浅谈系统集成项目沟通管理
[摘要]：
我作为项目经理参与某市政府政务综合信息平台系统项目的实施，主要负责系统的组织规划实施与项目管理，实现政务综合信息平台与应急指挥信息管理系统的融合，提升紧急条件下的处置调度能力;同步推进与现有政务专网、政务外网应用的对接与融合，打造“网上政府”，提升政府服务社会、企业、个人的能力。
在项日管理中，沟通与协调是在人、思想和信息之间建立的联系，它对于项日取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。沟通与协调可使矛盾着的各个方而居于统一体中，使系统结构均衡，使项目实施和运行过程顺利。本文以该项目为例，结合实践，讨论在该项目进行沟通管理的问题。主要通过灵活运用多种沟通方式，直接与项目组成成员沟通，避免中间环节，发展良好的沟通技能，善于运用倾听和反馈，召开高效项目会议等方法和策略进行有效的沟通管理。目前，该系统已正式投入运行，状况良好，受到客户的一致好评。 [正文]：
对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。我在工作中经常会遇到这样的项目，项目的干系人包括开发投资者、管理者、设计单位、监理单位、施工单位等,每个干系人在项目中的角色各不相同，都希望能以各自的沟通能力、技巧来完成必要的沟通,以使项目建设顺利地进行。项目经理在沟通中担任主持协调者，调解人，聆听者，解释者等诸多角色。因此有效的沟通管理是项目成功的必备条件。
总的说来，沟通管理是一个收集与反馈，存储与加工，解决与发布在项目执行过程中所汇集的各种信息的处理过程。简单的说就是信息的传递和理解。主要过程包括：
第一，制定项目沟通计划，先确定出项目沟通要实现的目标，然后是根据项目沟通目标和确定项目沟通需求去分解得到项目沟通的任务，进一步根据项目沟通的时间要求去安排这些项目沟通任务，并确定出保障项目沟通计划实施的资源和预算。
第二，信息发送，及时向各项目干系人提供所需信息。
第三，绩效报告，收集并发布有关项目绩效的信息，包括状态报告，进展报告和预测。第四，管理收尾，生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化。
一、几种沟通关系
网络系统项目实施过程中，一般有以下几种关系需要大量沟通，以使项目更加顺畅进行。但无论沟通双方是什么样的合作关系，沟通的原则却都是一样的，即目的明确、思路清晰、注意表达方式、以诚相待；要选择有利的时机，采取适宜的方式。
1.与用户的沟通
用户和集成商表面是对立的两个组织，实际上却是一个统一体，双方共同的目标都是希望项目能够成功，因此他们之间的沟通是项目所有沟通中最为重要的。用户方可能对IT技术、工程规范的了解不够深入，集成商则可能对用户需求和业务了解得不充分，使得双方对工程的理解存在差异。
我们在工程实践中经常这样处理这种沟通关系：首先是在需要做出实施中的一些关键决策时，做到主动征求用户的意见，并接受用户的指导、协调管理；建立工作联系制度，按时参加项目联络会议，对项目进展和问题进行沟通；坚持给用户提交工作周报，使他们随时掌握项目动态；认真落实用户提出的建议，将用户的想法完整地转达给每个相应的干系人，并协同处理。在秉承互尊互利的原则上，基本上都能与用户形成良性的沟通关系，从而也使得项目中的任何问题都不成为了问题。
2.项目经理与公司主管领导
公司领导主要是通过与项目经理及其他项目组成员的沟通，了解和掌握项目的执行情况。这种沟通可分为定期和不定期两种，我公司制定了完善的工作日志汇报机制，每天列举项目进展与计划是否有偏差、出现及解决了哪些问题等内容，每周提交一次进度报告和下周工作计划。不定期沟通则主要体现在出现需要主管领导决策或处理的状况时。与主管领导经常进行沟通，有利于梳理自己的工作思路，并从领导的支持中获取信心。
3.项目经理与项目组成员
每周我们会举行一次项目例会，由项目组成员全体参与，主要是检查项目计划的完成情况，发现偏差，并制定和落实纠偏措施。每日会举行一次项目评审会议，主要目的是总结上阶段工作，布置下阶段任务，在该项目结束后，我们召开项目总结大会，发起人老总，各部门经理，项目组全体成员都参与，主要目的是为了总结经验，检讨教训，论功行赏，项目运行一段时间后，我们还召开了后评价会议。由很多专家参与，主要是学习和反馈，对项目进行总结，在开会之前，我们都确定了会议的日程，议题，参与人，地点等。并提前通知与会者。同时控制会议的规模。仅邀请必需人员参加，并要求按时开会，按时结束，制定防止开会迟到，早退的制度。在会议上不允许讨论与会议议题无关的话题，在会议也要听取不同的观点和意见。
4.其他关系 包含的关系还有集成商/项目经理与设备提供商，与设计单位，与工程分包商等等。通过加强计划性和通过发包人或监理工程师进行协调。
