项目管理手册 （第二版）
第十章 物资及设备管理 1．项目物资及设备日常管理
执行《中铁上海工程局有限公司物资采购供应管理办法》、《中铁上海工程局有限公司物资核算管理办法》、《中铁上海工程局有限公司机械设备管理办法》、《中铁上海工程局有限公司大型、特种设备管理办法》以及子（分）公司相关规章制度。 2．施工准备阶段工作
2.1 项目经理部及时做好工程投标预算、施工组织设计、责任预算分劈等相关资料的交底工作，由项目经理牵头组织对相关部门进行物资机械管理方面的交底，交底内容包括项目各种主要原材料、周转材料的需用总量，投标预算中的原材料单价，施工合同中甲供、甲控、自购物资的类别及范围，可调价物资的品种及范围，调价依据及调价周期。
2.2 项目经理部根据工程项目的特点、施工内容、劳务分包计划、经济核算要求，把工程项目划分为若干个“工号”，印发正式通知，作为项目经理部各部门业务工作的依据，利于项目物资部门实施分工号物资限额供应及核算。 3．物资计划管理
3.1 项目经理部技术管理部门应在接到施工设计图纸后15日内依据施工图纸、施工组织设计、施工配合比、规范及相应物资消耗定额，分工号编制出《主要物资需用数量明细表》，该表经项目总工程师复核无误后用于编制《主要物资需用限额数量总计划表》，并经项目总工程师审批后作为整个项目物资采购进料的总控标准。主要材料实行季度分月计划和月度计划相结合的计划管理体制，《主要物资月度需用量计划表》由项目技术管理部门根据项目经理部下达的月度施工计划、《主要物资需用数量明细表》编制，经项目技术负责人审批后于月底之前报项目物资部门。项目物资部门根据《主要物资月度需用量计划表》，在盘点现场库存后编制《主要物资月度采购（申请）表》（实行物资集中采购时，编制申请计划），经项目技术管理、工程经济和财务等部门审核，领导审批后组织实施。
3.2 各类计划在编制过程中均要有编制说明，填写要规范、完整、要明确物资名称、规格、数量、技术要求和质量标准、使用部位、使用时间等，并经相关部门签认，领导审批和单位盖章。
3.3 工程项目因设计变更而发生材料需用量增减时，项目技术管理部门应在变更发生后7日内编制物资需用量变更计划，经项目总工程师审批后由物资管理部门及时调整采购供应计划。变更补充计划包括变更部分重新计算的《主要物资需用数量明细表》和修订后的整个项目的《主要物资需用限额数量总计划表》，并分别附封面及编制说明。
3.4 施工图逐步到位的项目，《主要物资需用数量明细表》分次提交物资部门，《主要物资需用限额数量总计划表》每次更新版本，即《主要物资需用限额数量总计划表》总是以最近一次提交的版本为准，以前提交的计划存档管理，《主要物资需用数量明细表》为多次提交部分的汇总，分次装订、存档。
3.5 《主要物资需用数量明细表》、《主要物资需用限额数量总计划表》除工程技术、物资两个部门存档外，应及时抄送工经、财务部门存档。经确认的物资采购计划应传递至项目经理部相关部门，以便协调现场道路交通及物资堆放场地等事项。
附表：
《主要物资需用数量明细表》（CRECSH-PM-1001） 《主要物资需用限额数量总计划表》（CRECSH-PM-1002）
《主要物资月度需用量计划表》（CRECSH-PM-1003） 《主要物资月度采购（申请）计划表》（CRECSH-PM-1004） 4．供应商管理
4.1 供应商调查：项目物资管理部门根据《主要物资需用限额数量总计划表》和工程项目实际需要从所属上级管理单位发布的《合格物资供方名录》中选择供应商，当供应商不在所属上级单位《合格物资供方名录》范围内时，应对供应商情况进行调查，调查的主要内容有：供应商的资质证书、生产许可证、产品质量检测报告、履约能力、产品价格、运输能力、管理体系认证情况、企业管理制度、业绩、信誉等方面。
