秘书工作专题讲座（笔记）
如果是办一次会议，等到领导上台讲话了，才发现会务准备不充分，那就是秘书的失职了。
课就从前两天的一件真事上说起吧。前两天，我们单位举办一次案例发布会，提前秘书做了充分的汇报材料准备，制作幻灯片加班到夜里很晚，一切都准备的很完美。可是，当天的发布会却并没达到预期效果，有一点细节没考虑到，主席台的音响试过了，其他一切都准备好了，唯一没有试灯光，幻灯片放映时，一关电源，全场都黑了。领导连讲稿都看不清了，慌乱中打亮电源，幻灯片的效果又没出来。
这个事例说明：我们做秘书的，每个细节都要考虑到，才能做好服务工作。我做秘书时，曾经连幻灯片放映时，领导脸上的光线在哪，拍摄出来效果好，都试过。
今天我们讲的主题正是秘书的细节服务。主任的工作，某种程度上还是秘书，因为在领导身边嘛。秘书工作：简单来说：就是办文、办会、办事。这三项做好了，基本就是好秘书了。在一个单位，领导的任务是决策、指导、组织、协调。而秘书的任务则是为领导的活动提供服务。领导集体确定的组织目标，既是领导的工作目标，也是秘书人员的工作目标。
因此，秘书人员始终都参与到领导活动中去，但又和领导者的工作绝然不同，既不能以领导的面目出现，又要辅助领导做很多工作。
怎样摆正自己的位置，处理好与领导之间的关系？、
做一个好秘书，一定要首先摆正自己的位置，这点很重要。与领导的思想，思维保持一致的高度。
摆正自己的位置有六个原则，和大家分享一下
一、尊重而不迎合
尊重领导是秘书人员应有的品德。怎样尊重，倒有个“度”的问题。我认为，尊重领导的根本，一是维护领导的威信，从内心里敬重领导；二是给领导补台，尽力协助领导做好工作。在为若干领导服务中，要从维护领导的团结和威信出发，一视同仁，不能看人行事，厚此薄彼。不能在这个领导面前说那个领导的短处，更不能把某些领导的缺点散布到群众中去。但也不能把为领导服务庸俗到溜须拍马、巴结讨好的程度。
二、服从而不盲从
前边说过，秘书工作和领导工作在目标上是一致的。所以，秘书对领导的指挥必须服从。秘书的每一个行动必须与领导合拍，为领导决策的每一个环节进行有效地服务。要做到服从而不盲从，一是认真领会、忠实体现领导意图；二是要恰如其分地为领导拾遗补缺。但要注意，服从不是人身的依附，不是唯唯诺诺地趋附。
三、参与而不干预
秘书参与决策，必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项，提出建议或方案。即使所提的建议或方案被采纳，秘书也不能认为这是在决策，更不能产生这是与领导共同决策的错觉。这种错误思维会使自己错位，甚至干预、干扰领导的决策。也不能以秘书工作的主动性和超前性为借口，把超前的服务当成超前的决策，而只能看作是领导决策前的服务。
四、辅佐而不自作主张
秘书在为领导决策服务的过程中，要办理很多有关事务。在办文时，不能不经领导同意，擅自加进个人意见。特别是领导决定了事项，不能再作修改。秘书如感到必须修改的，须请示主管领导同意。在办事时，也只能按领导的授权和意图办。在办理过程中，根据实际情况，有些地方需改变领导意图的，必须报经领导同意，决不能自作主张。
五、代理不等于职权
秘书人员常常在领导授权下，代理领导处理一些日常事务或工作事项。这容易使秘书人员产生自己与领导同样有权的错觉。必须明白，代理不等于职权。即使是领导授权办理的事情，遇到问题时，也应该及时请示，办完后及时汇报。办理中出现的差错，要耐心听取领导的批评和指导。
六、做出成绩而不骄傲 嫁衣是为新娘增光添彩的。秘书的劳动成果是以领导的名目出现的，是隐匿在领导的劳动成果之中的。这是秘书工作的辅助性、服务性决定了的。秘书人员应以为领导做出成绩为荣，应有在为领导服务工作中锻炼提高自己的思想。丝毫不能把成绩归于自己，把份内工作的成绩作为提高自己身份的筹码。也不能把优越的秘书地位和条件作为骄傲的资本。正确的心态是：自尊自强，谦虚谨慎，态度和蔼，平等待人。
简言之：
一、尊重而不迎合
二、服从而不盲从
