文秘专业知识
一.礼貌
面对一个有教养的人,有礼貌是十分容易的事;但是彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能,做秘书的经常遇到这种情况。俗话说秀才遇到兵,有礼说不清。但职业要求秘书必须和各种各样的人交往,因此,有礼貌地对待任何人就成了秘书职业品质的标准。礼貌要得体而不做作,只有温和善良才是真正的礼貌。
二.分寸感
一名好秘书可以从以下三方面掌握分寸: A.这样说话有分寸:坦荡而不轻狂;赞美而不虚伪;活泼而不轻佻;自尊而不张扬。
B.这样为人处世有分寸:自信而不自负;认真而不较真;正直而不刻板;勇敢而不鲁莽。
做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,与人方便,与己方便。同在一个办公室,搞好同事间的关系是非常重要的。关系融洽,心情就舒畅,这不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。
病从口入,祸从口出。因此,上班时,尽量多做事少说话。这样做,可以避免无聊时闲谈别人的是非。即使在工作之外,也不要对同事评头论足,谁是谁非,自己心中有数。 C.这样办事有分寸:谦和而不自卑;拒绝而不冷漠;机智而不奸诈;实惠而不惟利。
三敬业心
秘书的职业特点,决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作展开活动,做到招之即来,来之能干,在具体紧张的工作中,脚踏实地,不计个人得失,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。 四.自制
善于控制自己的情绪是一个人性格成熟的表现,但并不是每个成熟的人都有很好的自制力。而秘书却要每时每刻都能够很好地控制自己,而不应该是性情中人。我们常说办公室里有\"六不\"原则:不骄、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。总而言之,急躁会影响人的判断力,秘书,切忌躁火攻心,失去理智。
五..谦虚
谦虚有三个好处:既能使你在别人心里感觉良好,又不会树大招风,更能帮助你提高自己在上司心中的价值。因为大部分老板都喜欢谦虚和内敛的秘书。我父亲曾经对我说过一句话,他说做人一定要低姿态;低姿态不表示你就低人一等,只能说明你更成熟、更智慧。父亲的这句话一直令我受益非浅。
六.责任感
责任分为两种,明确的责任是你的职责范围,不明确的责任是你主动承担的份外工作。做好明确的工作,这是秘书的本份;做好不明确的工作,则会受人重用。一个好秘书,一定知道什么事情是重要的,哪些细节会给上司带来帮助,遇到突发性的意外事件,秘书应沉着、从容地应对,变通地解决。责任感不仅在危难时候需要,在日常的细节上就能反映出来。大量日常琐碎的责任感才是对秘书品质的考验。
八.秘书的自我完善
(一)保持身心健康
秘书人员由于所处位置特殊,工作任务繁重以及社会对秘书角色的期望值高,在心理上承受着各种压力。秘书的心理保健十分重要。一个好秘书必然情绪稳定,乐观向上,具有爱心,善解人意,态度现实,责任心强,灵活多变,适应力强,人际关系和谐,善于交往。秘书在领导、同事之间建立和谐型的工作环境氛围,在这种良好的人际关系中自如地工作,压力得以缓解,苦闷、忧愁得到合理的宣泄、排解,工作的疲惫感以此而消失,从而达到心理平衡。
(二) 了解自己的上司,做好本职工作
做好本职,听起来很简单,但在商界,做起来可并非是一件容易的事。从片中我们可以看到安迪在被确定为米兰达的第二助理后所作的许多繁忙冗杂的事物。因此,如何做好自己的本职工作,值得重视。
首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通过公司员工对米兰达到公司的表现,已经明白这是一个很难对付的上司。而且在日后的工作中,也逐渐了解了米兰达的脾性:刁专、苛责、对工作极度的挑剔、对下属要求极高等等。如果不了解这些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后,如何做到符合上司满意。
面对公司繁杂的事务,面对上司每一番甚至没有标点停顿的安排,安迪学会了随时带个小本在身上以便迅速记下上司的嘱咐事务;当米兰达决定要她和艾米莉一同出席慈善晚会时,她又在很短的时间内牢记了出席晚会重要人士的名字;尽管安迪以前对时尚服装这个行业从来不感兴趣,甚至很排斥,但任职不久,便能对业内的人士和重要设计等熟悉掌握……这些都充分展现了安迪作为一名秘书优秀的品质,用我们的话来讲,就是\"干一行,爱一行\"--一定要迅速的掌握所在职业的基本知识。
(三)学会从上司的眼神和动作中领悟意旨
不能否认,语言是交流的工具,但除此,眼神和动作也是在我们的人际交往中很重要的传递信息的的方式。作为上司或者是老板的秘书,一定要能够在工作中对其眼神和动作的领会。当米兰达看着她的衣着、鞋子看了一圈而没有任何语言表达的时候,安迪已经明白自己该做什么了,那就是要注重自己的衣着得体--在职业内的得体。当安迪将《哈里波特》的复印件终于摆到米兰达的眼前时,她也从米兰达的眼神和嘴唇的微微张合中明白自己已经得到了女魔头的认可!因此,这也就告诉我们,学会察言观色,不是一件坏事,特别是在秘书行业,很多无法言说的意旨只能靠心领神会 (四) 努力做到出力而不\"越位\"
我们强调,要准确地认识自己的社会角色,摆正自己的社会位置,目的是为了防止和克服\"越位\"现象,找到一个稳定的出力方式。\"越位\"是下级在处理与领导的关系过程中常发生的一种错误。
发生越位的原因很多。从秘书角度来说,有的人属于心理品质有问题,不把领导放在眼里,这种人为数极少;而就多数有这方面错误行为的人来说,是由于不能准确认识自己的角色地位和盲目的工作热情所致。因此,秘书人员应正确认识自己的角色地位,出力而不越位。
秘书气质的修养
秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作,负有参政设谋,协调综合,督促检查,拾遗补缺等重大责任。秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低,关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此,秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但是,仅仅具备这些基本的素质,还不是合格的秘书人才,还不能说是一个精明能干的秘书。秘书要在领会贯彻领导意图的过程中与领导配合默契,使领导得心应手,并达到心领神会,挥洒自如的境界,仅有其基本素质显然是不行的,欲达到完成秘书使命的优化标准,还必须具备和培养良好的秘书意识和气质。
自我意识与角色意识的对立统一 唯物主义认为,存在决定意识。人们的自我意识是在社会实践中产生的发展的,它表现愿望、意向、兴趣、理想、信念等。自我意识的高层次表现为一种丰富性动机,就是在社会生活中不断推进提高的自我实现的精神支柱,每个人在进入自我实现的某个阶段以后,又会出现新的更高的自我实现的追求。这种时时更新的自我意识总呈膨胀之势。秘书是人在社会组织中担当的一种角色。其角色意识又必须控制在社会组织为他规定的规范之内。也就是说,他不是在自己选定的环境下创造,而是在他直接碰到的环境下创造。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、决策者,仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。他仅仅服务于领导工作,活动于幕后。作为处于从属辅助地位的秘书,必须听命于人,只能在受控的前提下施控。这种受规范控制的角色意识制约着呈膨胀状态的自我意识,而强烈的自我意识能在一定条件下促进、推动角色意识,这就是自我意识与角色意识的对立统一。在这种对立统一的发展过程中,自我意识与角色意识始终是互相渗透、互为因果的。秘书要实现自我,首先必须冲出自我,在“无我”中实现自我并达到“超我”。
融自我于角色,角色中见自我。任何自我实现不可能在角色之外达到,一个人必须全力塑造丰满的角色形象,才能真正达到自我实现。在戏剧舞台上,锣鼓一响、音乐声起,演员就各自完全进入自己的角色。演员所塑的声情并茂,维妙维肖的角色形象就是他在戏剧舞台上的一种自我实现。在秘书岗位上扮演秘书角色,就要像演员塑造角色一样,把追求、跨越更高阶段的自我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象上来。要彻底摈弃“身在曹营心在汉”或“这山望见那山高”的心态,使强烈的自我实现的丰富性动机完全融汇在角色意识之中。在角色意识中溶化了强烈的自我意识,那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的角色形象,其自我实现也就达到了新的境界,也就是在角色形象中展现了崭新的独特的自我。
隐个性于共性,共性中显个性。个性,是指一个人在他内在生理素质的基础上,在一定的社会条件下,通过社会生活的实践锻炼与陶冶,逐步形成的观念、态度、气质与习惯等,它是一个人比较稳定的生理、心理素质和社会行为特征的总和。是一个人在人与人相互接触中表现出来的性格倾向。共性,是人在社会生活中能够配合他人的行为,适应群体生活的共同要求,符合群体行为规范的性格倾向。心理学家认为,只要不是病态,任何个性都是可爱的。这是从宏观角度对社会构成与发展而言。而从微观角度,对适应某种社会规范而言,个性是要服从于共性的。作为秘书,不仅要个性服从于共性,而且还要使自己的个性巧妙地溶合于共性,具有最大限度的可压缩性,刚柔相济,富有弹性。在任何情况下,在任何环境中,不但能顺应群体共性,尤其还要顺应其服务对象的独特个性。
能使个性泯消于微观而显现于宏观,是运用掌握个性维度的上乘境界。人们生活中看不到有什么个性的人,往往是最有个性的人。对秘书来说,自负清高,目中无人是狭隘危险的个性;点头哈腰,奴颜卑膝是令人恶心、没有出息的个性;而有礼有节、不亢不卑、自信自谦、能屈能伸,才是一个正派秘书所应该具有的个性。一个有作为的秘书,有志献身于与自己的服务对象共同为之奋斗的事业,他在工作中为了事业和工作的需要,为了适应所在群体的共性和服务对象的个性而压抑个性、牺牲自我,任劳任怨、埋头苦干,不计名利,委屈求全,这种没有“个性”的个性,不正是一种高尚可贵的“个性”么?
