2014年个人年终工作总结 国内销售部业务助理 前言: 时光荏苒, 白驹过隙。 掬一把尘世的碎屑, 却留不住迢迢大河般飞逝的岁月。 2014年已成为过去,不经意间, 2015年的脚步悄然而至。
2014年 3月 3日,我来到安徽三安科技有限公司,回首望已过去了 319天。 在过去的一年里, 我从一个生涩的应届毕业生蜕变为职场的业务助理, 期间收获 了许多, 也成长了许多。 在对工作性质有了清楚认识的同时, 我也更加全面深刻 地认识了我自己。
以下是我的个人年终工作总结,希望通过对 2014年诸事的分析与评估,能 从中吸取教训,提高自身素质,以更好的姿态迎接新一年的挑战。
一、2014年工作回顾 (一日常工作内容
作为国内销售部的业务助理, 我的工作主要是根据业务员的日常下单、发货、收款等一系列事项展开的。 助理在一个部门中主要起辅助作用, 虽然并非是位高 权重的职位,但却需要对所有的细节了如指掌,面面俱到。
1、下单:业务员把客户订单或购销合同交给我,我负责确认客户名称,核 对产品型号、参数、数量、价格,之后根据对应的产品编码下单、同步纸质请购 单与 K3系统。领导审核系统后,把订单交由生管部。
2、跟单:如果客户在交期上的要求较为苛刻,我需要走完公司纸质订单内 部流程, 和采购部门协商产品的交期, 看是否能够满足客户的要求。 如果无法满 足, 就必须通知相应业务员和客户协商。 临近交期时和采购部再次确认到货时间 并追踪货物。到货后通知业务员和仓管及时发货。
3、发货:确认需要发货的型号与数量,首次发货需打电话和客户确定收货 地点和收货人。 量好箱体尺寸并计算体积, 和物流部门评估送货方式 (以物流方 式或以快递方式 ,后完成出货联络表和系统发货通知。如果客户有外箱贴唛头 的要求,则需要编辑唛头打印并在发货前到仓库贴好。
4、开票:业务员和客户确认可以开票后,核对好需要开票的产品、数量和 金额。 把订单、合同、送货单、开票资料整理好, 汇总给财务, 由财务统一开票。 确认客户的收票地址是否正确,然后把开好的票寄给客户。
5、回款:打电话和客户确认是否收到发票, 通知客户回款事项和回款账户。 客户回款后,和财务部门核对回款金额,并把回款和销售订单关联。
6、订单统计汇总:每日记录已下的订单和开票、回款情况,汇总到 Excel 表格中,按周、月、季度、年做出相应的统计图表。
7、日常事项:包括订单、合同与发货单的归档、管理与查询;三证资料、资质证明等有关招投标文件归档整理;填写费用报销、派车、名片印刷申请;走 盖章流程、送货单签字流程;草拟购销合同、证明、会议记录、授权书等书面文 件; 和客户发邮件或打电话沟通; 部门车辆出行管理; 常用办公软件操作与维护 (Word 、PPT 、Excel 、Foxmail 、PDF 等 ; Photoshop 图像处理等等。
(二工作性质与方法
1、工作性质: 按照工作性质分类, 绝大部分工作可分为体力类和脑力类。 在国内销售部担 任业务助理一职,基本符合脑力工作范畴。不似业务员需要在外展业、洽谈、助 理大部分时间坐在办公室里面对电脑处理一些日常事务, 同时也需要去相关部门 进行口头交流与沟通。
针对脑力类型的工作,个人需要具备如下能力: (1清晰的条理和逻辑。
(2友善的性格和灵活变通的能力:在沟通中能清楚表述自己的意思,并 站在对方的立场思考,深知制度条框却又不拘泥于繁文缛节。
(3明白谨言慎行的意义和重要性,遇事不慌乱、不情绪化,有较强的执 行力和忠心。
(4留心日常工作中的琐碎,并事无巨细地记录、备档。
(5心细胆大:能有条不紊地整理好所有文件档案等,便于业务员查询; 并能及时发现工作中的不足,提出意见督促大家改进。
2、工作方法: 工作方法是为达到一定目的和效果, 所采取的办法和手段。 通常工作的方法 是有记录、有计划、有执行、有结果和改进,在这个过程中时刻体现目标驱动和 用数据为证。
(1记录:是对杂乱无章的数据和资料进行整理与归档。针对日常下单、出货、开票、回款、退货等都必须有清晰的文字或电子档记录,方便业务员后续 查找; 也方便汇总销售数据, 对已知的销售金额进行统计和评估。 除销售以外的 记录外也有会议记录、合同编码记录、客户联络表等等。
(2计划:是指在未来一定时期内,要达到的目标以及实现目标的方案途 径, 是一种极具条理性的统筹概念。 销售助理要对日常事项有一个明确计划, 如 月初追回款、月底催开票等。 对每天应当完成的事也要有清晰的思路, 尽量做到 今日事、今日毕。