三、参与而不干预
四、辅佐而不自作主张
五、代理不等于职权
六、做出成绩而不骄傲
恩，这是一位资深秘书的经验之谈
说的很到位
下面，我们讲个故事
周斌是个秘书，他的老板是一家外贸公司的营业总监。许多秘书常常是面对老板时毕恭毕敬、端茶倒水、一丝不苟，老板一出去开会，就放松下来，偷偷做些自己的私事。而周斌一空下来，马上就回想最近几天老板交代的事情，自己有哪几件还办得不够好？自己还有哪些方面的不足，需要继续充电？然后利用空闲，与其他秘书交换信息，还打听打听哪里开张了新饭店，哪家五星级宾馆请了新的法国厨师来献技。这些情报在老板应酬客户的时候都是关键。同时，注意在各行各业建立一些自己的关系，以备不时之需。
有一天快下班时，老板突然对助理说：今晚有朋友来，我请他们到宾馆吃饭。但偏偏这一天周末宾馆爆满，定不到位子，急得助理不知如何是好。周斌在一旁得知后说：让我来试试。结果，靠着一点小小“神通”办妥了一切，得到老板的赞许。这点功夫若不是平时积累，燃眉之际是拿不出来的。
一次周斌跟老板去签一个重要的合作合同。下车的时候，天空中飘起了小雨，周斌悄悄对司机说：请你帮忙立刻到附近买一把伞来，尺寸要大些。等老板签完约从楼里出来时，大雨滂沱，周斌将司机买回的大号雨伞递给老板，老板得以极有风度地为合作伙伴撑起伞，送对方上车。
终于有一天，老板把周斌叫到面前，对他说：从下周起，提升你为我的助理。对于老板值得信赖的秘书，当公司职位有空缺时，老板会首先想到，许多高阶主管原本都是做秘书的。
那这个例子告诉我们，秘书要做有心人，要注重细节服务，才能成就自己的发展。
人间何处不修行，难怪汪中求在《细节决定成败》一书中大谈天下大事必做于细，魔鬼存在于细节当中。按理说人人都是不喜欢魔鬼的，可魔鬼偏偏就以合理的姿势存在。对细节概念和特点的理解，我们还可以从蝴蝶效应理论、链条反映理论、破窗户理论等关于细节和类似细节的假设理论中得到升华。
蝴蝶效应理论讲的是南美洲亚马逊河流域热带雨林中的一只蝴蝶，偶尔大幅度地扇动几下翅膀，可能在两周后引起美国德克萨斯州的一场龙卷风。
链条反映理论是指：掉了一枚铁钉，就损坏了一只马蹄铁；因此跌翻了一匹战马；于是摔伤了一位骑士；所以输掉了一场战争；也就亡掉了一个帝国。
破窗户理论告诉我们，对于影响深远的细节，要把它当作第一次打碎的窗户玻璃，及时修好，否则，细节不补将酿成大祸。
下面，我再讲一个故事
小郎是北京天行健集团公司总裁办的秘书。为了改制，提高效率，公司准备进行机构改革。公司准备召开一个中层以上干部的动员大会，总裁办主任让小郎起草会议通知。因为会议内容简单，小郎很快就将拟好的会议通知交给总裁办主任审阅。当主任看到“精减机构”这个词时，向小郎提出来，应改为“精简机构”。小郎不以为然地说： “这有什么呀，这年头有谁还会有功夫去抠这样的字眼，意思差不多就行了！”见小郎满不在乎的样子，主任严肃地说：“精简机构，是使机构‘精’，使机构‘简’，就如同精简内容是使内容‘精’，使内容‘简’；如果将‘简’改为‘减’，意思就全变了。”
“好，我改！”小郎将草稿拿过来之后，自言自语地嘟嚷了一句：“世界上怎么还有这样的死心眼的人？”他没想到自己的这句话竞被主任听到了。不久，他被调离了总裁办。他后悔自己不该骂主任是“死心眼”。
其实，总裁办主任并不是一个心胸狭窄的人，不是因为小郎骂了自己一句“死心眼”就报复他，而是觉得小郎这满不在乎的态度不适合当秘书，因为当秘书必须有一种对工作严肃认真的态度。秘书在工作中必须精益求精，一丝不苟。这可以说是每个秘书对自己最起码的要求，尽管要真正做到这一点也是很困难的。
当秘书必须有一种对工作严肃认真的态度。秘书在工作中必须精益求精，一丝不苟。这可以说是每个秘书对自己最起码的要求。
文字一丝不茍是必须的，办事，要灵活
下面再讲一个故事，大家从故事中体会道理
