人事档案管理制度
第一条 目的
将本企业人事档案管理工作制度化、合理化和高效化。促进本企业之人事档案管理作业推进顺畅，并有效地服务于企业。
第二条 使用范围
凡本企业（含分支机构）内部人事档案管理，应依照本制度管理。
第三条 原则
安全、保密、清晰和完整的原则。
第四条 管理体制
企业及各分支机构行政部负责所在企业内部人事档案管理工作。
第五条 档案分类
员工人事档案分为以下两大类：
（1）试用期员工档案
①分类：基本资料类；试用期考核类；转正材料类。
②材料包括：
A：求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、劳动合同等；
B：新员工评价表、新员工约总结表及其他试用期考核表；
C：转正申请及其他与转正有关的材料。
（2）正式员工档案
①分类：员工档案可以分为基本资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类和离职类等。
②包括以下资料：
A：求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本信息资料；
B：劳动合同及补充协议、保密协议等各类协议；
C：培训申请、培训记录、培训效果评估等与培训相关的资料；
D：试用期各类考核材料、每季度/每年度绩效考核材料和绩效记录等资料； E：工资记录、调薪/降薪记录等；
F：职位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料；
G：各类奖励、处罚材料；
H：离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等；
I：其他无法归入以上的8项的材料。
第六条 人事档案的归类、排列与编号
（1）档案分类
①档案分类应根据案件内容、部门组织和业务项目等因素，按部门、大类和小类三级分类。先以部门区分，，之后按案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类；
②档案分类应力求切合实际应用。如果案件较多，三级分类不够应用的，须在第三级之后增设第四级“细类”。案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”两级；
③同一小类（或细类）的案件以装订于一个文件夹为原则，如案件较多，一个文件夹不够使用时，可分为两个以上的文件加装订，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查阅；
④每个文件夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每案一个“目次”编号为原则。
档号的表示方式如下：
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E
2其中，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案次卷，E1E2为档案目次。
（2）档案名称与编号
①档案按各级分类后应赋予统一，，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；
②各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示：其位数多少视案件多少及增长情形斟酌决定；
③档案分类 各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名
称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅；
④档案分类各级编号内应预留若干空档，已备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；
⑤档案分类各级名称及其代表数字已经确定，不宜随意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆；
（3）档号编定
①新档案，应依据“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，据此编列档号；
②档案归属前案时，应查明前案的档号，并以同号编列；
③档号以“一案一号”为原则，遇有一档案件叙述数事，或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号；
④档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订的档案则填写于右上角；
第七条 人事档案提供利用方式
人事档案提供利用的方式是档案管理部门在可提供利用的范围内，提供档案的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证明材料、提供人事资料卡片和提供人事工作信息等。
（1）查阅
查阅是相关利用这到人事档案管理部门去查看所需要了解的档案材料，无关人员不得要求档案查阅，档案管理部门在提供查阅时，应做好相应的查阅登记。
（2）调阅
调阅是相关利用者为了完成某项人事工作任务，通过查阅不能满足其需要时，必须经人事档案借出使用而采取的一种利用方式。借阅人事档案必须严格履行节约手续，借阅时间一般不得超过两周，借出的档案预期未还时，档案管理部门要及时催还或续办延长手续。不相关部门人员调阅档案在《调阅登记薄》上登记薄并呈存档部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间为两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。
（3）出具证明材料
出具证明材料是在提供利用的范围内，由管理部门对人事档案的有关内容进行摘
抄和复制，形成单独材料，以证明该人的情况。出具的档案证明应认真校对、审查，经档案管理部门主管批准后，加盖部门公章后方可发出。
（4）人事资料卡
每个档案都建立一张人事资料卡，记载存档人基本信息资料。根据需要了解的问题，查阅者可摘抄人事资料卡的相关内容或复印资料卡。
（5）其他
第八条 档案保存期限与销毁
（1）企业建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退、离职等人员档案，自员工离职之日起保存一年后方可销毁。
（2）按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源经理审核，报总经理批准，并制定两人执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。
第九条 权责单位
（1）行政部负责本办法治疔、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
