《内部控制》案例分析
成都列维士家具有限公司
--原材材料采购系统分析
1相关概念介绍
1.1采购
“采购”一般是指企业实际购买及与购买过程有关的活动，具体包括：物料计划和控制、采购调研、采购。运输、存货控制、接收、物料质量控制，在制造企业里，原材料的采购往往是企业余额最大、最频繁的采购行为。
1.2重要性
采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。
2采购业务主要风险及风险控制
2.1主要风险
2.1.1采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导
致企业生产停滞或资源浪费。
2．1.2供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，
可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
2.1.3采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
2.2风险控制点及措施
2.2.1在编制年度生产经营计划时，科学安排需求计划、采购计划、采购预算；需求计划不能制定供应商；对独家代理、专有、专利等特殊产品，需论证审批；
2.2.2建立科学的供应商评估和准入制度；按照公平、公正和竞争的原则，择优确定；建
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立供应商管理信息 系统和供应商淘汰制度。
2.2.3制定明确的采购验收标准，确定必检物资目录、专业测试程序；验收人员应当根据采购合同及质检部门出具的质检证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等是否一致。
3案例分析
3.1公司简介
成都列维士家具有限公司（以下简称W公司）建立于1990年，坐落于全国第三大家具生产基地——成都家具产业园。公司以生产健康实木高档民用家具和星级酒店家具为主，是目前西南地区最具实力和代表性的实木家具生产厂家之一。
为打造列维士品牌的卓越品质，公司斥巨资引进德国、意大利全电脑程控实木家具生产线和具有国际先进的木材干燥设备，并通过了ISO9001：2008国际质量管理体系认证、ISO14001：2004国际环境管理体系认证和中国环境标志产品认证。
公司曾为四川省委省政府、九寨天堂、锦江宾馆、西藏饭店、工行四川分行、中行四川分行、长虹集团、成都市委市政府、西南石油学院、重庆市委市政府、重庆市高级人民法院、中共拉萨市委、二滩水电集团、西藏自治区计经委等多家政府机关、企事业单位、大型集团公司和
四、五星级酒店配置了系列时尚健康实木家具，深受客户好评。良好的口碑为公司树立了极佳的市场形象。
与此同时，公司致力于民用美式乡村家具的研发与营销，以“印象好莱坞”为概念将家具文化与家具卖场结合起来，从视觉、听觉、触觉等多角度展示列维士情景家具卖场，让消费者在选购家具的同时，也感受了一种浓郁的家具文化氛围。目前公司已经推出了“好莱坞梦幻”“好莱坞经典”“好莱坞田园”“好莱坞沙发”“好莱坞风尚”“好莱坞风韵”六大品牌精品系列，全方位向中国高端消费人群引入美式乡村居家文化，并拥有全国各地高端家具市场精品专卖店200余家。
3.2企业文化
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企业宗旨：和谐共进，追求卓越
企业使命：传承经典，建造人类健康丰盛的居家梦想
经营理念：诚信合作，长效双赢
管理理念：靠制度管人，按流程办事，凭业绩考核，用奖惩激励
服务理念：注重细节，体现品质，满意客户
企业精神：忠诚敬业，团结律己，求知创新，超越自我
座右铭：开心学习，快乐工作；每天进步一点点；不是不可能，只因没办法；成功是因为好心态
3.3W公司原材料采购系统现状分析
3.3.1W公司原材料采购系统分析
W公司原材料采购工作主要由采购部门负责，采购部部门与原材料需求方的关系是平行关系，同属一个领导管辖，这种结构便于协调采购部和生产部。材料库房的关系。采购活动室由原材料库房及订单下达后车间主管向生产部反映库存异动情况，再由生产部门向采购部门提出采购申请，采购部门向供应商发出订单，供应商送货后先由质管部门检查，库房人员清点数目后入库。每次的采购活动发生的同时伴随着相关信息在不同部门的流动。
3.3.2W公司原材料采购环境分析
