对档案管理员的培训
一、档案的起源
档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。
二、档案的定义
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、图纸、声像以及其它各种方式和载体的历史记录。
三、档案管理员职责
1、认真贯彻矿领导及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结、指导、监督、检查。
2、按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收、分类、编目、编制、检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。
3、按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。
4、积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。
5、积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。
6、树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密、保管工作。
四、档案资料管理员安全岗位职责
1、严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。
2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。
3、档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案保管员。
4、档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。
5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。
6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。
五、制定档案工作管理制度
（一）要求：
1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能有悖于国家、本企业、本地区关于档案工作的有关规定，同时内容即要全面又要有针对性。
2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的工作实际。
（二）内容：
1、工作规章。包括企业档案工作规定（内容要包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作追究制度、档案管理应急预案。
2、管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档案保管制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、库房管理制度。
3、业务标准规范。包括档案整理规则、档案分类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案管理标准长远规划。
三纳入：将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。
四参加：企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、标准、系统。
四同步：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。
六、配备档案管理基础设施
档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。
档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。
七、档案业务工作
（一）档案收集
档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专业的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。
（二）收集工作的要求
1、管理类档案收集工作的要求
（1）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。 （2）归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动。 （3）要加强收集工作的调查。
2、科技档案收集工作的要求
（1）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 （2）要遵循科技档案的自然形成规律。 （3）要保证科技档案的完整、准确。
3、收集的方法
（1）管理性档案的收集方法：严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集；建立相关制度，加强对零散文件的收集；明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。
（2）科技档案的收集方法：按照归档制度的规定接收科技文件归档;纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
4、企业可以实行多种方式相结合来收集档案 （1）正常收集和现场收集相结合。 （2）随时收集和集中收集相结合。 （3）对内收集和对外收集相结合。
（4）确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。 （5）抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。
5、档案整理
档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。
八、从事档案工作应注意的几个问题
1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）；
2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突出前者）；
3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜在价值）；
4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化）；
5、档案室与档案馆的关系（积累输送、无偿进馆）；
6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制）；
7、管理工作中人与物的关系。
