广南冠桂糖业有限公司关于
档案管理工作的汇报
广南公司2012年5月参加集团档案管理培训班，6月开始计划档案整理（涉及范围2006年度至2011年度），11月20日通过集团公司验收，并安装GD2000电子档案管理系统，转入电脑录入工作阶段。截至目前档案录入尚在进行。
目前公司档案管理员由行政主办王阳斌兼任；配备档案管理设施主要有：GD2000电子档案管理系统一套（含加密狗），档案管理电脑（戴尔）一台，打印机(佳能)一台，档案管理印章一套。
一、档案管理执行
公司档案管理严格按《广西东糖投资有限公司档案管理制》度执行，其中对于重要证照的管理从2013年1月22日按照《广西东糖投资有限公司证照管理（暂行）制度》。主要表现在：
1、因业务需要，证照复印或外送检查均由相关部门填写证照原件/复印件借用申请单报总经理审批。已归档档案借阅填写一级、二级借阅填写借阅申请表。进入档案室查询档案，填写档案查询借阅台帐；
2、证照复印或外送检查都在复印件注明“与原件相符、仅供办理XXX业务手续，复印无效”以降低证照使用存在的风险。
二、档案收集、整理、归档、移交等
1、档案收集主要以平时行政科涉及收文为主（范围为：通知、
请示、合同、通知）以及榨季结束后其他部门移交的文件。其他部门移交的文件是以比较重要的一级档案为主，一般部门的业务性档案为辅。
2、档案整理主要是在榨季结束后按集团公司要求分类归档。平时档案主要是按照档案文体类别进行分门排序。经常查阅的也建立电子台帐。目前有可查的台帐有：收文处理笺、用印申请、报销单据台帐等。
3、档案归档是在榨季结束后，在档案收集基础上通过人工筛选的方式进行。归档时间为停榨放假到检修技改期间，主要的范围为上一年度文件。
4、重要档案移交都会制作交接清单，由交接人制作，经行政科档案管理员会签后报行政科科长、总经理签字，然后放入档案室再择期归档。比如：生产科交接2012年技改检修资料约40余项。
5、目前广南公司因办公条件限制，尚未建立专门的档案室。所以档案的保管环境尚未达到一般档案室标准，防火、防潮、防霉、防盗工作需进一步嘉奖。档案由专人专管，尚未出现档案丢失问题。
下一步工作计划：
1、档案录入工作。广南公司需要录入档案管理系统文件数量较大，且档案管理人员同时兼任其他工作，计划利用零散时间在本年度年底前完成2006年度至2011年（已整理）、2012年（尚未整理）度档案全部录入。
2、进一步完善员工人事档案。广南公司因多年来人员频繁变化，
且历年并没有形成专门的人事档案管理（每年只是简单将员工的劳动合同按年度分类归档，没有形成针对个人的人事档案）。下一步在集团公司指导下，构建以合同工为主，榨季工次之的人事档案。合同工人事档案主要包括：员工简历、身份证复印件、历次与公司签订的劳动合同、养老保险手册以及在职期间涉及职务变动、奖励惩罚等同个人密切关系的文件。季节工人事档案：季节工聘用审批表、劳动合同。
3、建立独立的档案室。计划在榨季结束后检修技改前，在现有办公楼三楼选出一间作为档案室，按照档案保管标准，建立达到一般标准档案保管环境。
4、指导和督促其他部门档案管理工作。指导和督促其他部门，对档案管理存在不良习惯进行纠正，提高其他部门档案管理责任心，重点部门为：农务科、三大车间。在适当的情况下，再次组织对其他部门内勤人员的相关知识培训。
特此汇报
汇报人：王阳斌
二〇一三年三月十八日