本项目中涉及到网络设备、服务器等硬件采购由我公司负责，曾出现防火墙无法按期到货，导致网络不通无法测试平台数据访问，设备供应商刚开始保证当天到货，却为迟迟不到货寻找各种借口，最后终于顶不住压力说出实情，物流由于交通原因要晚一天到货。于是项目组果断联系公司将准备好的备机送到现场安装，使测试工作得以顺利进行。同时向客户汇报无法到货的原因和解决办法，争取客户的谅解。项目中包括软件开发分包，项目经理与分包单位关系的协调应按分包合同执行，正确处理技术关系、经济关系，正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协调关系。项目经理还应对分包单位的工作进行监督和支持。项目经理应加强与分包单位的沟通，及时了解分包单位的情况，发现问题及时处理，并以平等的合同双方的关系支持分包单位的活动，同时加强监管力度，避兔问题的复杂化和扩大化。
二、沟通方式
1.会议沟通管理的方式主要有：每周的工作例会；针对问题的专题会；针对秩序混乱的协调会。
建设单位（甲方）作为项目的最高决策机构，监理工程师协助甲方进行沟通管理。工程指令，有时从甲方直接下达，有时甲方指示监理工程师下达。项目组的所有报告请示同时送达甲方和监理工程师。项目组之间的协调主要由监理工程师负责。项目的每周工作例会也由监理工程师主持。公司的项目组工作人员也要定期组织工作例会，向项目经理汇报各工作模块的进度，遇到的问题和解决办法，使项目经理能及时根据实际情况调整工作计划。同时，项目经理对每个项目组成员的工作方法、工作态度作一个评估，使项目组工作团队始终能保持高效率的运作。
本项目中，建立的市政府综合信息平台要将全市紧急服务部门、政务服务部门、行业服务部门、企业服务部门等，原本各自独立的信息平台整合在一起，实现“多种接入、政务融合、协同处理、流程延伸、应急可靠”功能。在项目成立后召开针对多部门的协调会，将主要负责人召集在一起，将各部门信息平台情况汇总，制定解决方案，形成决议，使各部门即不影响当前的工作，又能积极配合项目工作的开展，从而大大降低项目实施的难度。
2.文件沟通管理方式主要有：项目部的施工组织设计；监理工程师的监理规划；建设单位的建设目标纲要；各自的合同和补充协议；项目部的工程周报；监理工程师的监理月报；建设单位的工程月报；建设单位和监理工程师对项目部下达的指令、通知、文件等；项目部向建设单位和监理工程师送达的报告、请示、回复、申请单、备忘录、工作联系单、检验结果、验收结果等。
3.口头沟通管理的主要方式有：汇报、谈话、展示、模拟、说明等。口头沟通的信息不能保存，而且在沟通完毕后容易被遗忘，在特定的场合也不具备法律效力。而在实际项目执行过程中，口头沟通又十分常见，并且还常常能够取得一定效果。因此，口头沟通尽量以书面的形式保存下来，可以采用电子书写的方式易保存易查阅。
三、项目沟通计划编制
1) 项目沟通计划的定义
项目沟通计划是对于项目全过程的沟通工作，沟通方法、沟通渠道等各个方面的计划与安排。项目沟通计划包括四个方面的具体工作：项目沟通计划的准备工作，项目沟通需求的确定，项目沟通方式与方法的确定，项目沟通计划编制。
2）项目沟通计划编制的前期准备工作
1.收集与项目沟通计划有关的信息； 2.加工处理收集到的各种相关信息。
3）项目沟通需求的确定
项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上，对项目组织的信息需求做出的全面决策，其内容包括：
⑴ 项目组织管理方面的信息需求（上下的沟通）
⑵ 项目内部管理方面的信息需求（同事间的沟通）
⑶ 项目技术方面的信息需求（技术信息沟通）
⑷ 项目实施方面的信息需求（对内的沟通）
⑸ 项目与公众关系的信息需求（对外的沟通）
4）确定项目沟通方式与方法的主要因素
在项目沟通中，不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法，因此在编制项目沟通计划过程中还必须明确各种信息需求的沟通方式和方法。影响项目选择沟通方式方法的因素主要有以下几个方面： （1）沟通需求的紧迫程度
（2）沟通方式方法的有效性
（3）项目相关人员的能力和习惯
（4）项目本身的规模
5）项目沟通计划的编制结果
（1）项目沟通的信息内容、信息格式和详细程度等 （2）收集、加工、储存、分发项目信息的方法 （3）按项目组织结构图给出的项目信息分配结构 （4）各种项目沟通工作的实施计划安排 （5）项目信息可信性和有效性的评价方法 （6）修订和改进项目沟通计划的方法
三、结束语
总之，沟通是人际之间传递信息的过程，它对于项目取得成功是必不可少的。要做好项目每个阶段的工作，达到预期的效果，就必须在项目组内部以及项目组与外部环境之间建立沟通渠道，快速准确的传递信息从而达到各成员的协调一致；使项目成员明确各自的职责，了解他们的工作对实现项目目标所做的贡献；通过广泛和深入的沟通，找出项目管理的问题，预估项目过程当中的依赖和风险，制订相应对策和解决方案，并跟踪控制问题的解决情况。因此，良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。
参考文献
1.刘新梅，《项目人力资源与沟通管理》清华大学出版社．2001 2.柳纯录，《系统集成项目管理工程师教程》 清华大学出版社; 第1版2009
