· 门店物资管理规定(2009-3-27 11:35:32)已读
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门店物资管理规定
宏三商店[2008]5号
一、制定目的
为了加强门店各库房物资的规范管理、提高经营效率、规范门店“手工单”流程，切实保障门店物资安全，特制定本规定。
二、适用范围 宏图三胞所有门店。
三、适用部门
各门店、物流部、产品部、财务部、服务部。
四、定义和术语
（一）卖场库：由门店相关销售人员负责物资存储及收发管理的仓库。管理、保管责任人为店长。
（二）样品库：由门店相关销售人员、企划执行人员负责物资存储及收发管理的仓库，主要用于存放两类物资：
1、产品部门与供应商争取的政策性样机或和公司经销、代销、联营类需要出样的产品；
2、企划赠品管理、保管责任人为店长。
（三）后台仓库：由物流相关人员负责物资存储及收发管理的仓库，管理、保管责任人为物流主管。
（四）企划库：由物流相关人员负责物资存储及收发管理的仓库，专门用于存放企划赠品的仓库，管理、保管责任人为物流主管。
（五）产品部门整合的促销礼品：凡是有成本的促销品必须入库，厂商免费赠送的促销礼品不做入库要求。
（六）红快产品：由服务部门负责采购、销售、管理的商品。
（七）物资保管当班责任人：店长及零售主管对卖场库、样品库的所有物资负有管理、保管责任；当店长或零售主管不当班时，作为相应责任交接人，接收人应承担有效时间段内对卖场库、样品库的管理、保管责任。
（八）手工单：由于销售过程中系统无法正常制单，手工填写的单据。门店仅可使用统一印刷的《出库单》操作“手工单”流程。
五、相关岗位管理职责
（一）店长门店物资管理职责：
1、组织实施对所辖卖场库、样品库物资管理的盘查管理工作，审核并提报盘查结果，对提报盘查结果的准确性、真实性和及时性负责；
2、组织实施所辖门店卖场库、样品库“日清”、月、季度盘点工作，审核并提报盘点报告，对盘点报告的准确性负责；
3、负责对卖场库、样品库出现的库存异常提报解决建议方案，并负责对审定的方案的组织实施。
4、负责对所辖门店中所有物资的管理、保管责任！
（二）零售主管（销售员）门店物资管理职责：
1、负责指定卖场库、样品库钥匙的保管与交接，负责指定卖场库、样品库的三防工作，对指定卖场库、样品库库存物资的完整性、准确性负责；
2、负责组织指定卖场库、样品库物资的堆放、整理工作，对物资存放安全性负责；
3、按照相关物资的管理规定，管理卖场库、样品库库存物资状况，对所管辖的物资进行管理，提报异常。对提报的准确性与及时性负责，并按审定的处理方案组织落实；
4、负责门店卖场库、样品库物资的入库验收工作，对不符合入库验收标准的货物提报异常，对出入库货物的数量、规格型号准确性和包装完整性负责；
（三）物流主管门店物资管理职责：
1、组织人员对卖场库、样品库物资进行抽盘。并对发现的异常及时上报的责任；
2、对零售主管或销售员关于卖场库、样品库物资日常管理基本技能的培训责任；
3、抽盘频次及内容由各区域确定，原则上每周执行二次抽盘工作，每月完成一次卖场库、样品库物资的全盘，物流保存抽盘记录及相关人员确认资料备查。
（四）服务主管门店物资管理职责
1、负责卖场库、样品库“退样”物资的检验工作
2、卖场库、样品库中的红快产品保管责任人为服务主管。职责同零售主管。
（五）物资保管当班责任人负责同交班者做好所管辖卖场库、样品库的物资交接工作，承担当班时间内的物资管理责任。
（六）店长对应工作汇报人对卖场库、样品库的管理负有连带管理责任。
（七）所有分公司总经理、区域执行总裁做为所管辖区域各库房物资异常处理的最终责任人！
（八）其他职能部门负责对相关异常处理的及时跟进，例如：人力部门及时针对责任人进行扣罚工资或扣分；行政部门负责监督相关责任的最终落实，甚至运用法律手段！
六、卖场、样品库物资管理基本原则
（一）不准直接从卖场库、样品库直接办理如下流程：
1、任何产品往其他卖场库或区域库转仓
2、任何产品的退供应商“返厂”操作
3、《物资借条》的借货
以上三种情况必须先办理转仓到后台库，再进行操作
（二）卖场、样品库转仓至同门店后台仓库操作规则：
1、各产品零售主管负责办理相关手续
2、零售主管在信息系统中制卖场、样品库至后台库的“转仓单”
3、零售主管将物资交工程师进行产品检验并开据《检验单》（原封全新产品可直接送物流办理）
4、物流凭服务部门开据的《检验单》和转仓单复核物资型号和数量，并办理交接手续
5、样品库同理。
（三）代销、联营类商品按我司与供应商签订的合作协议所约定的物资管理条款执行。