以角色建自我,无形中求有形。不论是默默无闻还是惊天动地,人总是表现自我,总是在建造一种自我。有人认为,秘书只是桥、舟、烛,只能渡送他人淹没自己;只能照亮他人,毁灭自己,不能实现辉煌的自我。认为“秘书是艘破渡船,只把别人送上岸。渡了一船又一船,自己还在河这边”,怀着自我实现难以满足的满腹怨屈,生出怀才不遇、有志难展的种种牢骚,这是一种狭隘的“唯我”之见。
自古以来的秘书虽然一般都名不见于经传,利不显于俸禄,但其中胸怀大志而成大业者大有人在。舍远而观近、避古而论今,毛泽东同志在党的第三次代表大会以后曾担任党中央秘书,邓小平同志则在党的
八、七会议时任过党中央的政治秘书。他们后来都成为叱咤风云、扭转乾坤的一代英杰。田家英作为毛主席的秘书,虽没有在政治舞台上抛头露面,而其秘书的铮铮风骨却万人敬仰,流传千古。以此观之,他们是在扮演的角色中,一步一步地实现自我,是在冲出自我时达到“超我”,堪称我们秘书工作者的楷模。
内在思想与外在行为的逆向调节
秘书是领导者的“辅弼之臣”,其智囊作用主要表现在以“谋”助 “断”、以“谋”促“断”、以“谋”执“断”。因此,在内在思维上,必须站在领导者的角度去思考问题,要具有领导思维。但是,处于从属地位的秘书只是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手,他没有也不 应当具有领导、指挥、决策的权力。所以,在外在行为上他只能不折不扣地执行领导意图,而不能自行其是。在某种意义上,秘书是思维的“巨人”,行为的“矮子”!秘书内在思维与外在行为的要求的不一致,是秘书工作的一个显着的独特性,秘书要充分注重自我把握这种内外有别的逆向调节。
主导思维,辅助施行。一个勇敢的士兵要有将军的气慨,一个能干的秘书要有领导的思维。有些人行动上习惯于唯唯诺诺、畏首畏尾,思想上满足于做“桐油灯芯”——拨一下动一下。凡事不敢主动去想,不会超前去想,总是要等领导有所指示或暗示后才去慢慢地揣摸领会其意图,自己美其名曰“谦虚谨慎”,其实这种人不是庸材便是奴才。
也有许多人确实才高八斗、聪明卓绝。他们的思想往往高于或先于领导者,对领导的意图一揣即透。可是不善于把这种高明的内在思想恰如其份地表现在外在行为上,而好先声夺人,卖弄聪明,以致令人生厌或惹下大祸。《三国演义》中曹操的主薄杨修,从曹操发布的口令“鸡肋”中,揣摸出了其撤军的意图,但他不经曹操允许就先行散播了撤退的舆论,结果被曹操以动摇军心之罪而杀之。他的思维脉络不可谓不佳,而其越轨行为则不可谓不蠢也。在现代,有些好表现自己的秘书也常常出现这种愚蠢的行为。
主导思维,是秘书在内在思维上以领导者的思想高度、站在领导者的角度去考虑问题。在思维上完全可以高于或先于领导者,以促进和协助完善领导意图,但必须善于巧思妙导、不伤领导之自尊。秘书主导思维的出发点在于高效率地领会、执行或协助完善领导意图,不是卖弄聪明,表现自己。因此,在行为上绝不能先于领导的决断。
秘书的内在思维与外在行为,完全是逆向发展的。以高的角度去思维,从低的位置去执行。或者说,思在其前,行在其后。如果这个“度”调节把握不准,秘书不是越权僭位,就会无所作为。
全局思维,局部施行。秘书所属领导,对下而言是全局,对上而言是局部;领导集体是全局,领导者个人是局部。秘书有责任协助所属领导顾全大局,因而必须具有全局思维。
社会主义的新型秘书不同于封建社会的师爷、门客,他是为国家机关和领导集体服务 ,不是为领导者个人的私利服务;是拿国家薪金,不是食“君”之禄。因此,不能在人身上依附于领导者,对领导者的个人意志唯唯喏喏,曲意奉迎,为领导者的个人私利不遗余力,奔波效劳。秘书只从属于自己所在的领导机关。他为领导者提供各种职能性服务是为了保证整个领导工作的顺利进行。他的思维幅射点应从全局出发,在领导决策过程中,以全局的思维的意见、建议供领导参考,并有责任巧妙帮助和引导领导者克服一时的偶然的局部意识。 同步思维,从属施行。秘书与领导在知识才干上旗鼓相当,平分秋色,而且历来配合很好,在许多情况下,“英雄所见略同”,这种与领导一拍即合,心领神会的思维即是同步思维。秘书具有与领导同步思维的能力时,如果不加调节控制,会出现我行我素,自作主张的行为,这正是秘书之大忌。
秘书在主动、积极、创造性地工作中,要十分注重尊重领导,及时请示汇报。在原则问题上,即使与领导观点一致,也不能自作聪明,信口开河,或“替天行道”,而要站在从属性位置有程序,有分寸、有节制地施行。
如果一个秘书没有全局思维,不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议,而只会随声附和,或站在局部利益乱出歪点子,他就失去了秘书的正常职能。秘书内在思维时,应从全局的高度和角度出发,向领导者提供可行性意见、建议供其参考决断,而在执行过程中则又必须以局部的角度,从属的地位为出发点。一旦领导作出决断,秘书就只能坚决无条件地执行,而不能有丝毫游移,更不能自以为是,与领导分庭抗礼或另搞一套。
秘书内在思维能力是与其学识才干胆略相对应的。不具备相当的才干能力,无所谓发达的内在思维,内在思维发达而又有胆有识的秘书,则尤其要在外在行为上谦虚谨慎。
秘书气质与志向风操的自我修持 气质的含义一般是指人的个性特点,如直爽、沉静、浮躁等,也指其风格、气度。秘书气质则此二者皆兼而共有,主见于风格气度。志向风操是一个人的主观价值取向及实现这种价值取向的自我操持。秘书气质即其志向风操的特殊外延,自我之志向风操是秘书气质的丰富内涵。
绝顶为峰的恢弘志气,始终如一的中心意志。志气是一个人实现其理想、目标的内动力。追求的目标愈远,理想愈高,志气就愈大。秘书工作是培养、锻炼和造就人才的摇篮,秘书虽处于辅助地位,在现时协同领导通观全局、运筹帷幄,而随着时代和事业发展的需要则存在着位移的可能。因此,要站得高、望得远,为共产主义理想奋斗,为社会主义事业献身,要具备一种“海到无边天作岸,山登绝顶我为峰”的恢弘志气。秘书的志气是为国家为社会献身尽责的志气,是忧国忧民的志气,是励精图治,振兴中华的志气。封建时代的范仲淹尚能“居庙堂之高则忧其 君,处江湖之远则忧其民”,作为社会主义时代的秘书当然应该比他的胸怀更开阔、眼光更远大。秘书有了为国家、为民族、为社会主义“四化”大业尽责的恢弘之志,其奉献精神必会油然而生,就会在被动的岗位上神清气爽地主动地去工作,就可以不论在民主型、开拓型、超脱型、事务型、业务型,还是平庸型、放任型、专断型、世故型、权势型领导者的手下,都能应变自如,自觉做好份内工作。秘书工作的难度不仅仅在于其从属性、政治性,主要的、直接的难度还是在于它的综合性、事务性和群众性。它的这种职能决定了其具体工作的琐碎性、突发性、严密性和连续性。这种“没分没晓,没完没了”的工作特性,是足以窒息理想、压抑志气的。那么,秘书靠什么从这样的困难之海到达理想追求的自由彼岸?光有志气是不够的,还要有始终如一的中心意志。
远大的目标,坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心,就是坚韧的中心意志。它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志,不但是一切成就大事业的人们的心理特征,而且也是平凡岗位上默默无闻,不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事,完成某项工作,能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力,是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下,许多人都能随众而向前,顺利时也肯努力奋斗。可是,在别人都已退出,或者都已向后转的情况下,对于一个既要参与政务, 又要管理事务的秘书,如果不具有这种始终如一的中心意志,他的工作就会虎头蛇尾,有始无终,难以令人满意。有了这种贯穿始终的中心意志,他就能兢兢业业,满怀信心,胜利到达理想的彼岸。 容忍的度量,就是一种广阔的胸怀。对国家、民族、共产党和人民的根本利益受到损害,即危害四项基本原则问题,对一切违法乱纪的行为理所当然不能容忍。容忍的前提,是从党和国家及人民的根本利益出发。秘书为了协调工作的需要,对下要容,对上要忍,委屈求全,经得起敲打。容则能合众,忍则能抗压。俗话说:人上一百,形形色色。秘书面对庞大的社会网络,身处复杂微妙的地位,不可持个人之性,不能逞一时之气,而要从非我的角度,谨言慎行,能容能忍。虚怀若谷,委屈求全就是善于容忍即听得起批评,受得起委屈,耐得了刺激,“不以物喜,不以已悲”,骤然临之而不惊、无故加之而不怒,我行我素正常工作,这就是秘书气质的基本要素。为秘书者应有“草不谢荣于春风,木不怨落于秋灭”的心态和境界。自重自爱的人格操守,张弛自如的容忍度量。人格、操守是基本的、最可靠的事业之本。