(3执行:指的是贯彻战略意图,完成预定目标的操作能力。对业务助理 而言执行力就是办事能力, 在最短的时间内高质量地完成领导、业务员交代的任 务, 并能在与本部门和其他部门沟通的过程中尽可能避免问题、减少冲突。 把自 己分内的大小事务在规定时间内做到最好。
(4结果与改进:结果是衡量检验一件事情是否完美完成的标准,也是为 了在评估结果后, 能在原有基础上做出改进。 业务助理的工作大多数时候是枯燥 繁琐的,如何化繁为简、提升工作效率,都应当在一次次实践中检验出来。没有 最完美, 只有更完美, 对自己的工作结果应当先有个清晰的认识, 才能思考出改 进的方法。
(三个人优劣势分析
1、优势: (1沟通能力强: 因为助理需要和客户、和各部门人员进行沟通协商, 开朗外向的性格必不可 少。 必须有良好的沟通能力, 才能周旋于不同的客户群体和内部人员中。 我的沟 通能力较好, 加上公司的年轻员工较多, 代沟较小, 在沟通上也就不会出现明显 的障碍。
(2性格粗中有细: 我从小被当成男生养大, 性格比较独立, 做事雷厉风行不拖沓。 大学的会计 专业让我变得沉稳多思,善于抓细节、找重点。平时生活中,我也是个较有条理
性的人, 擅长对已完成和未完成的工作做重点归纳和总结。 这都是业务助理必备 的技能。 作为负责后勤的辅助职位, 就应该对所有的细节了如指掌, 并且善于分 清事物的主次,把繁琐的事物化繁为简、化零为整。
(3沉稳耐心,脾气好: 我极少发脾气, 是个忍耐度比较高的人。 我不愿和人正面冲突, 也尽量避免 带自己的私人情绪工作。 所以大部分时间我看起来沉稳而有耐性, 可以不厌其烦 地做很多重复性工作。 在和人交往的过程中也尽量谦和有礼, 尊敬上级。 和客户 沟通时尽量把客户的利益放在第一位考虑。
(4适应力、反应力强:
在企业中, 一个人的适应力决定了他上手工作的熟练程度和专业程度。 我的 适应力较好, 能够很快地在不同环境里找准自己的定位, 对新鲜事物充满好奇并 勇于尝试, 遇到不懂的事能积极发问并记下正确的方法。 响应速度及时, 能准确 地理解专业概念。
(5精通常用办公软件: 在办公室工作都会接触到 Word 、Excel 等等办公软件,如果能熟练使用 Office , 掌握电脑的本技术, 对一个业务助理而言好比如虎添翼。平时办公时经 常使用的办公软件我都能精熟于心,会制作 Excel 统计表、PPT 等。我也自学过 一些 Photoshop 的知识,可以帮忙 PS 文件。在同事遇到电脑问题的时候,也能 互相帮忙、相互进步。
2、劣势: (1社会经验不足: 作为一个应届毕业生, 毕竟接触的人和事有限, 无法完全了解复杂的人性和 社会体系。 工作环境相当于一个小型社会, 很多日常过程中很简单的事情, 还是 会因为经验不足犯一些非原则性错误, 容易导致误会和曲解。 加上处事方式还不 能十分成熟、面面俱到,容易在无形之中得罪一部分人。
(2身体状况: 身体是革命的本钱, 身体状况良好的人, 才能承受高强度的工作压力。 我属 于气虚体弱型, 经常容易感冒发热。 虽然都会带病坚持工作, 但总是会出现有力 不从心的状况。平日里应该加强体育锻炼,否则误人误己。
(四经验与教训
1、经验: (1好记性不如烂笔头:
人不能过分依赖自己的记忆力。 一个人的精力毕竟有限, 在事情多的情况下 容易顾此失彼, 忽略原本应该完成的任务。 所以不论是未完成事项, 还是新学的 产品知识, 都尽可能地写在笔记本里, 方便记忆和整理。 每天把必须需要完成的 事情分为主要和次要,按顺序列在本子上,做好的事情用打钩标记。
(2留一个干净的桌面: 桌面指的不仅仅是工作台, 也指电脑桌面。平时工作中一定要保持桌面的干 净整洁, 整齐的桌面能给人留下好印象, 而且心理学家称, 整洁的桌面可以看出 一个人有条不紊的性格, 可以让人产生依赖感和信任感。 同时, 电脑桌面也需要 整洁, 特别是作为助理,平时需要查看很多不同的文件, 应该把每个文件都堆进 文件夹里,分门别类地整理好,避免浪费查找时间。
(3今日事今日毕: 每天列下要完成的事情,按照先后和主次完成好。一旦养成了拖沓的毛病, 就很容易把本该完成的事不断拖延, 导致后面该做的事情全盘延后。 这是非常不 可取的。 特别是每周一的会议记录, 一旦拖到周三之后, 就完全没有写的必要了。 虽说工作是永远也做不完的,但尽可能在有限的 8小时之内把应该做的事情做 好,也是我严格要求自己的标准。
