商务文书写作教程[材料]

发布时间：2020-03-02 09:49:49 来源：范文大全收藏本文下载本文手机版

商务文书写作教程

第一讲商务文书写作的概念

1．前言

2．商务文书写作的特点

3．商务文书写作四要素

4．商务文书写作的作用

第二讲如何写出好文章（上）

1．制定正确的行动目标

2．决定文章的正式程度

（一）第三讲如何写出好文章（中）

1．决定文章的正式程度

（二）

2．决定文章的总体风格

第四讲如何写出好文章（下）

1．选择文章的层次结构

2．列出文章的大纲

3．撰写初稿

第五讲如何使文章生动有效（上）

1．技巧一：情感指数

（一）

2．技巧一：情感指数

（二）

第六讲如何使文章生动有效（中）

1．技巧二：读者为尊

2．技巧三：有效的反馈

3．技巧四：增加紧迫性

第七讲如何使文章生动有效（下）

1．技巧五：增加可信度

2．技巧六：使行文简洁

第八讲如何使文章更加规范（上）

1．数字的使用

2．结构层次序数的使用

第九讲如何使文章更加规范（下）

1．计量单位的使用

2．综合校对

3．标点符号的使用

第十讲常用公文示范讲解（上）

1．通知

2．报告

第十一讲常用公文示范讲解（下）

1．请示

2．批复

3．会议纪要

4．邀请信

5．总结

第十二讲合同的22个书写原则

1．合同的22个书写原则（上）

2．合同的22个书写原则（下）

合同的22个书写原则

合同的22个书写原则”

1、采取封闭型的写法：所谓“封闭型的写法”，就是对于合同中时间期限的界定一定要明确。

2、采用结果性的语言

3、确定合同双方的简称：自一开始签订合同的时候就需要确定一个非常明确的合同双方的简称。

4、前后指代保持一致

5、并列使用“包括”与“但不限于”

6、采用主动语态

7、避免相近词语的重复使用

8、不要创造词语

9、对术语进行准确地定义

10、善用限制词：合同中常见的限制词包括“应当”、“有义务”、“将”、“可以”等。

11、不用公司带抬头的信纸打印合同：法律规定，如果是用有某一方抬头的信纸打印出来的合同，会被认为该合同会偏向于该方。

12、禁用一些词语：“及时”、“力争”、“相关”以及“争取”这四个词是不可以在合同中出现。

13、采用描述性的方式：合同采用描述方式方法可以保证词语的精确性。

14、用汉语代替符号：合同中应该尽量使用汉语，避免用符号来表示。

15、准确使用标点符号

16、文字与阿拉伯数字并用

17、留下争议解决地的约定条款和适用法律

18、每个段落只写一个主题

19、尽量写短句子 20、克服日常理解与合同用语的距离

21、进行拼写检查

22、采用书面语：合同是永恒的书面语。

常用公文示范讲解（下）

三、请示：当撰写者自己的单位以及权限不足以做相应的决定，这个时候就需要进行请示。

1、请示的特点：（1）事前行文：事后行文叫报告，事前行文即为请示（2）一事一请：即一个事情做一个请示，不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中（3）需要批复：即强调请示都是需要批复的

2、请示写作的格式请示的格式基本与前两种商务文书一样，但在最后结尾的时候需要注意：（1）加上“妥否，请批示”；（2）加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；（3）在署名和时间部分必须要加盖印章。

四、批复：批复是上级答复下级的请示的一种下行文

1、批复的特点：指令性强、针对性强、态度鲜明、政策性强

2、批复的写作格式（1）在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；（2）给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；（3）与请示一样，批复也必须要有公章。

五、会议纪要

1、会议纪要的作用与目的（1）传达会议精神；（2）记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

2、会议纪要的写作格式（1）会议纪要的标题中没有发文机构；（2）将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；（3）主体为决议事项或者主要认识和意见；（4）最后要对未来进行展望。

六、邀请信（1）标题在纸张正中间，其字体比正文要大；

（2）称呼格式为名称、职称以及冒号，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；（3）当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；（4）用纸应该特别正式。

七、总结（1）总结的内容包括经验教训、心得体会等；（2）都是第一人称的；（3）总结可分为综合性的总结以及专题性的总结；（4）标题中一定要加入时间。

常用公文示范讲解（上）

一、通知

1、通知的适用范围：通知是适用范围最为广泛的一种固定格式的商务文书

2、通知的适应性：通知的适用性广泛，企业单位、事业单位、党政机关、学校

3、通知的种类：会议通知、指示性通知、批准性通知、发布性通知、知照性通知（如聘用通知）、周知性通知

4、通知的写作格式（1）标题：标题应该包括发文机关、事由以及文种等三块内容（2）送与对象：只能有一个主送单位，但抄送单位可以有多个，主送单位一定要顶格来写（3）正文：正文主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成