一个人能够知道尊重自己的人格,不把自己当作一件买卖品,不肯为了金钱、权势、地位而出卖自己的灵魂和人格、降落自己的操守,则他一定能成为社会中备受尊敬的人。每个人都应认识到,在自己的生命中是应该具有宝贵的人格的。这种人格非富贵之所能淫,贫贱之所能移,威武之所能屈,这种人格为任何代价所不能购买,“宁为玉碎,不为瓦全”。这种人格之基石就是克已奉公,诚实公正,言而有信,行而有义。在社会生活中是否受人尊重,主要决定于一 个人的人格,不是一个人的职位。毋庸置疑,党和国家机关的秘书必须首先具有这种基本的人格,然后才谈得上党性、国格。 除了对工作具有满腔热忱的精神状态,还要有一丝不苟,尽善尽美的办事态度。如果做秘书工作养成了轻视与忽略的坏习惯,时时抱着一种马马虎虎、敷衍苟且的应付态度,那么,即使他有满腔热忱,冲天干劲,其效果也会被这种惰性所抵销。做秘书工作,事无大小、事无巨细,每做一事都要竭其心力、求其完美,这也是秘书气质反映在事业上的一个标记。秘书以尽力为本,以奉献为荣,他在每做完一件工作时,应当可以扪心自问,可以有勇气这样说:对于这件工作,我问心无愧,我尽到了自己的最大努力,已经做到了力所能及范围内的“最好”。许多人最常见的毛病就在于办事不彻底,缺乏贯穿始终、尽善尽美的工作态度。他们对工作、对事业不想求其完美,而在个人利益上则企望有最理想的收获,这是秘书人员不可取的。秘书工作不仅有辅助性、服务性、全面性的特点,而且具有很强的机密性、政策性,它环环相扣,关系密切,“牵一发而动全身”,往往涉及一个全局和整体,尤其需要一丝不苟,尽 善尽美的办事态度。
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满腔热忱的工作精神,尽善尽美的办事态度。测验秘书气质还有一个标准,那就是看他工作时所具的精神。假使他对于工作是被动的而非自动的;假使他对于自己的工作感到厌恶、毫无热诚和爱好之心,不能使工作成为自己的一种喜悦,而觉得像是在被迫服一种苦役的话,那他是绝难取得工作成效,做得有声有色的。一个秘书工作时所具的精神,不但对于工作的效率与质量大有影响,而且与造就培养他本人的品格和气质也大有关系。秘书的工作就是秘书的人格之表现,是秘书的志趣、理想能力、气质之外部写真。看到了他所做工作的品质,也就“如见其为人”了。秘书的工作,是秘书的自我塑像,为美为丑,可爱可憎全操于他自己之手。因此,秘书应对自己的工作临之以一种艺术家的精神,持以乐观、满腔热忱的心理,才能变被动为主动,变消极为积极,使自己的工作成果放出光彩。
因此,秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时,必须自觉加强秘书意识与气质的修养
一、解放思想、大胆创新
社会在发展，历史在进步，人保公司也处于前所未有的历史变革时期，办公室工作人员必须 搭准历史发展的脉搏，跟上历史发展的脚步，合上历史发展的节律。为此，就要解放思想、转变观念、大胆创新。日常工作中要敢于打破旧框框，革除陈规陋习，面对新情况、新问题 ，要勇于思考，敢于探索，大胆地推进工作创新。如：公文运转如何做到急事急办、特事特办?如何改进接待工作，如何适应业务发展加大宣传工作力度等等。有了超前的意识、大胆 创新精神和灵活多变的手段，就能使办公室工作有声有色、富有成效。
二、转变工作作风、改进工作方法
办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。要做好办公室工作，首先要 理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清轻重缓急、统筹兼顾、合理安排，才能做到忙而不乱、紧张有序。同时，要善于思考，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中。
其次，要有强烈的事业心和责任感，增强工作时效性。工作要脚踏实地真抓实干，力戒浮夸 。尤其是在遇到工作任务较多的情况下，一定要冷静思考、分清轻重缓急，一件一件落实并排出时间表。汇报工作要敢于讲（作文网www.daodoc.com 整理）真话、报实情，不能报喜不报忧，投其所好。
另外，特别注意的是办公室工作要以事业为重，不能过多地掺杂个人感情、凭个人意志办事 ，做到对待上级与下级一样，对待领导与一般员工一个样。为职工办实事、办好事，杜绝“ 门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。更不能利用手中权利谋私利。要堂堂正正做人、清清白白做官、踏踏实实做事。
最后，办公室工作要有严格规范的工作制度、办事程序，这是做好办公室工作的基础和保证 。“没有规矩，不成方圆”，办公室工作必须要明确每个岗位的工作职责、办事程序、工作目标和工作要求。使办公室工作纳入制度化、规范化和科学化的管理轨道，以提高办公室整 体工作效率。
三、要热爱办公室工作，甘当人民的勤务员 从大的方面讲，办公室位置很重要，也是领导的左膀右臂，公司的内管家。但是，办公室的 工作头绪多、婆婆多，服务对象多，方方面面应酬也多。事情多而杂，而且哪一方面做得稍有不周，不是上级不满意，就是员工有意见。好比是老牛进磨坊，一年忙到头还出力不讨好 ，因而不少人都不愿意从事此项工作。话说回头，办公室工作难干总得有人干，既然从事了这项工作，就要安下心来并全身心地投入。办公室工作也是锻炼人的地方，办公室人员可以 从领导身上吸取到很多营养(如：领导的决策能力、工作作风等)，可以在工作实践中培养 提高组织协调能力、公关技巧、综合分析判断能力以及文字综合能力等。可以说，能全面提 升自身素质。因此要珍惜岗位、把握契机、使我们的全部聪明才智得以充分发挥。
四、加强学习，提高自身素质
办公室工作涉及面广，特别是又担负着为领导辅助决策的任务，日常不注意加强学习和不断 更新知识，就无法胜任工作。必须把学习摆在一个很重要的位置上，日常要注意政治、经济理论学习，还要研究政策法规，学习有关业务知识以及熟练掌握办公自动化。学习的途径很 多，除了理论学习外，还可以向身边的领导和同事学，可以深入基层加强调查研究，从基层吸取营养，要使理论与实践紧密地结合起来并加以灵活运用，才能取得学习的效果。
提高自身素质，除了加强学习外，还应注意自身个人形象的塑造。在办公室要有一个好的精 神风貌、待人接物要大方礼让，谈吐要自然和谐，办事要稳沉干练。因办公室接触的人来自各方面、各人性格脾气、办事作风不尽相同，情况比较复杂，要灵活而又妥善地处理好各方 面关系和工作，尤其是面临突发性事件，没有一个良好的心理素质就无法冷静地处理问题、做好工作。因此要注意加强心理素质的训练，不断提高处理突发事件的应变能力。遇事要“ 三思而后行”，处理问题要果断、迅速，不要优柔寡断、拖泥带水，以致延误工作。
总之，要使办公室工作做得扎扎实实并富有成 效，必须在工作中不断开拓创新、总结和提高。
秘书应是位出色的公关员
知道秘书的职责是协助上司做好工作，在公司里，我们要始终保持精神饱满，以充沛的精力和自信去迎接各种挑战。犹豫不决和拖沓的工作作风是应该坚决反对的。即使是常规的机械的事务性工作，也应该一丝不苟、兢兢业业地做好。我们每天都要设法创造一种良好的形象，面带真诚的微笑，专心细致的工作。
无论在任何部门工作，人际关系都非常重要。秘书每天都要和上司、同事、来宾、下属等接触和打交道，因此必须乐业敬群，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系，增进公司内部的团结，提高公司外部的形象。从这个意义上说，秘书应当是一位非常出色的公关人员。
在一些公司里，秘书还兼做接待员。客户往往是通过秘书的接待获得公司的第一印象。因此其服饰、打扮、行为举止直接关系到公司的形象。即使不做接待员，秘书也不可避免地要同公司内外各种人接触，为此个人形象十分重要。衣着整洁、得体、切勿浓妆艳沫，衣服、鞋子必须干净，头发要梳理整齐，仪态要自然大方，态度和蔼，时时处处表现出文雅的谈吐和风度。
秘书不能越位
我们强调，秘书要准确地认知自己的社会角色，摆正自己的社会位置，目的是为了防止和克服\"越位\"现象，找到一个稳妥的出力方式。
\"越位\"是下级在处理与领导关系过程中常发生的一种错误。其主要表现为：
（A）决策地位。决策，作为领导活动的基本内容，处于不同层次上的领导者其权限是不一样的。在办事过程中，有些决策可以由秘书做出，有些决策则必须由领导做出。有的秘书人员不能充分认识到这一点，明明应由领导做出的决策，他却超越权限，自己擅自做出。
（B）表态越位。表态，是表明人们对某事件的基本态度，一般与一定的身份相联系。超越身份，胡乱表态，是不负责的表现，是无效的。一般说来，单位之间交涉问题，对带有实质性问题的表态，应由领导或领导授权才能进行。而有的人作为秘书，却没能做到这一点，领导未表态也没授权，他却抢先表明态度，造成喧宾夺主之势，陷领导于被动。
