进行内部审计，在本次审计项目实施前，审计小组先进行资料的充分收集，收集4S店行业资料、被审计单位初步财务报表资料、公司下属4s店历史内部审计报告等等。审计小组在审阅提炼资料信息后，先后进行2次审计碰头会议，就4s店的主要风险点、重要控制措施以及A公司目前的经营情况进行讨论、分析，进而制订审计方案确定审计重点。 经过讨论分析后，根据A公司经销的汽车属经济型轿车且精品加装业业务量较小的情况下，审计小组初步确定的审计重点为：整车销售及车辆维修业务流程检查；整车及零配件收发存审计；整车销售及维修业务收入、成本审计。
（二） 实施阶段：注重多种审计方法结合应用，提高审计效率与效果
经过充分的审前准备，审计小组于2014年5月22日下达审计通知书，并于26日正式进场审计。
1、分析先行，进一步锁定审计关注区
对4S店审计项目的入手,基于4S店的经营模式及客户众多的特殊性，分析程序的执行显得尤其总要。审计小组进场后，首先对A公司收入结构进行分析，进而对整车销售及维修业务总体及各月毛利率进行分析。
在整车销售毛利率分析时，审计小组关注A公司是否将装潢装饰收入一并计入整车销售收入，结合厂家的商务政策以及4S店的经营情况，对返利金额的真实合理性进行分析，考虑返利对整车销售各月毛利率的影响，进行分析各车型毛利率的合理性，关注异常毛利率车型销售。
在维修业务毛利率分析时，审计小组参考借鉴行业毛利率，结合公司维修车型、主要客户群消费习惯、维修业务类型等情况，查找异常毛利率水平及波动，从而进一步关注维修业务收入、成本核算口径是否一致，分析是否存在隐匿维修收入的可能。
通过毛利率分析，以及对整车业务流程管控的了解，结合4S店维修业务量大且较多涉及现金交易，容易跑冒滴漏的特点，审计小组进一步缩小审计关注点，锁定维修业务。
2.望、闻、问、切结合，梳理内部控制流程
在审计现场实施过程中，在分析程序基础上，审计小组始终“望、闻、问、切”贯穿于整个审计项目，研读A公司制度、流程、岗位职责说明等资料，对各业务负责人与岗位责任人进行访谈，现场观察A公司业务管理流程执行情况，深入了解业务管理系统，核对业务数据，抽查业务卷宗资料，即分别就企业不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制等控制措施进行抽样检查测试。审计小组审计重点包括：
（1）维修业务从接待、维修工单开具、车间修车、维修结算、维修款收取，到财务确认收入的流程。
（2）将厂家系统工单结算数据与财务系统数据、业务单据过行核对，检查收入的完整性，分析存在差异的原因，并对厂家系统管理流程及管理权限进行了解与测试； （3）结合配件库存盘点、采购发票、厂家系统出入口情况、出入库单据，检查维修业务成本结转的准确性；
（4）梳理4S店货币资金管理流程，核实现金收入是否及时上缴，是否存在刷卡套现情况，货币资金是否账实相符，并对现金进行盘点核对。
以上流程控制点及系统控制的测试，审计小组分别通过数据对比、现场观察、盘点核实、抽样测试、异常情况询问与沟通等手段，逐一诊断，并细究问题存在的具体原因，梳理出内部控制设计不足及内部控制执行不到位事项。
3、汇总审计成果，注重与被审计单位的双向沟通
在审计过程中，审计小组历时两周形成多份审计工作底稿，涵盖检查记录、访谈记录、财务及业务资料收集记录等，确保审计成果有据可依；审计现场结束时，形成审计小结汇总与A公司管理层进行沟通交流。
审计小组深谙与被审计单位的关系不仅是监督与被监督的关系，更应注重协同效应，帮助企业完善内部控制，提升管理水平。在审计过程中，坚持一审二帮三促进的原则，注重协调和沟通，消除A公司被审计的抵触心理，从而取得更好的访谈效果与问题性质的确认，结合业务一线反馈提高了审计建议的可操作性。在审计成果沟通时，审计小组与A公司就企业运行中的职责分工界定、风险控制、管控状态等内容进行了探讨，针对审计中发现的问题及相应建议进行深入交流，由于审计建议切合实际，有效规避及降低业务操作中存在的风险，取得A公司管理层的认可与接受。
