湖南省人民防空行政执法案卷管理办法（试行）
来源:湘西州人防办 日期:2009-06-22 09:14:06
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第一条 为规范人民防空行政执法案件材料的立卷、归档和行政执法案卷的管理工作，推进人防行政执法活动规范化、程序化，依照《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《人民防空行政执法规定》有关规定，结合实际制订本办法。
第二条 人民防空行政执法案件材料是指人民防空主管部门在实施行政许可、行政处罚、行政征收征用、行政检查、行政强制、行政确认的过程中，由人民防空主管部门收集或制作的与案件处理相关联的所有具有法律意义的材料。
第三条 各级人民防空主管部门应当定期对本单位的执法案卷进行评查，总结经验，分析问题，提高行政执法能力。上级人民防空主管部门要加强行政执法监督，不定期的对下级人民防空主管部门的执法案卷进行抽查。
第四条 实施防空地下室设计审查、竣工验收认可行政许可事项的，应当自该行政许可事项输完毕之日起30日内，将下列行政许可文书、证据、资料入卷。
（一）投资主管部门出具的建设项目立项批复或备案证明（复印件）；
（二）规划方案审查意见书（复印件）；
（三）防空地下室初步设计审查申请；
（四）防空地下室初步设计审查审批表及审查意见书（副本）；
（五）规划主管部门审查批准的规划总平面图（复印件）；
（六）规划主管部门审查批准的规划总平面图（复印件）；
（七）工程场地水文地质资料（或地质勘察成果报告）；
（八）项目胜地红线图（复印件）
（九）经人防施工图审查机构审查通过的防空地下室施工图和光盘；
（十）人防质量监督机构出具的质量监督报告副本（附人防工程质量监督申报书、人防工程质量监督书、人防工程质量监督计划、人防工程关键道听部位质量监督表）；
（十一）人防部门出具的质量认可文件副本；
（十二）行政许可申请材料接收凭证副本；
（十三）行政许可送达凭证；
第五条
实施其他人防行政许可事项的，应当自该行政许可事项输完毕之日起30日内，根据审批项目实际，将下列相应行政许可文书、证据资料入卷：
（一）行政许可申请书；
（二）行政许可申请不予受理审批表及通告书副本；
（三）行政许可申请材料补正通知书副本；
（四）行政许可申请材料接收凭证副本；
（五）行政许可受理通知书副本；
（六）行政许可审查报告及相关证据；
（七）行政许可听证审批表；
（八）行政许可听证公告副本；
（九）行政许可听证告知书副本；
（十）行政许可听证通知书副本；
（十一）行政许可听证会笔录；
（十二）行政许可延期决定审批表及通知书副本；
（十三）行政许可决定审批表及决定书副本；
（十四）变更行政许可决定审批表及决定书副本；
（十五）延续行政许可决定审批表及决定书副本； （十六）撤销行政许可决定审批表及决定书副本； （十七）注销行政许可决定审批表及决定书副本； （十八）撤回行政许可决定审批表及决定书副本； （十九）行政许可赔偿决定书副本；
（二十）行政许可文书送达达凭证或者记录； （二十一）其他重要文书、证据。
前款规定的行政许可应以《不予受理行政许可决定书》、《准予受理行政许可决定书》的形式做出决定，不宜以通知、批复、意见等行政公文形式作出决定。
第六条
实施人防行政许可征收的，应当自征收完结之日起30日内，将下列文书、证据、资料入卷：
（一）行政征收通知书（决定书）副本；
（二）行政相对人请求减、免、缓缴费的申请材料、证明材料；
（三）人防行政性收费减、免、缓征审批表；
（四）行政相对人交款单据复印件；
（五）行政征收文书送达凭证；
（六）其他重要文书、证据。
第七条
