电子商务部门规章制度
管理制度
一、考虑到外贸工作的特殊性（有时晚上要与国外客户沟通），故早上上班时间可以适当延迟，但最迟不得超过上午10点，如有特殊情况必须向董事长申请；同时考虑到时差问题，外贸人员应自觉在晚饭后再处理一些国外客人的询盘事宜，但公司不提倡外贸人员超过10点以后持续工作。
电子商务部门正常作息时间如下：
冬时令：
夏时令：
上午：09:00 – 12:00 工作
上午：08:30 – 12:00 工作 中午：12:00 – 14:00 休息
中午：12:00 – 14:30 休息 下午：14:00 – 17:30 工作
下午：14:30 – 18:00 工作 周末休息
周末休息
二、请假必须提前半天向董事长提出书面申请，并填写请假条说明事由，经董事长批准后方可离岗；特殊情况应电话请假，事后需补写请假条一份，不请假或董事长不准假而擅自不到岗的视为缺勤，一律作旷工处理，扣除当天工资，连续三天或当月累计临时旷工五天的员工按自动离职处理。
三、为了确保公司对外通讯联系的畅通及以免公司电话费用的浪费，公司员工上班时应尽量避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。
四、上班时不翻阅与工作无关的书刊、杂志、报纸、网页，不准上网聊天、玩游戏、看电影，不准会客。对工作态度恶劣、不服从管理、无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以辞退，且必须在24小时之内移交完所有公司物品。
五、外贸人员离职必须提前一个月向董事长提出，在董事长同意后填离职申请单，若员工与公司签定合同的，则有关离或退职依照合同或有关法律规定进行。
六、原则上公司按每周日休息，若有特殊情况处理，外贸人员也应该放弃休息。
七、每周六上午十点，最迟不得迟于下午四点统一向董事长汇报一周以来电子商务部门的询盘情况及跟进情况，以便给予指导及相应的支持。
业务提成制度
一、除来自公司参加展会，促销活动和其他户外广告行为，公司领导开发的客源及其他业务员非关联中介所获得的客户下单外，业务员在电子商务平台上接来的定单或通过其他渠道自费开发的订单一律按实际销售加款进行提成。
二、报价，统一由董事长制订报价单，若有新款没有报价单时，应先报董事长核定价格之后再报，若确实有特殊情况，则外贸人员应在报完价后汇报董事长。
三、提成比例采取浮动制，销售合同款10万人民币以下（含），按1%提；10万~30万，按1.5%提；30万~50万，按2%提成；50万~80万，按2.5%提成；80万以上按3%提成，公司另行额外奖励。提成发放以货款回收一个月内予以兑付。
四、公司集体战略性开发的重要客户、公司参加展会，促销活动和其他户外广告行为，公司领导开发的客源及其他业务员非关联中介所获得的客户下单，交由业务人员跟单时，业务员享有比例提成，提成比例为0.2%。
五、订单/合同在执行中，非业务员因素造成的损失，业务员不承担任何赔偿责任，因业务员操作失误和工作不到位造成的损失，依失误大小和关联程度进行赔偿，原则上不高于业务员年度提成累计总额的80%。
六、如果客户要求寄样品，原则上必须让客户预先汇进样品费和快递费，若有特殊情况，可以再向董事长申请后不要客户付样品费，但快递费还是要由客户出。
七、工资发放条例：公司对新业务员前三个试用期，每月发800~1000元工资，从第四个月起工资1000~1200元保底基数。每个业务员的考核基数是6万人民币/季，三个月内销售额不能达到6万人民币的，公司考虑将其换岗位。工资发放时间定于每月11日，公司不得无故拖延时间。
八、货款回收条例：资金流转是公司的命脉，货款回收关系公司职工的切身利益和企业的正常运转，业务员应该负起对所做订单的销售回款的催收责任，国际业务订单的付款方式必须严格按照30%预付款，余款在拿到提单传真给客户后付清。需特殊处理的客户，必须由董事长批准。
企业外贸部管理条例
为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：
一、绩效考核方法：
标准：
1、业绩；
2、阿里有效利用率；
3、工作态度及方法（根据这三点每季度综合考核一次）
第一季度：
外贸部所有业务员在进公司后，工作期间的连续三个月如果没有出单子（以到款为准），将被辞退。如果没有达到业绩要求，根据第
2、3点标准，若表现突出，公司可以考虑给第二次机会。
有效利用阿里1~3个月要求如下：
A：对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中（会抽查二次）。
B：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件达到最大价值化。
C：对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉得你公司的实力与信任感。 D：不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。 E：逐步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。 考核：三个月中有三十个联系中msn或trade manager国外客商。 工作态度及方法：勤奋、积极、热忱。
第二季度：
每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。
有效利用阿里4~6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩） A：考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻； B：有没有意向客户产生（即有多少个网上朋友）；
C：有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费和运费）。 考核条件：三个月内有6个以上客户要求寄样。
工作态度及方法：对客户热忱、专业，在公司内部积极分享，和各部门配合交流畅 通。
第三季度：
每月有客户成交（不管金额大小）。 有效利用阿里7~9个月要求如下： A：在后台订单栏目里记录每一笔订单； B：给每个已经合作的客户做服务； C：邀请高质量客户来华参观我们企业；
D：保持经常与老客户的联系，挖掘客户的新需求； E：请求过关系要好客户给公司推荐买家；
F：关注后台报表栏目，及时掌握公司国家市场及调整公共产品。 工作态度及方法：对客户热忱、专业、创新。
第四季度：
有至少2个返单客户。
有效利用阿里10~12个月要求如下：考证自己是否把客户有条理的服务与安排，这是成功的关键。
把过去一年中与现在的国外客户系统分类：
1、成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划；
2、示成交客户按客户优质等级分类，并能系统地跟进：
A类：寄过样品，并一直保持跟进； B类：对网上产品询价比较仔细与认真；
C类：对网上产品比较统一询价或让你全国报价； D类：不是对网上产品询价只是对相关产品询价。
3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类，总结各地区或各类买家行为。
工作态度及方法：激情、创新、归纳总结。
二、外贸部销售人员收入计算方法
基本工资（每月发放）+外贸业务提成（每季度发放一次）+奖金（每年发放一次）； 提成根据每季度提成根据外贸业绩，每季度累计业务0-100万人民币(包括100万) 提成2.5%，100万-500万 (包括500万)提成3%,500万以上提成5%和额外奖金；奖金根据每季度阿里有效利用率和工作态度及个人业绩，再接合公司综合收益而定。
三、外贸部作息时间:（略）
四、外贸部的学习培训:
为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如:阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩。
五、客户跟进管理办法: 要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看;也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别的客户每月至少联系5次 (任何形式)。
六、工作报告的提交:
要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或部门经理，同
时要求自己建立报告档案，报告要求如下:
1、本周工作回顾；
2、本周重点开发的客户以及重点跟进客户(要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E－mail，客户跟进情况详细描述)；
3、工作总结：
本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充，目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守 执行。
外贸业务员管理办法
1．业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。
Before quoting the Salesman shoud know the basic information about the clients,for instance or not,the annual order quantity,the places of consuming,and the readucts,specification,quality and the abilities whether our factories to meet.2.对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。
Gendrally as a rule,to reply the clients’ mails shall be within 24 hours after receiving; and please explain the reasons to the clients due to the things particular and need more time to deal with.3.对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。 Quotations will be according to the prices list (for oversea market) made by the company Accounting Department, which will make prices adjustments according to the market and the prkduction cost at regular periods.4.对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。