（4）署名：署名包括发文机构和日期（5）附件

二、报告：报告是特指是一种由下往上的、下级对上级汇

报阶段工作、反映问题、提出建议或者就某个问题进行答复的“上行文”。

1、报告的种类：工作报告、情况报告、答复报告、建议报告。

2、报告的写作格式

第九讲如何使文章更加规范（下）

三、计量单位的使用规范

1、长度单位：公里、千米、米、分米、厘米

2、功率单位：千瓦、瓦

3、质量重量单位：千克、公斤、吨、克、毫克

4、热能单位：焦耳

5、体积单位：升、毫升

6、土地面积单位：公顷、平方米

7、电能单位：电瓦时

四、综合校对的注意事项

1、做旁观者

2、做朗读者

3、做求教者

五、词语的使用规范

六、标点符号的使用规范

1、常见的标点符号使用错误

2、标点符号的种类：（1）点号：句号、问号、叹号称之为“句末点号”；逗号、顿号、分号和冒号称之为“句内点号”；（2）标号：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号、专名号；

3、具体的用法（1）反问句的标点符号（2）引号的用法 ① 非法规性的文件，用引号加以强调而不用书名号 ② 特定称谓用引号 ③ 缩略语可以用引号 ④ 需要着重的论述对象用引号予以标识（3）括号的用法：括号可以表示一个文件的成熟程度（4）省略号的用法：省略号表示的是引文的省略、列举的省略或者说话断断续续的状态，不能与“等”和“等等”一起用

4、标点符号的点放位置（1）点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头；（2）标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；（3）标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；（4）引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。

如何使文章更加规范（上）

一、数字的使用规范

1、真实准确：数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义；

2、各个分数之和与总数相等：准确；

3、统计口径一致：只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比；

4、列举数字有可比性

5、注意倍数关系：表示倍数的用词要准确；

6、分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合

二、部分结构层次叙述的规范性所谓的“部分结构层次叙述”，就是对商务文书中的几级嵌套的分层次编号。

1、第一层：“一”、“二”、“三”……来表示

2、第二层：“

（一）”、“

（二）”、“

（三）”……来表示

3、第三层：可以用阿拉伯数字来表示

4、第四层：“（1）”、“（2）”、“（3）”……来表示

如何使文章生动有效（下）

五、增加可信度所谓“可信度”，就是让自己的文书在目标读者那里看起来非常的值得相信。

六、做到行文简洁

1、采用电报文体：在这种文体中一个字就有很多意义；

2、另加附件：可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开；

3、词句力求简单精炼

4、多用主动语式

5、适当运用缩略语

如何使文章生动有效（中）

二、“读者为尊”

1、内涵：就是在强调商务文书撰写者应该要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。

2、原则：“最先提及读者而非自己”

三、进行有效的反馈

1、正面反馈：指对别人的一种认可

2、修正性反馈：指当目标对象出现了一些问题的时候，给与其一个反馈，但这种反馈是以一开始的称赞为前提的。

3、负面反馈和没有反馈：

四、增加紧迫性

1、作用：激发目标读者能够在最短的时间内采取我们所希望的行动

2、方法：时间的规范性、时间的精确性、时间的通用性

如何使文章生动有效（上）

一、情感指数

1、内涵：所谓“情感指数”，实际上就是对读者的关注程度，它在很大程度上可以对商务文书的亲和力予以衡量。

2、计算方式：商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数。

3、增加情感指数的方法（1）增加第二人称代词（2）增加第三人称的专有名词（3）增加读者的姓名（4）增加对读者的暗指

如何写出好文章（下）

四、选择文章的层次结构

1、连贯式：前因后果、清晰明了，如报告；

2、并列式：前提择要、与连贯式襄武穿插；

3、分析问题式：提出问题、分析问题、解决问题；

4、问答式：引导；

5、行动结果式：陈述事实，提供解决方案。

五、列出文章的大纲

1、列出大纲的好处和目的：建立自己思维次序；

2、具体做法（1）提纲法：围绕核心主旨，按照时间的顺序和逻辑关系，进行罗列；（2）辐射法（头脑风暴）：从一个中心点出发，进行发散的思维。

六、撰写初稿

如何写出好文章（中）

三、设定文章的总体风格把握总体风格的依据：游说矩阵（1）”撰写者与目标读者站在同一立场上，并且资源充足、不存在障碍”的情形，这种情形即称之为“简单型”，其总体风格就是以罗列事实为主。（2）“资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致”的情形，这种情形即称之为“说服型”，突出强调撰写者的利益之所在，充分分析自己观点或者想法的优势和好处。（3）“撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足”的情形，这种情形即称之为“艰难型”，需要考虑是否有书写的必要。（4）“尽管撰写者与目标读者立场保持一致，但资源并不充足”的情形，这种情形即称之为“解决问题型”，其总体风格是有问有答且篇幅较长。商务文书的写作步骤

一、制定正确的行动目标

1、主动目标与被动目标主动目标是对方的实际行动；被动目标是文书所表达的意思。

2、将被动目标转化为主动目标首先明确被动目标和主动目标，才能进行正确的转化。

二、决定文章的正式程度

（一）

1、判断正式程度：正式指数测评

2、正式程度的表现：形式的选择、称呼的选择、语气的选择。

商务文书写作的概念

一、商务文书的分类

1、按形式划分（1）固定格式，如商务合同、邀请函、通知、请示、批复等（2）非固定格式，如电子邮件

2、按内容用途划分（1）通用的：通知、会议纪要、简报、介绍信、申请书、其实、备忘录等（2）礼仪的：贺信、贺电、邀请书、请柬等

二、商务文书的作用避免陷入单向沟通的误区，让文书接受方能够清晰理解自己的意图。