4.2 供应商评价：根据“谁采购谁评价”的原则，由项目经理部物资管理部门牵头组织工程技术、安质、财务、工经等部门成立供应商评审小组，对经物资部门调查的供应商进行评审，填写《物资供方调查审批表》，经评审确定为“合格”的供应商，报请上级物资管理部门审批后，纳入合格供应商名录进行管理；通过招标方式采购物资，将评标过程视为供应商评审，经评审合格的供应商，可直接列入合格物资供应商名录。 附表：《物资供方调查审批表》（CRECSH-PM-1005）
4.3 供应商复评：每年项目经理部对本单位所评价的合格供应商进行一次年度复评，对不履行合同、不能满足供应要求的供应商坚决予以清退。对供应物资存在质量问题、服务差、不能及时履约的供方列入上级单位“不合格物资供方名录”，且三年内不得从该供应商采购物资。 附表：《物资供方定期复评表》（CRECSH-PM-1006） 5．物资采购
5.1 项目经理部应建立共同询价和集体定价的约束机制，确保物资采购过程公开透明，对大宗物资的采购要遵循公正、公平、公开的原则，实行招标。
5.2 项目经理部应成立采购工作小组，制定相应的采购管理办法，根据公司、子（分）公司采购管理办法，明确项目经理部的采购范围及权限。采购工作小组组长由项目经理和项目书记担任，其成员除工程技术、工经、财务、物资等相关部门负责人外，还应邀请上一级单位法律、纪检部门参加。
5.3 各项目经理部应规范招标采购程序，完善相关的活动和记录。对不适宜采取招标采购的物资，项目经理部可采取竞争性谈判或询价采购等方式进行，妥善保存谈判会议纪要、供应商报价单、采购比价汇总表等资料。二三项料采购，实施限价采购，在项目施工准备阶段，由物资部门牵头，项目经理、书记、主管生产副经理、项目经理部工程技术、工经、财务、物资部门参与，就近选择两至三家供应商签订合作协议，明确常用物资采购价格范围及质量要求，项目实施过程中在选定的供应商中择优购买。
5.5 批量物资采购必须与供方签订书面采购合同，采购合同及相关补充协议签订前须进行合同评审，经项目经理部评审后报上级单位评审，经评审通过的采购合同由项目经理代表项目经理部签订。项目物资管理部门建立物资采购合同管理台帐，对合同的签订、履行情况进行动态监控，及时向上级单位上报合同管理报表。对于分批次供货、结算的采购合同，在合同履行完毕时签订封帐协议。 6．物资验收与检验
6.1 物资进场后由物资管理部门与物资需用单位的有权领料人对进场物资的数量以及外观质量进行共同验收（大堆料、散装水泥以及需称重的物资应采用过磅的方法进行）并及时填写《进场/入库物资验收登记薄》，同时按规定程序进行检验和试验，填写《物资送检台帐》。检验试验不合格物资应予以标识，单独存放，禁止发放和使用，并按规定程序进行处置。
6.2 物资进场并经验收合格后，物资人员应及时办理入库手续，填制材料点收单。采
购人员在凭购物发票向财务部门报销料款时需将材料点收单一并附上。 附表：《进场/入库物资验收登记薄》（CRECSH-PM-1007） 《物资送检台账》（CRECSH-PM-1008） 7．物资贮存
7.1 项目经理部按《施工组织设计》及《物资需用计划》实施现场储存管理，按施工平面布置及贮存、道路运输、使用加工、吊装等要求设置物资贮存位置及设施。
现场施工用所有物资，应按计划进场，包括甲供材料，甲控材料、自购材料、分包方采购的材料。进场物资应按产品性能、形态分类，合理堆码，保持库区整齐规范，便于使用。
7.2 项目经理部采购材料及建设方提供物资由项目经理部派人管理，分包方采购的物资由分包方负责保管。物资部门对已进场验收合格的物资利用物资管理系统建立《物资收、发、存台账》，正确标识，记录规格、数量、进出库情况，定期盘点，防止库损或变质。 8．物资使用及盘点
