某某贸 易 有 限 公 司
客 户 服 务 部 岗 位 职 责
一、目的：为进一步提高服务质量，维护和提升公司名誉度，促进产品销售，更好地服务于广大客户，依据公司实际情况制订本规定。
二、所属：公司内务部（客户服务部简称：客服部）
三、坚持的原则：
1、客户第一，以信誉求发展
2、热情周到、坚持原则、不卑不亢、灵活处置。
四、客服部的职能：
1、电话接听
2、处理客户订单；
3、处理公司对上游厂家订单；
4、统计客户销量；
5、统计公司进货量；
6、统计客户信息；
7、处理客户投诉
8、收集整理客户建议
9、对公司下达的促销进行回访；
10、处理公司对客户的“公司形象服务”，如给客户寄生日贺礼；
五、细则：
第一条
电话接听 （1）、普通话接听企业外界对公司的电话。 （2）、电话铃响3声之内要接起电话。 （3）、接电话使用标准问候语：您好！ｘｘ公司。 （4）、语气亲切自然，音量不要超过必要的程度。 （5）、用语礼貌、职业化，不谈论无关的事。禁止使用消极性的语言。 （6）、接听电话时不和同事聊天 （7）、在谈话过程中获得客户姓名，并在随后的谈话中予以使用。 （8）、任何时候严禁与客户顶撞、争吵。
第二条
电话处理 （1）、客服人员应随时准备好必要的资料和工具，为客户提供及时的服务支持。 （2）、完整地记录客户基本案例信息；做到内容真实、具体、重点突出；为案例的解决及日后可能出现的各类纠纷取证创造条件。
(3)、积极地协调相关部门解决客户提出的各类需求。 （4）、首问负责制：A、要客户通报自己的姓名、联系方式，并了解客户的需求情况；B、将此案例转给相关人员；C、跟踪确认；分别向案例承接人员或者客户确认的接转情况。 （5）、客户购买咨询处理：A、详细解答、激发购买性趣；B、准确告知购买地点；C、记录客户信息；D、协调相关部门、人员快速跟进。 （6）、客户建议：记录并判断，对客户表示感谢。 （7）、处理完一个问题后应询问客户是否还有其他问题需要帮助。
第三条
电话转接 （1）、职责范围内的电话尽量自己处理、解决客户的问题，不需要转接。 （2）、如客户要求转接总经理，应自行履行客户服务职责解决问题，但要向主管报告客户的要求。 （3）、自己无法答复或解决的电话，可转接，但必须告知下一个接听人来电客户所问的问题。 （4）、承诺另外时间给予答复时，答复时间应在尽可能解决好问题的时间段内。由客服人员负责跟踪解决结果，在承诺的时间内主动与客户联系。另约时间答复一般不超过两次。
第四条
电话记录 （1）、做好来电接听记录，对客户的诉求内容接照相关程序及时进行处理，跟踪和反馈。 （2）、电话记录必须做到内容真实、具体、重点突出。 （3）、做好电话回访，每日要真实、清楚的填写《回访记录表》 （4）、对客户资料独立建档，留存和管理，并建立客户电子档案。
第五条
处理客户投诉 （1）、接听客户的投诉电话时，不能允许打断客户，要去听客户说，要让客户去说，使客户有发泄的机会，一吐为快。 （2）、接听完客户的投诉电话时，如果是本公司的责任，要根据情节轻重，决定是否要上报公司，并及时主动向客户致歉；如果不是本公司的责任，决不要说出致歉的话语，以免让客户觉得责任仍在本公司。 （3）、做好客户投诉的信息反馈和回访工作，与相关职能部门的联系，迅速解决客户投诉问题。 （4）、做好与客户沟通工作，对客户的建议应虚心听取，积极采纳，以发贺卡等方式进行良好的感情沟通。 （5）、严格按要求填写《客户投诉处理登记表》、《回访记录表》，字迹要清楚，内容要准确，记录要详细。
第六条
认真完成领导临时交办的其它工作。
第七条
附则
第八条
本规定由行政部制定，报总经理批准实施。
第九条
本制度自 年
月
日起执行。