（三）攻坚时刻：注重创新，提高数据运用分析能力，查找不符事项
A公司月均维修业务量超过1700笔，年度记录超过2万笔，在没有erp系统将前后端数据整合的情况下，面对如此庞大的工单、结算单、财务数据，如何检查业务数据与财务数据的一致性呢？如何通过技术手段开发，以更有效整合大量的业务系统数据与财务数据。即在排查A公司维修业务是否存在舞弊风险时，审计小组通过EXCEL进行二次开发，以更有效整合大量的业务系统数据与财务数据。即在排查A公司维修业务是否存在舞弊风险时，审计小组通过EXCEL录制宏及大量函数应用，将输出的厂家系统业务数据与财务数据进行一一匹配核对与分析，从而发现业务系统数据混乱及系统功能设置上存在的缺陷。对数据综合全面的运用分析，让审计小组更快速查找不符事项，找准问题存在，进而提出解决方法。
三、审计结果及成效
在A公司审计中，审计小组发现，由于近年来汽车市场需求疲软，经销汽车品牌较为弱势等原因，4S店面临着市场竞争激烈，库存高企等不利局面，4S店管理层将主要关注度放在提高业绩上，忽视了内部控制设计合理性及内部控制执行规范性。
（一） 审计中发现问题 在审计中，审计小组发现A公司在售后维修业务管理方面的制度建设、岗位设置分工及职责要求、业务系统使用规范性、财务核算规范性、服务抵用券管理存在内部控制缺陷。具体包括：
1、制度建设尚不够全面
健全的规章制度、完整的业务流程是构建内部控制体系的重要组成，审计组在梳理比对A公司维修业务制度、流程设计合理性时发现，A公司虽制定了岗位职责说明，但未就从服务接待接车到最终结算收款完整流程操作及操作标准进行具体书面约定。
2、厂家维修业务系统存在管理漏洞
（1）部分维修工单未按照实际收银结算情况进行业务系统录入，导致业务数据与财务数据存在不一致。
在对维修业务进行毛利率分析时审计小组发现，A公司维修业务毛利率存在波动的情况，审计小组当即就波动月份业务进行深入挖掘，将2013年某业务系统约1800笔工单结算情况与财务账面收入入账情况进行一一核对，发现剔除协议户、内领、与厂家结算的首保索赔外，尚有160笔工单业务系统显示于当月结算，但却未在财务账面体现收入。在一步的排查时发现，此部分工单是客户投诉及营销免单、使用券等情况，而结算员未按实际抵免后的结算情况进行系统结算收银创建，导致业务数据与财务数据不一致。此外，A公司对部分客户优惠打折未在业务系统中体现，而在打印系统结算单后进行手工打折、备注等，导致业务数据与财务数据存在不一致，可能导致财务管控的失效，无法确保收入入账的完整性。
（2）厂家系统未限制出具价结算单，企业对估价单转为正式工单情况未进行监督跟踪
审计组在对财务凭证后附的维修业务结算清单进行抽查时发现，存在两种结算单号编码规则，在向服务接待进一步的沟通了解得知，两种编码使用规则分别存在于估价结算与正式单结算，即由于厂家系统设置未禁止使用估价结算单，且估价结算单格式与正式结算单格式几乎一致，维修站在客户需提前结算时允许使用估价结算单进行结算收款。
在核对2013年某月入账241笔估价结算单的使用情况发现，135笔估价结算单金额与系统正式结算单金额不一致，4笔估价结算单未转成正式工单。且A公司未建立相应的台帐对估价结算单使用情况进行监督，也未就估价结算转成工单情况进行跟踪核对，公司对业务系统结算数据完整性的管控存在不足，对估价结算单收款结算的入账完整性控制力薄弱，易生产舞弊风险。
3、货币资金账务核算及管理亟待规范
货币资金管理是内部控制管理重要环节，审计小组就银行对账单与账面银行存款余额进行对比时发现，A公司对银行存款科目的核算过于随意，由于往来收付较为频繁等原因，财务人员出于简便处理的目的，对部分银行收支款项未按实际发生日期入账，而提前或滞后入账，如费用款项支付时未予以入账，而待费用相关发票齐全时才予以入账；这导致当期账面银行存款余额与银行对账单不符，银行存款余额调节表存在较多未达账项，无法准确反映真实的资金状况，不利于资金的管控。