8.1 项目经理部对现场物资实行限（定）额发料制度。对超限额用料应有书面分析，并报经理部领导批准后，方可发料。坚持无工号、无去向不发料，超计划、无计划不发料。
8.2 物资需用单位的应指定专门的领料人员（被授权领料人），并按限（定）额控制领料。被授权领料人应将授权委托书交物资部门一份备案，项目经理部物资管理部门不得将材料发给物资需用单位非有权领料人。
8.3 库存物资要实行先进先发制度。对有保存期限的物资要在期限内发放使用，超过保存期的要按规定进行取样复试。应附技术证件的，发料人员在发料时要将技术证件复印件交领料人员。
8.4 物资供应部门在发料过程中应及时利用物资管理系统开具发料单，发料单的填写应规范、完整，并利用针式打印机打印多联单，物资、财务、收料单位等相关部门应各持一联，发料人、收料人、物资部门负责人均需在发料单上签字。月末由物资部门将发料单、内部调拨单、外部调拨单及周转材料摊销单等单据汇总移交给财务部门，并办理书面移交记录。每月末由物资部门编制物资收、发、存动态表，与财务部门核对一致后由项目经理审核签字。
8.5 项目经理部实行物资月末盘点制度，物资盘点与项目已完工工程量统计同步。库存盘点不仅包括库房及料场的原材料库存，还包括各工号、各工序所形成的中间库存，包括原材料、在制品、半成品库存。盘点数量必须准确、真实、全面。现场在制品、半成品盘点，由工程技术部门、工经部门、物资部门、施工作业队共同进行，财务部门监盘，盘点单由工程技术部门编制，于盘点后2个工作日内完成；原材料盘点由物资部门、施工作业队共同进行，财务部门监盘，盘点单由物资部门负责编制，于盘点后2个工作日内完成。
8.6 项目经理部应对外部劳务分包队伍的施工用料进行动态管理，及时掌握现场材料的消耗情况，严禁外部劳务分包队伍在施工过程中偷工减料以及将施工用料或工地剩余物资对外处理或销售。 9．物资核算
9.1 项目经理部对主要物资应坚持“月核算、季分析、项目结束前总结”的核算原则。 9.2 项目经理部应对劳务分包队伍施工用主要材料消耗进行月核算，分析节超原因，提出改进措施，并对超耗材料按合同约定进行扣款。
9.3 项目经理部每季度对各工号主要物资消耗进行开累核算，统计工程项目自开工以来各工号主要物资实际发生的量差和价差。召开物资成本分析会议，对原材料核算数量、单价出现的重大盈亏现象进行原因分析，商讨改进措施，对周转材料费用进行盈亏分析并制定整改措施，形成“季度物资成本盈亏分析报告”。
9.4 工程进入收尾阶段，对工程项目实用的原材料、周转材料、油料、半成品进行开累汇总核算，对出现的盈亏情况进行分析，编制“竣工项目物资成本盈亏分析报告”，对本
项目物资管理工作进行全面梳理，总结管理得失，提出对今后物资管理工作的建议。
9.5 项目经理部物资核算的程序、方法执行《中铁上海工程局有限公司物资核算管理办法》及各子（分）公司制定的实施细则，各类核算用表格参见《中铁上海工程局有限公司物资核算管理办法》附件。 10．建设方提供的物资
10.1 项目经理部按施工合同关于建设方提供物资管理约定，管理建设方提供的物资。对物资做好质量、样品、价格签证确认手续和采购过程记录。
10.2 项目经理部根据《施工进度计划》制定《建设方提供物资需用计划》，按合同规定，组织物资进场、验收检验、贮存、使用管理及不合格物资管理。
10.3 项目经理部对建设方提供物资定期清理，按合同规定对账，办理相应的结算手续。 11．周转材料和小型机具管理