2、教训: (1自顾不暇: 因为我的性格里有很大一部分乐于助人的成分, 一旦遇到别人有事, 我都会 尽可能帮忙,随叫随到,总揽全包。在给人“易使唤”的印象后,我自己分内的 事情反而耽搁。当然,这本身是很矛盾的。毕竟有时不过是举手之劳,勿以善小 而不为。 不帮忙又说不过去。 所以, 每个员工都应当以做好自己分内之事为首要 目的,如有余下的精力,再去操心他人或帮助他人。
(2言多必失:
公司是工作的地方, 并不是给三姑六婆闲话家常的地方。 作为女性很难摆脱 多话碎嘴的毛病, 尽管多数时候是无意识地脱口而出, 既是实情又非恶意。 但毕
[键入文字] 竟三人成虎，众议成林。很多话经过几人之口，早已不是起初的模样。况且不同 人的学历、认知、世界观皆不相同，你说出口的话很可能在对方的眼里是另一番 意思。所以能少说的话尽可能少说或不说，更不可在背后议论他人。
二、2015 年工作计划
（一）新年计划与展望 在过去一年我主要负责紫金项目和部分渠道销售的下单、跟单、开票（包括 新东圳、夏普、荣辉等） ，所以我对这一块内容比较熟悉。在新的一年中，我希 望在原有基础上，能把我熟知的日常事务做得更精细、更完美。 接下来可能会接触到工程项目的相关事务，因为对这块内容并不十分熟悉， 很多事情的前因后果不甚清楚， 希望能在近期将这些事务尽快上手，这样也可以 把国内销售部统计汇总表做得更加系统、有条理。 在日常的生活中，我依然会遵守公司纪律，尊敬领导，团结同事，恪守本分 地做好每天该完成的工作。 我也非常希望自己在工作之余，能腾出多余的时间多 多充实自己的内在——不论是 LED 行业相关的，还是自己一直以来想追求的东 西，我都可以兼顾。
（二）面对的问题与挑战
1、工作交接问题： 因为同事会请 4 个月产假， 期间她的工作由我暂时替代。 可能会遇到一些需 要交接的日常事务：包括安溪夜景、平潭等政府项目，这些都是我之前从未接触 过的事务，可能需要一段时间才能完全上手。加上一个人要承担两个人的工作， 难免会力不从心。
2、盖章流程过长： 因为我司的资质文件较少， 所以很多流程需要通过厦门三安。今后可能会有 较多招投标文件，抑或是夏普、三门峡等以厦门三安名义签订的合同、订单、条 款等，都需要去总部盖章。而盖章的流程有太过繁琐，时常我们耗费的人力、精 力和时间，都已经大大超出完成这件事情本身。
3、专业知识不足： 虽然工作了将近一年时间，但是我对一些灯具的常识性问题还是偶尔犯错。
[键入文字] 如果问我更深一点的专业知识， 我脑子里有限的内容根本经不起推敲。有时候客 户打电话来咨询，我还是没办法向业务员一样，对一些常识性问题对答如流。这 是我个人的短板。
（三）意见与建议
1、培训计划： 虽然我只是个业务助理， 但还是希望能掌握更多与专业相关的知识。不论是 作为业务还是助
理， 专业知识都是一个人在自己岗位上的立足之本。虽然在工作 之余，我也会翻看 LED 相关的书籍，但我由衷地希望，公司能有更多有针对性 的培训，方便大家更全面认识这个行业，这对销售而言是无往不利的。
2、活动组织： 繁忙的工作之余，也需要劳逸结合、放松心情。希望部门或公司抽空能组织 一些活动，可以是户外远足、也可以是吃饭唱歌等等。在减轻工作压力、锻炼身 体的同时，也可以增进公司员工之间的感情。 后记： 话到这里已是尾声。细数来到三安的日子，我收获颇多、感慨万千。这些日 子以来， 我不仅经历了许多过去从未经历过的事， 也遇到了很多值得我信任的人。 在此，我要由衷地感谢我的领导谢总，是他给了我工作的机会。工作期间， 他教会了我很多做事、做人的道理。 他虽是长辈， 却总是像同龄人一样和我谈心， 给予我无数鼓励和正能量。千里之行、积于跬步，是他平日里一点一滴的教育， 鞭策着我快速成长。他是我生命中的第一个领导，也是我心目中最好的领导！ 于此同时，我也要感谢我的另一个领导曾总。虽然我恪守本分，把工作安排 得井井有条，但是总会忽视一些细节。曾总总能一言惊醒地指出我的不足之处， 他不断教育、栽培我， 让我对工作有了更深层次的了解， 也让我变得更加有信心， 十分感谢！ 我还要感谢陪伴我、包容我的同事们。你们的友好团结，让我感觉并不是孤 身一人，而是身在一个团队中，一个家庭里。希望在接下来的 2015 年，我们每 个人都能变得更加强大，才能面朝风暴张开丰满的翎羽，去迎接未知的挑战。