（C）干工作越位。哪些工作应由谁干，这里面有时也有几分奥妙。有的人不明白这一点，有些工作，本来由领导出面做更适合，他却抢先去做，从而造成干工作越位。
（D）答复问题越位。有些问题的答复，往往需要有相应的权威。而有的人明明缺乏这种权威，却擅自答复，这也是越位。
（E）在某些场合越位。有些场合，如同客人应酬，参加宴会，也应适当突出领导，有的秘书，张罗过欢，显自己过多，显领导太少，这也不好。我们常从电视里看到，中央领导接见先进人物，参加宴会，一般主要领导走在前面，给的镜头要多些；照相也都是主要领导处于显赫地位。这点，我们在处理秘书与领导关系时，很有必要借鉴。在某些场合，最好也要注意不越位。
发生越位行为的原因很多。从领导角度说，有的单位或部门可能\"兵强将弱\"，领导控制不了秘书；有的单位或部门的领导可能对权力撒手太大，一些本来应由自己办的事也交由秘书办，缺乏及时的、必要的集权等等。从秘书角度来说，有的人是属于心理品质有问题，不把领导放在眼里，认为自己比领导高明，因此凡事好为领导先。这种人为数极少，作为领导不可不防。而就多数有这方面错误行为的人来说，是由于不能准确认知自己的角色地位和盲目的工作热情所致。
越位往往会对工作、对领导关系带来严重危害。首先从工作上看，领导和秘书是两个担负着不同分工职能的社会角色，尽管二者需密切合作和配合，但毕竟职责和与职责相应的工作方式和工作方法不同。若二者不是各司其职，各负其责，而是互相替代，职责不清，就不可避免要带来混乱局面。有时从局部看，从个体看可能是多出了力，并有所收效。但从整体上看，由于这种出力突破了上下级的界限，又往往会影响别人的情绪和工作，影响领导协调职能的发挥，故而是无效的，甚至是有害的。所以，领导从工作出发，一般是不允许秘书越位的。其次，从领导关系本身看。秘书越权严重，必然会导致领导偏离帅位，大权旁落，无法实施领导行为。因此，领导往往在这类问题，只要他还有能力来纠正，那么，他就一定会毫不犹豫地出来纠正。秘书屡屡有意发生这种行为，他就会视之为危险人物，对其处处警惕，事事留心，利用各种办法和力量来制约。在这种领导对你治之惟恐不及的情况下，作为秘书绝无良好的领导关系可言。三国时期，汉献帝屡屡要杀曹操，就是因为曹操\"挟天子以令诸侯\"，严重越权专权。在现实生活中，有许多人工作干了不少，就是效果不佳，究其原因，恐怕与没帮到点子上有关，过分了，越位了。结果影响了领导，影响了同事，从而引起他人的反感，尽管这里面可能有有意和无意之分。可见，作为秘书要处理好与领导关系，凡事不可不守角色本分，收敛和约束自己，注意防止和克服越位现象。
我们强调处理与领导关系要防止越位，并不是说干工作可以不出力。出力，对于任何人在任何时候，永远是绝对必要的。问题是社会分工所决定的出力方式是有差别的。不承认或违背这种差别，就会影响整体效能。因此，在处理与领导的关系中，我们强调要防止越位，是一种积极的措施，而不是一种消极的限制。
秘书办事掌握领导性格
有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳。性格的差异造成了不同的相处状态。
不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样。有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳。性格的差异造成了不同的相处状态。
汉景帝时，朗中令中有个叫周文的。最初，他是文帝的御医，后来被任命为太子的医生。太子即位，成了景帝，他就被升为朗中令。周文言谈十分谨慎，他总是穿着补丁衣服，故意弄得很邋遢。这样，景帝很放心，连寝室都让他随便出入，做房事时也让他在旁边侍候。景帝每问他对于臣儒们的意见时，他就说“请您自己判断吧”，从不说牵扯大巨们命运的话。为此景带两次专程去访问，表示敬意。
武帝即位后，周文仍作为先帝的宠巨很受器重。
像周文这样的人能被三个皇帝器重的不倒翁，靠的是什么？当然是无所作为，唯唯诺诺。试想，换了别人，他看了皇帝的房事出来能不对另外的人说吗？一说，就要被杀头。再者，他与皇帝那样亲近，官居郎中令，却一点也不过问朝政，这不是无所作为又是什么呢？
“无为”的性格可以使一部分人获得长久的保全，但若用之不当，也可能起到适得其反的效果。
张作霖当了大帅后，要论功行赏，大封部下，但手下一个秘书长，却被撒了职。几个朋友替秘书长去说情。“大帅待人一向厚道，秘书长撤职后，未派其他差使，生活都成问题。”张作霖说：“我对他并没有什么，不过他作了8年的秘书长，没有同我抬过一回扛，难道我8年之中，就没有做错一件事吗？这样的秘书长，又有何益？”
周文与这个秘书长，采用了相同的方法，两者结果却大不相同，一者可以长久相处，一者被撤职辞退，这其中原因，就是彼此之间所存在的性格的差异。
当然，我们工作中遇到的不可能就这么简单的两种领导，但是每个人都有不同的性格，领导也不例外。准确的掌握领导的性格，确定适宜的原则，将会使你和领导的相处事半功倍
新形势对秘书素质新要求
为了适应改革开放新形势的要求，秘书素质必须在继承和发扬优良传统的基础上不断加以拓新。
一、思想上必须是开放型
首先，要从传统的思想禁锢中解放出来。
其次，要从\"左\"的思想禁锢中解放出来。
第三，要从\"本本\"的禁烟中解放出来。
二、业务上必须是开拓型
所谓业务上的开拓型，就是要求秘书人员在业务能力的培养上，能够拓宽新的领域；在工作效果上，能够开创新的局面。具体来讲，秘书人员要具有三种新的业务能力。
1．拓新能力。
2．分析处理问题的能力。
3．人际交往能力。
三、作风上必须是高效型
首先，秘书人员应设法从形式主义的束缚中解脱出来。
其次，要树立时间就是效益的观念，以只争朝夕的精神，全身心地投入到改革开放和经济上新台阶的工作中。
第三，要主动抓落实。领导的决策，能不能及时得到落实，秘书人员的督促督办有着举足轻重的作用。具体讲，要练好三项基本功：一要学会抓大事。二要懂得抓重点。三要注重实效。
处理好矛盾当好领导秘书 2 秘书工作是一门艺术，要做好秘书工作必须注意处理好四对矛盾。
一、专与广。秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的领域，秘书就不能说“不”。比如，作为一名分管工业经济的政府领导人的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等。其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识，不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”。再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。比如，领导者即将赴党校就我国经济体制改革的有关问题作专题讲座，为起草好这篇讲座文稿，秘书就应熟悉我国经济体制改革的政治背景、历史演进以及当前我国政治经济运行中存在的一些主要矛盾和问题等，否则就不可能写出有深度、有见解的高质量的文稿。因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解，做到广，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。
二、前与后。秘书是领导的参谋助手，其主要职责是为领导服务。为此，就要做到前与后的协调统一。所谓前，就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。这其中包括两方面含义：一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成，以给领导一个缓冲的时间；二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，走在领导前面。比如，对即将进入汛期的防洪问题，如果该地区每年的防洪形势都较为严峻的话，就应该尽早给领导提个醒，必要时还应该提出初步工作方案。再如，领导参加会议时，要提前进入会场，检查包括音响在内的各项会务准备情况。诸如此类的问题，都应该有超前意识。与此相反，有些工作秘书不能超前而必须做在后面。比如，领导面对新闻镜头时，秘书要主动靠后，把镜头让给领导，而不能跑到领导前面，与领导抢镜头。领导参加完一个活动时，秘书要在领导退出现场之后，详细检查领导是否还有文件等物品遗留在现场，然后才能离开。该前则前，该后则后，对秘书而言两者同样重要，切不可前后倒置，那样必然会乱成一团。
