办公部规划
办公部，顾名思义就是负责日常办公的部门。处理的事务有大有小，有粗有细，所以要有一定的应变能力与适应能力。
部门宗旨：本部门的人员是隶属于机械工程学院学生会，方针按学生会要求来。所以也就本着致新，致爱，致善的宗旨。 其职责在于：
（1）负责处理学生会日常工作、内务服务工作,进行部门间协调联络和资源整合；
（2）负责学生会会议记录。
（3）负责学生会的物资采购、各项信息发布以及财产管理；
（4）负责制定、修订、建立、健全学生会的各项制度.这个新学期，学生会精简部门，将九个部门变成六个后，产生了办公部。办公部以原生活部为主体，增加进了秘书处和科技部的职能。秘书处原来直属于主席团，要记录部长级会议流程，以及整理学生会的资料，而科技部则参与一些科技活动的策划及实施，现在的办公部，职能变多了，责任也自然变大了。
办公部日常工作包括:按时开部门例会,传达学生会思想,做好学生会内务服务工作,进行部门减协调联络和资源整合,搞好部门内部活动，学生会开会考勤以及会议记录等。
各种后勤工作:学院举办各种活动时物品的采购（比如食品、活动道具等等）;发布各种与学生有关的信息;管理好学院的各种活动物品，以及学生财务账目管理.定期将学生会的账目向主席团汇报,进行财务
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公开化；和主席团商量并制定修订、建立健全学生会的各项制度.
工作计划：
（1）招新后两周内与主席团讨论健全落实学生会各项制度。
（2）两个星期开一次部门例会（具体看情况而定），交流工作情况并汇总。
（2）办活动时提前一周确定活动物品并开部门会议安排人员采购。
（4）.每年进行一次机械学院的“文明雅舍”评比工作,为我们院的同学营造一个更好的生活环境。以及配合好校学生会的“文明宿舍”的检查工作.
（5）落实到细节，深入到每一个同学，为每位同学的生活和学习提供更多的方便。
（6）管理好秘书处的工作，让他们主要负责学生会日常活动的规范化及开会记录和考勤。
（7）协助ME工作室的日常工作,让他们融入学生会这个大家庭,一起为学生会出一份力。
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(8) 图书馆的勤工俭学的管理工作:由于机械学院和图书馆之间达成协议,图书馆将中文阅览室3的一楼图书馆工作交由机械学院负责.而办公部负责机械学院在图书馆的勤工俭学工作的管理.（比如人员的筛选,工作时间表的安排）
工作流程：
（1）树立大方向 确定一学期的大目标，总计划，即要让部门朝着怎样的方向发展，最终成为怎样性质的部门。
（2）建立战略目标 即通过怎样的方式实现，本着什么样的宗旨和原则。
（3）收集资料 有关部门明确目标，收集相关资料。
（4）挖掘各种资源 通过多种途径，多种方式，让更多的资源为本部门所用。
（5）统一思想，策划方案 向部员贯彻思想，各部员齐心协力，提出有关策划。
（6）提出计划 关于怎样落实该策划方案，提出阶段性目标和计划。 （7）检查并将目标定实 查看目标是否合理，将计划落实。 （8）执行 部门各成员努力执行计划。 （9）总结 总结计划的实施程度及最终效果。
（10）整理，反思并提出改进方法 整理该过程，反思细节的处理，优化并改进。
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（11）准备下次工作
近期招新规划：面向全院学生进行统一招新，采取自由报名方式，并以面试的形式进行。面试分两次，每轮面试都由三位部长主持并进行评议，最后择优录取。
目前，办公部有部长一名，副部长两名，预计招新10人。 具体分工职责如下： 部长职责
（1） 全面领导办公部工作并具体主持会内日常事务工作。 （2） 召集成员定时开例会，并制定工作计划。 （3） 财务财产管理和活动物品管理。
（4） 负责与各部门之间的工作协调以及整体工作计划的制定及实施。
（5） 处理好成员关系，帮助干事解决一些问题。
副部长职责
（1） 协助部长工作。 （2） 工作计划的监督。 （3） 部门制度的制定与落实。 （4） 成员思想动态反应。
（5） 成员集会、娱乐的组织和安排。 （6） 会内文件和资料管理。 （7） 安排活动出勤人员。 干事职责
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这次招新预计为10人，其中2人负责秘书处工作。 （1） 例会的会议记录与考勤。 （2） 向副部长呈报工作情况。 （3） 部门例会时向部长汇报工作内容。 （4） 活动物品采购及活动后物资整理。 （5） 文件、资料的打印。
（6） 协助其他部门组织活动和布置活动现场等。 （7） 每两周出一期《生活小贴士》，张贴在宿舍楼道口。 秘书处特殊职责：参与每次部长级会议，记录会议流程，并可在会议时发表自己的看法，服务于主席团，帮助主席团整理学生会相关资料。 人员要求：
有热情，有意愿提高自己的沟通能力和协作能力，愿意为他人服务，愿意花时间为学生会，为办公部作出贡献。 秘书处要求：
耐心，细致，踏实，并且有一定的归纳概括能力，字迹较为工整。 内部制度：
1. 学生会的一切制度在本部分均有效，本部门人员不得违反学生会的制度。
2. 本部门乃是为学生会所服务的机构，所以一切活动不得以个人的私利为目的。要服从组织的安排和引导。不得违反国家法律和做有损于学生会的形象。
3.对于组织交待的工作及事情要尽量完成，由于一些特殊原因不能
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完成的要告知上级及其它人员，尽力协调，相互帮助。 4.人员之间的交流要友善、友爱、团结，对于组织所提出的问题及工作有意见及建议的要及时提出，不得以任何形式的辱骂及对其他工作人员的不尊重的形式出现。
对于以上制度如有违反者，部长及各组负责人有权进行相应处罚 会议制度：
（1） 部门例会每两周一次，办公部全体成员参加，部长主持会议。 （2） 每次例会，全体成员须准时到场，不可无故缺席；有合理理由须请假者应向部长说明。并且会议过后主动了解会议状况。 （3） 例会中重要内容需要记录，负责秘书处工作的同学须做详细会议记录。
（4） 多次迟到和无故缺席者给予批评或在下次例会时给予警告。 目前，办公部在学生会定位于后勤部门，主要负责财产管理、信息发布、物品采购以及秘书处，其实办公部的工作并不是绝对的就限制在以上的职能当中,办公部也可以参与到活动策划组织中去。而且学生会改革后我们办公部与原生活部还是有一定区别的,职能的范围有了扩大,因此我们更要好好地建设这个部门.只要你有能力,学生会总能够给你提供一个锻炼的平台。
2011-08-31