11.1 项目经理部在编制《施工组织设计》时制定周转材料和小型机具需用计划。 11.2 项目经理部施工用周转材料和小型机具，应向上级单位申请内部调剂使用，当无周转材料和小型机具调剂时，上级单位根据情况集中采购或委托项目经理部自行购买或租赁周转材料和小型机具。购买或租赁的周转材料和小型机具必须符合有关技术标准及质量要求，进场周转材料和小型机具应及时进行验收、检验或技术验证。
11.3 项目经理部建立健全周转材料和小型机具的收、发、存、领、用、退手续，加强周转材料的现场管理，确保使用的周转材料按时、按量收回。定期进行周转材料和小型机具安全性能检查，及时更换残次废旧料具。 12．设计变更相关配合工作
12.1 工程设计变更中存在确认价格的物资，物资部门在索取发票、产品质量证明文件是仔细查验，必须保证上述资料中载明的物资品种、型号规格、数量与变更后物资的设计要求相一致。
12.2 因市场价大幅上涨等因素，实际采购原材料高于投标预算价格阶段，已取得业主认可调价或拟报请业主进行认可调价等情况下，项目物资部、工经、财务部门妥善保管本阶段物资采购发票及复印件、造价信息的可能成为调价依据的原始资料，进行编号并存档保管，以便向业主提供全面、真实的调价依据。 13．设备租赁管理
13.1 租赁机械设备要根据工程特点，由机械工程师编制机械设备配置方案，经项目总工程师审批，设备配置方案要确保生产成本最低化，兼顾安全、施工进度、环境保护和职业健康安全等方面的要求。子（分）公司要根据设备配置方案，优先调剂使用自有设备。
13.2 机械设备租赁须在合格供租方中租用，并优先选用价格较低地区的设备。租赁设备前，项目经理部须向上一级单位机械管理部门提出申请，经批准同意后，由项目经理代表项目经理部与出租方签订租赁合同。
13.3 租赁机械设备必须执行租赁合同评审制度，租赁合同经项目经理部领导和相关部门评审、会签并报上级单位相关职能部门审核后才能签订。
13.4 租赁设备进出现场，项目经理部与出租方应进行验收确定机械设备性能完好，技术资料齐全后，办理交接签字手续。 14．设备进（退）场管理
14.1 项目经理部根据现场实际需要，在保证运输、场地、基础、配套设施的基础上有计划的组织设备进（退）场，必要时要编制设备进（退）场安（拆）装专项技术方案，经公司或子（分）公司机械管理部门、技术部门、安质部门会审，经总工程师批准后方可实施，特种设备必须经地方特种设备监督管理部门许可后方可使用。
14.2 机械设备进（退）场时，项目经理部要对设备的完好状态、安全及环保性能进行
验收，验收时出租方、安装单位、项目经理部机械工程师要共同到场验收签字，项目经理部机械工程师做好验收鉴定记录。
14.3 项目经理部按《施工组织设计》总平面管理规定布置、停放、运输、安装和控制施工机械进（退）场。租赁机械退租时，双方必须签订租赁终止协议。 15．设备日常运转管理
15.1 项目经理部机械工程师按机械设备管理规定，对本项目所有机械设备日常运转情况进行监督管理（包括自有设备、外租设备和协作队伍自带设备）。
15.2 机械操作人员必须经过培训并考试合格，取得由当地劳动部门或主管部门统一发放的机械操作证。考核工作由机械管理部门配合人事、教育、安质部门共同进行。考核不合格者，应调离本岗位。
15.3 项目经理部建立机械设备使用岗位责任制、交接班制度、巡回检查制度、机械用油和水管理制度以及检查验收制度，定期对机械设备进行安全检查和设备保养，做好检查记录。特种设备还必须建立安全使用卡控措施，确保现场施工机械正常运转。
15.4 项目经理部应根据实际情况制定机械使用费的控制（租赁）和管理办法。制定以设备的台班定额工作量、台班定额燃油、配件消耗量等为内容的单机单车核算办法。建立燃油、配件消耗台账，并定期开展机械使用费用成本分析。