按照一般程序实施人防行政处罚的，应当处案件办结之日起30日内，将下列文书、证据资料入卷：
（一）行政处罚案件立案审批表；
（二）询问笔录或调查笔录；
（三）物证、书证、视听资料、证人证言、当事人陈述、现场检查笔录或勘验笔录；
（四）鉴定委托书副本；
（五）鉴定结论；
（六）提取物证、书证清单；
（七）行政处罚事先告知书副本；
（八）当事人陈述、申辩笔录；
（九）重大案件集体讨论笔录；
（十）当事人听证申请书；
（十一）行政处罚听证告知书副本；
（十二）行政处罚听证通知书副本；
（十三）行政处罚听证会笔录；
（十四）行政处罚听证报告；
（十五）案件调查终结报告； （十六）行政处罚审批表；
（十七）行政处罚决定书副本；
（十八）当事人缴纳的单据（复印件）；
（十九）当事人延期、分期缴纳罚款申请书及行政机关批准文书； （二十）行政处罚结案审批表；
（二十一）行政处罚文书送达凭证； （二十二）其他重要文书、证据。
前款所称人防行政处罚案件办结，包括当事人未申请行政复议、未捍行政诉讼且已履行或者执行的行政处罚案件。依法委托实施行政处罚的，还应当将《行政处罚委托书》入卷。
实施人防行政强制措施后转入处罚程序的，行政强制案卷材料归入行政处罚案卷。
第八条
按照简易程序实施人防行政处罚的，应当自当场处罚之日起5日内将当场处罚决定书、当事人当场缴纳款的单据（或复印件）等材料入卷。
第九条 实施人防行政检查，包括行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况的，应当自检查完毕之日起30日内，将下列文书、证据资料入卷：
（一）行政检查记录（包括行政许可后的跟踪监督检查和日常巡回监督检查情况）；
（二）行政检查中收集的相关证据材料（包括现场勘查或书面检查记录、询问笔录、现场采取的措施等）；
（三）行政检查结论和处理意见；
（四）行政检查结论告知书副本；
（五）行政检查整改建议或行政检查整改通知书副本；
（六）行政检查文书送达凭证；
（七）其他行政重要文书、证据。
第十条 实施人防行政强制的，应当自强制手段完结之日起30日内，将下列文书、证据、资料入卷：
（一）行政检查中形成的案卷材料；
（二）询问笔录或调查笔录；
（三）实施行政强制措施审批表；
（四）行政强制决定副本；
（五）查封（扣押）、解封（退还）物品清单；
（六）查封、扣押笔录、证据；
（七）解除行政强制措施决定书副本；
（八）物证、书证、视听资料、证人证言、当事人陈述、现场检查笔录或勘验笔录；
（九）行政强制文书送达凭证；
（十）其他重要文书、证据。
第十一条
实施人防行政确认的，案件入卷材料参照行政许可执行，实施人防行政征用的，案件入卷材料参照行政征收执行。
第十二条
本办法第四条至第十一条规定的证据，的物证不能直接入卷的，应当以物证的照片入卷；有视听资料的，以光盘或者其他载体入卷。
第十三条
行政执法案卷的整理、装订、立卷工作由案件承办人负责。案件承办人在案件办理过程中应注意收集、保管与案件相关的材料、文书，在组卷整理时做好材料、文书的筛选、检查、修补工作，确保材料的完整性、规范性。
第十四条
行政执法档案应装订成卷，原则上一案一卷、一卷一号。其中涉及国家机密、商业机密、个人隐私的，可以一案二卷，即正卷和副卷。行政征收可以以月、季、半年、年为单位装订成卷。卷内材料排列应当结论、决定、结案处理性文件在前，依据、证据材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同五文件等密不可分的文件，装订时应排列在一起；其他材料形成规律或特点排列。
第十五条 案卷案件材料应统一使用A4型（210×297毫米）纸；过大的，应折叠成A4幅面；过小的，应用A4型纸托裱。不适宜托裱的材料可使用证物袋装袋附卷；是复印件的，应加盖“与原件核对无误”印章。