For big orders , the acceptable price from the clients is lower than our listed price, the salesman shall firsr report this to the manager of the departments for approval; and when the manager have no rights to approve, the price will directly go to the general manager for approval.5.对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。
In C&F price terms, the salesman shall contact and deal with related companies in advance to confirm the things of shipment, insurance,commodity inspection etc.The basic conditions for selecting the related companies will be considering rich and profeional practices, service with high efficiency and good prices.6.对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。 Per the clients’ requirements of sending samples, freight collect shall be generally required; and when the samples quantity is large, the cost shall be charged accordingly.However the cost and freight paid by the clients with long tern and firm relations, we can pay the freight in advance with the samples free after approved by the manager of the departments, or by the general manager if ethe amount is large.7．对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装要求可唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。
The salesman shall coordinate closely with the specifications meeting the clients’ requirenents , and send the samples after the apprval by the final checking up of the final checking up of manager department.8.付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款不，及 全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。
Generally as a rule, the following ways payments will be considered: 1, wire transfer 100 in advance 2, wire transfer part as deposit, the balance against copy of B/L.3, 100% L/C at sight Our beneficiary bank and the salesman will check up the L/C in form and contents respectively, and inform the clients to make change in time if differences existing, and submit to the manager of the departments for re-checking after no faults or differenes found in advance.9.原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。
As a general rule, the company will arrange the material and plan for production after receiving the payments in above No.8 terms.10.在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报部经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。
In the production proceing, the salesman shall be at the workshop to supervise and inspect the production with the person in charge, to find and solve the problems in time, or to report the problems to the mananger of the department for coordinating to solve, or to the general manager for solving, to guarantee the specification, the quality, the packing and production time according to the requirrments of the clients.11.对于C&F、CIF价格条款，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。
In C&F and CIF price terms, the salesman shall arrange and confirm the shipments with the related agents a week in advance, and to load the goods to the container and transport the goods two days in advance.12.需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。
The salesman will prepare the concerned documents for the Custons declaration, Specified goods’ inspection and Insurance by related departments if needed; the salesman can make coordination in the proce.13.收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。
In the cases of L/C payments, the salesman need to deal with carefully and cautiously to sure the consistency of the documents and the L/C and to receive the funds safely.14.全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据交财务部门及时到外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。
The salesman shall do the claification and collation of the buine documents, and submit the related to the accountin deparment for the pruposes of foreign exchange settlement in the concerned administration departments timely.And to keep the service work aiming to establish long-term reliable cooperation partners.
电子商务部门外贸人员工作内容
1、每天两次 (上午12点下午4点之前)发布产品的供应信息，每过一段时间要更新信息，不能机械性的重发。一个星期检查一下公司各个产品关键词在阿里巴巴上的排名及产品展示情况，向总经理汇报。
2、必须在客户发出邮件的12个小时内给予回复，有特殊情况必须提前向经理说明。
3、在给客户回复邮件之前要先用Google，或者客户的邮箱查询一下客户的情况，了解客户背景，做有效的跟进回复。
4、所有联系的客户资料必须输入crm客户管理系统，每天跟进客户的情况 (包括邮件、MSN、trademanager、电话及传真)必须在下班之前以中文的方式录入系统。
5、每天必须和30家以上的客户沟通并将联系记录输入系统，尤其是报价和寄样的情况必须详细输入系统，便于后期跟进。
6、在熟悉产品的基础上及时更新阿里巴巴公共页面上的产品信息，并且丰富私人产品 库，创建私人展厅，定期向重点客户推介新产品。
7、每周周五下班前要向所有联系的客户群发邮件，祝周末快乐。国外的节日期间和客户的生日也要向客户发送祝贺邮件。
8、每周六下班前以书面的形式将一周的工作情况汇报经理，包括一周跟进的客户，重点客户情况等等。
9、有问题要及时向经理汇报，操作方面的问题可以及时联系阿里巴巴客户专员以及阿里巴巴贸易服务部。