4、在关键岗位设置及职责要求上缺乏相互制约及有效管控 根据《企业内部控制基本规范》要求，对于不相容职务，应实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。审计小组分析、梳理关键岗位时发现A公司维修结算单开具和维修款的收取均由收银结算员1人完成，不符合不相容岗位相分离原则，且会计人员仅复核收银结算员上报开票单据、结算单单据、收银单据总额的一致性，未有相应的业务系统权限复核收银结算员上报数据的完整性，这可能产生收银结算员篡改结算数据、截留收银款项的风险。
此外，审计小组在对业务系统估价结算单使用权限进行排查时发现，服务接待及结算员均有权进行估价结算单打印，A公司对估价结算单使用权限的管理有待进一步明确与控制。
5、对服务抵用券使用缺乏有效管控
服务抵用券是4S店在营销中的重要手段，对抵用券发放与回收的有效管理采恩那个保证企业利益不受损。审计小组在核对业务系统数据与财务数据差异时发现A公司维修业务使用服务抵用券的情况，进而展开对抵用券管理完整流程的检查，审计发现：A公司对服务抵用券的印制、发放、回收等环节未有相应的台帐管理，对印制金额、已发放金额、已抵用金额、未抵用金额未有相应的统计。客户所抵用的服务抵用券由收银结算员收回后，存档于收银结算处，未由财务部会计人员收回核销。A公司对服务抵用券的管理做法可能造成相关人员串通舞弊，重复使用服务券以套取现金的风险，从而造成公司财产损失。
（二）审计建议：出台制度，明确分工，规范业务操作及财务核算。
针对A公司内部控上存在的缺陷，审计小组建议A公司书面制定相应的业务操作规范及制度，对后续作业在工单录入、结算、收款等环节上进行规范，明确业务系统权限及操作规范；梳理近期业务系统数据，保证业务数据与财务数据的一致性；对估价结算单使用进行严格管理，并有相应台帐进行跟踪监控；循序渐进引入ERP系统工作，有效规避舞弊风险；对关键岗位不相容职位分离、设置相应交叉复核人员，对工单作业收款进行有效核对，保证账面收入的完整准确性，确保收银单据、发票、工单结算单的单单相符；建立相应台账，规范服务抵用券管理，已使用抵用券进行相应的核销作废；出台公司财务管理制度，规范财务核算。
（三）落实整改
针对审计发现的问题，A公司非常重视，召集相关分管领导及部门人员开会讨论，对存在问题和管理过程中缺漏和不足进行逐一剖析、梳理，结合审计建议，制订完整、系统、层次分明的整改方案，并积极进行整改。
1、制度方面
A公司历时三个月对现有的制度及业务流程进行全面梳理，对业务流程进行再造优化，并将相关约定固化成各项管理制度，明确了各岗位分工职责，使业务流程更加规范，制度更加严谨有效。
2、厂家业务系统管理方面
明确界定厂家业务系统估价结算单使用范围及权限，禁止估价结算单的滥用，财务介入对近期业务系统数据进行全面的核对清理，规范后续结算收银数据的录入。
3、货币资金管理方面
规范货币资金核算，规定所有收、付款单据应及时、完整入账，银行调节表每月由会计确认签字并报送财务经理审查，并重新梳理了费用报销流程，明确费用报销与财务核算的先后顺序。
4、岗位分工设置方面
针对关键岗位各增加了一名结算员和出纳，并对系统数据、结算单据由核算会计进行严格核对，保证结算员上报营业数据得以有效复核。
5、服务抵用券方面
制定抵用券管理办法，规范抵用券的领用、保管、使用、注销、回收、建账等管理，实现抵用券管理的统一化、标准化。
（四）整改效果
内部控制与审计部于2014年10月对A公司进行审计整改后续跟踪工作，发现A公司通过对审计发现问题的整改，管理制度流程进一步标准规范化，业务系统数据与财务数据能取得有效的核对与匹配，系统操作权限管理及岗位职责明晰，4S店风险防范能力得到有效提升，企业管控水平及分工协作有了实质性的飞跃。