W公司所在成都市龙桥镇工业园区生产家具的企业就有300多家，已经形成了一定的集群效应。与W公司有着直接业务联系的原材料供应商企业基本上都是本地企业。至2004年W公司的供应商有207个，其中164个都在W公司所在的龙桥镇及周边城镇，占全部供应商的80%，25个是在四川省其他地区，18个在国内的其他省市，W公司80%以上的原材料采购金额都支付给了本地供应商企业。从外地供应商采购的原材料往往都是W公司现在新开发产品的主要配件，而这些原材料都是由国内大型公司供货，质量相对可靠，但是价格一般都比较高、交货需要的时间周期很长，而且运输成本所占比例很高。W公司本地的供应商中约60%都是家庭作坊式的小企业，由于供应商企业的管理水平普遍较低，所以原材料的质量和生产都不太稳定。然而这些企业供货价格一般比较低，供货时间也很短，对于公司的要求反应迅速，付款方式灵活，退货方便，公司对当地供应商的管理和监督也方便，因此供应商本地化是W公司采购管理的一大趋势，与本地供应商共同发展也是公司的一个战略目标。
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3.4W公司采购业务中存在的问题分析
2004年10月，根据材料费用分配表对W公司的直接材料成本进行了一次初步的统计核算，发现材料实际成本与理想成本的标准成本差距很大。例如：2004年9月生产了1200套家具，其中包括650套标准间、500套单人间和50套套房，直接材料成本的标准成本是根据每套家具所包含的所有原材料按照当月原材料单价相加计算得到的：差额=实际成本-标准成本，差异率=差额\\标准成本。
分析所得，标准间、单人间、套房共1200套家具所耗用材料实际成本与标准成本之间的差额为185元，平均差异率为5.5%，也就是说材料实际成本提高了5.5%。
经过初步调查与分析，直接材料实际成本与标准成本的差异绝大部分是因为原材料质量问题以及原材料缺货等原因引起的，具体问题如下：
3.4.1采购活动中各部门关系不够协调
由于W公司是采用订单生产的方式，所以对原材料的采购也是根据订单的数量进行合理的原材料采购、材料的采购首先是通过车间主管提交材料申购单，然后由生产部负责人进行审核，再由生产部将申购单交于采购部进行采购，再由采购部向供应商发出订单，最后才通过质检部体验合格入库，这一系列复杂的程序中如果某一环节除了问题，就会导致由于原材料得不到及时的提供，从而延误生产周期，进而耽误了产品订单交货日，造成了公司不必要的费用支出。
3.4.2供应商原材料供应不能按时、按质交货
一方面，由于供应商企业管理水平的普遍落后，而W公司本身的采购管理工作又缺乏有效性，常常因为原材料的影响，产品的质量得不到保证，客户的订单也无法满足，结果又导致成品库存和原材料库存居高不下，公司的生产管理无法规范，客户的满意度无法提升，市场份额也难以提高。另一方面，当地家具行业原材料的需求量很大，有时甚至会出现供不应求的局面。有些供应生为了及时供应原材料，对质量把关不严，出现了一些伪劣产品。这些都会导致原材料不能及时供应，如此一来，采购环节就造成了公司发展的一个重要瓶颈。
3.4.3采购队伍力量的薄弱
W公司采购人员进行采购时，都是按照传统的方式进行采购，只是按照生产部提交的申请单向材料供应商进行单一的采购，没有从市场的角度分析采购材料的成本。在市场经济体制下，作为现代生产企业采用这种采购方式远远不能满足公司的发展需求。
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3.5针对问题提出的相关解决对策
3.5.1加强部门管理，结合具体情况灵活的减少采购程序
W公司应该注重各部门管理工作，维持好各部门正常动作，保证部门之间紧密衔接。另外，根据公司的具体情况，对于部门材料采购采用灵活的方式适当的减少程序，从而节约了材料供应时间，有利于车间产品的正常生产。另外对于车间常用材料，可直接由生产部负责检验。这样不但节约了费用的开支，也保证了材料的及时送达。
3.5.2寻找长期供应的战略伙伴
战略联盟是一种长期互惠的商务关系。联盟与伙伴关系都有一个主要目标：出击市场。联盟伙伴可以通过两种途径实现这一目标。第一，把重点放在为采购方的最终用户创造更大的价值。第二，强调实现更低的总成本。当采购方与供应商开展合作时，就可能出现提高效率和降低成本的机会，这种节约有助于公司在不损害供应商利益的前提下提供有竞争力的价格。
3.5.3建立优秀的采购队伍
一个企业获得卓越的采购绩效必须依赖于一支高素质、高士气的员工队伍，建议公司应该通过招聘、训练和培养，造就出一批具有良好教育程度、有专业技能、思维活跃的采购专家队伍。
该公司作为一个民营家具制造企业，所处的行业竞争及其激烈。公司能否在行业内保持领先的地位，关键因素就是能否在保证质量的同时取得产品成本优势。企业采购作为企业经营活动的重要组成部分，在位企业追求合理的利润、提供稳定而又快捷的物资供应、专业而又全面技术服务方面起了关键性的作用，加强采购管理是企业挖掘潜力、增强其竞争力的重要手段。