有一次陪同领导去基层调研，一行人坐的是一辆面包车。前来迎接的当地领导秘书待车子停稳后，为表示热情急急地上前拉车门。那位仁兄估计是太过紧张，对着门上醒目的黑色字母“AUTODOOR”(自动门)居然视而不见，几次用力拉拽之后，总算看到了车内司机示意后退的手势。本来简单的一个程序变得无比复杂，领导下得车来，第一句话就是：“都是你们这帮秘书，好好的一个车门„„”
这个故事启示我们：要把握服务细节的尺度
秘书工作真的不容易，一定要非常非常细心
2004年4月6日晚，全球最大的中文网上书店当当网联合总裁俞渝女士来到南理工，向南理工、南师大、南财等多所高校的学子介绍了自己的创业经验。讲台上的俞渝平和淡然，却妙语连珠，风趣睿智，让学子们深深折服。她说了句是非常经典的话，值得我们深思。这句话是：“像总裁一样思考，像秘书一样工作”。她意味深长地说，像总裁一样思考，像秘书一样工作，对于一个人的成长非常重要。站位高，有全局观，同时关心细节的实施，对于管理界的女性来说更为重要，因为女性的弱点就是喜欢细节，容易成为“细节专家”而忽视其他。
那我们作为秘书，做好工作，写好文章，就是要站得高，有大局观，同时要注重细节，才能作好服务和参谋工作。
我不能喝酒怎么办？
在我比较行得通，你试试看
我也不能喝酒，又是女性，在一些公务场合怎么办呢？ 我上次和高手学了一招，主要是喝酒的理念 这个理念就是：越主动越快乐！ 以前怕喝酒，总是躲在后面 最后还是躲不掉
现在，我在领导的敬酒程序完成后，我就主动给大家敬酒
我会说：我不会喝酒，也不能喝酒， 但是因为今天都是贵客，所以为了表示诚意，我超量发挥一下，把这一大杯都喝掉
喝完之后，请大家不要再找我喝酒了
领导也很开心，觉得做得很到位，客人也不好意思再劝酒
等下，我前两天刚看过一个贴子，如何躲酒http://www.daodoc.com/，让你少喝酒的拒酒词 公司新来了一个女秘书，她在分发一份会议资料时，发现自己少复印了两份，忙红着脸向那两个同事道歉：“对不起。”经理因为急着开会，对她说：“下次注意。”然后告诉那两个没领到资料的人：“你们俩就和别人合看一份吧。”一分钟不到，小秘书就以最快的速度把补印的两份资料送了进来。这时，经理刚刚喝下半杯水，还没有发言。我看见他赞许地冲小秘书点了点头。
上面的故事，给我们的启示是：
比起语言的道歉，尽力弥补过失的行动，会让人感受到更强的责任心和诚意。记住，人们可以原谅你的过失，但是没有抹掉“这个人容易犯错误”的印象，如果要彻底抹去这个印象，就要在真诚认错之后，用你的实际行动来证明你没有敷衍了事。
这也是秘书工作的一个细节：立即纠错
再讲一个故事
一次有200多人参加的规模较大的专题报告会，领导在台上讲至兴头，忘记了喝水。水杯原本是由秘书从领导的办公室带来，里面泡的是领导喜欢的那个牌子的茶，讲话中间往杯里续热水的工作通常都是由会议厅里的服务员完成。那位细心的秘书却发现了问题，领导已经很长时间没有喝水，茶杯里水位尚高，纵有热水续入因先前冷水过多喝来也一定是温吞不适的。随即他将服务员叫至一边，如此这般地吩咐后，但见服务员取过领导的水杯，在秘书的监督下将残水倒至合适的水位，续满热水后再行放回。
这个故事给我们的启示：
你和领导在工作和生活中有这样的默契吗？领导不说，你也能办好吗？ 呵呵，这其实是资深秘书过人之处，领导一个眼神，他就心领神会了。
呵呵，你换位思考一下，如果你是领导，你希望你的秘书怎样服务与你？ 当你在主席台上的时候，你的笔没水了，你会求助于谁？
一般领导会给台下的秘书一个眼神。所以，好的秘书要和领导达到默契的程度。 你为领导服务的，包括文字，办事，办会，你没把领导服务舒服，你能算称职吗？
要尊重咱们国家的国情，你的服务观念不树立，做秘书工作有快乐可言吗？ 如果你是领导，手里拿着话筒讲话，天上下着大雨，你不希望你的秘书给你打伞吗？ 呵呵，恩，领导要做领导的事，秘书要作秘书的事，定位一定要清楚。 秘书的职责：要给领导补台而不是拆台
我的理念：做任何一项工作，快乐也要作，不快乐也要做；那就快乐去做！
每一件工作的完成代表我的能力水平和形象，所以每一件工作，我都会尽最大努力作到尽可能好的程度！以上，就是我作秘书最想说的一句经验！