（四）对于物流部门瞒报、谎报、不报等弄虚作假的行为，给予以10分起扣的处罚！
七、卖场库、样品库坏件操作要求
（一）卖场库、样品库的坏件须在24小时内转仓至坏件库，转仓流程同“退样”手续；
（二）销售人员办理坏件报修（如惠普、联想DOA等）并完成与供应商、维修站的物资交接后应将其开出的相关取货、换货单据原件及相应坏件以系统转仓单形式转入门店坏件库；
（三）门店物流主管负责保管供应商、维修站的有效单据，在系统中办理拉修单，并及时提报超期未返回的情况给产品部门直至解决。
八、卖场/样品库“日清”、盘点及物流对卖场/样品库抽查盘点
详见《物资盘点规定》
九、门店物资损失的处理及赔偿的分配
（一）零售主管发现丢失、物损等情况，必须在24小时内追查到相关责任人，并由相关责任人照价全额赔偿，不得分摊。
（二）卖场库、样品库抽盘和盘点的异常，店长必须在24小时内拿出处理方案，处理方案必须报备至店长工作汇报人及商控部门，门管部门负责监督处理方案的执行。
（三）超出24小时店长没有提报处理方案或处理方案没有按时落实执行的：
1、由商控部门将异常明细报分总或区执总审定（按《物资盘点规定》要求制作《盘点异常汇总表》）
2、商控部门按相关审定内容及货值办理出入库手续（按《物资盘点规定》中“盘点异常处理”规范办理）
3、财务部门按库存调整后的差额对相关人员挂个人欠款，人力部门从相关人员工资中扣除
（四）对于损失无法界定或无法追诉责任人的赔偿及处罚方案：卖场库的由店长占50％，分公司总经理（区域执行总裁）占20％，相关零售主管30％；
十、门店手工单管理
（一）使用范围
1、由于公司信息系统的故障而导致经营业务及销售过程不能正常制单时，如：停电、网络不通、系统出现故障等。
2、新门店开业或有重大促销活动业务量剧增，信息系统有可能不能满足业务需要。
（二）《手工单申请表》的申请与填写
1、信息系统故障造成不能正常制单的情况无需申请。
2、新门店开业、重大促销活动需填写《手工单申请表》
3、《手工单申请表》只对相应审定的具体业务或具体时间段有效。
（三）手工单作业规则
1、相关门店不得对审定的《手工单申请表》超时段或超业务范围使用手工单。违反此规定者以每单10分扣相关责任人。
2、手工单使用的单据与电子单打印的单据相同，功能和作用相同，补单时一律使用手工单的“用户提货联”作为有效依据，一旦遗失财务部门有权拒绝执行补单动作。
3、手工单据的流转同电子单据的相应流程执行。
4、收银员在进行手工单的稽核时必须按照《手工单申请表》所审定的时间段或相关具体业务进行核对，收银完成收款动作后将所开发票的号码注于《手工单》上。
（四）手工单的填写要求
1、手工单由相关零售岗填写，零售主管岗审核，店长审定，收银员核查收银。
2、零售主管岗，店长对手工单操作相关业务的合理性负责，包括成交价格的合理性、库存的合理性等。对不能确定合理的交易业务一律不得审核、审定通过。违反此规定者，按公司损失情况5分起扣！
3、收银员对手工单作业的合规性负责，对手工单填写的合规性负责。
4、手工单的填制必须明确标出：销售人员、出货仓库、商品编码、规格型号、数量、商品价格和详细的客户信息等；收银员审核通过时填写手工单发生时间，收银员对填写不规范的手工单一律不予审核通过，违反此规定者重扣20分。
（五）补单
1、由于网络或信息系统原因造成的手工单，必须在系统恢复后24小时内补完；电子单的备注栏内注明 “补手工单”，违反此规定者一律重扣10分。
2、补单由相应零售岗负责制电子单，按正常电子单流程进行，收银员岗负责严格审核补的电子单，对照相应原手工单，所有内容必须一致，时间是否合理，否则一律不予审核通过；对于没有按期补电子单的进行核查，并将该异常上报至分公司财务部长，违反此规定者一律重扣10分。
3、各库理货员根据相应的手工单据及时确认信息系统内对应的电子单据，凡电子单与手工单内容不符的一律不得在系统内确认通过，违反此规定者一律重扣10分。
操作流程参见“手工单申请流程”和“手工单补单流程”
十七、责任人
（一）执行责任岗：物流主管岗、理货岗；零售主管岗；财务收银岗
（二）培训责任岗：物流部长岗；各店长；财务部长岗
（三）检查责任岗：商控物流管理本部总经理、门店管理本部总经理、财务管理本部总经理
（四）未尽责任的处罚：制度执行责任岗、培训责任岗、检查责任岗未尽相关责任，将做每次20分以内的扣分；情节特别严重的可作20分以上，50分以下的扣分。
十八、附则
本规定自下发之日起执行,原文件“关于卖场库物资的管理规定”（宏三控（总）[2007] 16号）同时废止。本规定解释权归商控物流管理本部。
