展厅管理制度
1目的
为塑造一个能展现公司企业文化的展厅接待环境,规范展厅接待管理制度，更好地为客户服务，树立公司良好的对外形象，特制定本制度。 2适用范围
2.1适用于公司办公区域展厅（按功能分设为接待前台、会客区、展厅）或前台接待区的管理。
3职责
3.1前台接待员负责总机电话的接听；来访人员的接待、登记、引见；信件、报刊的订阅、登记、分发；需要时向来宾做公司历程及展厅演示产品的讲解。
3.2人力资源部负责制作提供员工及来宾出入，包括员工卡、临时出入卡及来宾卡。
3.3营销中心市场部负责大堂展示厅的策划、布置和改善；总裁办负责接待区的管理。
3.4实业公司接待人员负责展厅安全的保障、客人来访登记的指引。
4内容
4.1 展厅公约
4.1.1 凡在大楼内工作的员工出入大楼及工作时间内应正确佩带员工卡或临时出入卡，下属各成员企业员工需到总部大楼办事时, 请配戴所属公司工作卡, 否则按规定办理来访登记。
4.1.2推销产品或联系业务而未与任何部门预约的来访者, 一律谢绝进入办公区, 由接待员与相关部门联系, 若部门有意向洽谈, 应派人到展厅接待区面谈。经许可或有公司陪同人员引领进入办公区的来宾, 须到前台处领取并佩带来宾卡后方可进入办公区域。展厅工作人员及公司管理人员有权要求在办公大楼内未佩带胸卡的人员表明身份并正确佩带胸卡。
4.1.3 保持展厅整洁、安静、有秩序，不得在展厅内聊天、喧哗、吸烟；随地丢果皮、纸屑；每位员工都应有义务自觉爱护展厅的公共设施和卫生。
4.1.4 工作时间内, 除前台工作人员外，其他人员如非公务勿在展厅内作长时间停留。未经许可，不得进入前台工作区域，以免影响前台接待员的工作。会客区和展厅只做公务接待用，各部门如有需要，须到前台接待处登记后方可使用。
4.1.5 除前台接待员外，其他人员使用电话应到本人所属部门，如遇特殊情况，必须先征得前台工作人员同意后方可使用，原则上通话时间不得超过二分钟，前台接待员有权制止上述违规行为。
4.1.6 下班后及休息日的非工作时间内, 除值班保安人员外，任何人员如非工作需要,严禁在前台接待台、会客区、展厅内逗留，严禁长时间占用前台电话打私人电话；严禁坐在会客区内闲聊；严禁随意摆弄展厅的演示系统及设备等行为。
4.1.7 各部门装卸货物及使用电梯运货时只能使用大堂侧门, 不允许将货车停放在大堂正门处或通过正门运货, 大堂工作人员有权对违反行为进行制止。
4.2 前台接待人员行为规范
4.2.1 穿着行政套装，化淡妆，佩带好员工卡，保持良好的精神状态，仪表端庄，言行得体，面带微笑。
4.2.2 待客热情大方、礼貌周到、不卑不亢，能灵活得体地处理一些棘手事件，让来访或来电的客人，对公司留下最初的美好印象
4.2.3熟记公司领导、各部门主管、各部门的直线/分机电话和具体办公场址，熟悉公司发展历程及主要产品。
4.2.4 上班时间不得擅离岗位，严禁闲谈、饮食，如工作需要短时间离开接待台时，应交代值班保安人员代为来访接待和电话接听。
4.2.5 严禁长时间（超过二分钟）使用接待电话拨打与工作无关的电话。
4.2.6 日常例行监督检查展厅的卫生清洁情况及前台总机电话/会客区/展厅是否能正常使用，遇有情况，应及时与或总裁办行政部联系解决。
4.3 前台接待员的工作规范
4.3.1 提前10分钟上班，做好所有准备工作，包括清理台面、准备好供客人阅读的报纸、彩页，整理好来访登记簿、来宾卡、电话接听记录本、备好饮用水、一次性水杯等；下班前整理好当天的接待记录。接待记录应定期整理、保存，不得丢弃。
4.3.2 电话接听：
l来电响铃三声内必须接听，接听时语气温和，并用标准语言：“您好！天能科技 ”、“请稍侯”等回答对方。
l接待员要耐心回答客人的问话，所要转接电话占线时，应向来电者说：“对不起，电话占线”，并询问是否转另一个分机号码或留言并转达。
l在听不清对方声音时，不要大声叫嚷，应客气地请对方重复一遍。
l电话如果突然中断，应立即挂上，等候对方重拨电话，接通后应主动表示歉意并说明原因。
l通话之后，应轻轻挂上电话，并且尽可能等对方挂断后再放下话筒。
l通话时，如果有客人来访，应点头致意，并尽快接待。
l电话机旁应备有电话接听记录本，随时记下来电者姓名、公司、电话号码和要转达的通话要点。
l来电咨询公司业务等，应转到合适的相关部门或相关人员处理。
4.3.3 来访接待：
l当客人进入公司时，接待人员应面带微笑，使用“您好！请问找哪位（或“请问有什么事”）”、“请登记”、“请稍等，我立即给您联系”等标准用语接待来客。
l若来客已预约，接待人员应立即电话通知预约部门，若该部门安排人员下来接见，接待员应先把客人引到会客区等待，并给客人倒上饮用水，有礼貌地双手递上并说“请喝水”，必要时递上公司报纸及产品简介给客人等待时阅读；若该部门请客人直接到办公室，接待员应将客人指引到电梯口，说明预约部门办公室的楼层及房号。
l来客若需见公司总裁室领导，接待员应首先与领导的秘书联系，根据秘书的回复安排与领导会见，若领导不便见客，接待人员应委婉向客人说明原因。
l来客若是推销产品或联系业务而未与任何部门预约的，接待人员应立即与相关部门联系，若部门不便接待，应委婉拒绝进入办公区，如遇来访者态度不友好时，可要求保安人员配合劝阻。
l了解来客的身份、意图，根据需要与有关部门联系，做好引见工作，耐心回答客人提出的问题。
l陪同人员带领客人参观公司展厅时，如需要前台接待员的讲解，应提前半天通知前台人员，说明注意事项。接待员讲解时应落落大方，根据客人要求清晰明了地讲解公司历程，演示公司产品的主要功能。
4.3.4 信件、报刊杂志的订阅、登记、分发：
l每年初或有需要时，帮助各部门按照需求统一订阅经批准办公用的报刊杂志，认真统计好《各部门报刊、杂志订阅明细》，
l每天收到投递报刊杂志、挂号、信函、特快专递后，分类放在指定位置，及时电话通知各部门指定接口人员来领取，并作好登记签字，不可因管理不善而遗失重要信件报刊或未及时通知而致影响工作。
l不允许他人任意翻阅、借阅各部门订的报刊杂志或信件，不可因本人或他人翻阅而使公司订的报刊丢失或破损。
5 相关质量记录
《来访登记表》
《各部门订阅报刊杂志明细》
《信件、挂号、特快专递、报刊杂志领取登记表》
《大堂设施、设备、卫生检查表》