第十六条 卷内案件材料应使用蓝黑钢笔、签字笔、毛笔书写，也可打印，字迹要工整、清晰。已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料要托裱、修补或复制。
第十七条 案件材料排列后，应在距案卷左边口约15毫米（或在文书左边沿装订线）装订。
案卷装订时应除去案件材料内的订书钉及其他杂物。
第十八条 卷内案件材料应按顺序编写页号，页号一律用阿拉伯数字打印在材料右上角，案卷封面、封底、案卷目录以及没有文字的材料页面不用编写页号。
第十九条 案卷目录应根据序号、材料名称和页号如实填写，一份文书材料编写一个顺序号，标明起止页码。
第二十条 非文书载体性的证据（如图文、照片、录相等）应随卷保存，
第二十一条 已归档和行政执法案卷，采用XXXX年人防XXXX（行政执法类别）执法卷XX号为序号；特殊情况由本单位法制机构或负责工作的综合部门自选确定案卷序号编排方法。
已生效的行政处罚决定被撤销并需要重新做出行政处罚决定的，按法定程序另案实施行政处罚，应重新收集有关案件材料加案立卷，原案案卷和案卷序号保留不变。
负责法制的工作人员应定期对各处室的行政处罚案卷归档情况进行检查，督促有关人员办理归档工作。
第二十二条 案卷装订成册后，按照案卷序号将其装入硬皮档案盒，并在档案盒上标注案卷类别、归档时间、起止卷号、保管期限等项目。
第二十三条 已归档的行政处罚案卷，任何人不得抽取、涂改、增删、污损卷内的案件材料。确需增补的，经单位负责人批准后才可增补。
第二十四条 以下人防行政执法案件，案卷保管期限为永久：
（一）行政许可案件；
（二）行政征用征收案件；
（三）适用一般程序实施的行政处罚案件；
（四）行政强制案件；
（五）行政确认案件；
（六）当事人提起行政复议或行政诉讼案件；
（七）有重大影响或疑难复杂案件；
（八）涉外以及涉港、澳、台案件；
（九）其他重大案件案卷需永久保管的。
第二十五条
适用简易程序实施的行政处罚案件、行政执法检查案件，以及其他行政执法案件，案卷定期保管，保管期限为30年。
依法办理销案的案件，案卷定期保管，保管期限为10年。 简易程序案件，案卷保管期限为5年。
第二十六条
属于永久、定期保管的行政执法案卷，归档完毕后按有关规定向本单位管理部门或者档案工作人员移交，经档案工作人员验收合格后，办理移交手续。
凡立卷不符合规定要求的，由承办人负责重新整理。
负责法制工作的人员应定期对各行政执法部门的行政执法案件归档情况进行检查，督促有关人员办理归档工作。
第二十七条
未正式立案的案件，执法文书材料由承办人整理装订，各办案部门自行保存备查，其中重要的、有保存价值的文书材料应保存10年。
第二十八条 行政执法案卷涉及秘密事项的应当保密。对涉及国家事项的，应当由行政执法单位依法确定密级，并按国家有关保密规定加强管理；对非国家秘密但不宜公开的事项和个人隐私，应当限定知悉范围，不得公开。对不明确具体密级事项的，应按权限报上级业务部门或保密工作部门确定。
第二十九条
利用行政执法案卷，应当按《档案法》有关规定办理手续，填写《档案查阅登记》或《档案借阅登记》。利用结束后，及时归还档案。属于国家秘密的，按照保密法及国家有关规定办理。
第三十条
行政执法单位应成立档案鉴定小组，定期对已超过保管期限的行政执法档案进行鉴定。
销毁失去保存价值的行政执法档案，须由鉴定小组提出意见，填写销毁清册，经单位负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签名。
第三十一条 行政执法案卷的归档管理国家另有规定的，从其规定。 第三十二条
本办法自2009年6月1日起施