三、内与外。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私在内的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么该说什么不该说必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦什么都往外说。这样，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能会损害领导者的形象，于工作、于己都不利。比如，一位领导正在召开工商、质量监督等部门负责人会议，准备对市场上热销的某种假冒伪劣商品进行突击检查。如果秘书提前把会议内容透露了出去，就会使这次检查落空，让不法商贩继续逍遥法外，给工作造成被动。泄露秘密不仅仅是违反工作纪律的问题，有时还会酿成严重后果，作为秘书必须让住这一点。
四、高与矮。这里主要指形象问题。作为秘书，要注意在各种场合维护好、塑造好领导形象，使领导始终给人民大众留下美好形象。相比之下，秘书在必要时要适当矮化自己，万不可与领导比高矮。一是对生活中人们矮化领导形象的各种议论，要利用自己的特殊身份主动为领导辩护，摆事实、摆论据，以澄清人们在这些问题的错误认识。二是对工作中有可能展现领导形象的地方，要多为领导考虑，多做设计，努力把一个好的领导形象留给大家。三是对自己的形象也要关注，因为大部分人很难有机会直接见到领导，他们心目中的领导形象很大程度上是通过综合领导秘书在各种场合的表现而形成的。四是对有可能损害领导形象但又非大是大非的错误，秘书要主动揽过；对一些经过自己参谋而形成的正确决策，秘书要主动推功，为领导增彩。一句话，秘书要尽可能多地把各种美丽的光环聚集到领导身上。
如何提升秘书的人格魅力
人格魅力在现代文明社会具有日益重要的价值和意义，人格魅力是人的综合素养的折射。秘书作为职场中的特殊群体，注重人格魅力的提升显得更为重要。我认为奉献“十心”是提升秘书人格魅力的关键所在。
1、把忠心献给组织。讲政治是秘书人员的基本思想品德。忠于党、忠于人民对秘书而言，具体体现为对组织负责。如果放弃党性和组织原则搞人身依附，既是对事业的不负责任，也是对自己的不负责任，更无人格可言。
2、把放心献给领导。为领导服务是秘书人员的重要职责。秘书人员在坚持党性原则和不搞人身依附的前提下，必须以严格的组织纪律、绝对的服从意识、过硬的思想作风、精湛的业务技能和出色的工作业绩让领导放心。忠于组织和服从领导在本质上是统一的，但在具体工作中如何处理好二者的关系，是秘书工作艺术之所在。
3、把恒心献给事业。秘书工作事无巨细，繁杂枯燥，容易使人产生厌倦情绪。所以，秘书成就事业贵在坚持，贵在恒心。秘书职业一般不是终身职业，把工作当成爱好来做，就能自得其乐。明智的秘书应当高度重视“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。
4、把细心献给工作。秘书工作无大小。秘书工作不能追求轰轰烈烈，关键在于实现平平稳稳。秘书工作的最高境界就是不误事、不出事、不乱事。如果小事情都办不好，领导肯定会怀疑你办大事的能力和水平。秘书人员在工作上讲细心，在名利上讲粗心，对他人、对自己都有益无害。
5、把热心献给群众。秘书既要为领导服务，又要为群众服务，群众服务的质量更能体现秘书人员的人格素养。秘书对领导的补台作用，更多地体现在待人接物上。因此，秘书在接待下级和群众时应当捧出一张笑脸、让出一个座位、端上一杯热茶、进门一声问候、出门一声再见，真正做到态度和蔼、举止得体、语言文明、表述准确，富有感染力和亲和力。
6、把耐心献给矛盾。在当前经济体制与政治体现改革的转轨时期，各种矛盾错综复杂。同时，秘书工作自身的特点，也决定了从事秘书职业的同志会面临更多的工作和学习的矛盾、工作和家庭的矛盾。能否保持耐心和韧性，在矛盾交织的工作和生活中游刃有余，处变不惊，是秘书是否成熟的重要标志。
7、把欢心献给同事。秘书是办公室服务团体中一员，应当具有团队意识，尤其是领导秘书，决不能因为与领导关系紧密、接触频繁就在服务团体中搞特殊、当另类，也不能因为自己主要是为领导提供智力服务的就对后勤服务人员另眼相看。应当平等地对待每一位同事，与每一位同志友好相处，在紧张的工作中共同创造一个愉悦诚挚的氛围。
8、把真心献给朋友。秘书应当广交朋友，但更应当慎交朋友。秘书在领导机关、领导身边工作，不可避免地会有一些朋友要求帮办事、帮说情、帮介绍关系。帮助朋友无可厚非，但一定要把握原则，面对有损于原则的问题要学会说“不”。学会说“不”包括敢于说“不”和善于说“不”。只要自己对朋友捧出一颗真心，相信只要是真正的朋友就一定会理解自己的难处和苦心。
9、把爱心献给家庭。秘书出差多、加班多、突击性的工作多、随领导应酬的时候多、领导临时交办的事情多，很难有固定的下班时间和规律性的节假日休息。如何处理好工作与家庭的关系，也是秘书人员的一门学问。忙里偷闲的一个电话，恰倒好处的一条短信，出差归来的一份小礼……都可以营造家庭的温情，表达自己的爱心，关键是要做到有心。
10、把平心献给自己。秘书贵在心态平和，切忌攀比浮躁。升迁有先后，名利有机遇。工作向前看，名利往后看，踏踏实实做事，坦坦荡荡做人，可能不一定会好到哪里去，但决不会坏到哪里去。“千淘万漉虽辛苦。吹尽黄沙始见金”，这个道理人人都懂，但有人怯阵，也有人敷衍。真正能成大器的，往往都是高调做事、低调做人的不懈者。
秘书人员最忌情绪不稳定
秘书心理上的障碍是指秘书在参谋之前或参谋过程中，心理上已形成了某种痼癖或者走势，自觉不自觉地将思路导向背离客观事物的主观想象或愿望的一端，致使参谋方向出现偏差。
急功近利也是影响参谋方向的一种病态心理。急功近利者过于着重眼前利益，忽视长远利益，过多追求局部利益，放弃全局利益。这样，一事当前，往往只是追求近期功效，而对方式方法的正确性考虑不够，其参谋意见往往就失之偏颇。如同下棋一样过于重视谋眼前的一子两子，不知此谋已为全局被动埋下祸根。
先入为主的思维定势也是一种不健康的心态，持此心态者受经验影响太深，喜欢用固定的心理模式来影响指导同类的活动。事实上，在一个正确的意见、建议形成之前，他在心理上已经有了\"定势\"，而这种定势往往并不符合实际，是一种\"定势错觉\"，这就使得一条参谋意见的出笼失去了正确的前提条件，\"不合时宜\"也就成了必然。
克服参谋过程中的心理障碍，包括培养和提高参谋心理素质的各个方面，但主要是解决两个问题：一是养成冷静的气质，二是保持平衡的心境。
冷静出智谋，一个好使有丰富知识和经验的秘书，如果缺乏冷静的头脑，那么他的智慧就不可能得到发挥，参谋活动中的各种现象、处境、遭遇都会引起秘书感情上的变化，恐惧、悲哀、狂喜、愤怒等，各种情绪都有可能带进参谋过程，如果参谋不能理智地控制自己，任感情的洪水四处泛滥，就一定会影响参谋质量，参谋就谈不上正确方向。因此，培养冷静的气质，每临大事而不乱，是秘书心理修养的一种高境界。
冷静首先就要临危不惧，处变不惊。参谋过程中总是有这种那种意想不到的情况，秘书如心慌意乱，胆怯神迷，就必然造成错觉。
要冷静就要抑躁制怒。冷静是相对急躁而言。兵法上说，\"主不可以怒而兴师，将不可以愠而致战\"，进而言之，秘书不可以愠怒而出谋。秘书遇事驾驭不了情绪，感情用事，就非走火不可。
希腊哲学家有句名言：\"耐心是一切聪明才智的基础。\"
要冷静还要善于对各种反常的将带来消极后果的情绪、情感进行冷处理，维持一种心理平衡，使出谋时情绪能保持一种正常状态。任何人都有七情六欲、喜怒哀乐，不可能总是冷静的。这并没有什么了不起，问题不在于一个人是否感情冲动、情绪起伏，而在于如何调节、处理这些冲动的感情和起伏的情绪。民族英雄林则徐奉命虎门销烟，为了不因怒而误事，特意在自己的居室和办公室贴上\"制怒\"的条幅。每当发脾气时，一看到这两个赫然大字，便如同听到无声命令，也就慢慢平静下来，三思而后行。这是一种建立固定条件反射，对反常情绪进行冷处理的典型例子。美国第十六任总统林肯习惯使用一种\"转移\"法，他曾说：\"每当我发火或有其他情绪时，我就尽情地写信发泄，发泄完之后就把它扔掉，我每次总是这样。\"这些都值得我们揣摩、学习。
冷静治疗是地情绪不稳、心境平稳乃是对情绪偏激者所开的药方。心理学上的心境讲的是一种使你的一切体验、活动都染上感情色彩的、比较持久的情绪状态，心境具有弥散性特点，即当一个人处于某种心境时，他往往就以同样的情绪状态看待一切事物。这种情绪如果处于一种良好的心境时，就可能理智清楚；反之，就可能理智混乱，如投机心态、急功近利、多疑等等，都是不健康的心境。这些不良心境影响参谋的方向是不言而喻的，因此，秘书加强自身修养，永远保持一种平稳的心境，就要做到不以物喜，不以己悲，淡化名利，泰然处世。
秘书人员的政治素养
秘书工作是一项政治性很强的工作。因此，秘书人员首先要有良好的政治素养。秘书人员的政治素养，最根本的是在政治上与党中央保持一致，同时必须具备较高的理论政策水平。
一、在政治上与党中央保持高度一致