呵呵，别忘记了一点：作秘书不能邀功，所有的成绩都是领导的!
在更多的场合，学会夸领导，你就有好日子过了。和人相处，要放大优点，弱化缺点的！
身边的一个同事，她和主席的事，她在主席完成了所有工作，但是任命她为主席的文件一直没下，年终分奖金的时候，你认为她该怎么做？大家都知道，明摆着，挂名的什么都没干，干活的没名分。我的同事这样作：一分没拿，全给了那个主席。眼前看，我的同事很吃亏！数额相当大的奖金啊！转机发生在三年之后。三年之后，同事有私家车了，正好这个主席家的人是交通方面的。所有关于车的事情，主席全部都乐呵呵地帮我的同事办了，有什么事，直接找他就OK。三年前，我们不知道，我们会发展这条人脉关系。
所以，做事看人，要长远。不要盯着眼前的不快乐！和小吃亏！我不能肯定你的领导，但是我希望你能以一颗包容心，和他相处！这样，你至少赢得了快乐！
他挑剔你，你不能和他学着再挑剔别人，你要反过来，学会欣赏别人，成就自己优秀的品质！ 呵呵，换个心态，和他相处，一切都会好的
如果把他当做我们亲朋中的一位老人，来相处，我们可能会多一些尊重和照顾，多一些理解和关爱。呵呵，你改变不了他，那就改变自己吧。多站在他的角度看问题想事情。 恩，路遇陌生的老人，我们有时也会帮忙的，何况你身边的人呢？其实他心里明镜一样清楚，谁对他最好！只是他不说吧？
保持一份快乐的心态，去面对生活和工作，这是最实际的。
当你有了包容和快乐的心态，你领导的事，还值得这么费心费脑吗？
凡事多请示，请他拿主意，按他的意思办
今天讲课，最后送给大家一段话
一、如何办好领导交办事项
（一）接受工作任务要弄清\"三要素\"
领导交办工作任务，大体都有\"三要素\"：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量， 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时，一定要把\"三要素\"搞清楚，为把事情办好创造前提条件。
（二）优化办事成果\"三比较\"。
办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是\"利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小\"。
（三）把握好办事\"三形式\"
办事可能出现三种形式：1．单一办事--在同一时间内完成一项工作任务；2．交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；3．穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
（四）检验办事效率\"三标准\" 秘书人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验，标准有三：l．工作质量，是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；2．工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；3．对社会和群众的影响，办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
（五）向领导复命\"三注意\"
工作任务全部结束，或告一段落，应向赋予任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：1．不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。2．不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。3．不邀利。不因为完成了领导交办工作。