秘书人员必须坚持党的领导，坚持社会主义道路，自觉地与党中央在政治上、思想上、行动上保持高度一致。它的主要标志是坚持四项基本原则，坚持改革、开放的总方针。四项基本原则是我们的立国之本，必须毫不动摇、始终如一地加以坚持；改革开放是我们的强国之路，必须坚定不移、一如既往地贯彻执行。只有既坚持四项基本原则，又坚持改革开放，建设富强的社会主义国家才大有希望。对于这一点，每一个从事秘书工作的同志无论如何都要牢牢地把握住。
二、有较高的马列主义理论水平和一定的政策水平
秘书人员的工作经常涉及大量的理论问题和政策问题，而要做好秘书工作，没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的。
马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论是无产阶级革命的科学，是我们党制定一系列方针政策的理论基础，也是一切行动的指南。因此学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论，是提高秘书人员各种素质的重要途径，特别对提高政治理论素质有直接作用。
马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平建设有中国特色社会主义理论是一个完整的理论体系，秘书人员必须系统地学习。需要强调的是，要特别重视马克思主义哲学的学习，重点掌握唯物辩证的思维方法。有保证在纷繁复杂的各种矛盾面前作出科学的决策，必须掌握马克思列宁主义的立场、观点和方法，并且能运用这些立场、观点和方法去指导工作。
三、政治素养的崇高境界--淡泊明志、乐于奉献
江泽民同志反复强调，领导干部一定要讲政治。作为领导参谋助手的政府机关秘书人员也应讲政治。那么，秘书人员如何讲政治？除了在政治上与党中央保持高度一致，有较高的马克思列宁主义理论水平和政策水平外，很重要的一条是要淡泊明志、乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，通过卓有成效的工作，为实现我国跨世纪的宏伟蓝图作出自己的一份贡献。
为此，秘书人员必须正确认识和处理好以下几个问题：
第一，正确认识集体主义价值观和利已主义价值观的区别，确立崇高的人生追求。
第二，正确认识和处理个人经济富裕和精神富有的关系，全面把握人生的价值目标。
第三，正确认识和处理商品交换原则和党性原则的关系，树立全心全意为人民服务思想。
第四，正确认识和处理无私奉献与合理待遇的关系，弘扬甘当无名英雄的崇高精神。
秘书放置书刊是一门学问
相信大家都听过一句话，看一个人阅览报纸的书刊，便知道他是哪一类人。
所以有些学问深的人，不喜欢别人参观他的书房，知道他收藏、阅读哪类书籍，惟恐因此而暴露了本身的内心世界或思想倾向。
秘书作为一名办公室的人员，在办公室放置（或者说是布置）什么书刊是一门大学问，它们可以成为他的“工具”，在别人心目中造成印象或错觉，所以不能掉以轻心。
1、禁忌。即使阁下是一位风流人物，亦切不可在办公室内放置像《花花公子》这类裸子杂志。一般人对色迷迷的人士都不会产生好感，假若进入办公室的人是一名女士，所感自然更大，对你的印象大找折扣。像这类杂志只适宜留在家里，不可带到工作地方。
2、哪些杂志、报纸、书籍最为合适，亦可“装门面”？如果你懂得英文的话（不懂也不要紧，因为杂志、报纸纯粹作为装饰、点缀之用），大可在案头放一份《金融时报》或《华尔街日报》，表示你是一位十分关经济、金融事务的行政人员;中文报章方面的《信报》《香港经济日报》够显分量;杂志方面，英文的《经济学人》、《今日管理》、《财富》;中文的《经贸纵横》、《资本》、《君子》等等。
由于格调高，水准够，均能使阁下的“目标”对你另眼相看，相信你是个有料之人。
书本方面也很重要，虽然我知道有不少主管根本没有时间或完全不喜欢阅读书籍，但相信他们亦不会反对把书籍用作道具。因此，在选择书籍时应当花点心思。
秘书的职业道德
在秘书工作实践中，人们可以体会到：最能体现秘书职业的行为是：
1、上传下达的说话。
2、撰写公文、领导讲话等文章。
3、为领导或单位办事。因此，秘书的职业道德也可以从他的言德、书德和行德中得到充分的体现。秘书的言德、书德、行德应该包括哪些内容呢。
根据秘书工作的实践，可以进行这样的概括和总结：
1、言德。能直陈己见，实话实说，而且言之有物，言之有据，言之有理，言而有信；不搞言之无物，言过其实和阿谀奉承。
2、书德。能秉笔直书，实事求是，有喜报喜，有忧报忧。不做表面文章，不搞文字游戏，不矫揉造作，不粉饰太平。
3、行德。能令行禁止，有行必果，办事扎实，待人诚实，为人朴实，谦虚恭谨，礼让客气，自尊、自爱、自重，甘当配角，甘作绿叶，勇于奉献，淡泊名利。
简言之就是：勇于奉献，淡泊名利，直陈己见，实事求是。
秘书如何安排工作 2 做为一名先进秘书，只要每次做好上级交代的各项工作，便算是完成任务，什么也不必多想，最重要的是谨守本份，逐一完成差事。
可是到了第二年或第三年，就再也无法如昆轻松。不但责任范围扩大，工作累积繁杂，往往第天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办法，便是错误不断。既然如此，怎样才使工作顺利进行呢？答案很简单，从一开始便做到计划的调配，即有条不紊的安排一切，以便循序渐进的完成工作。
1、掌握工作的整体情况：若是忽略了这一点，而错把目光集中于特定细节，会忽略真正重要的部分。惟有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。
2、善于借助他人的力量：这里指的是他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。
为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么办起事来自然方便许多。
3、了解自己的实力：譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。
4、尽快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，虽然不一定属于自己的工作范围，但是与其浪费时间，不如尽快完成，一方面表现自己的责任感，另一方面也可让对方相信你确实为他尽心尽力。
秘书办公桌的整理
秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的嗓音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置作妥善安排。秘书的台子上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个台子。
有95％以上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。
1、除了你手头事情以外，把台子上所有其它文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。
2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。
3、其它文件 不要放下你正在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。
4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。
5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都 要放在台子上。
6、经常查看你的台子，保持台子整洁。有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。
调查表明，大约有82%的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理都来说，这不能算是一个次要的事情。
为了尽快阅读这些资料，采取他派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：
1、保证这些资料马上在有关人员之间传阅。
2、使你的同事及时知道最新发展的情况。
3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。
4、使你心中有个数，知道什么资料对你的同事们最重要。
5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为阅读的责任已分派到你的同事们身上，最重要的资料可以保证有人看过。
桌面的整齐
随便把文件 摊开在桌上就离开座位的秘书，以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的秘书，都不是谨慎的秘书。
一个谨慎的秘书应当做到：
1、要离开座位之前，应把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屉之后才离开。办公时，看到客人来找自己，要众容自如的把文件收起来，不过想要做好以上这种干净利落的动作，平常就要养成桌上东西好好整理起来的习惯。平常桌上只放工作需要的文件即可，要长时间离开座位或下班前，都要记得文件收到抽屉里。不要客人一来，只顾收文件而把其他的重要文件露了出来，做任何事都要沉着，不要慌乱。
2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心的办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，则往往客人已经站到自己面前，也还毫不察觉。
像这种等客人让在自己面前，开口问“对不起，请问这里是不是总务科？”的时候，才知有客人来，慌乱中，“啪”的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。
秘书与上级之间交谈技巧
一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张；表现比较拘谨，并且自卑感强；相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。
比如，有的人在自己的上级面前从不敢“妄言”，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时，则落落大方，侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。
因此，上下级之间的讲话，上级要力求避免采取自鸣得意、命令、训斥、使役下级的口吻说话，而是要放下架子，以平易近人的方式对待下级。这样，下级才会向你敞开心扉。谈话是双边活动，只有感情上的贯通，才谈得上信息的交流。
平等的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响上下级的谈话。实际上，这往往关系到下级是否敢向你接近。此外，上级同下级谈话时，要重视开场白的作用。不妨与下级先扯几句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。
上级同下级说话时，不宜作否定的表态：“你们这是怎么搞的？”“有你们这样做工作的吗？”
在必要发表评论时，应当善于掌握分寸。点个头，摇个头都会被人看作是上级的“指示”而贯彻下去，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。
例如一位下级汇报某改革试验的情况，作为领导，只宜提一些问题，或作一些一般性的鼓励：“这种试验很好，可以多请一些人发表意见。”“你们将来有了结果，希望及时告诉我们。”这种评论不涉及具体问题，留有余地。
如上级认为下级的汇报中有什么不妥，表达更要谨慎，尽可能采用劝告或建议性的措词：“这个问题能不能有别的看法，例如……”“不过，这是我个人的意见，你们可以参考。”“建议你们看看最近到的一份材料，看看有什么启发？”这些话，起了一种启发作用，主动权仍在下级手中，对方容易接受。
下级对上级说话，则要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，改变诚惶诚恐的心理状态，而要活泼、大胆和自信。
下级跟上级说话，成功与否，不只影响上级对你的观感，有时甚至会影响你的工作和前途。
跟上级说话，要尊重，要慎重，但不能一味附和。“抬轿子”、“吹喇叭”等等，只能有损失自己的人格，却得不到重视与尊敬，倒很可能引起上级的反感和轻视。
在保持独立人格的前提下，你应采取不卑不亢的态度。在必要的场合，你也不必害怕表示自己的不同观点， 只要你从工作出发，摆事实，讲道理，领导一般是予以考虑的。
还应该了解上级的个性。上级固然是领导，但他首先是一个人。作为一个人，他有他的性格、爱好，也有他的语言习惯等。如有些领导性格爽快、干脆，有些领导则沉默寡言，事事多加思考，你必须了解清楚，不要认为这是“迎合”，这正是运用心理学的一种学问。此外，与上级谈话还要选择有利时机。
上级一天到晚要考虑的问题很多。所以，假若是个人琐事，就不要在他埋头处理大事时去打扰他。你应该根据自己的问题重要与否，去选择适当时机反映。
秘书随从事务的工作程序
随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）。随从事务，往往内容不同，时间有短长，但其工作程序都大致雷同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：
1、准备阶段
当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。
（1）思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访的内容和重点；邀请单位和对象；参加出访的有关人员；出访的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。
（2）组织准备。秘书要做到：根据领导指示拟制出访方案；通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与邀请单位联系，使其有所准备。
（3）资料准备。秘书要收集：邀请单位的历史沿革，领导班子，当前工作发表及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料；出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资料。
（4）物质准备。秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等文化用品。
2、出访阶段
（1）做好组织安排。领导商务出访免不了有察看商品生产现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。
秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。
（2）主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。
（3）及时同企业联系。在领导出访期间，秘书要同原企业及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指示，以及原企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不间断的指挥。
（4）处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。
3、结束阶段
随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：
（1）做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。
（2）整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。
（3）抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事，回企业后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。
（4）报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。
（5）回顾总结。随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。
秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导、也为秘书自身树立良好的形象。
关于秘书价值观的思考
一、秘书价值观的概念和思想内涵
秘书价值观，是秘书人员关于自身 （秘书这一特殊社会职业和特殊社会阶层）社会价值的认识、理解、感知，是秘书人员对秘书这一社会角色的整体把握，是秘书人员赖以承担 秘书角色、从事秘书工作、进行秘书实践活动的思想基础、道德基础和精神动力。它全面、综合地反映着秘书人员的人生观、社会观、行为观 和职业道德观。秘书的价值观，是秘书人员不可缺少的灵魂。秘书人员不可能须臾离开对秘书价值观的依赖，而秘书价值观又无时不在规范着 秘书的社会实践和社会行为。否则，秘书就不会是能动的活生生的个体，而成为一个只会机械工作的机器。实践证明，这是违反人类思维规律 和生活规律的。
秘书价值观的构成，包含着两个因素：一是秘书人员对秘书职业特殊社会分工（秘书实践对象）这一客体的全面的整 体的认识和把握，这是秘书价值观的认识基础，决定着秘书价值观的正确与否；二是秘书人员对自身（主体）角色的全面的整体的认识和把握 ，这是秘书价值观的物质实体和真实构成，是秘书人员的人生观、道德观对秘书职业认识和感知的产物，它决定、规范着秘书人员的秘书实践 和社会行为的正确与否。
在正确的人生观、社会观、道德观指导下，建立和构筑了正确的秘书价值观，秘书个体才能在秘书实践、秘 书生涯中正确地认识和找到自我，正确地把握秘书角色，达到主、客观的和谐统一，最大效益地发挥秘书阶层的整体社会功能和秘书人员个体 的社会作用，做一个清醒的、符合角色要求、为自身所认同又为社会所接受、有所作为的优秀秘书人员。
二、秘书价值观的错位和模糊
正确的秘书价值观作为科学、合理的秘书角色体验，它的建立只能是一个循序渐进的过程，它无时不受到各种脱离实际的主观愿望 和引诱力极强的利益关系的干扰和纠缠，使之偏离正确的运行轨道，产生了各种离位和错位现象。秘书价值观的错位和模糊，就是秘书人员由 于受人生观、社会观、道德观、生活经历、实践锻炼等主客观因素的限制和影响，对秘书社会角色认识上的非正确性和模糊性导致的认识偏离 ，是对秘书工作本质、秘书工作规律的不正确、不准确的理解和把握。这种错位和模糊在现实中有这样几种主要表现和倾向：
1.是对秘书职业地位及其社会功能主观夸大性和秘书价值的膨胀性。
2.是对秘书职业地位及其社会功能习惯藐视和低估秘书价值、认为秘书 职业低人一等的心理障碍。
3.是个人欲望无限制、无节制的膨胀。
三、秘书价值观的合理定位
（一）秘书职业和社会功能的定位
秘书职业的根本属性和特征，是诸多年来颇费争议而没有很好解决的问题，这不能不影响、限制秘书对秘书职业和自 身价值的认识和把握。因此，对秘书职业地位和功能的认识，是应该首先解决的问题。
第一，秘书机构是以办文办事为特点的辅助性机构。
第二，秘书机构和秘书工作的本质属性是服务。
第三，秘书工作及其机构服务活动的特征是坚定不移的贯彻执行性 。
第四，秘书职业为秘书成为领导型人才提供了得天独厚的机遇。
（二）秘书价值观的定位
⒈ 以配角为荣耀
⒉ 以服从为意志
秘书如何做好办公室工作(1)
一、办公室工作的主要职责、地位和作用
首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个地税工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。
其次办公室工作能不能得到加强，关键在于领导，在于领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识，办公室就变成了勤杂室，办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解，谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作，从政治上关心他们，给他们提供尽可能多的学习提高机会，尽可能地改善他们的工作环境和条件，从工作上支持他们，从生活上关心他们，从心灵上理解他们，肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍，而且还会有很大的吸引力，达到其充分调动他们努力工作的积极性。
二、具备担当办公室主任的条件
（一）办公室工作有利于提高自己的综合素质，全面发展自己。能否有效发挥办公室的整体作用，关键在于办公室主任，因为办公室主任的职责是主持办公室的全面工作，既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策，又要组织参与日常的琐碎事务，要带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务，一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。
（二）从我从事众多工作岗位来看，越是杂务事情多，工作烦琐的工作岗位和工作环境越富有吸引力和挑战性，越是能够学到新知识、新经验，增长新才干，开拓新视野，挖掘新潜力，办公室岗位就是用武之地和锻炼的最好场地。对人生阅历的增长和能力的培养都是一次难得的锻炼机遇。但是，挑战与机遇同在，压力与动力并存，在办公室工作将会尝到更多的酸甜苦辣。但是办公室主任岗位能够锻炼自己，获取多方面知识和实践经验，提高自身综合素质。
（二）要具备担当办公室主任所必须的政治素质和个人品质。
1、敬业精神要强，工作要认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，这是干好办公室工作的前提条件。
2、思想要活跃，要有解放思想，实事求是的优良作用，接受新生事物要快，爱学习，爱出点子，改革和超前意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性，才能不断开拓新局面。
3、办事要稳妥，处事要严谨，在廉洁自律上要求严格，严于律已，要起模范带头作用，这是做好各项工作的保证。
4、要信奉诚实、正派的做人要诚实、正派，要有高尚的道德品质，朴实的工作作风，公正的处事原则。所谓“高尚”就是要树立正确的世界观、人生观和价值观，做到堂堂正正做人，认认真真做事；所谓“朴实”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把劲全使出来，就是一个好同志；所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂,不能像墙头芦苇随风倒,看领导眼色行事；要谦虚谨慎，慎用权力，知人善任,能够与人团结共事,而且具有良好的协调能力和工作方法。有了成绩归功于大家,出了问题要主动承担责任,关心下属要一视同仁,始终发挥整体合力的战斗作用。
（三）要具有担当办公室主任必须的知识能力
从办公室的职能来看，综合性强，职能繁杂，担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项工作。办公室主任必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理经验。
1、具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，加之办公室岗位的要求，必须要一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理解掌握有关国家的大政方针政策，保持清醒的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。
2、要具备一定的文字综合能力。本身要具有一定的文字基础，同时，要熟悉业务知识，包括税收知识、财会知识和科学文化知识，文字功底和语言表达能力以及工作方法，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是开会发言答复问题等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题，只能是和“稀泥”。
3、要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室的所有工作，本人在办公室12年工作中不同程度地实践过。我认为办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉，而且要对本部门整个工作有所了解。只有对税收工作的全面熟悉和了解，才能打下综合管理能力的基础。
秘书工作上没有办不到
上司交待下来的工作，无论是什么样的差事，都应该欣然接受。即使内心认为“负荷过重”或“根本不喜欢这项任务”，也不可说出“办不到”之尖灯类的字眼。
因为上司通常是经过观察你的能力之后，认为你足以胜任，才会放心地将工作交给你，也才让你做他的秘书。如果贸然表示自己无法办到，那么也会使上司面子挂不住。
因此无论如何要拿出勇气，抱着决心一试的意志向工作挑战，即使最后真的无法完成，但上司知道你已经尽了力，亦会对你另眼相看。
但是有一点必须留意，如果在限期内不能顺利达成工作目标，应尽早向上司报告，谋求补救的对策。
考研英语应用文写作便条写法
便条是一种简单的书信。虽然内容简单，但却有其独特的风格。主要目的是为了尽快的吧最新的信息、通知、要求或者活动的时间、地点转告给对方。常见的便条有收条、欠条、留言和请假条等。
便条可以有题目，也可以省略题目。
便条开篇须有称呼语，但称呼可以比较随便。
日期部分可写在便条的右上角。
日期的签署通常只需写星期几或星期几的上午、下午，也可只写上午或下午和具体时间。只写日期也可以。
便条结尾须署上留条人的姓名，位置在正文的右下角。
便条的形式和内容简洁，故可以用几句话概括。
